So nehmen Sie an einem Mitarbeitergespräch teil

Sie werden per Email/ Systemmail zu einem Mitarbeitergespräch eingeladen und können dieses dann zunächst einmal "Vorbereiten" bevor Sie es gemeinsam mit bspw. Ihrem Vorgesetzten "Durchführen".

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Um Mitarbeitergespräche vorzubereiten klicken Sie entweder auf den Link in der Email/ Systemmail, welche Sie dazu erhalten haben, oder wechseln Sie über "Mein Bereich" (1.1) in Ihren persönlichen Bereich.
   
   

2.      Wechseln Sie dann in den Reiter "Mitarbeitergespräche" (2.1). Hier finden Sie im ersten Abschnitt alle "Zukünftige Mitarbeitergespräch" (2.2) alle Gespräche, die für Sie geplant sind. 
Über das "Sprechblasensymbol" (2.3) am Ende der Zeile jedes geplanten Gespräches, können Sie dieses vorbereiten. Je nach Gesprächstyp und Aufbau des Gesprächs können hier mehr oder weniger Schritte zur Verfügung stehen.

VORBEREITUNG EINES MITARBEITERGESPRÄCHES

3.      In diesem Beispiel zur Vorbereitung eines Gesprächs haben wir ein "Jahresgespräch" ausgesucht, in dem alle möglichen Gesprächsschritte enthalten sind. 

Wenn Sie auf das "Vorbereiten-Symbol" klicken werden Sie durch die im Gesprächstypen angelegten und die für die Vorbereitung bereits verfügbaren Gesprächsschritte geführt und wechseln nach jedem Schritt über den Button "Weiter" zur nächsten Seite. Je nachdem welche Gesprächsschritte für den entsprechenden Gesprächstypen angelegt wurden können das an dieser Stelle mehr oder weniger Schritte sein. Für diese Anleitung haben wir nun ein "Jahresgespräch" mit allen verfügbaren Schritten angelegt. 

Im ersten Schritt "Allgemeine Informationen" werden Ihnen lediglich die Grundinformationen angezeigt:
Wer ist der Benutzer?
Wer ist der Vorgesetzte?
Gibt es einen weiteren Teilnehmer und wer ist das?
Um welchen Gesprächstypen handelt es sich?
Für wann ist die Durchführung des Gespräches geplant?
Wann war das letzte Gespräch?

Diese Informationen ergeben sich aus den Informationen die beim "Erstellen" des Gespräches eingegeben wurden sowie der Gesprächshistorie.
Klicken Sie auf "Weiter" um zur nächsten Gesprächsseite zu wechseln.



Im nächsten Gesprächsschritt "Fragen zu Mitarbeitergesprächen" werden Ihnen alle Fragen, die für einen Gesprächstypen erstellt wurden, eingeblendet und Sie können dann Ihre Punkte-Bewertung vergeben, die per Bewertungsskala definiert wurden. 

Oft finden Sie unter der Gesprächsfrage noch eine Anmerkung/ Hinweise, die Ihnen bei der Bewertung helfen sollen (hier z.B. die Prozentangaben). Unterhalb der Punktebewertung können Sie noch Anmerkungen für das gemeinsame Gespräch mit dem Vorgesetzen eintragen. Unterhalb der letzten Frage wird Ihnen in der blauen Infobox noch die Legende zur Punktebewertung eingeblendet. 




Klicken Sie auf "Weiter" um zur nächsten Gesprächsseite zu wechseln.

Im folgenden Gesprächsschritt "Skills" werden alle Skills aufgelistet, die Ihnen über eine Stelle, über Ihre Selbstbewertung oder eine Schulung im System zugeordnet wurden. Hier können Sie dann pro Skill jeweils die prozentuale Bewertung eintragen. Sie können unterhalb jeder Skillbewertung noch Anmerkungen für das gemeinsame Gespräch eintragen.
Rechts wird Ihnen immer angezeigt, wie der Skill mit Ihnen Benutzer verknüpft ist, also ob beispielsweise aus Ihrer Selbstbewertung stammt oder über eine Stelle zugewiesen wurde.

Wenn Sie alle Skills bewertet haben, klicken Sie auf "Weiter".



Im Gesprächsschritt "Verabredungen aus dem letzten Gespräch" können Sie in der Vorbereitung lediglich einsehen, welche Verabredungen es bisher gab und in welchem Status diese sich befinden. Sie können hier noch keine Bearbeitung vornehmen. Das geht dann erst in der Durchführung zusammen mit Ihrem Vorgesetzten.

Klicken Sie auf "Weiter". 



Im nächsten Gesprächsschritt "Karriereplanung" können Sie angeben, welche Karrierewünsche Sie haben. Dazu klicken SIe die entsprechenden Checkboxen an.



Im folgenden Schritt "Mobilitätsbereitschaft" können Sie angeben, wie Ihre Mobilitätsbereitschaft ausgeprägt ist. Dazu klicken Sie einfach die entsprechenden Checkboxen an.



Im Gesprächsschritt "Potenzialeinschätzung" können Sie Ihre Einschätzungen zum Thema Führungskompetenz und Fach- bzw. Prozesskompetenz eingeben. Dazu werden die entsprechenden Checkboxen angeklickt.
In der blauen Infobox finden Sie die dazugehörige Legende.
Unterhalb der Einschätzung können Sie wiederum Anmerkungen für das gemeinsame Gespräch eingeben. 

Klicken Sie "Bestätigen", um die Gesprächsvorbereitung abzuschließen.



Nun sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und das Gespräch kann zum eingetragenen Termin zusammen mit dem Vorgesetzen durchgeführt werden.

DURCHFÜHRUNG EINES MITARBEITERGESPRÄCHES

4.      Hier greifen dann wieder die selben Schritte, nur dass die bereits vorbereiteten Angaben schon ausgefüllt sind und in manchen Schritten dann ein gemeinsames Ergebnis besprochen und eingetragen wird. Der Vorgesetze startet die "Durchführung" und sie gehen dann gemeinsam alle Schritte durch.

Im ersten Schritt "Allgemeine Informationen" werden Ihnen wieder lediglich die Grundinformationen angezeigt. Klicken Sie auf "Weiter". 

Im Schritt "Fragen zu Mitarbeitergesprächen" werden Ihnen alle Fragen, die für einen Gesprächstypen erstellt wurden, eingeblendet und Sie können dann die Punkte-Bewertung sehen, die jeweils von beiden Parteien vorbereitet wurden. Zudem gibt es nun ein weiteres Feld, um das gemeinsam erarbeitete Gesprächsergebnis einzutragen. 

Unterhalb der Punktebewertung können beide Parteien noch Anmerkungen für das Gesprächsprotokoll eintragen.



Die Punktebewertungen des gemeinsamen Ergebnis werden aufsummiert und am Ende der Seite angezeigt und werden dann auch in das Gesprächsprotokoll übernommen, welches Sie sich ja nach dem Gesprächsabschluss jederzeit in Ihrem persönlichen Bereich "Mein Bereich - Mitarbeitergespräche" unter "erledigte Gespräche" herunterladen können. Klicken Sie auf "Weiter" wenn Sie alle Gesprächsfragen gemeinsam bewertet haben.



Im Gesprächsschritt "Skills" werden alle Skills aufgelistet, die Ihnen über eine Stelle, über Ihre Selbstbewertung oder eine Schulung im System zugeordnet wurden. Hier können Sie dann pro Skill jeweils die prozentuale Bewertung sehen die beide Parteien vorbereitet haben.  Unterhalb jeder Skillbewertung können nun beide Parteien noch Anmerkungen für das Gesprächsprotokoll eintragen.
Rechts wird Ihnen immer angezeigt, wie der Skill mit Ihnen verknüpft ist, also ob dieser beispielsweise aus Ihrer Selbstbewertung stammt oder über eine Stelle zugewiesen wurde.

Wenn Sie alle Skills bewertet haben, klicken Sie auf "Weiter". 



Im Gesprächsschritt "Verabredungen aus dem letzten Gespräch" werden alle Verabredungen angezeigt, die im letzten Gespräch festgehalten wurden. Hier kann jeweils der Stauts von "geplant" auf "durchgeführt" oder "nicht durchgeführt" gesetzt werden.
Zudem kann das Umsetzungsdatum nochmal angepasst und es können im Feld "Begründungen" noch Bemerkungen eingetragen werden. 
Sie und/ oder Ihr Vorgesetzter werden dann per Email/ Systemmail über den "bearbeiteten Termin" informiert. 

Wenn Sie alle Verabredungen besprochen und ggf. Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Weiter". 

Im Gesprächsschritt Verabredungen für die Zukunft können neue Verabredungen eingetragen werden. Dabei werden pro Vereinbarung jeweils "Termine" in Ihrem Kalender-Widget und/ oder im Kalender-Widget des Vorgesetzen übernommen und diese erhalten pro Vereinbarung dazu auch eine Email/ Systemmail (Email-Text: "Benachrichtigung über einen neuen Termin").

Im Feld "Verabredung" wird eingetragen, was die Aufgabe/ das Ziel ist und im Kalender-Feld "Bis wann soll das Ziel umgesetzt werden" wird dann eine Deadline eingetragen.

Im Dropdown-Feld "Wer soll aktiv werden" wählen Sie dann aus ob Sie die Aufgabe/ das Ziel erreichen sollen oder ob dies vom Vorgesetzten zu erledigen ist.
Über das den Mülleimer können Verabredungen auch wieder gelöscht werden. Auch dann werden Sie und/ oder der Vorgesetzte wieder per Email/ Systemmail über den entfernten dazugehörigen Termin informiert. 

Wenn Sie alle Verabredungen eingetragen haben, klicken Sie auf "Weiter". 



Im Gesprächsschritt Karriereplanung werden die von Ihnen angegebenen Karrierewünsche angezeigt und können nun gemeinsam besprochen werden. Wenn Sie alles besprochen haben und eventuelle Änderungen eingetragen sind, klicken Sie auf "Weiter". 



Im Gesprächsschritt Mobilitätsbereitschaft wird die von Ihnen eingetragene Mobilitätsbereitschaft angezeigt und kann nun besprochen werden. Wenn Sie alles besprochen haben und eventuelle Änderungen eingetragen sind, klicken Sie auf "Weiter". 



Im Gesprächsschritt "Potenzialeinschätzung" sehen Sie nun die Einschätzungen zum Thema Führungskompetenz und Fach- bzw. Prozesskompetenz beider Parteien und können diese besprechen.
In der blauen Infobox finden Sie die dazugehörige Legende.
Unterhalb der Einschätzung können wiederum beide Parteien Anmerkungen für das Gesprächsprotokoll eingeben. 

Klicken Sie "Weiter" wenn Sie alles besprochen haben und eventuelle Anmerkungen erfolgt sind.



Im letzten Schritt werden Sie auf die Bestätigungsseite geleitet. 
Hier bestätigen am Ende des jeweiligen Gespräches immer beide Parteien (Mitarbeiter und Vorgesetzter) über Ihr eigenes Profil, dass sie mit dem Gespräch, so wie es gemeinsam festgehalten wurde, einverstanden sind. Der Vorgesetzte kann hier also keine Zustimmung für Sie vornehmen und eine "Manipulation" wird so ausgeschlossen.
Der Vorgesetzte kann hier dann also angeben dass er "einverstanden" ist oder "nicht einverstanden" ist und das Gespräch über den Button "Bestätigen" abschießen.
Sie erhalten eine Email/ Systemmail mit der Gesprächszusammenfassung und können dann ebenfalls dem Gespräch "zustimmen" oder auswählen, dass Sie "nicht einverstanden" sind.

5.      Das Gespräch verschiebt sich in der "Gesprächsverwaltung" in Ihrem Bereich dann in den Bereich "Erledigte Gespräche" und Sie können jederzeit das Gesprächsprotokoll einsehen/ herunterladen.

Hier haben Sie dann folgende Möglichkeiten:



Im Dropdown-Feld Gesprächstyp (5.1) können Sie nach Gesprächstyp filtern und bekommen dann nur Gespräche des ausgewählten Typen angezeigt.
Über das "drei-Punkte-Symbol" am Ende der Zeile jedes Gespräches können Sie Ihr Gespräch dann "Einsehen und zustimmen/ ablehnen" (5.2).
Hier können Sie dann das komplette Gesprächsprotokoll durchgehen, indem alle Gesprächsschritte und die gemeinsam festgehaltenen Ergebnisse und Bewertungen eingetragen sind.



Am Ende des Protokolls können nun auch Sie eintragen, dass Sie einverstanden sind oder Ihre Zustimmung zum Gesprächsprotokoll ablehnen.



Sobald Sie zugestimmt oder abgelehnt haben, ist über das "drei-Punkte-Symbol" "nur noch" die Option übrig, sich das Gesprächsprotokoll "als PDF-Datei herunterzuladen" (5.3).
Ganz unten sehen Sie noch die Legende der Symbole (5.4):

Der Haken steht für "Zustimmung erteilt"
Der strich steht für "Zustimmung abgelehnt"

6.  Im Reiter "Mitarbeiterspräche" haben Sie im Bereich "Zukünftige Mitarbeitergespräche" zudem auch die Filtermöglichkeit nach "Gesprächstypen" (6.1).