Wie Sie neue Mitarbeitergespräche erstellen
entnehmen Sie folgender Anleitung:
So erstellen Sie neue Mitarbeitergespräche.
Um Mitarbeitergespräche durchführen zu können, benötigen Sie das globale bzw. lokale Rechte "Mitarbeitergespräche durchführen". Habe Sie "nur" lokale Rechte sehen Sie in der Verwaltung natürlich jeweils nur die Mitarbeiter, auf die Sie Zugriff haben.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Um Mitarbeitergespräche vorzubereiten oder
durchzuführen klicken Sie entweder auf den Link in der Email/ Systemmail,
welche Sie dazu erhalten haben oder wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenü
- Talentmanagement - Mitarbeitergespräche - Verwaltung" (1.1) in
die Verwaltungsübersicht aller Mitarbeitergespräche.
2. Hier finden Sie eine Übersicht über anstehende, geplante
und bereits durchgeführte Mitarbeitergespräche.
Klicken Sie im Bereich "Geplante Mitarbeitergespräche" bei dem
gewünschten Benutzer und dem entsprechenden geplanten Gespräch auf das
"drei-Punkte-Symbol" und dann auf "Vorbereiten"
(2.1) oder direkt auf "Durchführen" (2.2).
In der Regel werden Gespräche zunächst einmal von den Benutzern (Mitarbeitern) und den Vorgesetzten getrennt voneinander vorbereitet, um sich alle Punkte genau durchzulesen und die Gesprächsschritte, bei denen eine Bewertung oder Eintragungen vorgenommen werden müssen, schon vorab zu bearbeiten.
Danach wird das Gespräch dann zum hinterlegten "Stichtag" gemeinsam durchgeführt und dabei gehen Vorgesetzter und Benutzer (Mitarbeiter) dann alle Gesprächsschritte durch und halten an den entsprechenden Stellen gemeinsame erarbeitete Ergebnisse/ Verabredungen/ Bewertungen fest und bestätigen das finale "Gesprächsprotokoll" dann am Ende beide.
3. Wenn
Sie auf vorbereiten klicken werden Sie durch die im Gesprächstypen angelegten
und die für die Vorbereitung bereits verfügbaren Gesprächsschritte geführt und
wechseln nach jedem Schritt über den Button "Weiter" zur nächsten
Seite. Je nachdem welche Gesprächsschritte für den entsprechenden
Gesprächstypen angelegt wurden können das an dieser Stelle mehr oder weniger
Schritte sein. Für diese Anleitung haben wir nun ein "Jahresgespräch"
mit allen verfügbaren Schritten angelegt.
Wie Sie einen Gesprächstypen anlegen und verwalten entnehmen Sie folgender
Anleitung:
So erstellen und verwalten Sie Gesprächstypen.
VORBEREITUNG
Im ersten Schritt "Allgemeine Informationen" werden
Ihnen lediglich die Grundinformationen
angezeigt:
Wer ist der Benutzer?
Wer ist der Vorgesetzte?
Gibt es einen weiteren Teilnehmer und wer ist das?
Um welchen Gesprächstypen handelt es sich?
Für wann ist die Durchführung des Gespräches geplant?
Wann war das letzte Gespräch?
Diese Informationen ergeben sich aus den Informationen die beim
"Erstellen" des Gespräches eingegeben wurden sowie der Gesprächshistorie.
Klicken Sie auf "Weiter" um zur nächsten
Gesprächsseite zu wechseln.
Im Gesprächsschritt "Fragen zu Mitarbeitergesprächen"
werden Ihnen alle Fragen, die für einen
Gesprächstypen erstellt wurden, eingeblendet und Sie können dann Ihre Punkte-Bewertung
vergeben, die per Bewertungsskala definiert wurden. Die Bewertungsskala kann in
den Talent Einstellungen auch umbenannt werden.
Oft finden Sie unter der Gesprächsfrage noch eine Anmerkung/ Hinweise,
die Ihnen bei der Bewertung helfen sollen (hier z.B. die Prozentangaben).
Unterhalb der Punktebewertung können Sie noch Anmerkungen für das
gemeinsame Gespräch mit dem Mitarbeiter eintragen. Unterhalb der
letzten Frage wird Ihnen in der blauen Infobox noch die Legende zur
Punktebewertung eingeblendet. 
Klicken Sie auf "Weiter"
um zur nächsten Gesprächsseite zu wechseln.
Im Gesprächsschritt "Skills" werden alle Skills aufgelistet, die dem Benutzer über
eine Stelle, über eine Selbstbewertung oder eine Schulung im System zugeordnet
wurden. Hier können Sie dann pro Skill jeweils die prozentuale Bewertung
eintragen. Sie können unterhalb jeder Skillbewertung noch Anmerkungen für das
gemeinsame Gespräch eintragen.
Rechts wird Ihnen immer angezeigt, wie der Skill mit dem Benutzer
verknüpft ist, also ob beispielsweise aus der Selbstbewertung des Benutzers
stammt oder über eine Stelle zugewiesen wurde.
Wenn Sie alle Skills bewertet haben, klicken Sie auf "Weiter". 
Im Gesprächsschritt "Verabredungen aus dem letzten Gespräch"
können Sie in der Vorbereitung lediglich einsehen, welche Verabredungen es bisher
gab und in welchem Status diese sich befinden. Sie können hier noch keine
Bearbeitung vornehmen. Das geht dann erst in der Durchführung.
Klicken Sie auf "Weiter". 
Im Gesprächsschritt "Potenzialeinschätzung" können Sie Ihre Einschätzungen zum Thema
Führungskompetenz und Fach- bzw. Prozesskompetenz eingeben. Dazu werden die
entsprechenden Checkboxen angeklickt.
In der blauen Infobox finden Sie die dazugehörige Legende.
Unterhalb der Einschätzung können Sie wiederum Anmerkungen für das gemeinsame
Gespräch eingeben.
Klicken Sie "Bestätigen", um die
Gesprächsvorbereitung abzuschließen.
Der Benutzer (Mitarbeiter) geht bearbeitet die Vorbereitung gleichermaßen. Ihm
stehen jedoch noch zwei weitere Gesprächsschritte zur Verfügung:
Karriereplanung: in diesem Schritt kann der Benutzer
angeben, welche Karrierewünsche er hat. Dazu werden die entsprechenden
Checkboxen angeklickt.
Mobilitätsbereitschaft: hier kann der Benutzer angeben,
wie seine Mobilitätsbereitschaft ausgeprägt ist. Dazu werden die entsprechenden
Checkboxen angeklickt.
Nun sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und das Gespräch kann zum
eingetragenen Termin vom Vorgesetzen zusammen mit dem Mitarbeiter durchgeführt
werden.
DURCHFÜHRUNG
Hier greifen dann wieder die selben Schritte, nur dass die bereits
vorbereiteten Angaben schon ausgefüllt sind und in manchen Schritten dann ein
gemeinsames Ergebnis besprochen und eingetragen wird.
Im ersten Schritt "Allgemeine Informationen" werden
Ihnen wieder lediglich die Grundinformationen angezeigt. Klicken Sie auf "Weiter".
Im Schritt "Fragen zu Mitarbeitergesprächen" werden
Ihnen alle Fragen, die für einen Gesprächstypen erstellt
wurden, eingeblendet und Sie können dann die Punkte-Bewertung
sehen, die jeweils von beiden Parteien vorbereitet wurden. Zudem gibt es nun
ein weiteres Feld, um das gemeinsam erarbeitete Gesprächsergebnis
einzutragen.
Unterhalb der Punktebewertung können beide Parteien noch Anmerkungen
für das Gesprächsprotokoll eintragen.
Die Punktebewertungen des gemeinsamen Ergebnis werden
aufsummiert und am Ende der Seite angezeigt und werden dann auch in das
Gesprächsprotokoll übernommen, welches Sie sich ja nach dem Gesprächsabschluss
jederzeit in der Verwaltung aller Mitarbeitergespräche unter "erledigte
Gespräche" herunterladen können und Mitarbeiter in Ihrem persönlichen
Bereich im Reiter "Mitarbeitergespräche". Klicken Sie auf "Weiter"
wenn Sie alle Gesprächsfragen gemeinsam bewertet haben.
Im Gesprächsschritt "Skills" werden alle Skills
aufgelistet, die dem Benutzer über eine Stelle, über eine Selbstbewertung oder
eine Schulung im System zugeordnet wurden. Hier können Sie dann pro Skill
jeweils die prozentuale Bewertung sehen die beide Parteien vorbereitet
haben. Unterhalb jeder Skillbewertung können nun beide Parteien noch
Anmerkungen für das Gesprächsprotokoll eintragen.
Rechts wird Ihnen immer angezeigt, wie der Skill mit dem Benutzer verknüpft
ist, also ob dieser beispielsweise aus der Selbstbewertung des Benutzers stammt
oder über eine Stelle zugewiesen wurde.
Wenn Sie alle Skills bewertet haben, klicken Sie auf "Weiter".
Diese Skillbewertung aus der "Ebene" des Vorgesetzen fließt dann
neben der Selbstbewertung des Mitarbeiters und möglichen Bewertungen des
Systems über Lerninhalte, in das Soll-Ist-Profil des Mitarbeiters ein.
Lesen Sie dazu auch die Anleitung: So nutzen Sie den Soll-Ist-Vergleich.
Im Gesprächsschritt "Verabredungen aus dem letzten Gespräch" werden
alle Verabredungen angezeigt, die im letzten Gespräch festgehalten wurden. Hier
kann jeweils der Stauts von "geplant" auf
"durchgeführt" oder "nicht durchgeführt" gesetzt werden.
Zudem kann das Umsetzungsdatum nochmal angepasst und es können
im Feld "Begründungen" noch Bemerkungen eingetragen
werden.
Benutzer und/ oder Vorgesetzter werden dann per Email/ Systemmail über den
"bearbeiteten Termin" informiert.
Wenn Sie alle Verabredungen besprochen und ggf. Änderungen vorgenommen haben,
klicken Sie auf "Weiter". 
Im Gesprächsschritt Verabredungen
für die Zukunft können neue Verabredungen eingetragen
werden. Dabei werden pro Vereinbarung jeweils
"Termine" im Kalender-Widget des Benutzers und/ oder des
Vorgesetzen übernommen und diese erhalten pro Vereinbarung dazu auch eine
Email/ Systemmail (Email-Text: "Benachrichtigung über einen neuen
Termin").
Im Feld "Verabredung" wird eingetragen, was die
Aufgabe/ das Ziel ist und im Kalender-Feld "Bis wann soll das Ziel
umgesetzt werden" wird dann eine Deadline eingetragen.
Im
Dropdown-Feld "Wer soll aktiv werden" wählen Sie
dann aus ob der Mitarbeiter die Aufgabe/ das Ziel erreichen soll oder ob dies
vom Vorgesetzten zu erledigen ist.
Über das den Mülleimer können Verabredungen auch wieder gelöscht werden. Auch
dann werden Benutzer und/ oder Vorgesetzte wieder per Email/ Systemmail über
den entfernten dazugehörigen Termin informiert.
Wenn Sie alle Verabredungen eingetragen haben, klicken Sie auf "Weiter".
Im Gesprächsschritt Karriereplanung werden die vom
Benutzer (Mitarbeiter) angegebenen Karrierewünsche angezeigt und können nun
gemeinsam besprochen werden. Wenn Sie alles besprochen haben und eventuelle
Änderungen eingetragen sind, klicken Sie auf "Weiter".
Im Gesprächsschritt Mobilitätsbereitschaft wird die vom
Benutzer (Mitarbeiter) eingetragene Mobilitätsbereitschaft angezeigt und kann
nun besprochen werden. Wenn Sie alles besprochen haben und eventuelle
Änderungen eingetragen sind, klicken Sie auf "Weiter".
Im Gesprächsschritt "Potenzialeinschätzung" sehen
Sie nun die Einschätzungen zum Thema Führungskompetenz und Fach- bzw.
Prozesskompetenz beider Parteien und können diese besprechen.
In der blauen Infobox finden Sie die dazugehörige Legende.
Unterhalb der Einschätzung können wiederum beide Parteien Anmerkungen für das
Gesprächsprotokoll eingeben.
Klicken Sie "Weiter" wenn Sie alles besprochen haben
und eventuelle Anmerkungen erfolgt sind.
Im letzten Schritt werden Sie auf die Bestätigungsseite
geleitet.
Hier bestätigen am Ende des jeweiligen Gespräches immer beide Parteien
(Mitarbeiter und Vorgesetzter) über Ihr Profil, dass Sie mit dem Gespräch, so
wie es gemeinsam festgehalten wurde, einverstanden sind. Der Vorgesetzte kann
hier also keine Zustimmung für den Mitarbeiter vornehmen und eine
"Manipulation" wird so ausgeschlossen.
Der Vorgesetzte kann hier dann also angeben dass er "einverstanden"
ist oder "nicht einverstanden" ist und das Gespräch
über den Button "Bestätigen" abschießen.
Der Benutzer erhält eine Email/ Systemmail mit der Gesprächszusammenfassung und
kann dann ebenfalls dem Gespräch "zustimmen" oder auswählen, dass er
"nicht einverstanden" ist.
Je nachdem wie die Gesprächtypen konfiguriert wurden, können die Gesprächschritte auch in einer anderen Reihenfolge erfolgen. "Allgemeine Informationen" ist ein Pflichtschritt und wird immer als erstes angezeigt. Die Bestätigungsseite ist ebenfalls verpflichtend und wird immer als letztes angezeigt, bevor das Gespräch abgeschlossen wird.
Das Gespräch verschiebt sich in der Gesprächsverwaltung dann in den Bereich
"Erledigte Gespräche" und Sie können jederzeit das Gesprächsprotokoll
einsehen/ herunterladen und sich den Gesprächsverlauf
für die Benutzer ansehen, um einen Eindruck über deren Entwicklung zu bekommen.
Sehen Sie dazu auch Anleitung:
So erstellen Sie ein neues Mitarbeitergespräch.
In dieser Anleitung werden auch alle Verwaltungsoptionen der
Mitabeitergesprächsverwaltung beschrieben.
Mitarbeiter finden die Gesprächsprotokolle in Ihrem Bereich "Mein
Bereich" im Reiter "Mitarbeitergespräche" und können diese dort
jederzeit wieder einsehen.