So erstellen Sie einen accountübergreifenden Kurs und stellen ihn in Accounts zur Verfügung

Accountübergreifende Kurse kommen dann zum Einsatz, wenn Sie eine Akademie-Lösung von TUTORize erworben haben. Hierbei wird jedem Ihrer Mandanten ein einzelner Account zugewiesen auf den deren Benutzer Zugriff haben. Die Accounts sind voneinander isoliert, einzig Benutzer mit der Rolle "Account Administrator" haben auf alle Accounts Zugriff. Wenn Sie nun mehreren Mandanten einen Kurs zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie diesen nicht in jedem Account einzeln neu anlegen. Stattdessen erstellen Sie ihn einmal als accountübergreifenden Kurs und können ihn dann den entsprechenden Accounts zuweisen. Dabei können Sie nun Kurse bestimmten Accounts einzeln zuweisen oder Sie "gruppieren" mehrere Kurse in ein "Kurspaket" und weisen dieses dann bestimmten Accounts zu.

In dieser Anleitung wird nun in mehreren Schritten erklärt wie Sie einen accountübergreifenden Kurs im Standardaccount erstellen, ihn anderen Accounts einzeln oder im Kurspaket zuweisen und ihn im Account individuell anpassen können.


Schritt-für-Schritt Anleitung: Einen accountübergreifenden Kurs erstellen

In diesem Schritt wird beschrieben wie Sie einen accountübergreifenden Kurs erstellen.
Folgende Besonderheiten accountübergreifender Kurse sind zu beachten:

  • Accountübergreifende Kurse können nur im Standardaccount von Bearbeitern und Benutzern mit dem globalen Recht "Accountübergreifende Kurse im Standardaccount erstellen" erstellt, bearbeitet, dupliziert, freigegeben und gelöscht werden. Account Administratoren haben dieses Recht und nur sie können Benutzern dieses Recht zuweisen.
  • Die Freigabe eines accountübergreifenden Kurses erfolgt zentral im Standardaccount. Wird der Kurs hier freigegeben, ist er auch in allen Accounts, denen er zugewiesen ist, freigeben.
  • In einem anderen Account können bei accountübergreifenden Kursen nur Zuweisungen von Benutzern und Gruppen vorgenommen werden, der Sichtbarkeitsstatus geändert und das globale Zertifikat durch ein lokales ersetzt werden. Genaueres hierzu finden Sie weiter unten.
  • Accountübergreifende Kurse können nicht in Lernpfaden eingebunden werden.
  • Ein accountübergreifender Kurs kann nachträglich nicht zu einem "normalen" Kurs, also einem Kurs, der in einem Account erstellt wurde und nur dort verfügbar ist, gemacht werden. Andersherum gilt das auch, also ein "normaler" Kurs kann nicht nachträglich zu einem accountübergreifenden Kurs gemacht werden.

  1. Zum Erstellen eines accountübergreifenden Kurses wechseln Sie zunächst in den "Standardaccount". Rufen Sie hierzu in der Kopfzeile die "Accountverwaltung" (1.1) auf und wählen dort  "Alle anzeigen" (1.2).

    Nur ein Account Administrator hat Zugriff auf die Accountverwaltung!




    Wählen Sie den Menüpunkt "    Accounts verwalten" (1.3) und beim Account mit dem Hinweis "Standardaccount" dann "Zahnrad - Zum Account wechseln" (1.4). Ggf. müssen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten neu im Account anmelden.



  2. Wechseln Sie anschließend über "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - Kurse" (2.1) in die Kursübersicht und wählen dort "Neu" (2.2) um einen neuen Kurs zu erstellen.



  3. Geben Sie dem Kurs einen "Namen" (3.1) und stellen Sie die verwendete "Sprache" (3.2) des Kurses ein.
    Um den Kurs accountübergreifend zu machen setzen Sie einen Hacken bei der Option "    Kurs accountübergreifend erstellen" (3.3). Somit können Sie diesen Kurs später zu anderen Accounts hinzufügen.
    Falls bereits Kurspakete angelegt wurden wird "Kurspakete" eingeblendet und Sie können aus der Dropdown-Box (3.4) ein oder mehrere Kurspakete auswählen, denen dieser Kurs zugwiesen werden soll.  
    Über "Speichern" erstellen Sie dann den Kurs.

    Anschließend können Sie den Kurs dann wie einen "normalen" Kurs weiter bearbeiten und Inhalte hinzufügen. Wie Sie dies machen können Sie folgenden Anleitungen entnehmen.

    Bei einem accountübergreifenden Kurs gibt es systembedingt folgende Einschränkungen.
    Sie können keinen Kommentarbereich erstellen, keine Skills zuweisen und keine Webinare anlegen. 




  4. Der accountübergreifende Kurs wird in der Kursübersicht mit dem Label "Accountübergreifend" (4.1) markiert.

    Das Label "Accountübergreifend" wird nur Account Administratoren angezeigt. Normalen Administratoren wird dieses Label nicht angezeigt!





Schritt-für-Schritt Anleitung: Einen accountübergreifenden Kurs einzeln zu einem Account hinzufügen


Nachdem Sie nun im Standardaccount die accountübergreifenden Kurse erstellt haben, können Sie diese einzeln oder im Paket einem Account zuweisen.
Hier wird beschrieben wie Sie einen accountübergreifenden Kurs einem Account zuweisen.

Accountübergreifende Kurse können nur von Account Administratoren über die Accountverwaltung zu anderen Accounts hinzugefügt werden.


  1. Rufen Sie in der Kopfzeile die "Accountverwaltung" (1.1) auf und wählen dort  "Alle anzeigen" (1.2).



  2. Wählen Sie den Menüpunkt "Accounts verwalten" (2.1) und beim gewünschten Account "Zahnrad - Kurspaket/Kurs Zuweisung" (2.2).



  3. Wechseln Sie zum Reiter "Einzelne Kurse" (3.1).
    Um dort einen accountübergreifenden Kurs besser finden zu können stehen Ihnen einige Filter zur Verfügung. Sie können nach dem eingestellten "Sichtbarkeitsstatus" (3.2), nach der verwendeten "Sprache" (3.3), nach dem "Anbieter" (3.4) des Kurses, nach vergebenen "Schlagworten" (3.5) und nach dem Namen des Kurses "Filtern" (3.6).
    Den gewünschten Kurs fügen Sie dann über "+ (Hinzufügen)" (3.7) dem Account hinzu.



  4. Nachdem der Kurs dem Account hinzugefügt wurde, wird das Datum unter "Hinzugefügt am" (4.1) eingetragen.
    Über "- (Entfernen)" (4.2) können Sie einen Kurs auch wieder aus einem Account entfernen.

    Wenn Sie einen Kurs aus einem Account entfernen, werden alle Benutzer- und Gruppenzuweisungen des Kurses in diesem Account gelöscht, sofern der Kurs nicht zusätzlich über ein Kurspaket hinzugefügt ist.






Schritt-für-Schritt Anleitung: Accountübergreifende Kurse im Paket zu einem Account hinzufügen


Nachdem Sie nun im Standardaccount die accountübergreifenden Kurse erstellt haben, können Sie diese einzeln oder im Paket einem Account zuweisen.
Hier wird beschrieben wie Sie ein Kurspaket erstellen und diesem accountübergreifende Kurse zuweisen und wie Sie anschließend ein Kurspaket zu einem Account hinzufügen.

Kurspakete können nur von Account Administratoren über die Accountverwaltung zu Accounts hinzugefügt werden.


  1. Um ein Kurspaket zu erstellen rufen Sie zunächst in der Kopfzeile die "Accountverwaltung" (1.1) auf und wählen dort  "Alle anzeigen" (1.2).



  2. Wählen Sie den Menüpunkt "Kurspakete verwalten" (2.1) und dort "Neu" (2.2).



    1. Auf der "Neues Kurspaket erstellen" Seite können Sie nun ein neues Kurspaket anlegen.
      Geben Sie dem Kurspaket einen "Namen" (2.3) und übernehmen Sie dies mit "      Speichern".



    2. Das neu erstellte Kurspaket (2.4) erscheint in der Kurspaketübersicht. Um diesem nun Kurse zuzuweisen wählen Sie "Zahnrad - Kurszuweisungen" (2.5).



    3. Auf der Zuweisungsübersicht werden Ihnen alle accountübergreifenden Kurse angezeigt. 
      Um dort einen accountübergreifenden Kurs besser finden zu können stehen Ihnen einige Filter zur Verfügung. Sie können nach dem eingestellten "Sichtbarkeitsstatus" (2.6), nach der verwendeten "Sprache" (2.7), nach dem "Anbieter" (2.8) des Kurses, nach vergebenen "Schlagworten" (2.9) und nach dem Namen des Kurses "Filtern" (2.10).
      Den gewünschten Kurs fügen Sie dann über "+ (Hinzufügen)" (2.11) dem Kurspaket hinzu.



    4. Nachdem der Kurs dem Kurspaket hinzugefügt wurde, wird das Datum unter "Hinzugefügt am" (2.12) eingetragen.
      Über "- (Entfernen)" (2.13) können Sie einen Kurs auch wieder aus dem Kurspaket entfernen.

      Wenn Sie einen Kurs aus einem Kurspaket entfernen erscheint der folgende Dialog in dem erklärt wird, welche Daten des Kurses in allen Accounts des Kurspakets gelöscht werden.
      Möchten Sie jedoch nur den Kurs aus dem Kurspaket entfernen und stattdessen diesen allen Accounts des Kurspakets direkt zuweisen, können Sie die Option "Kurs 'X' allen Accounts des Kurspakets direkt zuweisen" (2.a) wählen. Dadurch werden keine Daten des Kurses für Accounts des Kurspaketes gelöscht.
      Mit "Entfernen" entfernen Sie den Kurs aus dem Kurspaket.




  3. Nachdem alle relevanten Kurse dem Kurspaket hinzugefügt wurden, kann dieses nun zu einem Account hinzugefügt werden.
    Wählen Sie hierzu den Menüpunkt "Accounts verwalten" (3.1) und beim gewünschten Account "Zahnrad - Kurspaket/Kurs Zuweisung" (3.2).



  4. Wechseln Sie zum Reiter "Kurspakete" (4.1) und fügen das gewünschten Kurspaket dann über "+ (Hinzufügen)" (4.3) dem Account hinzu.
    Um ein Kurspaket schneller zu finden können Sie nach dem Namen des Kurspaketes "Filtern" (4.2).



  5. Nachdem das Kurspaket dem Account hinzugefügt wurde, wird das Datum unter "Hinzugefügt am" (5.1) eingetragen.
    Über "- (Entfernen)" (5.2) können Sie das Kurspaket auch wieder aus einem Account entfernen.

    Wenn Sie ein Kurspaket aus einem Account entfernen erscheint der folgende Dialog in dem erklärt wird, welche Daten der enthaltenen Kurse für diesen Account gelöscht werden.
    Möchten Sie jedoch nur das Kurspaket entfernen und stattdessen die enthaltenen Kurse dem Account direkt zuweisen, können Sie die Option "Kurse des Kurspakets 'X' in diesem Account direkt zuweisen" (5.a) wählen. Dadurch werden keine Daten der enthaltenen Kurse für diesen Account gelöscht.
    Mit "Entfernen" entfernen Sie das Kurspaket aus dem Account.






Schritt-für-Schritt Anleitung: Konfiguration eines accountübergreifenden Kurses im anderen Account


Ein accountübergreifender Kurs kann nur im Standardaccount erstellt und bearbeitet werden.
In einem anderen Account, dem der accountübergreifende Kurs hinzugefügt wurde, haben Sie lediglich die Möglichkeit den "Sichtbarkeitsstatus" und das "Zertifikat" individuell für diesen Account anzupassen. Beides wird im Folgenden beschrieben.

  1. Wählen Sie zunächst in der Kopfzeile "Accountverwaltung" (1.1) und aus der Liste den gewünschten Account (1.2) aus. Ggf. müssen Sie sich im Account mit Ihren Benutzerdaten anmelden.



  2. Im ausgewählten Account wechseln Sie anschließend über "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - Kurse" (2.1) in die Kursübersicht und wählen beim entsprechenden accountübergreifenden Kurs "Zahnrad - Account Einstellungen" (2.2).



  3. Um den Sichtbarkeitsstatus zu ändern wechseln Sie in den "Account Einstellungen" in den Reiter "Sichtbarkeitsstatus" (3.1). 
    Der Punkt "Globale Einstellung 'X' beibehalten" (3.2) ist ausgewählt und Sie können sehen welcher Sichtbarkeitsstatus global für diesen accountübergreifenden Kurs eingestellt ist. 

    Nur Account Administratoren oder Benutzer mit dem globalen Recht "Sichtbarkeitsstatus von accountübergreifenden Kursen für meinen Account bearbeiten" können die "Account Einstellungen" aufrufen und den Sichtbarkeitsstatus für diesen Account anpassen.



    Möchten Sie nun den Sichtbarkeitsstatus des Kurses für diesen Account ändern, wählen Sie "Sichtbarkeitsstatus für den aktuellen Account ändern" (3.3). 
    In der erscheinenden Dropdown-Box (3.4) können Sie nun den gewünschten Sichtbarkeitsstatus wählen und dadurch die globale Einstellung überschreiben.
    Die Änderungen übernehmen Sie mit "Speichern".

    Rückblick Sichtbarkeitsstatus:

    • Privat: Der Kurs ist für einen Benutzer nur sichtbar, wenn er diesem zugewiesen wurde. Der Kurs ist nicht über die Suche auffindbar.
    • Intern sichtbar: Der Kurs ist für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche auffindbar.
    • Extern/intern sichtbar: Der Kurs ist sowohl für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche als auch für nicht angemeldete Benutzer im externen Schulungskatalog sichtbar.




  4. Um das Zertifikat zu ändern wechseln Sie in den "Account Einstellungen" in den Reiter "Zertifikat" (4.1).
    Der Punkt "Global eingestelltes Zertifikat 'X' beibehalten"  (4.2) ist ausgewählt und Sie können sehen welches Zertifikat global für diesen accountübergreifenden Kurs eingestellt ist. 

    Nur Account Administratoren oder Benutzer mit dem globalen Recht "Zertifikat von accountübergreifenden Kursen für meinen Account bearbeiten" können die "Account Einstellungen" aufrufen und das Zertifikat für diesen Account anpassen.



    Möchten Sie nun das Zertifikat des Kurses für diesen Account ändern, weil Sie z.B. Ihr Firmenlogo verwenden möchten, wählen Sie "Zertifikat für den aktuellen Account ändern" (4.3). 
    In der erscheinenden Dropdown-Box (4.4) können Sie nun das gewünschte lokale Zertifikat wählen und dadurch die globale Einstellung überschreiben.
    Sollte Ihr Zertifikat die "erreichte Punktzahl" und/oder die "maximal erreichbare Punktzahl" verwenden, so können Sie dies unter "Punktzahl der folgenden Tests verwenden" (4.5) einstellen.
    Über den Button "    Vorschau" (4.6) können Sie sich zur Kontrolle eine Vorschau des Zertifikats im PDF-Format erstellen.
    Die Änderungen übernehmen Sie mit "    Speichern".

    Wie Sie ein Zertifikat erstellen, entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung:
    So erstellen Sie eine Zertifikatsvorlage.




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