Unter Präsenzveranstaltung werden gewöhnlich alle Schulungen oder Seminare zusammengefasst, die nicht online stattfinden. Dazu zählen unternehmensinterne Schulungen wie auch externe Schulungen. Der Teilnehmer muss also "präsent" am Schulungsort sein. Darüber hinaus können Präsenzveranstaltungen aber auch für "Online-Seminare", wie z.B. Webinare, verwendet werden.
Diese Präsenzveranstaltungen bestehen nun wiederum aus einem oder mehreren Terminen und Folgeterminen, die an unterschiedlichen Orten durchgeführt werden.
Ein Beispiel:
Die Veranstaltung "Staplerführerschein, Theorie und Praxis" (Präsenzveranstaltung) wird in einem Unternehmen an mehreren Standorten (Präsenzveranstaltungstermine) angeboten und erstreckt sich über mehrere Tage (Folgetermine).
Hier wird das Anlegen eines Präsenzveranstaltungstermins mit Folgeterminen beschrieben.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Um einen Präsenzveranstaltungstermin anzulegen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Präsenzveranstaltungszeile (1.1).
Die Präsenzveranstaltung klappt nun auf und Sie können entweder den bereits vorhandenen leeren Präsenzveranstaltungstermin (2.1) über das "Zahnrad" bearbeiten oder über "Neu" (2.2) einen neuen Termin anlegen.
Beim Anlegen einer Präsenzveranstaltung wird automatisch ein leerer laufender Präsenzveranstaltungstermin angelegt.
Dadurch bleibt auch eine neu erstellte Präsenzveranstaltung in der Übersicht sichtbar, da der Filter auf "Laufende Veranstaltungen" voreingestellt ist.
Im Reiter "Veranstaltungsinformationen" geben Sie nun allgemeine Informationen zur Veranstaltung an.
Unter "Mindestteilnehmerzahl" (3.1) können Sie angeben wie viele Teilnehmer sich mindestens angemeldet haben sollten damit die Veranstaltung stattfinden kann.
Um dieses Feature optimal nutzen zu können, haben Sie die Möglichkeit unter "Verwalten - Lern Einstellungen - Präsenzveranstaltungen" sich X-Tage vor dem ersten Veranstaltungstermin eine Benachrichtigungs-E-Mail mit der Anzahl der aktuellen Anmeldungen zuschicken zu lassen. Aufgrund der Anmeldungen kann nun entschieden werden, ob die Veranstaltung stattfindet oder aufgrund von zu geringem Interesse abgesagt wird.
Mit der "Maximalen Anzahl an Teilnehmern" (3.2) können Sie die möglichen Anmeldungen für diese Veranstaltung begrenzen, also wenn z.B. der Veranstaltungsraum nicht mehr Plätze bietet oder die Veranstaltung selbst eine gewisse Teilnehmerzahl nicht überschreiten sollte. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, können sich weitere Benutzer nicht mehr anmelden.
Ist zusätzlich die Option "Warteliste aktivieren?" (3.3) aktiviert, können sich Benutzer, auch wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, weiterhin anmelden. Diese werden dann auf eine Warteliste gesetzt. Sollte sich ein angemeldeter Teilnehmer zwischenzeitlich von der Veranstaltung abmelden, rückt der erste Benutzer der Warteliste automatisch nach und wird per E-Mail informiert.
Im Feld "Anbieter" (3.4) tragen Sie den Anbieter der Veranstaltung ein.
Unter "Trainergebühr" (3.5) tragen Sie die Kosten für den Trainer im Einkauf ein. Diese können Sie "pro Veranstaltung" oder "pro Teilnehmer" angeben und sie sind nur für interne Zwecke und nicht für den Teilnehmer sichtbar.
Die "Teilnahmegebühr" (3.6) stellt die Kosten, falls sie für den Teilnehmer anfallen, dar. Diese ist für den Benutzer sichtbar. Siehe "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten.
In den "Veranstaltungsdetails" (3.7) tragen Sie zusätzliche Informationen zur Veranstaltung wie z.B. eine Agenda ein. Diese ist für den Benutzer sichtbar. Siehe "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten.
Unter "Standardraum" (3.8) wählen Sie den Hauptraum für die Veranstaltung aus. Dieser ist dann bei der Erstellung der Termine vorausgewählt, kann dort aber auch geändert werden. Sollte der Raum noch nicht erstellt worden sein, können Sie diesen über den Link "Neuen Raum anlegen" direkt anlegen und anschließend auswählen.Unter "Verwalten - System Einstellungen - Raumverwaltung" können Sie vorhandene Räume verwalten und neue anlegen.
Wenn Sie weitere Informationen angeben möchten, haben Sie die Möglichkeit bis zu 3 zusätzliche Textfelder(3.9) zu definieren.
Diese können Sie unter "Verwalten - Lern Einstellungen - Präsenzveranstaltungen" und dort im Bereich "Frei belegbare Textfelder für Präsenzveranstaltungstermine" frei benennen und definieren, ob diese für den Benutzer sichtbar sein sollen. Diese können Sie dann an dieser Stelle ausfüllen.
- Im Reiter "Trainerauswahl" können Sie entweder unter "Trainer" (4.1)
einen oder mehrere Trainer aus der Dropdown-Box auswählen, oder, falls
der Trainer noch nicht vorhanden ist, ihn über den Button "Neu" (4.2)
neu anlegen. Hierbei müssen dann der Vor-, Nachname und die E-Mail
Adresse des Trainers angegeben werden. Die Telefonnummer ist optional.
Zum Anlegen eines Termins klicken Sie im Reiter "Termine" auf "Neuer Termin" (5.1).
In dem sich öffnenden Dialog geben Sie unter "Am" (5.a) das Datum des Termins an und unter "Von/Bis" (5.b) die Anfangs- und Enduhrzeit an.
Unter "Raum" (5.c) wählen Sie den Veranstaltungsraum aus.Sollte der Raum für den ausgewählten Zeitraum bereits belegt sein, werden Ihnen der betreffende Zeitraum und die Veranstaltung angezeigt. Sie können diesen Termin dann nicht anlegen und müssen dann entweder einen anderen Raum oder eine andere Uhrzeit auswählen oder die aktuelle Raumbuchung entfernen.
Unter "Verwalten - System Einstellungen - Raumverwaltung" können Sie vorhandene Räume verwalten und neue anlegen.
Unter "Weitere Informationen" (5.d) können Sie zusätzliche Informationen zu diesem Termin eintragen. Diese kann sich der Teilnehmer auf der Präsenzveranstaltungs-Übersichtsseite über das Fragezeichen neben dem Termin anzeigen lassen. Siehe "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten.
Sollte sich die Veranstaltung über mehrerer Tage erstrecken oder in regelmäßigen Abständen stattfinden, so können Sie über "Folgetermine" (5.e) und dort über die Auswahl von "Täglich", "Wöchentlich", "Jeden Monat" oder "Jedes Jahr", den letzten gewünschten Folgetermin einstellen.
Nachdem Sie alle Termine erstellt haben werden diese in der Tabelle aufgelistet und können ggf. über das "Zahnrad" bearbeitet oder gelöscht werden.
Über den Reiter "Zeiteinstellungen" haben Sie die Möglichkeit zeitgesteuert Umfragen automatisiert an die Teilnehmer der Präsenzveranstaltung zu versenden. Dies kann z.B. dazu verwendet werden um ein Seminarfeedback nach 1 Tag und ein Transferfeedback nach 3 Monaten von den Teilnehmern einzuholen.
Um nun eine zuvor erstellte Umfrage auszuwählen klicken Sie auf "Neu" (6.1).Umfragen erstellen Sie unter "Verwalten - Mehr - Umfragen - Übersicht".
Im sich öffnenden Dialog können Sie nun unter "Zeitpunkt" (6.a), (6.b) die Zeit einstellen, ab wieviel Tagen, Wochen oder Monaten die Umfrage nach Abschluss der Veranstaltung durch den Verwalter, die Umfrage an die Teilnehmer versendet werden soll.
Unter "Umfrage" (6.c) wählen Sie aus einer Liste die gewünschte Umfrage aus.
Die Angaben übernehmen Sie mit "Speichern".Die Umfragen werden erst dann an die Teilnehmer der Präsenzveranstaltung versendet, wenn der Verwalter den Präsenzveranstaltungs-Termin über "Veranstaltung abschließen" abgeschlossen hat.
Zusätzlich ist zu beachten, dass sich der Versand der Umfragen auf den letzten Termin der Präsenzveranstaltung bezieht.
Beispiel: Bei einer Präsenzveranstaltung soll eine Umfrage eine Woche nach dem letzten Termin versendet werden.
Vom Verwalter wird diese Präsenzveranstaltung allerdings erst 8 Tage nach dem letzten Termin abgeschlossen.
Die Umfrage wird nun direkt nach Abschluss an die Teilnehmer versendet, da sie sich auf den letzten Termin und nicht auf das Abschlussdatum bezieht.
Nachdem Sie alle Umfragen erstellt haben werden diese in der Tabelle aufgelistet und Sie können diese ggf. über das "Zahnrad" "Bearbeiten" (6.2) oder auch "Löschen" (6.3).
Im Reiter "Kommentarbereich" können Sie ein oder mehrere Themen vorgeben zu denen Teilnehmer der Präsenzveranstaltung Kommentare abgeben können.
Der Reiter "Kommentarbereich" wird nur eingeblendet, wenn unter "Verwalten - Lern Einstellungen - Präsenzveranstaltungen" im Bereich "Generelle Einstellungen" die Option "Kommentarbereiche einschalten" aktiviert ist. Diese Einstellung gilt für alle Präsenzveranstaltungen.
Der Kommentarbereich wird für Teilnehmer aber nur dann auf der Übersichtsseite der Präsenzveranstaltung angezeigt, wenn mindestens ein Kommentarthema zur Präsenzveranstaltung angegeben wurde.
Klicken Sie hierzu zunächst den Button "+ Neues Kommentarthema" (7.1).
In dem neuen Feld "Kommentarthema" (7.2) geben Sie nun ein Thema an, zu dem die Teilnehmer einen Kommentar abgeben können.
Über den "Mülleimer" (7.3) können Sie dieses auch wieder löschen.
Übernehmen Sie die Angaben mit "Speichern".
Darstellung für den Administrator
Der neu erstellte Präsenzveranstaltungstermin mit allen möglichen Angaben sieht dann in der Verwaltung wie folgt aus:
Unter
"1. Termin" wird Ihnen der erste Termin der Präsenzveranstaltung
angezeigt. Wenn die Veranstaltung Folgetermine hat, wird ein "?" neben
dem ersten Termin angezeigt.
Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, werden Ihnen alle Folgetermine in einem kleinen Popover angezeigt.
Darstellung für den Teilnehmer und in der Vorschau
Sie als Bearbeiter bzw. Ersteller des Präsenzveranstaltungstermins können sich über "Zahnrad - Vorschau" anschauen wie für einen zugewiesenen Benutzer der Präsenzveranstaltungstermin dargestellt wird.
Da Sie als Bearbeiter
bzw. Ersteller des Präsenzveranstaltungstermins diesem meist nicht
zugewiesen sind, unterscheidet sich die Darstellung zu der des Benutzers
nur durch den folgenden Hinweis. Dieser wird anstelle der Buttons
"Anmelden", "Teilnahme absagen" angezeigt.
Die Darstellung im Schulungskatalog unterscheidet sich gegenüber der für zugewiesene Benutzer ein wenig, die angezeigten Informationen sind jedoch fast die gleichen.
