Mit den entsprechenden lokalen/ globalen Verwaltungsrechten können Sie jederzeit Benutzerinformationen einsehen/ nachvollziehen:
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Schritt-für-Schritt Anleitung - Benutzer verwalten
- Wechseln Sie in das Verwaltenmenu und dann über Benutzer in die Benutzerübersicht.
Mit einem Klick auf den Link des Namens (1.1) bei dem gewünschten Benutzers, gelangen Sie in die gesonderte Benutzerübersicht.
- In dieser Übersicht finden Sie nun detaillierte Informationen über den gewählten Benutzer, gegliedert in verschiedenen Reitern:
A. Profil
Hier finden Sie die allgemeinen Informationen über den Benutzer, welche im Benutzerprofil hinterlegt sind. Aus der Ansicht gelangen Sie über “Bearbeiten” direkt in die Bearbeitungsmaske oder über “Zurück zur Übersicht” in die Benutzerübersicht.
B. Abgegebene Bewertungen
Hier finden Sie alle Schulungsbewertungen, die der Benutzer bisher abgegeben hat (alle nicht anonym abgegebenen Bewertungen).
C. Zugewiesene Schulungen
Hier werden alle Schulungen aufgelistet, die dem Benutzer aktuell zugewiesen sind, unterteilt in die jeweilige Schulungsart: E-Learnings, Veranstaltungen und Lernpfade. Es gibt dabei jeweils ein Filter-Feld, über das man nach einem Schulungsnamen suchen kann und es wird in den Tabellen-Übersichten jeweils angezeigt ob die Schulung direkt oder über eine Gruppe an den Benutzer zugewiesen ist.
D. Lernpunkte
Beim Abschluss von E-Learnings/Veranstaltungen (auch über Lernpfade) werden „Lernpunkte“ vergeben, wenn diese Funktion in Ihrem System genutzt wird/ aktiviert ist (Einstellungen - Lerneinstellungen - E-Learnings oder Veranstaltungen).
Einmal erworbene „Lernpunkte“ können nicht durch nachträgliche Änderungen an den entsprechenden E-Learnings/Veranstaltungen (inklusive Zuweisung, Fortschritt und Löschung) geändert werden. Mehrere Veranstaltungen eines Veranstaltungsrahmens werden nur einfach berücksichtig, da die „Lernpunkte“ über den Veranstaltungsrahmen vergeben werden.
Oben in der blauen Box wird die aktuelle Gesamtzahl aller Lernpunkte addiert aufgelistet.
Unterhalb der Überschrift “E-Learnings” und “Veranstaltungen” wird die jeweilige Summer der Lernpunkte der jeweiligen Schulungsart aufgelistet.
In den Tabellen finden Sie jeweils das Datum, an dem die Schulung absolviert wurde und die Anzahl der dabei erreichten Lernpunkte.
E. Zugewiesenes Wissen
Hier werden alle Wissenselemente (Wissenseinträge oder Diskussionen) aufgelistet, die dem Benutzer aktuell zugewiesen sind. Es gibt dabei jeweils ein Filter-Feld, über das man nach einem Begriff suchen kann und es wird in der Tabellen-Übersicht jeweils angezeigt ob das Wissenselement direkt oder über eine Kategorie an den Benutzer zugewiesen ist.
F. Rollen/ Rechte
Hier sehen Sie alle globalen und/ oder lokalen Rollen, die dem Benutzer aktuell zugewiesen sind. Unterhalb des Rollennamens sind alle der Rolle zugehörigen Rechte aufgelistet.
Über das Filter-Feld kann nach einer Rolle gesucht werden.
G. Dokumente
Im ersten Abschnitt können Sie zunächst den benutzten Speicherplatz (G.1) einsehen (in diesem Beispiel: 0,42%)
Über den Button “Datei hochladen” (G.2) können Sie Dokumente für den gewünschten Benutzer hochladen.
Im der entsprechenden “Datei hochladen” Maske vergeben Sie dann einen sinnvollen Namen (G2.a) und können zusätzlich noch eine Beschreibung (G2.b) hinzufügen. Über das entsprechende Dropdown-Feld unter Typ (G2.c) wählen Sie den richtigen Dokumententyp aus.
Im Datumsfeld “Ausgestellt am” (G2.d) geben Sie das Ausstellungsdatum des Dokumentes ein und anhand des von Ihnen gewählten Dokumententyps wird ggf. ein Ablaufdatum unter “Endet am” (G2e) eingetragen, wenn es sich um ein Dokument mit Gültigkeitsdauer handelt. Über den Button “Datei auswählen” (G2.f) können Sie das entsprechende Dokument hochladen. Die erlaubten Dateiformate sind an dieser Stelle ebenfalls aufgelistet.
Die im Dropdown-Feld verfügbaren Dokumententypen können Sie mit dem entsprechenden Recht “Technische Verwaltung” unter: Einstellungen - System Einstellungen - Dokumententypen einsehen und verwalten. Dabei können Sie auch eine Gültigkeitsdauer vergeben, die dann automatisch ausrechnet, wann das Dokument abläuft. Zusätzlich können Sie noch eine Erinnerung erstellen, um den Benutzer im gewünschten Zeitraum vor dem Ablaufdatum des Dokumentes darauf hinzuweisen. 
Über das Filterfeld (G.3) können Sie nach Begriffen suchen und bekommen dann die Treffer in der Dokumentenliste des Benutzers angezeigt.
Die Dokumentenliste ist tabellarisch aufgebaut und zeigt jeweils den Namen (G.4) des Dokuments an, über den Sie die Liste alphabetisch sortieren können. Über den Namenslink eines Dokuments, können Sie dieses an der Stelle sofort herunterladen. Daneben wird unter “Typ” (G.5) der Dokumententyp aufgelistet. In den folgenden Spalten werden das Ausstellungsdatum des Dokuments (ausgestellt am) (G.6), das Ablaufdatum (endet am) (G.7), die Dateigröße (G.8) und das Erstelldatum (erstellt am) (G.9) aufgelistet und die Liste kann nach jedem dieser Parameter sortiert werden.
Über das Drei-Punkte-Symbol am Ende jeder Zeile kann man jedes Dokument “bearbeiten” (G.10) oder löschen (G.11).
Im Zweiten Abschnitt des Reiters Dokumente werden alle Zertifikate des Benutzers aufgelistet, die innerhalb des Systems durch die Schulungen erworben wurden.
Im Filter-Feld (G12) können Sie nach Begriffen suchen und bekommen dann die Treffer in der Zertifikatliste des Benutzers angezeigt.
In der Spalte “Name” (G13) werden alle erworbenen Zertifikate mit jeweiligem Namen aufgelistet und können mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift “Name” alphabetisch sortiert werden.
Mit einem Klick auf den Namenslink eines Zertifikats, können Sie dieses an der Stelle sofort herunterladen. Daneben wird das Ausstellungsdatum des Zertifikats (ausgestellt am) (G14) eingetragen und die Spalte kann auf- bzw. absteigend nach den Daten sortiert werden.
Über das Doppelpfeilsymbol (G15) kann ein Zertifikat neu erstellt werden.
Beispiel: zum Zeitpunkt der ursprünglichen Zertifikatserstellung waren nicht alle Angaben des Benutzers im System vorhanden waren und somit fehlen nun wichtige Angaben des Benutzers auf dem Zertifikat ODER es lag eventuell ein Tippfehler im Namen vor, welcher nun korrigiert wurde und das Zertifikat nun mit den korrigierten Angaben erneut erstellt werden soll, mit allen richtigen Angaben.
WICHTIG: das ursprüngliche Ausstellungsdatum (beim Absolvieren der jeweiligen Schulung) ändert sich dadurch nicht/ wird dadurch nicht verfälscht.
Im Letzten Abschnitt des Reiters Dokumente werden alle eingetragenen Qualifikationen des Benutzers aufgelistet (Verwalten - Lernmanagement - Sonstiges - Qualifikationen).
Über das Filterfeld (G.16) können Sie nach Begriffen suchen und bekommen dann die Treffer in der Qualifikationsliste des Benutzers angezeigt.
In der Spalte “Name” (G17) werden alle Qualifikationen mit jeweiligem Namen aufgelistet und können mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift “Name” alphabetisch sortiert werden.
In der Spalte “Datei” (G18) werden alle Dateien angezeigt, die zu der jeweiligen Qualifikation hochgeladen wurden. Mit einem Klick auf den Namenslink einer Datei, können Sie diese an der Stelle sofort herunterladen.
In den letzten beiden Spalten werden dann das Absolvierungsdatum (erhalten am) (G19) und das Erstelldatum (erstellt am) (G20) angezeigt. Nach diesen Daten kann die Liste jeweils sortiert werden.
H. Skills
Im Reiter Skills werden alle Skills aufgelistet, die sich ein Benutzer selbst zugewiesen hat, die ihm von einem Vorgesetzten zugewiesen wurden, die er über eine Schulung erworben hat oder die er aufgrund seiner Stelle benötigt. Für alle Skills können Sie hier nur eine „Beurteilung durch den Vorgesetzten“ abgeben, inwieweit Sie glauben dass der Benutzer einen Skill erfüllt.
Unter “Skill” (H1) wird jeweils der Skill mit seinem Namen (hier z.B. “Belastbarkeit”) aufgelistet.
Darunter werden die Angaben der Selbstbeurteilung (H2) durch den Benutzer (entweder über “mein Bereich” oder ein Mitarbeitergespräch), der Beurteilung durch einen Vorgesetzten (H3) (entweder hier in der Benutzerverwaltung oder durch ein Mitarbeitergespräch) und der Beurteilung des Systems (H4) (durch das Absolvieren von Schulungen im System, die mit Skills verknüpft wurden) angezeigt (in Prozent). Sind Felder leer, so ist für diesen Beurteilungstyp noch keine Beurteilung erfolgt (z.B. Beurteilung des Systems ist leer = der Benutzer hat noch keine Schulung im System absolviert für die der entsprechende Skill verknüpft war). 
Das kleine schwarze Fragezeichen (H5) zeigt pro Skill an, zu welchen Skill-Kategorien die Skills jeweils gehören (bspw. Skills einer bestimmten Stelle im Unternehmen oder Soft Skills). 
Über den Button “Hinzufügen” (H6) am Ende der Liste, können Sie weitere Skills hinzufügen und wenn erwünscht als Vorgesetzter bewerten.
Über “Speichern” übernehmen Sie alle Ihre Angaben. Über “Zurück zur Übersicht” gelangen Sie jederzeit zurück in die Benutzerverwaltungsübersicht und über “Bearbeiten” können Sie die Angaben zu den Skills des Benutzers jederzeit wieder bearbeiten.
J. Gesprächsverlauf
Im Reiter Gesprächsverlauf können Sie die Entwicklung der Benutzer bezogen auf ihre Mitarbeitergespräche einsehen. Diese Ansicht wird mit jedem Mitarbeitergespräch erneuert und die angezeigten Werte auf den neuesten Stand gebracht. Sie eignet sich besonders für die Personalabteilung/ Führungskräfte um die Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu jeder Zeit im Überblick zu behalten.
Es werden alle Gesprächstypen gesondert aufgelistet. In diesem Beispiel hier die Auswertungen des Gesprächstyps “Jahresgespräch”. Die einzelnen Abschnitte kann man sich jeweils als CSV-Datei exportieren (J1).
Im ersten Abschnitt werdendie Ergebnisse der Gesprächsfragen (J2) des jeweiligen Gesprächstyps aufgelistet. Pro erledigtem Gespräch (Datum) (J3) gibt es eine Spalte mit den gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen. Hat sich der Benutzer (Mitarbeiter) vom letzten zum aktuellen Gesprächstermin verbessert, steht neben dem aktuellen Ergebnis ein grüner Pfeil nach oben (J4), sind die Ergebnisse gleich geblieben, steht neben dem aktuelle Ergebnis ein schwarzer Pfeil nach rechts (J5) und haben sich die Ergebnisse verschlechtert, ein roter Pfeil nach unten (J10). 
Im zweiten Abschnitt darunter, werden die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse der Skill-Bewertung (J7) desselben Gesprächtyps aufgelistet und können per CSV-Datei exportiert werden (J6).
Pro erledigtem Gespräch (Datum) (J8) gibt es eine Spalte mit den gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen. Hat sich der Benutzer (Mitarbeiter) vom letzten zum aktuellen Gesprächstermin verbessert, steht neben dem aktuellen Ergebnis ein grüner Pfeil nach oben (J9), sind die Ergebnisse gleich geblieben, steht neben dem aktuelle Ergebnis ein schwarzer Pfeil nach rechts (J5) und haben sich die Ergebnisse verschlechtert, ein roter Pfeil nach unten (J10).
Wurden noch weitere Mitarbeitergespräche anderer Gesprächstypen durchgeführt, so werden die dabei erarbeiteten Ergebnisse auch jeweils in zwei Abschnitten “Gesprächsfragen” und “Skill-Bewertungen” untereinander in diesem Reiter dargestellt.
Am Ende der Seite, nachdem alle Ergebnisse aller Gesprächstypen angezeigt wurden, steht noch einmal die Legende über die Pfeile (J11). Diese zeigen wie gesagt an, inwieweit sich die Mitarbeiter entwickelt haben und unterstützen die Zahlen-Angaben bildlich.
Darunter werden die aktuellen allgemeinen Angaben (J12) aufgelistet, die bei dem letzten Gespräch festgehalten wurden, bei welchem sie jeweils ein Schritt im Gesprächsablauf waren. Sie bestehen aus den Schritten “Karriereplanung”, “Mobilitätsbereitschaft” und der “Potenzialeinschätzung”.
Diese drei Themen sind nicht unbedingt in jedem Gesprächstyp enthalten und werden somit immer auf den neuesten Stand gebracht, sobald diese Teil/ Schritt eines Gespräches waren und behandelt wurden. Die entsprechenden aktuellsten Angaben werden dann in diesem Abschnitt angezeigt.
K. Protokoll
In diesem Reiter können Sie für den gewünschten Benutzer sämtliche Aktivitäten im System nachvollziehen, die bezogen auf ihn jemals geschehen sind.
Über das Trichtersymbol (K1) gelangen Sie zu den Filteroptionen:
Sie können nach Benutzern (K2) filtern, die bezogen auf den ausgewählten Benutzer Aktivitäten im System ausgeführt haben (z.B. der Benutzer selber, sein Vorgesetzter und Mitarbeiter aus der Personalabteilung). Zudem können Sie nach sämtlichen Aktivitäten (K3) filtern und sich nur die Informationen zu diesen ausgewählten Aktivitäten anzeigen lassen.
In der Übersichtstabelle werden hier spaltenweise alle Informationen aufgelistet:
Welcher Benutzer (K4) hat welche Aktivität (K5)/ was genau (Beschreibung) K6 wann (Erstellt am) (K7) gemacht. Dabei kann man die angezeigten Angaben nach dem Datum (erstellt am) sortieren.