FAQ

Das "Grundsystem" besteht aus der Benutzer- und Gruppenverwaltung, einigen möglichen Statistiken, der System Einrichtung und den System Einstellungen.
Zu diesem "Grundsystem" können die folgenden Module erworben werden: 

1. Lernmanagementsystem (E-Learnings, Lernpfade, Veranstaltungen, ausführliche Fortschritte der Schulungen und Statistiken)
2. Talentmanagementsystem (Stellen, Skills, Talentsuche, Mitarbeitergespräche und entsprechende Statistiken)
3. Wissensmanagementsystem (Wissenseinträge und Diskussionen und entsprechende Statistiken)

Unter "Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - Personalisierung" können Sie den Systemnamen, das Favicon, die CI Logos und das transparente Hintergrundbild der Landing Page anpassen.
Zusätzlich können Sie aus einem der 5 vordefinierten Farbschemen wählen.

Sollten Sie weitere optische Anpassungen an Ihr Unternehmens CI wünschen, sprechen Sie uns bitte an. Dieser Service ist in den einmaligen Einrichtungsgebühren enthalten.

Sie erhalten technischen Support, den Sie Montag bis Freitag von jeweils 9:00 Uhr bis 17 Uhr telefonisch und per E-Mail erreichen. 

Grundsätzlich kann die Nutzeranzahl von z.B. 1.000 auf z.B. 3.000 oder mehr erhöht werden. Sie "rutschen" hierbei einfach in eine andere monatliche Gebühr.

Zu beachten ist allerdings, dass bei mehr Benutzern auf dem TUTORize System auch die Anforderungen an die Server Hardware steigen. Dies ist insbesondere dann vom Kunden zu beachten, wenn er das TUTORize System OnPremise, also im eigenen Rechenzentrum, betreibt. In diesem Fall muss der Kunde die erhöhten Hardwareanforderungen beachten und den Server ggf. höher skalieren.

Bei System die als "Software as a Service" (SaaS) extern von der TUTORize GmbH gehostet werden, wird die Skalierung des Servers von der TUTORize GmbH vorgenommen und ist durch die erhöhte monatliche Gebühr abgedeckt.

Bei SaaS-Systemen stellt Ihnen die TUTORize GmbH per Standard 100 GByte Festplattenplatz zur Verfügung.
Sollte dieser mit der Zeit nicht mehr ausreichen, kann er problemlos vergrößert werden. Der größere Speicherplatz erhöht Ihre monatliche Gebühr. 

Für weitere Informationen sprechen Sie uns gerne an. 

In der Fußzeile kann ein Benutzer über den "Support" Link diesen kontaktieren. Hierbei erhalten alle Benutzer mit dem globalen Recht "Verantwortlicher" die Supportanfrage. Dies sind mindestens "Administratoren" und "Account Administratoren". 

Unter "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen - Support" können Sie weitere Einstellungen für die Supportanfrage vornehmen.
So kann z.B. eingestellt werden, ob auch unangemeldete Benutzer eine Supportanfrage stellen können oder ob die Supportanfrage als E-Mail oder als interne Benachrichtigung gesendet wird. Mit der Option "Die Empfänger können vom Benutzer ausgewählt werden?" kann ein Benutzer beim Stellen der Supportanfrage unter "Empfänger" einen oder mehrere Benutzer mit dem globalen Recht "Verantwortlicher" auswählen.

Um Informationen aus TUTORize zu exportieren, kann zum einen die REST-API an programmiert werden. Hierbei erhalten Sie den größten Umfang an Informationen und Möglichkeiten, wie z.B.:

• Alle Benutzerkonto Daten
• Schulungsfortschritt eines Benutzers
• Gruppenzugehörigkeiten eines Benutzer inkl. der entsprechenden Rolle(n)
• Schulungszuweisungen zu einem Benutzer
• Informationen zu Schulungen
• Benutzerfortschritte einer Schulung
• etc.

Falls Sie diese Möglichkeit nicht haben, können Sie an folgenden Stellen im Verwaltenmenü die angezeigten Informationen bzw. Daten per CSV-Datei exportieren:

• Benutzer & Gruppen - Benutzer
• Benutzer & Gruppen - Gruppen
• Lernmanagement - Fortschritt exportieren - E-Learnings
• Lernmanagement - Fortschritt exportieren - Veranstaltungen
• Lernmanagement - Test - Fragenpool
• Lernmanagement - Gutscheine
• Statistiken & Berichte - Systemstatistiken
• Statistiken & Berichte - Suchstatistiken
• Lernmanagement - Genehmigungen

Für weitere Informationen sprechen Sie uns gerne an. 

Zunächst muss der Benutzer über den webcal-Link in der Kalender Kachel auf seinem TUTORize-Dashboard oder über den Link in einer Termin E-Mail, einmalig eine ICS-Datei in Outlook importieren/abonnieren. 

Hierdurch wird im Outlook des Benutzers ein zusätzlicher Kalenderreiter angelegt, der all seine Termine im TUTORize-System anzeigt.
Eine Integration der Termine in bestehende Kalender des Benutzers ist nicht möglich.

Neue Termin, Terminänderungen und Löschungen werden automatisch von Outlook synchronisiert, können aber auch manuell in Outlook über "Senden/Empfangen - Alle Ordner senden/empfangen" manuell nach Bedarf synchronisiert werden. 

Die Laufzeit des Software-Servicevertrages beginnt mit Vertragsschluss und beträgt zunächst zwölf Monate. Ein Mietverhältnis schließt generell die Laufzeit von 12 Monaten bzw. die entsprechend vertraglich vereinbarte Laufzeit, ein. Der Vertrag verlängert sich danach automatisch um jeweils 12 Monate, wenn er nicht 3 Monate vor Vertragsablauf schriftlich gekündigt wird.

Aus Sicherheitsgründen wird ein Benutzer, wenn er eine bestimmte Zeit keine Aktivität in TUTORize vornimmt, automatisch vom System abgemeldet und muss sich ggf. erneut anmelden. Hierbei werden folgende Zeiträume und Anmeldeoptionen unterschieden:

• Anmeldung erfolgt MIT der Option "Angemeldet bleiben" - Die Sitzung bzw. der Cookie bleibt ohne Aktivität 14 Tage gültig.
• Anmeldung erfolgt OHNE die Option "Angemeldet bleiben" - Die Sitzung bzw. der Cookie bleibt ohne Aktivität 30 Minuten gültig.

Eine Ausnahme gibt es bei der Anmeldung OHNE die Option "Angemeldet bleiben". Beim Hochladen von Dateien und beim Durchführen von E-Learning Tests wird die Sitzung alle 5 Minuten automatisch aktualisiert. So wird vermieden, dass beim Hochladen von großen Dateien oder beim längeren Durchführen von E-Learning Tests die Sitzung nach 30 Minuten automatisch beendet wird.

TUTORize ist mit modernen Browsern wie Firefox, Google Chrome und Microsoft Edge in der aktuellen Version kompatibel.

Aus Kompatibilitätsgründen und aus Gründen der Sicherheit empfehlen wir immer den Einsatz der aktuellen Browserversion.

Das TUTORize System nutzt folgende Technologien:

• Ruby (Programmiersprache)
• Rails (Framework)
• Maria DB (Datenbank)
• Elasticsearch (Suchmaschine)
• Redis (Zwischenspeicher für Backend Prozesse)
• Sidekiq (Verwaltung Background Job)
• Gotenberg (PDf Generierung)
• ffmpeg (Video und Audio Transcodierung)

Die Installation von TUTORize erfolgt per Docker (Containersystem) auf einem Linux Server (bevorzugt Ubuntu Derivat).

Der Linux Server kann vom Kunden selbst (on premise) bereitgestellt oder von der TUTORize GmbH gemietet werden ("Software as a Service" (SaaS)).

Bei dem gemieteten Server handelt es sich wiederum um eine von der Firma DigitalOcean je Kunde im Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostete virtuelle Maschine. Die Firma DigitalOcean ist ISO 27001 zertifiziert und die Daten werden DSGVO-konform gespeichert.

Für die Benutzer Authentifizierung (und gleichzeitiger Erstellung des Benutzers in TUTORize) stehen Ihnen folgende SingleSignOn (SSO) Schnittstellen zu Verfügung:

• Microsoft Active Directory Federation Services (ADFS) (SAML 2.0)
• Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) / Active Directory
• JSON Web Token (JWT)

Für die Neuanlage von Benutzer mit Stammdaten können Sie folgende Möglichkeit nutzen:

• CSV-/XLS-Datei Import

Eine allgemeine Schnittstelle mit Erstell-, Anzeigen-, Aktualisier-, Löschen-Funktionalität von Benutzer, Fortschritten, Gruppen, Schulungen, Zuweisungen, etc. bietet Ihnen:

• Representational State Transfer - Application Programming Interface (REST-API)

Für weitere Informationen sprechen Sie uns gerne an. 

Wenn die Daten von der Firma TUTORize GmbH gesichert werden (bei SaaS-Systemen oder bei der Unterstützung des Kunden bei OnPremise-Systemen) wird die Datenbank täglich voll gesichert. Die Daten (Schulungen, Benutzerdokumente, etc.) werden jeden 1ten eines Monats voll gesichert und jeden weiteren Tag wird ein inkrementelles Backup erstellt.

SaaS: Das Kundensystem wird bei Firma DigitalOcean in Frankfurt am Main gehostet. Die Backups werden täglich in das Rechenzentrum der Firma Hetzner in Nürnberg übertragen. Die Datenbanksicherung wird 90 Tage vorgehalten, die Datensicherung 60 Tage.

OnPremise: Die Sicherung der Daten liegt in der Verantwortung des Kunden! Zur Unterstützung können jedoch die gesicherten Daten, wie oben beschrieben, lokal auf dem Server abgelegt werden. Diese Daten können dann täglich vom Kunden gesichert werden. 

Oftmals handelt es sich jedoch beim Kundensystem um eine virtuelle Maschine. In diesem Fall wird meist die gesamte virtuell Maschine gesichert.

Benutzer können per CSV-/XLS-Datei importiert werden.

Welche Daten hierüber importiert werden können entnehmen Sie bitte der Beschreibung zu Benutzer CSV/XLS Importen. Diese finden Sie unter "Verwalten - Benutzer - Neu (Dropdown Pfeil) - Benutzer per CSV/XLS importieren".

Zusätzlich werden Benutzer, die sich über LDAP, ADFS, JWT anmelden, automatisch angelegt.

Des Weiteren können Benutzer auch über die REST-API erstellt, aktualisiert und auch gelöscht werden.

Nein. Diese sind in den monatlichen Gebühren enthalten.

In einem Jahr erscheinen 2 bis 3 Hauptversionen die jeweils bei allen Kunden eingespielt werden.

Zusätzlich hierzu können auch eine oder mehrere Hotfix Versionen erscheinen. Diese werden dann je nach Bedarf bei Kunden eingespielt.

Circa 3 bis 4 Wochen vor Erscheinen einer neuen Hauptversion werden die Kunden per E-Mail hierüber mit einem Terminvorschlag für das Einspielen des Updates informiert.

Das Kundensystem ist während des Updatevorgangs ca. 2 bis 3 Stunden nicht verfügbar.

Bei großen Kundensystemen kann der Updatevorgang auch länger dauern. Diese Kunden erhalten jedoch eine individuelle Zeitabschätzung.

Ja. Die Rechteverwaltung finden Sie im Menüpunkt "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen – Globale Rollen/ Lokale Rollen" und für den Zugriff darauf ist das globale Recht "Rollen verwalten" erforderlich.

Die Rechte können sehr feingranular eingestellt werde und sind in 2 Hauptkategorien aufgeteilt:

•     Globale Rechte
•     Lokale Rechte

Die globalen Rechte gelten systemweit und dienen dazu, bestimmten Benutzern besondere Rechte zu gewähren. Man könnte z.B. einem oder mehreren Mitarbeitern der Personalabteilung mit dem globalen Recht "Alle Benutzer verwalten" erlauben, die Daten von allen Benutzern zu verändern oder neue Benutzer anzulegen.

Die "Globalen Rechte" gibt es für die folgenden 4 Module:

•     System
•     Lernmanagement
•     Talentmanagement
•     Wissensmanagement

Die lokalen (Gruppen-) Rechte dienen dazu, um Benutzer, die zuvor in einer Gruppe zusammengefasst wurden, mit auf diese Gruppe beschränkten Rechten zu versehen.

Man könnte z.B. einem Gruppenmitglied durch das lokale Recht "Benutzer verwalten" erlauben, die Benutzerdaten seiner Gruppenmitglieder zu bearbeiten. Die lokalen (Gruppen-) Rechte gibt es ebenfalls für die oben erwähnten 4 Module.

Ja. Die Rechteverwaltung finden Sie im Menüpunkt "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen – Globale Rollen/ Lokale Rollen" und für den Zugriff darauf ist das globale Recht "Rollen verwalten" erforderlich.

Zurzeit gibt es 3 vordefinierte, nicht änderbare globale Rollen:

• Administrator
  Diese beinhaltet bis auf das globale Recht „Alle Accounts verwalten“ alle globalen Rechte und hat daher auf ein normales System Vollzugriff.
• Technischer Administrator
  Diese beinhaltet zurzeit 4 globale Rechte, wobei das Recht "Technische Verwaltung" das wichtigste ist. Hiermit können viele "System Einrichtungen" und "Sytem-, Lern-, Talent-, und Wissens Einstellungen" vorgenommen werden.
• Account Administrator
  Diese beinhaltet alle globalen Rechte und hat daher auf ein Mehrmandanten-System Vollzugriff.

Lokale Rollen sind zurzeit 7 vordefiniert, diese sind ebenfalls nicht änderbar:

• Schulungsteilnehmer
  Diese beinhaltet das lokale Recht "Schulungen anzeigen" und wird normalerweise für Schulungsteilnehmer verwendet.
• Schulungsbearbeiter
  Diese beinhaltet das lokale Recht "Schulungen verwalten" und ermöglicht es, E-Learnings/Lernpfade/Veranstaltungen der Gruppe zu bearbeiten. Hiermit sind keine Zuweisung möglich!
• Schulungsmanager
  Mit dieser Rolle können u. a. E-Learnings/Lernpfade/Veranstaltungen der Gruppe bearbeitet, Benutzer verwaltet, Benutzern der Gruppe E-Learnings und Veranstaltungen zugewiesen und E-Learningtests korrigiert werden. Sie wird für gewöhnlich für Gruppenleiter verwendet.
• Wissensteilnehmer
  Diese beinhaltet die lokalen Rechte "Wissenseinträge anzeigen" und "Diskussionen anzeigen" und wird normalerweise für einen einfachen Wissensteilnehmer verwendet. Zusätzlich können diese Benutzer auch Diskussionen erstellen.
• Wissensbearbeiter
  Mit dieser Rolle können u.a. Diskussionen und Wissenseinträge angezeigt, Diskussionen erstellt und Aufgaben weitergleitet werden. Zusätzlich kann eine Version eines Wissenseintrages bearbeitet, auf "geprüft" gesetzt, archiviert und gelöscht werden. Es kann eine neue Version eines Wissenseintrages erstellt und das Qualitätsmanagement verwendet werden. Diskussionen können bearbeitet und gelöscht werden.
• Wissensmanager
  Diese Rolle hat die gleichen Rechte wie "Wissensbearbeiter". Zusätzlich können Wissenseinträge freigegeben und dem Wissen Kategorien und Benutzer zugewiesen werden. Der Ersteller eines Wissenseintrages wird diesem automatisch als "Wissensmanager" zugewiesen.
• Wissensverantwortlicher
  Dies Rolle hat die gleichen Rechte wie "Wissensbearbeiter". Zusätzlich enthält sie noch das Recht "Verantwortlicher". Wenn also ein normaler Wissensteilnehmer in einem Wissenseintrag eine Fachfrage an den Verantwortlichen stellt, erhält dieser Benutzer die Frage.

Ja. Die Rechteverwaltung finden Sie im Menüpunkt "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen – Globale Rollen/ Lokale Rollen" und für den Zugriff darauf ist das globale Recht "Rollen verwalten" erforderlich.

Im Folgenden wird das Erstellen einer globalen Rolle beschrieben. Lokale Rollen werden analog hierzu erstellt.

Wechseln Sie zum Menüpunkt "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen – Globale Rollen". Über "Neu" können Sie eine neue Rolle erstellen. Geben Sie hierzu der Rolle einen aussagekräftigen "Namen", wählen die gewünschten "Rechte" und "Speichern" die Rolle.
Nun können Sie einem Benutzer diese neue globale Rolle zuweisen. Wechseln Sie hierzu in "Verwalten - Benutzer". Bei dem entsprechenden Benutzer wählen Sie "drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten". Dort können Sie unter "Globale Rollen" die Rolle auswählen und "Speichern". (Hinweis: Um Benutzer globale Rollen zuweisen zu können benötigen Sie das globale Recht "Globale Rolle von Benutzern verwalten").

Lokale Rollen werden einem Benutzer bei der Zuweisung zu einer Gruppe zugewiesen. Hierzu benötigen Sie das globale- bzw. lokale Recht "Benutzern Gruppen zuweisen".
Wechseln Sie in "Verwalten - Benutzer". Bei dem entsprechenden Benutzer wählen Sie "drei-Punkte-Symbol - Gruppenzuweisungen".  Wählen Sie hier zunächst die Gruppe und anschließend unter "Lokale Rolle" die gewünschte Rolle und "Speichern".

Die Kommunikation des Systems mit Benutzern erfolgt weitestgehend per E-Mail.

Zu jeder vom System versendeten E-Mail gibt es unter "Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Einstellungen" eine kurze Information.

Dort sind die E-Mails thematisch in die Bereiche System, Gruppen, Schulungen, Veranstaltungen, Kalendertermine/Erinnerungen, Aufgaben, Wissensmanagement und Talentmanagement zusammengefasst. Für jeden Bereich und seine E-Mails kann die Hilfe jeweils über das "i - Nähere Informationen" aufgerufen werden.

Eine E-Mail hat nicht änderbare Texte und Texte, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Der "Betreff" einer E-Mail (z.B. "Ihnen wurden neue Schulungen zugewiesen") und der Text in der Kopfzeile einer E-Mail (Rechts neben dem CI Logo, wie z.B. "Schulungen zugewiesen") sind fest hinterlegt und können nicht geändert werden. 

Zusätzlich sind die Texte, die sich unterhalb der horizontalen Trennlinie(n) im "Body" der E-Mail befinden, fest hinterlegt. Diese sind:

• Sie bekommen diese Nachricht, da 'Max Mustermann' keine eigene E-Mail Adresse eingetragen und Ihre als alternative E-Mail angegeben hat. Bitte lassen Sie diesem Benutzer die Informationen dieser E-Mail zukommen!
• Diese Meldung wurde automatisch generiert. Verwalten Sie hier Ihre Benachrichtigungseinstellungen: http://tutorize.com/users/notification_settings/edit

Eine Ausnahme gibt es bei den Termin E-Mails. Dort ist der Text, der nach "Typ: Typ des Termins" folgt, fest auf den "Typ des Termins" abgestimmt und kann nicht geändert werden.

Den restlichen Text im "Body" von über 60 E-Mails können Sie unter "Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Texte" anpassen. Für jede dieser E-Mails stehen Ihnen entsprechende Variablen zur Verfügung. Die Bedeutung und Verwendung dieser Variablen wird jeweils in der Hilfe zur E-Mail erklärt.

Eine von Ihnen bearbeitet E-Mail kann jederzeit über den Link "Auf Standardtext zurücksetzen" auf den original Text zurückgesetzt werden.

Die folgenden beiden E-Mails können nicht angepasst werden:

• SMTP-Server Test-E-Mail
• CSV-Export Versand E-Mails (z.B. Fortschritts Export von E-Learnings, Systemstatistiken, etc.)

Ja.

Unter "Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Einstellungen" kann eingestellt werden, ob, und wenn, an welche Empfänger E-Mail Adressen eine Email versendet werden soll. Die Bedeutung der 6 Einstellmöglichkeiten entnehmen Sie bitte dem Hilfetext am Anfang der "E-Mail Einstellungen" Seite.

Zusätzlich kann jeder Benutzer unter "Benutzermenü - Mein Bereich - Benachrichtigungen" den Empfang von bestimmten E-Mails und Benachrichtigungen abschalten. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn unter "Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Einstellungen" für die entsprechende E-Mail "Alle E-Mail Adressen", "Priorität primäre E-Mail Adresse" oder "Priorität sekundäre E-Mail Adresse" eingestellt ist. 

E-Mails werden vom System über das SMTP Protokoll an einen SMTP-Server versendet. Dieser SMTP-Server schickt die E-Mails dann weiter an die entsprechenden Benutzer. Hierbei besteht nun die Möglichkeit, das Sie Ihren eigenen „inhouse“ SMTP-Server verwenden oder den eines externen E-Mail Server Providers (z.B. Strato, 1&1, etc.). Grundsätzlich sollte jedoch darauf geachtet werden, dass der SMTP-Server Ihre Bedürfnisse abdecken kann, da, je nach Benutzeranzahl und Aktivität, täglich mehrere hundert bis mehrere tausend E-Mails versendet werden.

Falls Sie keinen eigenen SMTP-Server verwenden, stellt Ihnen die TUTORize GmbH einen SMTP-Server eines externen Anbieters (Mailjet GmbH) zur Verfügung. Dieser Service ist kostenpflichtig. Für weitere Informationen sprechen Sie uns an.

Wenn einzelne E-Mails nicht versendet werden oder einzelne Benutzer keine E-Mails erhalten gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Überprüfen Sie die beim Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse auf ihre Richtigkeit. ("Verwalten - Benutzer - drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten")
2. Überprüfen Sie den SPAM-Filter des E-Mail Programms des Benutzers.
3. Überprüfen Sie die Einstellungen des Systems über den Versand von bestimmten E-Mails ("Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Einstellungen").
4. Überprüfen Sie die Einstellungen des Benutzers über den Versand von bestimmten E-Mails („Benutzermenü – Mein Bereich – Reiter „Benachrichtigungen““).

Wenn keine E-Mails (mehr) versendet werden gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Überprüfen Sie zuerst die Einstellungen des aktiven E-Mail Servers auf Richtigkeit. ("Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Server")
2. Testen Sie anschließend mit Hilfe von "Server testen" ob an die gewünschte E-Mail Adresse versendet werden kann. ("Verwalten - Einstellungen - System Einrichtung - E-Mail Server - drei-Punkte-Symbol")
3. Prüfen Sie, ob Ihr verwendeter SMTP-Server aufgrund von Sicherheitsregeln die zu versendenden E-Mails blockiert.

Unter "Verwalten - Tools - Umfragen" können Benutzer mit dem globalen Recht „Umfrageergebnisse einsehen“ das Umfrageergebnis aller Umfragen über einen Klick auf den Namen der jeweiligen Umfrage aufrufen und ggf. als PDF exportieren.

Hat ein Benutzer an einer Umfrage teilgenommen, kann er über "Benutzermenü - Mein Bereich - Reiter "Umfragen"" bei der entsprechenden Umfrage über das drei-Punkte-Symbol und "i - Ergebnis anzeigen" seine ausgefüllte Umfrage aufrufen und auch ggf. als PDF ausdrucken.

Gewöhnlich erhält ein Benutzer eine Einladung zu einer Umfrage per E-Mail. Über den Link in der E-Mail kann der Benutzer dann direkt die Umfrage aufrufen und ausfüllen.

Alternativ bekommt ein Benutzer über "Benutzermenü - Mein Bereich - Reiter "Umfragen"" alle Umfragen, zu denen er eingeladen wurde, aufgelistet. Bei Umfragen mit dem Status "Nicht gestartet" kann der Benutzer nun über das "Bearbeiten" Symbol die Umfrage aufrufen und ausfüllen. 

Bei einer Umfrage gibt es keine "richtigen" oder "falschen" Antworten. Daher können bei Single-Choice und Multiple-Choice keine Antwort als "richtig" markiert werden.

Im System gibt es 2 Fragenpools. Den für Tests bei Schulungen und den für Umfragen.

Der Umfragen Fragenpool befindet sich unter "Verwalten - Tools - Umfragen" oben rechts und kann mit dem Link "Zum Fragenpool" aufgerufen werden. Hier können Sie direkt über "Neu" neue Fragen erstellen und bereits vorhandene Fragen bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit beim Erstellen oder bearbeiten einer Umfrage unter "Verwalten - Tools - Umfragen - Übersicht" eine Frage über "In den Fragenpool" dorthin zu übernehmen.

Ein "Bearbeiter" einer Schulung ist ein beliebiger Benutzer der der Schulung über "drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten/ Verwalten - Reiter "Bearbeiter"" zugewiesen wurde. Als "Bearbeiter" darf der Benutzer dann die Schulung bearbeiten, freigeben, duplizieren und löschen. Er kann nur dann Benutzer der Schulung zuweisen, wenn er das lokale Recht "Schulungen Benutzern/ Gruppen zuweisen" hat.

Ein "Verantwortlicher" ist ein Benutzer mit dem globalen- oder lokalen Recht "Verantwortlicher". Der "Administrator" (Rolle) hat unter anderem das globale Recht "Verantwortlicher". Der "Verantwortliche" wird oder kann optional zur Zeit über die folgenden Vorgänge informiert werden. 

• Supportanfragen von Benutzern über "Support" in der Fußzeile (globales Recht)
• E-Learning Erinnerungs-E-Mail (globales- oder lokales Recht; optional)
• Erinnerungs-E-Mail vor einer anstehenden  automatischen Wiederholung (globales- oder lokales Recht; optional)
• Erinnerungs-E-Mail vor dem Ablauf eines festen Ablaufdatums eines E-Learnings (globales- oder lokales Recht; optional)

Ja. 

Über die Zertifikatsübersicht unter "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - Zertifikate - Neu" können Sie ein "Neues Zertifikat für E-Learnings/Lernpfade" bzw. ein "Neues Zertifikat für Veranstaltungen" erstellen.
Zusätzlich kann in der Zertifikatsübersicht ein bereits vorhandenes Zertifikat über "drei-Punkte-Symbol - Duplizieren" dupliziert und ggf. bearbeitet werden.

Aktive Zertifikate können dann jeweils unter "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - E-Learnings/Lernpfade/Veranstaltungen" bei der entsprechenden Schulung über "drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten - Reiter "Zertifikat"" verwendet werden.

Ja.
Für die Personalisierung von Zertifikaten stehen Ihnen diverse Variablen zur Verfügung die bei der automatischen Erstellung durch die entsprechenden Werte ersetzt werden.

Welche Variablen Ihnen für welchen Zertifikatstyp zur Verfügungen stehen, entnehmen Sie bitte der Hilfe bei der Zertifikatserstellung ("Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - Zertifikate - Neu") bzw. beim Bearbeiten eines Zertifikats ("Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - Zertifikate - drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten").

Sie können den Zertifikatstext mit diversen Formatierungen entsprechend Ihrer Wünsche gestalten. Zusätzlich können Sie ein vordefiniertes oder ein eigenes Hintergrundbild mit gewünschter Deckkraft einfügen und das Seitenverhältnis (Hoch- oder Querformat) wählen.

Um ein möglichst gutes Druckergebnis zu erhalten, sollte ein eigenes Hintergrundbild folgende Auflösung haben (hier Hochformat, für Querformat entsprechend die Werte vertauschen):

• Pixel bei 600 ppi (dpi): 4960 x 7016
• Pixel bei 300 ppi (dpi): 2480 x 3508
• Pixel bei 150 ppi (dpi): 1240 x 1754
  Quelle: http://www.din-formate.de/reihe-a-din-groessen-mm-pixel-dpi.html
  

Zertifikate werden immer automatisiert per E-Mail an die Teilnehmer versendet. Zusätzlich stehen die Zertifikate dem Benutzer unter "Benutzermenü - Mein Bereich - Reiter "Dateien"" zum Herunterladen zur Verfügung.

Bei E-Learnings werden die Zertifikate zugestellt, wenn der Teilnehmer das E-Learning erfolgreich abgeschlossen hat. Sollte zum Bestehen des E-Learnings eine Korrektur eines Tests durch einen Korrektor notwendig sein, wird das Zertifikat dem Teilnehmer zugestellt, wenn der Test bestanden wurde.

Bei Veranstaltungen werden die Zertifikate an alle Teilnehmer versendet, wenn die Veranstaltung manuell auf „Abgeschlossen“ gesetzt wurde.

Bei Lernpfaden erhält der Teilnehmer das Zertifikat, wenn alle Lernpfad-Elemente erfolgreich abgeschlossen wurden. Dies ist dann jeweils abhängig von den enthaltenen E-Learnings und/oder Veranstaltungen. Sollten die enthalten E-Learnings/Veranstaltungen zusätzlich Zertifikate enthalten, erhält der Teilnehmer diese natürlich auch.

Einem Teilnehmer einer Schulung wird, falls die Schulung ein Zertifikat enthält, nach deren Abschluss automatisch ein Zertifikat ausgestellt. Fehlen in diesem Zertifikat jedoch der Vor- und/oder Nachname des Teilnehmers, so waren diese zum Zeitpunkt der Zertifikatserstellung beim Teilnehmer nicht hinterlegt. Sie können die Daten zum Teilnehmer nachtragen und das Zertifikat anschließend neu erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

Wechseln Sie zunächst in die Benutzerverwaltung ("Verwalten - Benutzer").
Beim betreffenden Benutzer wählen Sie dann "drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten". Tragen Sie dort die fehlenden Daten nach und "Speichern" die Änderungen. 
Rufen Sie nun die "Information" zum Benutzer auf, indem Sie auf den Link des Namens des entsprechenden Benutzers klicken und wechseln dort zum Reiter "Dokumente".
Im Bereich "Zertifikate" können Sie nun das entsprechende Zertifikat "Neu erstellen" und ggf. auch herunterladen.
Der Benutzer selbst kann sich nun sein neues Zertifikat über "Benutzermenü - Mein Bereich - Reiter "Dateien"" herunterladen und ggf. ausdrucken.

Hinweis:
Das neue Zertifikat wird aus den original Schulungsdaten (Abschlussdatum, Punktzahl, etc.) und den aktuellen Benutzerdaten (Vorname, Nachname, etc.) neu erstellt.

Im Lernmanagement und Wissensmanagement kann nach Begriffen in folgenden Feldern gesucht werden:

• Schulungen = Name, Beschreibung, Schlagwort, Lernziel, Zielgruppe
• Wissenseintrag = Name, Beschreibung, Schlagwort, Kategorie
• Wissenseintrag-Inhalt = Name, Beschreibung, Schlagwort, Kategorie, Anhang
• Diskussion = Name, Beschreibung, Schlagwort, Kategorie, Anhang

Wenn also z.B. in Schulungen (E-Learnings, Veranstaltungen, Lernpfaden) nach einem Begriff gesucht wird, wird in den folgenden Feldern gesucht: Name, Beschreibung, Schlagwort, Lernziel, Zielgruppe

Es werden immer alle oben genannten Felder durchsucht, jedoch haben die Treffer, je nachdem in welchem Feld sie gefunden werden, unterschiedliche Gewichtung (boost = Verstärkung). 

Wenn bei einer Suche weniger als 5 Ergebnisse gefunden werden, wird automatisch eine erneute Suche gestartet, die dann ggf. zusätzliche Ergebnisse liefert, die der folgenden Ähnlichkeit entsprechen:

• Wortlänge 0 – 2: Suchanfrage muss exakt zutreffen
• Wortlänge 3 – 5: Suchanfrage darf 1 Abweichung enthalten
• Wortlänge > 5: Suchanfrage darf 2 Abweichung enthalten

Weiterhin muss beachtet werden, das je nach Feld das ganze Wort der Suchanfrage entsprechen muss (word) und/oder der Anfang des Wortes der Suchanfrage entsprechen muss (word_start).

Je häufiger ein Wort in Dokumenten vorkommt, desto weniger Relevanz hat dieses Wort, da es ja quasi überall vorkommt, eine Suche macht da wenig Sinn. (In einer IT Firma mit mehreren hundert Dokumenten nach dem Begriff „IT“ zu suchen, macht wenig Sinn, der Begriff wird vermutlich in fast jedem Dokument vorkommen, wie soll da eine vernünftige Relevanz eines Dokumentes bestimmt werden?)

Umgekehrt bedeutet dies, wenn nach einem Begriff gesucht wird, der nur in einem Dokument vorkommt, dann hat dieser Begriff eine sehr hohe Relevanz.

Die Relevanz (score) eines Treffers wird aus mehreren Kriterien berechnet, wie z.B. boost (also in welchem Feld wurde ein Treffer gefunden), word (gesamtes Wort), word_start (vom Anfang des Wortes) und weitere. Ein Treffer z.B. in einem selbst erstellten Dokument hat eine höhere Relevanz als ein Treffer in einem “fremden” Dokument. Es spielt auch eine Rolle wie oft ein Dokument aufgerufen wurde. Zu beachten ist auch, dass die Suche auf die Sprache “Deutsch” eingestellt ist und dadurch die Artikel “der”, “die” und “das” bei der “normalen” Suche nicht berücksichtigt werden. Dokumente, bei denen die Suchbegriffe in unmittelbarer Nähe zueinander stehen (Proximity), erhalten einen höheren Score. Bei Phrasensuchen (z.B. „Elasticsearch scoring“) können die Ergebnisses einen noch höheren Score erhalten, wenn die Wörter in der gleichen Reihenfolge wie in der Anfrage erscheinen. Kurze Dokumente, in denen ein Begriffe genauso häufig vorkommt wie in längeren Dokumenten, erhalten vermutlich auch einen höheren Score. Selten Begriffe in einem Dokument tragen mehr zum Score bei als häufiger vorkommende Begriffe.

In TUTORize sind folgende Gewichtungen (boost = Verstärkung) umgesetzt. Boost_low ist die Standardgewichtung (1), boost_medium (5) hat eine 5 mal höhere Gewichtung als boost_low und boost_high (10) eine 10 mal höher als boost_low und doppelt so hohe Gewichtung als boost_medium.

• INDEX_TITLE, BOOST_HIGH, :word_start, :word)
• INDEX_CONTENT, BOOST_MEDIUM, :word_start, :word)
• INDEX_DESCRIPTORS, BOOST_MEDIUM, :word_start, :word)
• INDEX_ADDITIONAL_DESCRIPTORS, BOOST_LOW, :word_start, :word)
• INDEX_AUTHOR_ID, BOOST_MEDIUM, :word)
• INDEX_FILES, BOOST_MEDIUM, :word)

Für Wissenseinträge gilt hier:

• TITLE = Name
• CONTENT = Beschreibung
• DESCRIPTORS = Schlagworte
• ADDITIONAL_DESCRIPTORS = Kategorien
• AUTHOR_ID = Autor ID
• FILES = Dateiname, Dateiinhalt
• SIMILAR_CONTENT = Gilt nur für “Ähnliche Inhalte” (Name, Beschreibung, Schlagworte ggf. Dateiname, Dateiinhalt), wird nicht bei der globalen Suche durchsucht

Für Schulungen gilt:

• TITLE = Name
• CONTENT = Beschreibung, Lernziel, Zielgruppe
• DESCRIPTORS = Schlagworte
• AUTHOR_ID = Autor ID

Wenn bei einem Wissenseintrag streng nach der Gewichtung gesucht würde, gäbe es folgende Reihenfolge (wenn exakt die gleichen Inhalte drin sind):

1. Name (boost = 10)
2. Beschreibung, Schlagworte, Dateiname, Dateiinhalt, Autor ID (boost = 5)
3. Kategorie (boost = 1)
   

Ja, wenn es reine Betrachter sind welche die exakt gleichen Inhalte sehen dürfen. Sobald eine Abweichung vorkommt, ändert sich die Trefferliste. Selbst erstellte Dokumente werden z.B. anders Gewichtet und erscheinen in einer anderen Reihenfolge.