So erstellen und verwalten Sie Gesprächstypen

Wie Sie Gesprächsfragen erstellen und verwalten entnehmen Sie folgender Anleitung:

So erstellen Sie Fragen für Mitarbeitergespräche. 

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Um Mitarbeitergesprächstypen verwalten, klicken Sie zunächst auf "Verwaltenmenü - Talentmanagement - Mitarbeitergespräche - Gesprächstypen " (1.1).
   
   

2. Hier finden Sie eine Übersicht über alle im System angelegten Mitarbeitergesprächstypen.
   
   
   
   Über den Button "Neu" (2.1) können Sie einen neuen Gesprächstypen anlegen.
   Über das Feld "Filtern" (2.2) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und bekommen die entsprechenden Gesprächstypen in der Übersicht angezeigt.
   Über den Link des Namens eines Gesprächstypen in der Spalte "Name" (2.3) gelangen Sie auf eine Übersichtsseite für diesen Gesprächstypen und können dort nochmal alle Informationen zu diesem einsehen:
   
   
   
   Sie sehen unter anderem auch, welche Gesprächsschritte und welche Gesprächsfragen diesem Gesprächstypen zugeordnet sind.
   Über den Link "Bearbeiten" (a) gelangen Sie aus dieser Ansicht heraus in die Bearbeitungsmaske.
   
   In der Übersicht aller Gesprächstypen wird Ihnen in der Spalte "Gesprächsfragen" (2.4) angezeigt, wie viele Gesprächsfragen dem Gesprächstypen zugeordnet sind und in der Spalte "Schritte" (2.5) sehen Sie aus wie vielen Schritten der Gesprächstyp aufgebaut ist.
   Sehen Sie in der Spalte "Aktiv" (2.6) einen grünen Haken, so wird der Gesprächstyp aktiv verwendet. In der Spalte "Erstellt am" (2.7) sehen Sie, wann der Gesprächstyp erstellt wurde.
   Über das "drei-Punkte-Symbol" am Zeilenende eines jeden Gesprächstyps gelangen Sie über "Bearbeiten" (2.8) in die Bearbeitungsmaske und können Änderungen am Gesprächstypen vornehmen.

3.      Wenn Sie auf "Neu" klicken öffnet sich die "Neuen Gesprächstypen erstellen" Seite.




Über die Checkbox "Aktiv" (3.1) können Sie festlegen, ob ein Gesprächstyp aktiv genutzt werden soll, i.e. ob dieser beim Erstellen eines neuen Mitarbeitergespräches oder einer Gesprächsfrage in der Auswahl mit aufgeführt werden soll.
Tragen Sie im Feld "Name" (3.2) einen aussagekräftigen Namen ein.

Über das Dropdown-Feld "Zeitbezug" (3.3) können Sie einen Zeitbezug hinterlegen und zwischen "keinen Zeitbezug", "Jährlich", "Halbjährllich", "Quartalsweise" und "Monatlich" auswählen.
Ist ein Zeitbezug hinterlegt, so können die diesen Gesprächstypen als Standardgesprächstypen definieren, sodass dieser dann in der Mitarbeitergesprächsverwaltung unter "Anstehende Mitarbeitergespräche" angezeigt wird.

Im Bereich "Schritte" können Sie dann über die Checkbox am Zeilenanfang jedes Mitarbeitergesprächsschrittes (3.4) entscheiden, ob dieser in dem neu angelegten Gesprächstypen vorhanden sein soll und über das Doppelpfeil-Symbol (3.5) können Sie die Reihenfolge der Schritte im Gesprächstyp verändern.

Die Schritte "Allgemeine Informationen" und "Bestätigung" sind immer pflichtmäßig im Gesprächstypen vorhanden und auch immer an den selben Positionen: Allgemeine Informationen ist immer der erste Schritt eines Gespräches und "Bestätigung" immer der letzte Schritt.
Allgemeine Informationen: hier wird lediglich festgehalten welches Gespräch zwischen welchen beiden Parteien (Benutzer und Vorgesetzter) wann abgehalten wird.



Bestätigung: hier bestätigen am Ende des jeweiligen Gespräches immer beide Parteien (Benutzer und Vorgesetzter) über Ihr Profil, dass Sie mit dem Gespräch, so wie es gemeinsam festgehalten wurde, einverstanden sind. Der Vorgesetzte kann hier also keine Zustimmung für den Mitarbeiter vornehmen und eine "Manipulation" wird so ausgeschlossen. Der Benutzer erhält eine Email/ Systemmail mit der Gesprächszusammenfassung und kann dann ebenfalls dem Gespräch "zustimmen" oder auswählen, dass er "nicht einverstanden" ist.



Des weiteren stehen dann folgende Schritte zur Verfügung:
Fragen zu Mitarbeitergesprächen: in diesem Schritt werden dann alle Fragen, die für einen Gesprächstypen erstellt wurden (wie in der ganz oben genannten Anleitung beschrieben ), eingeblendet und sowohl der Benutzer als auch der Vorgesetzte können dann beide Ihre Punkte vergeben, die per Bewertungsskala definiert wurden. Am Ende wird dann pro Frage eine gemeinsam besprochene Bewertung eingetragen und es summiert sich am Ende dieses Schrittes dann eine erreichte Gesamtpunkzahl.



Skills: in diesem Schritt werden alle Skills aufgelistet, die dem Benutzer über eine Stelle, über eine Selbstbewertung oder eine Schulung im System zugeordnet wurden. Benutzer und Vorgesetzter können hier dann pro Skill beide jeweils die prozentuale Bewertung eintragen und am Ende wird pro Skill dann noch ein gemeinsamer Wert eingetragen, auf den sich beide Parteien "geeinigt" haben. Diese Skillbewertung aus der "Ebene" des Vorgesetzen fließt dann neben der Selbstbewertung des Mitarbeiters und möglichen Bewertungen des Systems über Lerninhalte in das Soll-Ist-Profil des Mitarbeiters ein.
Lesen Sie dazu auch die Anleitung: So nutzen Sie den Soll-Ist-Vergleich. 



Verabredungen aus dem letzten Gespräch:  Hier werden alle Verabredungen angezeigt, die im letzten Gespräch festgehalten wurden. Hier kann jeweils der Stauts von "geplant" auf "durchgeführt" oder "nicht durchgeführt" gesetzt werden.
Zudem kann das Umsetzungsdatum nochmal angepasst und es können im Feld "Begründungen" noch Bemerkungen eingetragen werden. 
Benutzer und/ oder Vorgesetzter werden dann per Email/ Systemmail über den "bearbeiteten Termin" informiert. 



Verabredungen für die Zukunft: Hier können neue Verabredungen eingetragen werden. Dabei werden pro Vereinbarung jeweils "Termine" im Kalender-Widget des Benutzers und/ oder des Vorgesetzen übernommen und diese erhalten pro Vereinbarung dazu auch eine Email/ Systemmail (Email-Text: "Benachrichtigung über einen neuen Termin").
Im Feld "Verabredung" wird eingetragen, was die Aufgabe/ das Ziel ist und im Kalender-Feld "Bis wann soll das Ziel umgesetzt werden" wird dann eine Deadline eingetragen.

Im Dropdown-Feld "Wer soll aktiv werden" wählen Sie dann aus ob der Mitarbeiter die Aufgabe/ das Ziel erreichen soll oder ob dies vom Vorgesetzten zu erledigen ist.
Über das den Mülleimer können Verabredungen auch wieder gelöscht werden. Auch dann werden Benutzer und/ oder Vorgesetzte wieder per Email/ Systemmail über den entfernten dazugehörigen Termin informiert. 



Karriereplanung: in diesem Schritt kann festgehalten werden, welche Karrierewünsche der Mitarbeiter hat. Dazu werden die entsprechenden Checkboxen angeklickt.



Mobilitätsbereitschaft: hier kann festgehalten werden wie hier die Bereitschaft des Mitarbeiters ausgeprägt ist. Dazu werden die entsprechenden Checkboxen angeklickt.



Potenzialeinschätzung: hier können Mitarbeiter und Vorgesetzter jeweils Ihre Einschätzungen zum Thema Führungskompetenz und Fach- bzw. Prozesskompetenz eingeben. Dazu werden die entsprechenden Checkboxen angeklickt.



Weitere Informationen entnehmen Sie auch der Anleitung:

So führen Sie ein Mitarbeitergespräch durch.