Hier können Sie jeweils den Status aller Mitarbeitergespräche (bzw. der Gespräche meiner Gruppen) einsehen, Mitarbeiter bezüglich der Gespräche direkt kontaktieren oder sich Informationen über die Mitarbeitergespräche herunterladen.
Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie das lokale und/ oder globale Recht: “Mitarbeitergespräche überwachen”.
Schritt-für-Schritt Anleitung
-
Wechseln Sie in der Verwaltung über Talentmanagement - Mitarbeitergespräche - Übersicht (1.1) in die Übersicht aller Mitarbeitergespräche.
-
Auf der Übersichtsseite haben Sie dann folgende Optionen:
Im ersten Abschnitt können Sie sich über den Button “CSV Export” (2.1) einen Bericht über erledigte Mitarbeitergespräche exportieren.
Mit einem Klick auf den Button öffnet sich ein separates Fenster, in dem Sie den Gesprächstypen (2.1a) und einen Zeitraum (von (2.1b) bis (2.1c)) auswählen können. Den Export bestätigen Sie dann mit “CSV Export” (2.1d). Im Fenster werden Ihnen zudem hilfreiche Informationen zum Export eingeblendet.
Darunter werden alle Gespräche aufgelistet, bei denen ein Eingriff erforderlich ist.
Über das Trichtersymbol (2.2) können Sie den Daten-Zeitraum-Filter “von - bis” (2.4) aufklappen und so nach Daten filtern.
Im Filtern-Feld (2.3) können Sie nach Namen suchen und bekommen die Gespräche der entsprechenden Mitarbeiter angezeigt.
In der Tabellen-Übersicht darunter werden die Benutzer (Mitarbeiter) (2.5) aufgelistet, bei deren Gesprächen ein Eingriff aktuell erforderlich ist (sprich: eine der beiden Gesprächsparteien hat am Ende des Gespräches angegeben mit dem Gesprächsergebnis nicht einverstanden zu sein).
Die angezeigten Benutzer können (auf- oder absteigend) alphabetisch sortiert werden und mit einem Klick auf den Link des Benutzernamens gelangen Sie in das jeweilige Benutzerprofil und können sämtliche Informationen des Benutzers einsehen und/ oder verwalten.
Sehen Sie dazu auch die Anleitung: So verwalten Sie Benutzer und deren Dokumente.
Daneben wird der Vorgesetzte (2.6) des Benutzers des jeweiligen Gespräches angezeigt sowie das Datum/ die Uhrzeit (2.7) und der Anlass des Gespräches (2.8) (z.B. Jahresgespräch). Die Angaben der Übersicht können jeweils nach Datum/ Uhrzeit oder Anlass sortiert werden.
Über das Drei-Punkte-Symbol am Ende jeder Zeile, können Sie ein PDF-Dokument des Gespräches herunterladen (2.9) oder das Gespräch als gelöst markieren (2.10). In zweitem Fall haben Sie den Sachverhalt zwischen den Parteien geklärt und das Gespräch wandert dann in den letzten Abschnitt der erledigten Gespräche.
Im zweiten Abschnitt werden alle ungeplanten/ überfälligen Gespräche aufgelistet.
Auch hier können Sie im Filtern-Feld (2.11) nach Namen suchen und bekommen die Gespräche der entsprechenden Mitarbeiter angezeigt.
In der Tabellen-Übersicht darunter werden die Benutzer (Mitarbeiter) (2.12) aufgelistet, deren Gespräche noch ungeplant/ überfällig sind.
Hier ist zu beachten, dass Sie unter “Einstellungen - Talenteinstellungen - Mitarbeitergespräche” Standardgesprächstypen hinterlegen können, die immer für alle Benutzer (Mitarbeiter) im Jahr geplant und durchgeführt werden sollen.
Diese Gespräche werden dann für alle Benutzer in diesem Abschnitt unter “ungeplant/ überfällige” Gespräche aufgelistet und können aus dieser Ansicht heraus dann einfach verwaltet und geplant werden. Diese Funktion dient also als “Hilfestellung” für die Administratoren der Gespräche.
Die angezeigten Benutzer können (auf- oder absteigend) alphabetisch sortiert werden und mit einem Klick auf den Link des Benutzernamens gelangen Sie in das jeweilige Benutzerprofil und können sämtliche Informationen des Benutzers einsehen und/ oder verwalten.
Sehen Sie dazu auch die Anleitung: So verwalten Sie Benutzer und deren Dokumente.
Neben den Benutzern werden in der Übersicht dann noch der Anlass des Gespräches (2.13) (Gesprächstyp) und das Datum des letzten Gespräches (2.14) aufgelistet.
Am Ende jeder Zeile können Sie den entsprechenden Benutzer über das Briefumschlag-Symbol (2.15) aus dieser Ansicht heraus kontaktieren und eventuelle Fragen rund um die Mitarbeitergespräche klären.
Es öffnet sich das “Neue-Nachricht-Fenster”. Der entsprechende Benutzer ist als Empfänger (2.15a) schon vorausgewählt und Sie haben dazu die Möglichkeit noch weitere Benutzer gleichzeitig anzuschreiben (z.B. den Vorgesetzten oder andere Benutzer, die Sie bezüglich der Mitarbeitergespräche über die gleichen Punkte informieren möchten). Sie geben einen Betreff (2.15b) für die Nachricht an und können dann die Nachricht (2.15c) im vorgesehenen Feld schreiben. Darunter haben Sie noch die Möglichkeit einen Anhang (2.15d) zu der Nachricht hinzuzufügen. Die erlaubten Dateiformate und Dateigröße sind hier angegeben.
Im dritten Abschnitt werden alle geplanten/ überfälligen Gespräche angezeigt.
Im Filtern-Feld (2.16) können Sie nach Namen suchen und bekommen die Gespräche der entsprechenden Mitarbeiter angezeigt.
Über das Trichtersymbol (2.17) können Sie den Daten-Zeitraum-Filter “von - bis” (2.18 und 2.19) aufklappen und so nach Daten filtern.
In der Tabellen-Übersicht darunter werden die Benutzer (Mitarbeiter) (2.20) aufgelistet, deren Gespräche aktuell geplant/ überfällig sind.
Die angezeigten Benutzer können (auf- oder absteigend) alphabetisch sortiert werden und mit einem Klick auf den Link des Benutzernamens gelangen Sie in das jeweilige Benutzerprofil und können sämtliche Informationen des Benutzers einsehen und/ oder verwalten.
Sehen Sie dazu auch die Anleitung: So verwalten Sie Benutzer und deren Dokumente.
Daneben wird der Vorgesetzte (2.21) des Benutzers des jeweiligen Gespräches angezeigt sowie das Datum/ die Uhrzeit (2.22) und der Anlass des Gespräches (2.23) (z.B. Jahresgespräch). Die Angaben der Übersicht können jeweils nach Datum/ Uhrzeit oder Anlass sortiert werden.
Am Ende jeder Zeile können Sie den entsprechenden Benutzer über das Briefumschlag-Symbol (2.24) aus dieser Ansicht heraus kontaktieren und eventuelle Fragen rund um die Mitarbeitergespräche klären.
Es öffnet sich das “Neue-Nachricht-Fenster”, wie oben im letzten Abschnitt beschrieben.
Im letzten Abschnitt werden die erledigten Gespräche angezeigt.
Im Filtern-Feld (2.25) können Sie nach Namen suchen und bekommen die Gespräche der entsprechenden Mitarbeiter angezeigt.
Über das Trichtersymbol (2.26) können Sie den Daten-Zeitraum-Filter “von - bis” (2.27) aufklappen und so nach Daten filtern.
In der Tabellen-Übersicht darunter werden die Benutzer (Mitarbeiter) (2.28) aufgelistet, deren Gespräche erledigt sind.
Die angezeigten Benutzer können (auf- oder absteigend) alphabetisch sortiert werden und mit einem Klick auf den Link des Benutzernamens gelangen Sie in das jeweilige Benutzerprofil und können sämtliche Informationen des Benutzers einsehen und/ oder verwalten.
Sehen Sie dazu auch die Anleitung: So verwalten Sie Benutzer und deren Dokumente.
Daneben wird der Vorgesetzte (2.29) des Benutzers des jeweiligen Gespräches angezeigt sowie das Datum an dem das Gespräch beendet wurde (beendet am) (2.30) und der Anlass des Gespräches (2.31).
Die letzten beiden Spalten geben an, ob die Zustimmung des Vorgesetzten (2.32) und die Zustimmung des Benutzers (Mitarbeiters) (2.33) zum Gespräch jeweils erfolgt ist. Das Hakensymbol gibt an, dass die Zustimmung erfolgt ist, das Strichsymbol zeigt, dass keine Zustimmung erfolgt ist. Ist weder das eine noch das andere Symbol eingetragen, so haben Vorgesetzter und/ oder Benutzer die Zustimmung weder erteilt noch abgelehnt und diese steht noch aus. Diese Symbolik ist auch noch einmal in der Legende (2.35) am Seitenende erklärt.
Die Tabelle kann nach Enddatum (2.30) oder Anlass des Gespräches (2.31) sowie Zustimmung des Vorgesetzten (2.32) oder Zustimmung des Benutzers (2.33) sortiert werden.
Am Ende jeder Zeile können Sie über das entsprechende Pfeilsymbol (2.34) das Protokoll des Gespräches als PDF-Datei herunterladen.