So aktivieren Sie OpenAI Features und nutzen diese

    Seit Version 3.4 kann man im TUTORize System mit KI-Funktionen arbeiten.
    In dieser Anleitung wird in mehreren Schritten erklärt wie Sie KI-Einstellungen vornehmen und diese an verschiedenen Stellen im System dann einsetzen können.

    Um Systemeinstellungen bezüglich Künstlicher Intelligenz vorzunehmen benötigen sie das globale Recht “Technische Verwaltung”.

    Nutzen Sie ein mandantenfähiges System, dann greift im Bezug auf die Funktionen rund um KI wenn gewünscht noch das globale Recht:
    KI-Chatbot-Sichtbarkeitsstatus von accountübergreifenden E-Learnings für meinen Account bearbeiten.

    Schritt-für-Schritt Anleitung: OpenAI Features aktivieren

  1. Um KI-Einstellungen vorzunehmen, wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenu - Einstellungen - Künstliche Intelligenz" (1.1) in die Verwaltungsübersicht der Einstellungsoptionen bezogen auf KI-Funktionen.

     
  2. Auf der Seite “Künstliche Intelligenz” im ersten Abschnitt “Open AI” finden Sie dann folgende Informationen und Einstellungsmöglichkeiten:



    In der blauen Infobox (2.1) sind zunächst alle Funktionalitäten aufgelistet, die mit der Aktivierung der OpenAI-Features im System verfügbar werden.
    Um dies zu tun, können Sie im Feld darunter Ihren OpenAI API-Key eintragen.
    Über das erste “Reagenzglassymbol” (2.2) können Sie den eingestellten Open AI API-Key testen.
    Über das zweite “Bearbeiten-Symbol” (2.3) können Sie den eingestellten Key jederzeit wieder bearbeiten.
    Über das letzte “Mülleimer-Symbol” (2.4) können Sie den eingestellten Key jederzeit wieder löschen.
  3. Welche Funktionen sind mit Ihrem eingesetzten Key freigeschaltet und wo findet man diese im System?
    1. Vorschaubilder für E-Learnings, Veranstaltungen und/ oder Lernpfade erzeugen
      Im Info-Tab der jeweiligen Schulungsart kann man bisher Vorschaubilder hochladen. Mit der Aktivierung des OpenAI Keys gibt es mit Version 3.4 neu die zusätzliche Option, sich das Vorschaubild anhand von den eigenen Vorstellungen, die man eingibt, erzeugen zu lassen.



      Im Textfeld geben Sie ein, wie Sie sich das Vorschaubild vorstellen und die KI erzeugt dann entsprechende Vorschläge sobald Sie auf “Erzeugen” klicken. Das erzeugte Bild ersetzt bisher eingestellte Vorschaubilder. Für die Bildbeschreibung sind 600 Wörter möglich (in etwa eine DINA4-Seite).
    2. Zusammenfassungen für Dokument-Elemente in E-Learnings und Wissenseinträgen erzeugen
      Bei einem Dokument-Element (in einem E-Learning oder einem Wissenseintrag) kann man bisher eigenständig eine Beschreibung einfügen.
      Mit der Aktivierung des OpenAI Keys gibt es mit Version 3.4 neu die zusätzliche Option, eine Zusammenfassung des Dokuments erstellen zu lassen.



      Dabei kann man angeben, mit wie vielen Wörtern der Inhalt des Dokumentes zusammengefasst werden soll. Erst mit “Übernehmen” wird die vorgeschlagene Zusammenfassung gespeichert.
    3. Audio Datei aus einem vorgegebenen Text für E-Learning Audio Elemente erzeugen
      Bei den Audio-Elementen in E-Learnings kann man bisher Audio-Dateien mit bestimmten Audioformaten hochladen und abspielen lassen.
      Mit der Aktivierung des OpenAI Keys gibt es mit Version 3.4 neu die zusätzliche Option, einen Vorlesetext einzugeben, der dann von einer weiblichen oder männlichen Stimme gesprochen wird.
       


      Das Ergebnis wird im Medienpool hochgeladen und diesem Element hinzugefügt. Die maximale Länge beträgt ungefähr 600 Wörter, eine volle DIN A4 Seite oder 4 Minuten Audiolänge.
    4. Fragen und Antworten zu PDF-Dokumenten für E-Learning Test Elemente erzeugen
      Aktuell können bei den Test-Elementen in E-Learnings folgende Fragetypen manuell erstellt und gestaltet werden:
      Single Choice, Multiple Choice, Freitext, Freitext mit Musterlösung, mit Datei antworten und Lückentext.
      Mit der Aktivierung des OpenAI Keys gibt es mit Version 3.4 neu die zusätzliche Option, für die Fragetypen Single Choice und Multiple Choice automatisch Fragen und Antworten mit KI erstellen zu lassen, basierend auf einem Dokument, welches an dieser Stelle hochgeladen werden kann.



      Zunächst wird dazu ein entsprechendes Dokument hochgeladen (i) mit entsprechenden Informationen zu der Schulung. Das schwarze Fragezeichen (ii) gibt an, welche Dateitypen zum Hochladen geeignet sind.
      Im Feld unter “Anzahl der Fragen” (iii) gibt man an, wie viele Frage die KI erstellen soll und im Feld unter “Anzahl an Antworten je Frage” (iv) gibt man an, wie viele Antworten pro Frage jeweils erstellt werden sollen.
      Im Dropdownfeld “Erzeugungsmethode” (v) wählt man aus, on diese KI-Fragen ergänzend zum aktuellen Test hinzugefügt werden sollen (Ergänzen) oder die aktuellen Single/ Multiple Choice Fragen ersetzt werden sollen (Ersetzen).
      Im Dropdown-Feld Frage-Typ daneben (vi) wählt man aus, welche Erzeugungsmethode für welchen Fragetyp jeweils gelten soll.
      Mit “Erzeugen” bestätigen Sie die Eingaben und die KI wird dann versuchen die Fragen und Antworten zu generieren. Die Erzeugung ist dabei abhängig von der Länge des Dokuments, der Anzahl an Fragen und der Anzahl an Antworten.
      Beispiel: Es dauert im Durchschnitt 60 Sekunden, wenn 10 Fragen mit je 4 Antworten über eine PDF mit 70 Seiten erzeugt werden soll.
    5. Änderungsprotokoll in Wissenseinträgen erzeugen
      Im Info-Tab des jeweiligen Wissenseintrages konnte man bisher “freiwillig” manuell das Feld “Änderungen” unterhalb des Beschreibungsfeldes befüllen, damit Wissensersteller untereinander immer einen guten Überblick behalten, wer wann was geändert hat und eine Art Änderungshistorie mitpflegen können.
      Mit der Aktivierung des OpenAI Keys gibt es mit Version 3.4 neu die zusätzliche Option, dass die KI das Änderungsprotokoll in diesem Änderungsfeld automatisch befüllt und pflegt. 



      Während die KI das Änderungsprotokoll erzeugt, können gleichzeitig keine Änderungen in den Info-Tab Feldern vorgenommen werden.
      Die KI wird ein Änderungsprotokoll erzeugen, das die Änderungen am Wissenseintrag beinhaltet. Bei Änderungen von Dokument-Inhalten sollte berücksichtigt werden, dass bei umfangreichen Dokumenten (mehr als 125 Seiten pro Dokument), die Genauigkeit der Ergebnisse eingeschränkt sein kann. Das Ergebnis wird im Änderungen-Feld gespeichert. Falls dort bereits ein Text vorhanden ist, wird das neue Änderungsprotokoll oben angefügt – mit Zeitstempel und dem Namen der verantwortlichen Person. Die Erzeugung kann von 30 Sekunden bis zu mehreren Minuten dauern und hängt von der Anzahl der Inhalte ab.



      Hier ein Beispiel für das erzeugte Änderungsprotokoll im Änderungen-Feld:



      Auch in der Versionsübersicht der Wissenseinträge, die man über die Wissensverwaltung erreichen kann, werden die Änderungen dann mit angezeigt, pro Versionsansicht jedes Eintrags.



      Hier ein Beispiel der Versionsübersicht von Version 5 des Eintrags “Aktives Zuhören”:



So erstellen Sie Skillstufen und setzen diese im TMS ein
Seit Version 3.3 können die Skills neben den bisherigen Prozentangaben auch in frei definierbaren Skillstufen angegeben werden. Diese können Sie als Verwalter im System eigenständig erstellen und verwalten und dann aktivieren.