Sie können nur dann Aufgaben anderen Benutzern (allen Benutzern im System) zuweisen/ weiterleiten und die Einhaltung der Aufgaben verwalten, wenn Sie das globale Recht "Aufgaben verwalten" haben.
ODER Sie können nur dann Aufgaben an andere Gruppenmitglieder (z.B. innerhalb meiner Abteilung) weiterleiten, wenn Sie das lokale Recht "Aufgaben weiterleiten" haben.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf
Ihrem Dashboard im "Aufgaben" Widget auf das "+"-Symbol
(1.1).
- Alternativ können Sie auch über "Mein
Bereich" (2.1) im Reiter "Aufgaben"
(2.2) eine neue Aufgabe über "Neu"
(2.3) erstellen.
Es
öffnet sich in beiden Fällen der "Neue Aufgaben erstellen" Dialog,
mit dem Sie eine neue Aufgabe erstellen können.
Im Dropdown-Feld "Zugewiesener Benutzer" (3.1)
wählen Sie einen Benutzer aus, dem die Aufgabe zugewiesen werden soll - Sie
selber oder andere Benutzer.
"Zugewiesener Benutzer" wird nur eingeblendet, wenn Sie das globale Recht "Aufgaben verwalten" haben. Haben Sie dieses Recht nicht, können Sie eine Aufgabe nur für sich selbst erstellen.
Im Dropdown-Feld "Priorität"
(3.2) wählen Sie eine der Prioritäten aus, mit der die Aufgabe
erledig werden soll: Trivial, Gering, Schwer, Kritisch.
Im Feld "Aufgabe" (3.3) vergeben
Sie der Aufgabe einen Titel/ Namen. Dieser wird dann auch im Aufhaben-Widget
als Überschrift angezeigt, sowie als erste Angabe im Kalendereintrag.
Im Feld "Beschreibung" (3.4) können
Sie dann noch weitere Informationen zu der Aufgabe hinterlegen.
Im Feld "Fälligkeitsdatum" (3.5)
können Sie zuletzt eine Deadline auswählen, bis wann die Aufgabe erledigt
werden soll.
Wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist (und die Aufgabe noch nicht erledigt) dann bekommen der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist und der Autor (Ersteller) der Aufgabe die "Überfällige Aufgabe" E-Mail/ Systemmail.
Sie übernehmen alle Angaben mit "Speichern" und
senden die Aufgabe somit an den entsprechenden zugewiesenen Benutzer
(Bearbeiter der Aufgabe). Dazu wird Ihnen auch noch folgende Meldung angezeigt,
die das erfolgreiche Erstellen der Aufgabe und den Versand an den Bearbeiter
nochmal bestätigt.
Der zugewiesene Benutzer (Bearbeiter) der Aufgabe wird per E-Mail/ Systemmail über diese informiert und er kann anschließend die Aufgabe über das Aufgaben-Widget oder über "Mein Bereich – Reiter Aufgaben" aufrufen und ggf. abschließen. Zudem wird die Aufgabe auch in dessen Kalender-Widget hinterlegt.
Eine
Übersicht all Ihrer Aufgaben finden Sie unter "Mein Bereich"
(2.1) im Reiter "Aufgaben" (2.2).
Hier können Sie über das Filtersymbol (4.1) nach dem Titel/
Namen von Aufgaben filtern (4.2) oder nach der Priorität
(4.3) einer Aufgabe.
Über das "drei-Punkte-Symbol" einer Aufgabe können Sie:
Eine Aufgabe bearbeiten (4.4)
Damit gelangen Sie zurück in den "Aufgabe erstellen Dialog" und
können Änderungen vornehmen.
Eine Aufhabe weiterleiten (4.5)
Diese Option wird Ihnen nur angezeigt wenn Sie das Recht haben, Aufgaben weiterzuleiten.
Das sind: Das globale Recht "Aufgaben verwalten" ODER das lokale Recht "Aufgaben weiterleiten".
Es öffnet sich hier der "Aufgaben weiterleiten Dialog".
Im Dropdown-Feld "Weiterleiten an" (a) wählen Sie den Benutzer aus, an den Sie die Aufgaben weiterleiten möchten.
Im Dropdown-Feld "Priorität"
(b) können Sie dann wiederum eine der Prioritäten auswählen,
mit der der andere Benutzer die weitergeleitete Aufgabe erledigen soll.
Im Feld "Fälligkeitsdatum" (c)
können Sie eine Deadline setzen, bis wann der andere Benutzer die
weitergeleitete Aufgabe erledigen soll.
Über den Button "Weiterleiten" wird die Aufgabe dann
an den ausgewählten Benutzer weitergeleitet und dieser wird entsprechend
darüber informiert.
Eine Aufgabe abschließen (4.6)
Wenn Sie auf "Aufgabe abschließen" klicken erscheint eine kleine
grüne Meldung, die bestätigt, dass die Aufgabe erledigt ist. Zudem wird der
Autor (Ersteller) der Aufgabe Per Email/ Systemmail über die Fertigstellung
benachrichtigt.
Seit Version 3.1 können Sie vor dem Abschluss der Aufgabe noch eine Notiz hinterlassen und es öffnet sich der Folgende Dialog 
In der Übersicht werden dann die Angaben zum Abschluss der Aufhabe unter der Spalte "Status" ergänzt:
"Abgeschlossen am"
"Abgeschlossen
durch"
Über das "drei-Punkte-Symbol" können Sie die Aufgabe dann nur noch
"löschen".
Eine Aufgabe löschen (4.7)
Den Ersteller einer Aufgabe kontaktieren (4.8) (falls man nicht selber der Ersteller der Aufgabe ist).
Es öffnet sich dann folgender Benachrichtigungs-Dialog:
Sie können Ihre Aufgaben wie gesagt auch über
Ihr Aufgaben-Widget auf dem Dashboard einsehen (Siehe Schritt 1).
Mit einem Klick auf die Aufgaben-Überschrift im Aufgaben-Widget öffnet sich ein
Übersicht-Fenster.
Im Reiter "Allgemeine Informationen" (5.1)
sehen Sie nochmal alle Informationen zur Aufgabe ein.
Im Datum-Feld bei "Erinnerung senden am" können Sie
ein Erinnerungsdatum eintragen und dann über den Button "Erinnerung
setzen" (5.2) speichern.
Wenn das Erinnerungsdatum erreicht ist (und egal ob die Aufgabe dann abgeschlossen ist oder nicht) bekommt der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist, als Erinnerung nochmal die "Neue Aufgabe" E-Mail/ Systemmail zugeschickt, also genau die gleiche wie wenn die Aufgabe erstellt wird.
Über den Link "Zum
Bearbeiten oder Weiterleiten klicken Sie hier" (5.3)
gelangen Sie zum Reiter "Aufgaben" in "Mein Bereich" und
können wie in Schritt 4 oben beschrieben die Aufgaben nochmal bearbeiten und
ggf. weiterleiten.
Über den Button "Aufgabe abschließen" (5.4) können
Sie auch in dieser Ansicht eine Aufgabe erledigen (Seit Version 3.1 kann man dabei im Notizfeld auch noch eine Notiz hinterlassen - Siehe oben Punkt 4.6).
Über den Link "Schließen" (5.5)
können Sie das Fenster wieder schließen.
Im Reiter "Protokoll" finden Sie eine Zusammenfassung aller Aktivitäten, die bisher rund um die Aufgabe geschehen sind.