Wie Sie einen Wissenseintrag erstellen und verwalten entnehmen Sie der Anleitung:
So erstellen und verwalten Sie einen Wissenseintrag.
Um eine neue Version eines Wissenseintrages erstellen zu können benötigen Sie entweder das globale Recht "Wissenseinträge erstellen können" oder das globale bzw. lokale Recht "Inhalte des Wissensmanagements verwalten".
Beim Erstellen eines Wissenseintrages werden Sie automatisch "Wissensmanager" dieses Wissenseintrages und erhalten dadurch das lokale Recht "Inhalte des Wissensmanagements verwalten".
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Wechseln Sie in der Verwaltung über "Wissensmanagement
- Wissenseinträge" (1.1) in die Übersicht aller Wissenseinträge.
2. Um eine neue Version zu erstellen, klicken Sie auf das
"drei-Punkte-Symbol" am Ende der Zeile des gewünschten Eintrags und
auf "Neue Version erstellen" (2.1).
Diese Option ist nur auswählbar, sofern es sich um einen bereits freigegebenen
Wissenseintrag handelt.
3. Nun wird vom System eine neue, unveröffentlichte Version
des Wissenseintrags erstellt (3.1). Diese kann beliebig
bearbeitet werden, während die veröffentliche Vorgängerversion solange für den
Benutzer sichtbar bleibt, bis die neue Version den Qualitäts- und
Freigabeprozess durchlaufen hat. Um die neu erstellte Version zu
bearbeiten, klicken Sie auf "drei-Punkte-Symbol" und "Version
XY bearbeiten" (3.2).
4. Nun öffnet sich die Bearbeitenansicht des Wissenseintrags.
Im Informationsreiter können Sie nun die Änderungen zur
Vorgängerversion zusammenfassen (4.1) und den Hintergrund/das
Ziel des Wissenseintrags erläutern (4.2). Diese
Angaben sind für den Benutzer, dem das Wissen zugewiesen wird, nicht sichtbar
sondern dienen als Informationsquelle für die Administratoren/ Autoren von
Einträgen. Mit "Speichern" übernehmen Sie die neuen
Angaben.
5.
Mit einem Klick auf
den Reiter "Inhalte" gelangen Sie in die bereits bekannte
Inhaltsansicht, in der Sie wie gewohnt Inhalte hinzufügen, löschen oder
bearbeiten können. Wie Inhalte erstellt werden erfahren Sie detailliert in der
Anleitung: "So erstellen und verwalten Sie einen Wissenseintrag."
6. Sobald Sie die Bearbeitung der Version abgeschlossen und
diese kontrolliert haben, können Sie in der Übersicht der Wissenseinträge die
Version über "drei-Punkte-Symbol - Version X auf geprüft
setzen" diese auf den Status "Geprüft" setzen.
7.
Anschließend können
Sie die Version über "drei-Punkte-Symbol - Version X freigeben"
für den Gebrauch freigeben. Hierbei wird die alte Version automatisch
archiviert und die neue Version ist nun für den Benutzer einsehbar.
Sollte die "Freigabe nach dem 4-Augen-Prinzip" aktiviert sein (siehe "Verwalten - Einstellungen - Wissens Einstellungen - Wissenseinträge"), kann der Ersteller der Version diese nicht auch freigeben. Diese kann dann nur ein Benutzer freigeben, der das globale oder lokale Recht "Wissenseinträge freigeben können" auf diesen Wissenseintrag hat.