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So erstellen und verwalten Sie einen Wissenseintrag.
So erstellen Sie Aufgaben zu Wissenseinträgen.
Jeder Benutzer mit dem Recht "Bearbeiter" (der als Bearbeiter für den Wissenseintrag hinterlegt ist) ist in der Lage, die Prüftermine einzustellen und zu bearbeiten.
Schritt-für-Schritt Anleitung (einzeln)
1.
Wechseln Sie in der
Verwaltung über "Wissensmanagement - Wissenseinträge" (1.1) in die Übersicht aller Wissenseinträge.
2.
Über das
"drei-Punkte-Symbol" am Ende der Zeile des gewünschten
Wissenseintrags klicken Sie dann auf "Verwalten" (2.1).
3. Klicken Sie auf den
Reiter "Qualitätsmanagement" (3.1),
um in den Verwaltungsbereich der Qualitätsmanagementfunktion zu gelangen. Hier
können Sie sowohl einen automatischen Prüfungstermin, als auch eine
dazugehörige Aufgabe einstellen.
Zunächst aktivieren Sie die Option "Automatische Prüftermine
aktivierten" (3.2).
Im Feld "Wiederholung alle *" (3.3)
geben Sie die Anzahl der im darauffolgenden Dropdown-Feld auswählbaren
Intervalle ein: Tage, Wochen, Monate und Jahre. So legen Sie fest, in welchem
Intervall dieser Wissenseintrag geprüft werde muss.
Im Feld "Aufgabe erstellen vor Wiederholungsdatum"
(3.4) geben Sie wiederum die Anzahl der im darauffolgenden
Dropdown-Feld auswählbaren Intervalle ein: Tage, Wochen, Monate, Jahre. So
legen Sie fest, wann automatische Aufgaben für die eingestellten Prüftermine
erzeugt werden. Wird kein Wert festgelegt, dann wird auch keine Aufgabe zu
diesem Prüftermin erzeugt.
Sie übernehmen alle Angaben mit "Speichern" und
legen somit den Prüftermin an.
Aufgaben werden am eingestellten/ berechneten Tag vor Ablauf des nächstens Prüfungstermins an alle direkt zugewiesene Benutzer mit dem Recht "Verantwortlicher" (für genau diesen Wissenseintrag) gesendet. Gibt es keinen Benutzer mit einem direkten Recht für diesen Wissenseintrag, werden alle Benutzer mit dem lokalen Recht (Gruppenrecht)"Verantwortlicher" benachrichtigt, also über die Kategorien und zugewiesenen Gruppen des Wissenseintrags. Gibt es auch hier keine passenden Benutzer, werden alle Benutzer mit dem globalen Recht "Verantwortlicher" benachrichtigt.
Die hier relevante Email/ Systemmail ist: "Verantwortlichen über die Zuweisung einer neuen Aufgabe benachrichtigen."
Schritt-für-Schritt Anleitung (global)
- Wechseln Sie in der Verwaltung über "Einstellungen
- Wissens Einstellungen - Wissenseinträge" (4.1)
in die Übersicht der Wissenseinstellungsoptionen.
5.
Hier können Sie sowohl
einen automatischen Prüfungstermin, als auch eine dazugehörige Aufgabe
einstellen. Diese gelten automatisch für alle neu erstellten Wissenseinträge,
können aber trotzdem individuell pro Eintrag überschrieben werden.
Im Bereich "Qualitätsmanagement" (5.1)
aktivieren Sie zunächst die Checkbox "Automatische Prüftermine
aktivieren" (5.2).
Im Feld "Wiederholung alle *" (5.3)
geben Sie die Anzahl der im darauffolgenden Dropdown-Feld auswählbaren
Intervalle ein: Tage, Wochen, Monate und Jahre. So legen Sie fest, in welchem
Intervall neue Wissenseinträge standardmäßig geprüft werden.
Im Feld "Aufgabe erstellen vor Wiederholungsdatum"
(5.4) geben Sie wiederum die Anzahl der im darauffolgenden
Dropdown-Feld auswählbaren Intervalle ein: Tage, Wochen, Monate, Jahre. So
legen Sie fest, wann automatische Aufgaben für die eingestellten Prüftermine
erzeugt werden. Wird kein Wert festgelegt, dann werden auch keine Aufgabe
zu den Prüfterminen erzeugt.
Klicken Sie zuletzt auf "Speichern", um die
Einstellungen zu übernehmen
Der erste Prüfungstermin errechnet sich anhand des Datums und Intervalls, an welchem die Einstellung vorgenommen wird.
Beispiel: Die Qualitätsmanagementfunktion wird am Donnerstag, den 01.09.2022 eingestellt und das Intervall auf eine Woche festgelegt. Der nächste Prüftermin ist daraufhin genau eine Woche später, am Donnerstag, den 08.09.2022.
Alle darauf Folgenden Termine berechnen sich anhand des Datums, an welchem der Link "Qualitätsprüfung durchgeführt" im "drei-Punkte-Menü des Wissenseintrags geklickt wird.
Beispiel: Wird der Link bereits am Mittwoch, den 07.09.2022 geklickt, ist der nächste Prüftermin Mittwoch, der 14.09.2022.
Aufgaben werden am eingestellten/ berechneten Tag vor Ablauf des nächstens Prüfungstermins an alle direkt zugewiesene Benutzer mit dem Recht "Verantwortlicher" (für genau diesen Wissenseintrag) gesendet. Gibt es keinen Benutzer mit einem direkten Recht für diesen Wissenseintrag, werden alle Benutzer mit dem lokalen Recht (Gruppenrecht)"Verantwortlicher" benachrichtigt, also über die Kategorien und zugewiesenen Gruppen des Wissenseintrags. Gibt es auch hier keine passenden Benutzer, werden alle Benutzer mit dem globalen Recht "Verantwortlicher" benachrichtigt.
Die hier relevante Email/ Systemmail ist: "Verantwortlichen über die Zuweisung einer neuen Aufgabe benachrichtigen."
Beispiel: Die Qualitätsmanagementfunktion wird am Donnerstag, den 01.09.2022 eingestellt und das Intervall auf eine Woche festgelegt. Soll die Aufgabe direkt versendet werden, muss das Aufgabenfeld den gleichen Wert haben, wie das Wiederholungsfeld (in diesem Fall: Eine Woche). Es ist aber auch möglich, zu einem beliebigen anderen Zeitpunkt über das Prüfungsdatum informiert zu werden. Bspw. 3 Tage vorher. Dazu muss das Feld "Aufgabe erstellen vor Wiederholungsdatum" auf 3 Tage eingestellt werden.