Hierbei wird jedem Ihrer Mandanten ein einzelner Account zugewiesen auf den deren Benutzer Zugriff haben. Die Accounts sind voneinander isoliert, einzig Benutzer mit der Rolle "Account Administrator" haben auf alle Accounts Zugriff. Wenn Sie nun mehreren Mandanten ein E-Learning zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie dieses nicht in jedem Account einzeln neu anlegen. Stattdessen erstellen Sie es einmal als accountübergreifendes E-Learning und können es dann den entsprechenden Accounts zuweisen. Dabei können Sie nun E-Learnings bestimmten Accounts einzeln zuweisen oder Sie "gruppieren" mehrere E-Learnings in ein "Lernpaket" und weisen dieses dann bestimmten Accounts zu.
In dieser Anleitung wird nun in mehreren Schritten erklärt wie Sie ein accountübergreifendes E-Learning im Standardaccount (Default Account) erstellen, es anderen Accounts einzeln oder im Lernpaket zuweisen und es im Account individuell anpassen können.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Ein accountübergreifendes E-Learning erstellen
In diesem Schritt wird beschrieben wie Sie ein accountübergreifendes
E-Learning erstellen.
Folgende Besonderheiten accountübergreifender E-Learnings sind zu
beachten:
- Accountübergreifende E-Learnings können nur im Standardaccount (Default Account) von Bearbeitern und Benutzern mit dem globalen Recht "Accountübergreifende E-Learnings im Standardaccount erstellen" erstellt, bearbeitet, dupliziert, freigegeben und gelöscht werden. Account Administratoren haben dieses Recht und nur sie können Benutzern dieses Recht zuweisen.
- Die Freigabe eines accountübergreifenden E-Learnings erfolgt zentral im Standardaccount (Default Account). Wird das E-Learning hier freigegeben, ist es auch in allen Accounts, denen es zugewiesen ist, freigeben.
- In einem anderen Account können bei accountübergreifenden E-Learnings nur Zuweisungen von Benutzern und Gruppen vorgenommen werden, der Sichtbarkeitsstatus geändert und das globale Zertifikat durch ein lokales ersetzt werden. Genaueres hierzu finden Sie weiter unten.
- Ein accountübergreifendes E-Learning kann nachträglich nicht zu einem "normalen" E-Learning, also einem E-Learning, das in einem Account erstellt wurde und nur dort verfügbar ist, gemacht werden. Andersherum gilt das auch, also ein "normales" E-Learning kann nicht nachträglich zu einem accountübergreifenden E-Learning gemacht werden.
1. Zum Erstellen eines accountübergreifenden E-Learnings wechseln Sie zunächst in den "Standardaccount" (Default Account). Rufen Sie hierzu in der Kopfzeile die Accountverwaltung über "Accounts" (1.1) auf und wählen dort "Alle Accounts" (1.2).
Nur ein Account Administrator hat Zugriff auf die Accountverwaltung!
Wählen Sie den Menüpunkt-Reiter "Accounts
verwalten" (1.3) und beim Account mit dem
Hinweis "Standardaccount" (Default Account) dann "drei-Punkte-Symbol
- Zum Account wechseln" (1.4). Ggf. müssen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten neu im
Account anmelden.
- Wechseln Sie anschließend über "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen -
E-Learnings" (2.1) in die E-Learning-Übersicht und wählen dort "Neu" (2.2) um ein neues E-Learning zu erstellen.
3. Geben Sie dem E-Learning einen "Namen"(3.1)
(Feld:
Wie soll das neue E-Learning heißen?) und stellen Sie die verwendete
"Sprache"(3.2) (Feld: in welcher
Sprache?) des E-Learnings ein.
Um das E-Learning accountübergreifend zu machen
setzen Sie einen Hacken bei der Option "E-Learning
accountübergreifend erstellen" (3.3). Somit können Sie dieses E-Learning später zu
anderen Accounts hinzufügen.
Falls bereits Lernpakete angelegt wurden wird
"Lernpakete"
eingeblendet und Sie können aus der Dropdown-Box (3.4) ein oder mehrere Lernpakete auswählen, denen dieses
E-Learning zugwiesen werden soll.
Über "E-Learning erstellen" erstellen Sie dann das E-Learning.
Anschließend können Sie das E-Learning dann wie ein "normales" E-Learning weiter bearbeiten und Inhalte hinzufügen. Wie Sie dies machen können Sie folgenden Anleitungen entnehmen.
Bei einem accountübergreifenden E-Learning gibt es systembedingt folgende Einschränkungen:
Sie können keinen Kommentarbereich erstellen und keine Skills zuweisen.
4. Das accountübergreifende E-Learning wird in der
E-Learning-Übersicht mit dem Label "Accountübergreifend"(4.1) markiert.
Das Label "Accountübergreifend" wird nur Account Administratoren angezeigt. Normalen Administratoren wird dieses Label nicht angezeigt!
Schritt-für-Schritt Anleitung: Ein accountübergreifendes E-Learning einzeln zu einem Account hinzufügen
Nachdem Sie nun im Standardaccount (Default Account) die accountübergreifenden E-Learnings erstellt haben, können Sie diese einzeln oder im Paket einem Account zuweisen.
Hier wird beschrieben wie Sie ein accountübergreifendes E-Learning einem Account zuweisen.
Accountübergreifende E-Learnings können nur von Account Administratoren über die Accountverwaltung zu anderen Accounts hinzugefügt werden.
- Rufen Sie in der Kopfzeile "Accounts" (1.1) auf und wählen dort "Alle Acccounts" (1.2).
- Wählen Sie den Menüpunkt-Reiter "Accounts verwalten" (2.1) und beim gewünschten Account "drei-Punkte-Symbol - Lernpaket/E-Learning Zuweisung" (2.2).
- Wechseln Sie zum Reiter "Einzelne E-Learnings" (3.1).
Um dort ein accountübergreifendes E-Learning besser finden zu können stehen Ihnen einige Filter zur Verfügung (Filtersymbol 3.2). Sie können nach dem eingestellten "Sichtbarkeitsstatus" (3.3), nach der verwendeten "Sprache" (3.4), nach dem "Anbieter" (3.5) des E-Learnings, nach vergebenen "Schlagworten" (3.6) und nach dem Namen des E-Learnings "Filtern" (3.7).
Das gewünschte E-Learning fügen Sie dann über das "+" (Hinzufügen)" (3.8) dem Account hinzu.
- Nachdem das E-Learning dem Account hinzugefügt wurde, wird das Datum unter "Hinzugefügt am" (4.1) eingetragen.Über das Minus "-" (Entfernen)" (4.2) können Sie ein E-Learning auch wieder aus einem Account entfernen.
Wenn Sie ein E-Learning aus einem Account entfernen, werden alle Benutzer- und Gruppenzuweisungen des E-Learnings in diesem Account gelöscht, sofern das E-Learning nicht zusätzlich über ein Lernpaket hinzugefügt ist.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Accountübergreifende E-Learnings im Paket zu einem Account hinzufügen
Nachdem Sie nun im Standardaccount (Default Account) die accountübergreifenden E-Learnings erstellt haben, können Sie diese einzeln oder im Paket einem Account zuweisen. Hier wird beschrieben wie Sie ein Lernpaket erstellen und diesem accountübergreifende E-Learnings zuweisen und wie Sie anschließend ein Lernpaket zu einem Account hinzufügen.
Lernpakete können nur von Account Administratoren über die Accountverwaltung zu Accounts hinzugefügt werden.
- Um ein Lernpaket zu erstellen rufen Sie zunächst in der Kopfzeile "Accounts" (1.1) auf und wählen dort "Alle
Accounts" (1.2).
- Wählen Sie den Menüpunkt-Reiter "Lernpakete verwalten" (2.1) und dort "Neu" (2.2).
a. Auf der "Neues Lernpaket erstellen" Seite können Sie nun ein neues Lernpaket anlegen.
Geben Sie dem Lernpaket einen "Namen" (2.3) und übernehmen Sie dies mit "Speichern".
b. Das neu erstellte Lernpaket (2.4) erscheint in der Lernpaketübersicht. Um diesem nun E-Learnings zuzuweisen wählen Sie "drei-Punkte-Symbol - E-Learning Zuweisungen" (2.5).
c. Auf der Zuweisungsübersicht werden Ihnen alle accountübergreifenden E-Learnings angezeigt.
Um dort ein accountübergreifendes E-Learning besser finden zu können stehen Ihnen über das Filtersymbol (2.6) einige Filter zur Verfügung. Sie können nach dem eingestellten "Sichtbarkeitsstatus" (2.7), nach der verwendeten "Sprache" (2.8), nach dem "Anbieter" (2.9) des E-Learnings, nach vergebenen "Schlagworten" (2.10) und nach dem Namen des E-Learnings "Filtern" (2.11).
Das gewünschte E-Learning fügen Sie dann über das "+" (Hinzufügen)" (2.12) dem Lernpaket hinzu.
d. Nachdem das E-Learning dem Lernpaket hinzugefügt wurde, wird das Datum unter "Hinzugefügt am" (2.13) eingetragen.
Über das Minus "-" (Entfernen)" (2.14) können Sie ein E-Learning auch wieder aus dem Lernpaket entfernen.
Wenn Sie ein E-Learning aus einem Lernpaket entfernen erscheint der folgende Dialog in dem erklärt wird, welche Daten des E-Learnings in allen Accounts des Lernpakets gelöscht werden.
Möchten Sie jedoch nur das E-Learning aus dem Lernpaket entfernen und stattdessen dieses allen Accounts des Lernpakets direkt zuweisen, können Sie die Option "E-Learning 'X' allen Accounts des Lernpakets direkt zuweisen" (2.a) wählen. Dadurch werden keine Daten des E-Learnings für Accounts des Lernpakets gelöscht.
Mit "Entfernen" entfernen Sie das E-Learnings aus dem Lernpaket.
- Nachdem alle relevanten E-Learnings dem Lernpaket hinzugefügt wurden, kann dieses nun zu einem Account hinzugefügt werden.Wählen Sie hierzu den Menüpunkt-Reiter "Accounts verwalten" (3.1) und beim gewünschten Account "drei-Punkte-Symbol - Lernpaket/E-Learning Zuweisung" (3.2).
- Wechseln Sie zum Reiter "Lernpakete" (4.1) und fügen das gewünschten Lernpaket dann über das Plus "+" (Hinzufügen)" (4.3) dem Account hinzu.Um ein Lernpaket schneller zu finden können Sie nach dem Namen des Lernpakets "Filtern" (4.2).
- Nachdem das Lernpaket dem Account hinzugefügt wurde, wird das Datum unter "Hinzugefügt am" (5.1) eingetragen.Über das Minus " - " (Entfernen)" (5.2) können Sie das Lernpaket auch wieder aus einem Account entfernen.
Wenn Sie ein Lernpaket aus einem Account entfernen erscheint der folgende Dialog in dem erklärt wird, welche Daten der enthaltenen E-Learnings für diesen Account gelöscht werden.
Möchten Sie jedoch nur das Lernpaket entfernen und stattdessen die enthaltenen E-Learnings dem Account direkt zuweisen, können Sie die Option "E-Learnings des Lernpakets 'X' in diesem Account direkt zuweisen" (5.a) wählen. Dadurch werden keine Daten der enthaltenen E-Learnings für diesen Account gelöscht.
Mit "Entfernen" entfernen Sie das Lernpaket aus dem Account.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Konfiguration eines accountübergreifenden E-Learnings in einem anderen Account
Ein accountübergreifendes E-Learning kann nur im Standardaccount (Default Account) erstellt und bearbeitet werden. In einem anderen Account, dem das accountübergreifende E-Learning hinzugefügt wurde, haben Sie lediglich die Möglichkeit den "Sichtbarkeitsstatus" und das "Zertifikat" individuell für diesen Account anzupassen. Beides wird im Folgenden beschrieben.
- Wählen Sie zunächst in der Kopfzeile "Accounts"- "Alle Accounts"(1.1) und aus der Liste den gewünschten Account (1.2) aus. Ggf. müssen Sie sich im Account mit Ihren Benutzerdaten anmelden.
- Im ausgewählten Account wechseln Sie anschließend über "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - E-Learnings" (2.1) in die E-Learning-Übersicht und wählen beim entsprechenden accountübergreifenden E-Learning "drei-Punkte-Symbol - Account Einstellungen" (2.2).
- Um den Sichtbarkeitsstatus zu ändern wechseln Sie in den "Account Einstellungen" in den Reiter "Sichtbarkeitsstatus" (3.1).
Der Punkt "Globale Einstellung 'X' beibehalten" (3.2) ist ausgewählt und Sie können sehen welcher Sichtbarkeitsstatus global für dieses accountübergreifende E-Learning eingestellt ist.Nur Account Administratoren oder Benutzer mit dem globalen Recht "Sichtbarkeitsstatus von accountübergreifenden E-Learnings für meinen Account bearbeiten" können die "Account Einstellungen" aufrufen und den Sichtbarkeitsstatus für diesen Account anpassen.
Möchten Sie nun den Sichtbarkeitsstatus des E-Learnings für diesen Account ändern, wählen Sie "Sichtbarkeitsstatus für den aktuellen Account ändern" (3.3).
In der erscheinenden Dropdown-Box (3.4) können Sie nun den gewünschten Sichtbarkeitsstatus wählen und dadurch die globale Einstellung überschreiben.
Die Änderungen übernehmen Sie mit "Speichern".
Rückblick Sichtbarkeitsstatus:
- Privat: Das E-Learning ist für einen Benutzer nur sichtbar, wenn er diesem zugewiesen wurde. Das E-Learning ist nicht über die Suche auffindbar.
- Intern sichtbar: Das E-Learning ist für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche auffindbar.
- Um das Zertifikat zu ändern wechseln Sie in den "Account Einstellungen" in den Reiter "Zertifikat" (4.1). Der Punkt "Global eingestelltes Zertifikat 'X' beibehalten" (4.2) ist ausgewählt und Sie können sehen welches Zertifikat global für dieses accountübergreifende E-Learning eingestellt ist.
Nur Account Administratoren oder Benutzer mit dem globalen Recht "Zertifikat von accountübergreifenden E-Learnings für meinen Account bearbeiten" können die "Account Einstellungen" aufrufen und das Zertifikat für diesen Account anpassen.
Möchten Sie nun das Zertifikat des E-Learnings für diesen Account ändern, weil Sie z.B. Ihr Firmenlogo verwenden möchten, wählen Sie "Zertifikat für den aktuellen Account ändern" (4.3).
In der erscheinenden Dropdown-Box ( 4.4) können Sie nun das gewünschte lokale Zertifikat wählen und dadurch die globale Einstellung überschreiben.
Sollte Ihr Zertifikat die "erreichte Punktzahl" und/oder die "maximal erreichbare Punktzahl" verwenden, so können Sie dies unter "Punktzahl der folgenden Tests verwenden" (4.5) einstellen.
Über den Button "Vorschau" (4.6) können Sie sich zur Kontrolle eine Vorschau des Zertifikats im PDF-Format erstellen.
Seit Version 3.1 können Sie an dieser Stelle auch eine Gültigkeitsdauer des Zertifikats für den aktuellen Account ändern bzw. eine Gültigkeitsdauer einstellen (4.7).
Die Änderungen übernehmen Sie mit "Speichern".
Wie Sie ein Zertifikat erstellen, entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung:
Seit Version 3.1 sind die beiden folgenden Ansichten in der Accountverwaltung zusätzlich verfügbar:
Auf der Hauptseite "Alle Accounts" gibt es den neuen tab "E-Learning Lizenzen". 
Hier werden nur die ersten Zuweisungen von Benutzern eines Accounts zu accountübergreifenden E-Learnings im angegeben Zeitraum angezeigt. Wird z.B. die erste Zuweisung eines Benutzers zu einem accountübergreifenden E-Learning entfernt und dieser zu einem späteren Zeitpunkt erneut zugewiesen, wird hier nur die erste Zuweisung angezeigt.
Klickt man dann wiederum auf eines der angezeigten E-Learnings (blau hinterlegter Link - Name des E-Learnings) gelangt man in eine gesonderte Ansicht, die die Benutzer des Accounts und das Datum der Erstzuweisung anzeigt. 