Lesen Sie dazu auch folgende Anleitungen:
So erstellen Sie eine neue Version eines Wissenseintrags.
So stellen Sie automatische Prüftermine (Qualitätsmanagement) ein.
So stellen Sie eine automatische Freigabe eines Wissenseintrags ein.
So erstellen Sie Aufgaben zu Wissenseinträgen.
So aktivieren Sie ein Vier-Augen-Prinzip zur Freigabe von Wissenseinträgen.
In dieser Anleitung wird beschrieben wie Sie einen Wissenseintrag mit grundlegenden Informationen und Inhalten erstellen, wie Sie diesen verwalten und wie Sie Zuweisungen vornehmen.
Um Wissenseinträge erstellen zu können benötigen Sie das globale Recht "Wissenseinträge erstellen können".
Der Ersteller eines Wissenseintrages wird diesem automatisch mit der lokalen Rolle "Wissensmanager" zugewiesen.
Damit ein Benutzer einen Wissenseintrag finden und einsehen kann, benötigt er das globale oder lokale Recht "Wissenseinträge anzeigen". Dieses Recht ist in der vordefinierten lokalen Rolle "Wissensteilnehmer" bereits enthalten.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Wechseln Sie in der Verwaltung über "Wissensmanagement - Wissenseinträge" (1.1) in die Übersicht aller Wissenseinträge.
2. In der Übersicht der Wissenseinträge klicken Sie dann auf "Neu" (2.1).
3. Im sich nun öffnenden neuen Fenster "Wissenseintrag erstellen" tragen Sie im Feld "Wie soll der neue Wissenseintrag heißen" (3.1) einen aussagekräftigen Namen für den neuen Wissenseintrag ein.
Über das Dropdown-Feld "Kategorien" (3.2) können Sie dem neuen Eintrag schon direkt Kategorien zuweisen, die bei der Zugriffsteuerung dem Auffinden von Wissenseinträgen helfen.
Mehr Informationen zu Kategorien und wie Sie diese erstellen und diese verwalten entnehmen Sie der Anleitung:
4. Sie gelangen in den Info-Tab und können hier die "Rahmendaten" des Wissenseintrags eintragen. 
Im Feld "Namen" (4.1) können Sie den Namen des Wissenseintrages ggf. noch einmal anpassen/ ändern.
Im Feld "Beschreibung" (4.2) können Sie eine Beschreibung der Kerninhalte des Eintrages zusammenfassen (ähnlich eines Abstracts) und alle Funktionen des Editors dabei nutzen, wie bspw. Bilder und Links einfügen.
Im Feld "Schlagworte" (4.3) können Sie den Wissenseintrag dann noch verschlagworten. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen. Mit Hilfe der Schlagworte hat ein Benutzer die Möglichkeit für sie relevantes Wissen in der "erweiterten Suche" schneller zu finden.
Über das Dropdown-Feld "Kategorie" (4.4) können Sie ggf. die zuvor eingestellten Kategorien nochmal ändern oder noch weitere hinzufügen.
5. Im nächsten Tab "Inhalte" können Sie den Wissenseintrag nun mit Inhalten befüllen. Inhalte sind das Herzstück Ihres Wissenseintrages und können aus den folgenden Elementen bestehen: Text, PDF, Video, YouTube/Vimeo Links
oder beliebigen Dateien.
Um Inhalte erstellen zu können benötigen Sie entweder das globale Recht "Wissenseinträge erstellen können" und das globale bzw. lokale Recht "Inhalte des Wissensmanagements verwalten".
Sie haben nun folgende Möglichkeiten:
KAPITEL ERSTELLEN
Über den Button "Neues Kapitel" (5.1) können Sie ein Kapitel erstellen.
Um Ihre Inhalte optimal strukturieren zu können bietet das System die Möglichkeit, beliebig viele Kapitel und Unterkapitel zu erstellen, denen die eigentlichen Inhalte dann untergeordnet werden.
Es öffnet sich der "Neues Kapitel erstellen" Dialog. Hier tragen Sie im Feld "Name" (a) einen aussagekräftigen Namen ein und erstellen das Kapitel dann über "Speichern".
Das neue Kapitel wird erstellt und kann nun weiter bearbeitet werden.
Über das "Plus-Symbol" können Sie dem Kapitel "Neue Inhalte" (c) hinzufügen oder Sie können ihm ein weiteres "Neues Kapitel" (b) hinzufügen. Per Drag&Drop (Pfeilkreuz) können Sie Kapitel schnell umsortieren. Um Unterkapitel zu erzeugen, schieben Sie das gewünschte Kapitel einfach eine Ebene weiter nach rechts. 
Über das "drei-Punkte-Symbol" können Sie innerhalb des neu erstellten Kapitels:
Einen "Inhalt verlinken" (d)
Einen "Inhalt kopieren" (e)
Ein "Kapitel kopieren" (f)
Die Funktionen "Inhalt verlinken", "Inhalt kopieren" und "Kapitel kopieren" werden weiter unten noch genauer beschrieben.
Das Kapitel wieder "Löschen" (g).
INHALTE ERSTELLEN
Sie können auch ohne ein Kapitel zu erstellen sofort einen "Neuen Inhalt" (5.2) anlegen.
Hier öffnet sich der entsprechende Dialog "Neuen Inhalt erstellen":
Im Feld "Name" (a) geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
Im Bereich "Typ" (b) wählen Sie dann einen der angegebenen Inhaltetypen aus: Text, PDF, Video, Youtube, Vimeo, Anderes.
TEXTELEMENT
A. Text: Wählen Sie das Text-Element öffnet sich der Editor, in welchem Sie Ihren Inhalt beschreiben können:
Bis das Textelement gespeichert ist, sehen Sie ganz oben den blau hinterlegten Hinweis "Kein Text vorhanden" (A)
Im Feld "Namen" (B) können Sie den Namen ggf. noch einmal anpassen.
Im Feld "Beschreibung" (C) können Sie dann den eigentlichen Inhalt für das Element eingeben und dabei alle Funktionen des Editors nutzen.
Im Feld "Schlagworte" (D) können Sie das Textelement dann noch verschlagworten. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen. 
Sie übernehmen dann alle Angaben mit "Speichern" und erstellen dabei das neue Textelement.
PDF-ELEMENT
B. PDF: Wählen Sie das PDF-Element öffnet sich eine Maske, in der Sie Ihre PDF-Datei hochladen und beschreiben können. PDF-Dateien werden direkt im Inhalt eingebettet angezeigt.
Bis das PDF-Element gespeichert ist, sehen Sie ganz oben den blau hinterlegten Hinweis "Keine Datei vorhanden" (A)
Im Feld "Namen" (B) können Sie den Namen ggf. noch einmal anpassen.
Im Feld "Beschreibung" (C) können Sie eine Beschreibung zum PDF eintragen.
Im Feld "Schlagworte" (D) können Sie das PDF-Element dann noch verschlagworten. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen.
Über den Link "Datei-Auswahl" oder "Medienpool" (E) können Sie dann die eigentliche PDF-Datei hochladen.
VIDEO-ELEMENT
C. Video: Wählen Sie Video, öffnet sich die Maske, in welcher Sie Ihre Videodatei hochladen können. Videos werden direkt im Inhalt eingebettet wiedergegeben.
Hier können Sie genau die selben Felder befüllen, die auch beim PDF-Element angezeigt werden.
YOUTUBE-ELEMENT
D. Youtube: Wählen Sie YouTube als Element aus öffnet sich eine Maske, in welcher Sie den Link zum Video hinterlegen. Videos werden direkt im Inhalt eingebettet wiedergegeben.
Bis das Youtube-Element gespeichert ist, sehen Sie ganz oben den blau hinterlegten Hinweis "Keine Link vorhanden" (A)
Im Feld "Namen" (B) können Sie den Namen ggf. noch einmal anpassen.
Im Feld "Beschreibung" (C) können Sie eine Beschreibung zum Youtube Video eintragen.
Im Feld "Schlagworte" (D) können Sie das Youtube-Element dann noch verschlagworten. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen.
Im Feld "Externe URL" (E) können Sie dann den Youtube-Link einfügen.
VIMEO-ELEMENT
E. Vimeo: Wählen Sie Vimeo als Element aus öffnet sich eine Maske, in welcher Sie den Link zum Video hinterlegen. Videos werden direkt im Inhalt eingebettet wiedergegeben.
Hier können Sie genau die selben Felder befüllen, die auch beim Youtube-Element angezeigt werden.
ELEMENT ANDERES
F. Anderes: Anderes: Wählen Sie "Anderes" als Element aus, können Sie jede beliebige Datei als Wissensinhalt verwenden. Diese Dateien werden dem Benutzer als Download zur Verfügung gestellt, da sie meist nicht im Browser angezeigt werden können. Hier werden bspw. PowerPoint- oder Excel-Dateien hinterlegt.
Hier können Sie genau die selben Felder befüllen, die auch beim PDF- oder Video-Element angezeigt werden.
Möchten Sie die Anordnung der Inhalte ändern, können Sie dies bequem über die Pfeilkreuze machen. Über das Mülleimer-Symbol können Sie Inhalt auch jederzeit wieder löschen. 
INHALT VERLINKEN
Das Verlinken von Inhalten ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks Inhalte aus anderen Wissenseinträgen 1:1 zu übernehmen. Verlinkte Inhalte ändern sich automatisch in allen Einträgen, in denen Sie verwendet werden, wenn der Ursprungsinhalt geändert wird. Dies erleichtert es enorm, verschiedene Wissenseinträge mit gleichen Inhalten aktuell zu halten.
Über "Inhalt verlinken" (5.3), in der Kopfzeile über den Pfeil-Dropdown neben dem Button "Neuer Inhalt" oder über das "drei-Punkte-Symbol" neben einem Kapitel (5.1 - d), können Sie Inhalte aus anderen Einträgen verlinken.
Es öffnet sich nun das Fenster zur Auswahl der Inhalte, die Sie verlinken können.
Über das Feld "Filtern" (a) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden dann entsprechende Inhalte angezeigt (in der Spalte Name).
In der Spalte "Name"(b) werden Ihnen alle Inhalte angezeigt, die zum Verlinken zur Verfügung stehen. Neben dem Elementnamen steht dahinter in Klammern jeweils zu welchem Wissenseintrag das Element gehört und in welcher Version dieser sich gerade befindet.
In der Spalte "Erstellt am" (c) sehen Sie, wann die Inhalte jeweils erstellt wurden.
Über den Link "Inhalt auswählen" (d) am Ende jeder Zeile wählen Sie die entsprechenden Inhalte dann aus, um Sie in Ihrem Wissenseintrag zu verlinken.
Es kann nur auf Inhalte anderer freigegebener Wissenseinträge verlinkt werden.
In der Inhaltsstruktur Ihres Wissenseintrags wird der verlinkte Inhalt nun mit einem Linksymbol aufgeführt. Wie bei den anderen Inhaltselementen, können Sie die Position über das Pfeilkreuz jederzeit ändern und über das Mülleimersymbol können Sie den verlinkten Inhalt auch wieder löschen. Auf der rechten Seite in der "Anzeige" wird immer das Element/ Kapitel angezeigt, welches Sie links in der Inhaltsstruktur gerade angewählt haben. Bei verlinkten Inhalten sehen Sie hier auch immer was der Quellinhalt des verlinken Inhaltelements ist und wo dieser Quellinhalt ursprünglich verankert ist.
INHALTE KOPIEREN
Das Kopieren von Inhalten ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks Inhalte aus anderen Wissenseinträgen zu übernehmen. In den meisten Fällen müssen dann nur noch kleinere Anpassungen vorgenommen werden, anstatt den ganzen Inhalt neu zu schreiben. Kopierte Inhalte ändern sich im Gegensatz zu verlinkten Inhalten nicht automatisch, wenn der Ursprungsinhalt verändert wird.
Über "Inhalt Kopieren" (5.4), in der Kopfzeile über den Pfeil-Dropdown neben dem Button "Neuer Inhalt" oder über das "drei-Punkte-Symbol" neben einem Kapitel (5.1 - e), können Sie Inhalte kopieren.
Es öffnet sich nun das Fenster zur Auswahl der Inhalte, die Sie kopieren können.
Über das Feld "Filtern" (a) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden dann entsprechende Inhalte angezeigt (in der Spalte "Name").
Über das Dropdown-Feld "Status" (b) können Sie nach dem Status "Freigegeben" und "In Bearbeitung" filtern und bekommen dann nur entsprechende Inhalte mit diesem Status angezeigt (in der Spalte "Name").
In der Spalte "Name"(c) werden Ihnen alle Inhalte angezeigt, die zum Kopieren zur Verfügung stehen. Neben dem Elementnamen steht dahinter in Klammern jeweils zu welchem Wissenseintrag das Element gehört und in welcher Version dieser sich gerade befindet.
In der Spalte "Erstellt am" (d) sehen Sie, wann die Inhalte jeweils erstellt wurden.
Über den Link "Inhalt auswählen" (e) am Ende jeder Zeile wählen Sie die entsprechenden Inhalte dann aus, um Sie in Ihren Wissenseintrag zu kopieren.
In der Inhaltsstruktur Ihres Wissenseintrags wird der kopierte Inhalt nun aufgeführt, genau wie die Inhalte, die Sie neu erstellt haben. Wie bei den anderen Inhaltselementen, können Sie die Position über das Pfeilkreuz jederzeit ändern und über das Mülleimersymbol können Sie die kopierten Inhalte auch wieder löschen.
KAPITEL KOPIEREN
Das Kopieren von Kapiteln ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks Kapitel aus anderen Wissenseinträgen zu übernehmen. In den meisten Fällen müssen dann nur noch kleinere Anpassungen vorgenommen werden, anstatt das ganze Kapitel neu zu schreiben.
Über "Kapitel Kopieren " (5.5), in der Kopfzeile über den Pfeil-Dropdown neben dem Button "Neuer Inhalt" oder über das "drei-Punkte-Symbol" neben einem Kapitel (5.1 - f), können Sie Kapitel kopieren.
Es öffnet sich nun das selbe Fenster wie beim Kopieren von Inhaltselementen. Hier können Sie nun ganze Kapitel auswählen, die Sie kopieren möchten. Das es sich in diesem Fenster nun um Kapitel handelt, erkennen Sie auch am Anfang jeder Zeile an den "Kapitelsymbolen".
Über das Feld "Filtern" (a) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden dann entsprechende Kapitel angezeigt (in der Spalte "Name").
Über das Dropdown-Feld "Status" (b) können Sie nach dem Status "Freigegeben" und "In Bearbeitung" filtern und bekommen dann nur entsprechende Kapitel mit diesem Status angezeigt (in der Spalte "Name").
In der Spalte "Name"(c) werden Ihnen alle Kapitel angezeigt, die zum Kopieren zur Verfügung stehen. Neben dem Kapitelnamen steht dahinter in Klammern jeweils zu welchem Wissenseintrag das Kapitel gehört und in welcher Version dieser sich gerade befindet.
In der Spalte "Erstellt am" (d) sehen Sie, wann die Kapitel jeweils erstellt wurden.
Über den Link "Inhalt auswählen" (e) am Ende jeder Zeile wählen Sie die entsprechenden Kapitel dann aus, um Sie in Ihren Wissenseintrag zu kopieren.
In der Inhaltsstruktur Ihres Wissenseintrags wird das kopierte Kapitel nun aufgeführt, genau wie die Kapitel, die Sie neu erstellt haben. Wie bei den anderen Inhaltselementen, können Sie die Position über das Pfeilkreuz jederzeit ändern und über das Mülleimersymbol können Sie die kopierten Kapitel auch wieder löschen.
6. Zurück in der Übersicht der Wissenseinträge finden Sie nun auch den von Ihnen erstellen Wissenseintrag in Version 1 und im Status "in Bearbeitung" (6.1).
Zudem haben Sie in der Verwaltungsübersicht noch folgende Möglichkeiten.
Über den Link "Versionsübersicht" (6.2) oben rechts finden Sie einen Überblick über alle Versionen aller Wissenseinträge und Sie haben hier die Möglichkeit, diese zu filtern. Dazu mehr in der Anleitung: So erstellen Sie eine neue Version eines Wissenseintrags.
Über das Feld "Filtern" (6.3) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und bekommen dann entsprechende Wissenseinträge in der Übersicht angezeigt.
Über das Filtersymbol (6.4) öffnen sich weitere Filteroptionen:
Über das Dropdown-Feld "Qualitätsprüfung" (6.5) können Sie nach folgenden Optionen filtern: "Alle Qualitätsprüfungen", "Qualitätsprüfung überfällig" und "Qualitätsprüfung nicht überfällig". Mehr zu Qualitätsprüfungen entnehmen Sie der Anleitung: So stellen Sie automatische Prüftermine (Qualitätsmanagement) ein.
Über das Dropdown-Feld "Status" (6.6) können Sie nach folgenden Optionen filtern: "in Bearbeitung", "Freigegeben", "Archiviert" und "Geprüft". Wie sich diese verschiedenen "Level" ergeben, entnehmen Sie Punkt 6.17 weiter unten.
Über das Dropdown-Feld "Bearbeiter" (6.7) können Sie nach Bearbeitern aller Wissenseinträge filtern und bekommen in der Übersicht dann nur die Wissenseinträge der ausgewählten Bearbeiter (Autoren) angezeigt. Wie Sie Bearbeiter bei einem Wissenseintrag hinterlegen und Zuweisungen vornehmen können, entnehmen Sie Punkt 6.16 weiter unten.
Zudem können Sie über das Dropdown-Feld "Kategorien" (6.8) nach allen Wissenskategorien filtern und bekommen in der Übersicht nur Wissenseinträge zu den ausgewählten Kategorien angezeigt. Wie Sie Kategorien erstellen und verwalten entnehmen Sie folgender Anleitung:
So verwalten Sie Kategorien.
In der Spalte "Name" (6.9) werden Ihnen alle Wissenseinträge mit Namen angezeigt. Mit einem Klick auf den Link des jeweiligen Namens gelangen Sie in eine Detail-Übersicht zum Wissenseintrag, in der Sie im Reiter "Übersicht" alle Informationen und Einstellung zum Eintrag jederzeit einsehen können wie in folgenden Screenshots zu sehen:
Unter anderem können Sie hier sehen, welche Änderungen es mit welchen Eintrag gab, wann Prüftermine eingeplant sind bei aktiviertem Qualitätsmanagement und ob es verlinkte Inhalte gibt uvn. Über den Link "Bearbeiten" gelangen Sie aus dieser Ansicht heraus in die "Bearbeiten-Maske" des Wissenseintrags und können hier ggf. Änderungen vornehmen (Info-Tab und Inhalte-Tab). Über den Link "Verwalten" gelangen Sie aus dieser Ansicht heraus in die "Verwaltung" des Eintrags wie in Punkt 6.16 weiter unten beschrieben.
Im Reiter "Vorschau" können Sie sich über den Dropdown "Version auswählen" jederzeit alle Versionen des Eintrages anschauen - egal in welchem Status sich diese befinden. 
Auch hier gelangen Sie aus dieser Ansicht heraus über den Link "Bearbeiten" in die "Bearbeiten-Maske" des Wissenseintrags und können hier ggf. Änderungen vornehmen (Info-Tab und Inhalte-Tab). Über den Link "Verwalten" gelangen Sie aus dieser Ansicht heraus in die "Verwaltung" des Eintrags wie in Punkt 6.16 weiter unten beschrieben.
Mit einem Kick auf den Link eines Inhaltes können Sie sich anschauen, wie das Element für Benutzer aussieht und in dieser Ansicht befinden Sie sich quasi "als Benutzer im Wissenseintrag":
Sie können im Reiter Vorschau auch sofort ganz oben auf den Button "Hier sieht man die Vorschau aus Sicht des Nutzers" klicken und gelangen dann erst einmal in die Übersicht des Wissenseintrags aus Nutzersicht: 
Auch hier können Sie dann wiederum auf die Links der einzelnen Inhalte klicken und gelangen in den Wissenseintrag aus Nutzersicht wie oben beschrieben.
Im Reiter "Protokoll" sehen Sie wer wann was im Eintrag gemacht hat und können dabei nach "Benutzern" und "Aktivitäten aus dem Wissensmanagement" filtern. Diese Funktion ist sehr hilfreich um jederzeit Änderungen nochmal genau prüfen zu können und vor allem auch wenn man kollaborativ an Einträgen arbeitet, auch die Änderungen durch anderer "Autoren" jederzeit nachvollziehen zu können. Zudem können Sie sehen welche Benutzer sich die Einträge und Inhalte angesehen haben.
In der Spalte "Kategorien" (6.10) werden Ihnen in der Übersicht der Wissenseinträge jeweils die mit dem Eintrag verknüpften Kategorien angezeigt. Mit einem Klick auf den Link einer Kategorie gelangen Sie in eine Übersicht, in der Sie alle Wissenselemente finden, die mit der jeweiligen Kategorie verknüpft sind. Dabei können Sie sich alle Elemente anzeigen lassen oder gezielt Wissenseinträge oder Wissensdiskussonen. Zudem haben Sie noch verschiedene Sortierungsmöglichkeiten, z.B: nach besten/ schlechtesten Bewertungen (Daumensymbol) oder dem Zeitpunk der letzten Änderungen.
In der Spalte "letzte Bearbeitung am" (6.11) sehen Sie wer den Wissenseintrag wann das letzte mal bearbeitet hat und in der Spalte "Versionierung" (6.12) sehen Sie jederzeit in welcher Version ein Eintrag freigegeben ist und ob ggf. eine Neue Version schon "in Bearbeitung" ist. Den Benutzern (Mitarbeitern) wird immer die freigegebene Version zur Verfügung gestellt - die Version in Bearbeitung sehen immer nur die Administratoren (Bearbeiter/ Autoren).
In der Spalte "Nächste Qualitätsprüfung" (6.13) ist immer der nächste Prüftermin (Qualitätsmanagement) eingetragen wenn diese Funktion für den jeweiligen Wissenseintrag genutzt wird. Alle weiteren Informationen zum Thema Qualitätsmanagement entnehmen Sie folgender Anleitung: So stellen Sie automatische Prüftermine (Qualitätsmanagement) ein.
In der Spalte "Erstellt am" (6.14) ist immer das Datum hinterlegt, wann der Wissenseintrag erstellt wurde.
Über das "drei-Punkte-Symbol" am Ende einer Zeile jedes Wissenseintrags können Sie:
Über "Neue Aufgabe" (6.15) Aufgaben direkt an den Wissenseintrag knüpfen und an Benutzer im System versenden. Mehr zu diesem Thema entnehmen Sie der Anleitung: So erstellen Sie Aufgaben zu Wissenseinträgen.
Über "Verwalten" (6.16) gelangen Sie in die Verwaltungsübersicht des Wissenseintrags:
Im ersten Reiter "Zuweisungen" (a) haben Sie folgende Möglichkeiten:
Im Feld "Benutzer suchen" (b) geben Sie ein Wort oder ein Teil eines Wortes ein, das im Namen des gesuchten Benutzers vorkommt. Ihnen wird dann eine Liste der Benutzer angezeigt, die dieses Wort im Namen enthalten und Sie können die zutreffenden Benutzer dann mit einem Klick auf den entsprechenden Benutzernamen der Liste mit den zuzuweisenden Benutzern hinzugefügt. In diesem Beispiel habe ich nach "Bet" gesucht und dann den Benutzer "Bettina Mustermann" angezeigt bekommen. Dieser Benutzer wurde dann erfolgreich der Liste hinzugefügt.
Im Feld "Filtern" (c) können Sie dann nach Begriffen/ Worten suchen und bekommen entsprechende zutreffende Benutzer in der Liste der" Bearbeiter" (d) angezeigt (Liste der zugewiesenen und zuzuweisenden Benutzer).
In der Spalte "lokale Rolle" (e) vergeben Sie allen zugewiesenen Benutzern eine lokale Rolle. Diese Rolle bestimmt dann die Rechte, die die zugewiesenen Benutzer auf die Wissenseinträge haben und in dieser Liste erscheinen neben den Standardrollen aus dem Wissensmanagement - "Wissensteilnehmer", "Wissensbearbeiter", "Wissensmanager" und "Wissensverantwortlicher" - auch alle anderen lokalen Rollen, die Sie eventuell selber im System definiert haben unter Verwaltenmenü - Einstellungen - System Einstellungen - Lokale Rollen".
Wissensteilnehmer: haben bezogen auf Wissenseinträge das Recht "Wissenseinträge anzeigen", sprich, können Wissenseinträge, die Ihnen zugewiesen wurden (über Kategorien und Gruppen oder diesen Zuweisungsdialog) diese nur einsehen/ lesen.
Wissensbearbeiter: haben bezogen auf Wissenseinträge das gleiche Recht wie Wissensteilnehmer, plus die Rechte "Inhalte des Wissensmanagement verwalten" und "Inhalte des Wissensmanagement archivieren/ löschen können".
Wissensmanager: haben bezogen auf Wissenseinträge das gleiche Recht wie Wissensteilnehmer und Wissensbearbeiter, plus die Rechte "Wissen/ Kategorien Benutzern und Gruppen zuweisen" sowie "Wissenseinträge freigeben können".
Wissensverantwortliche: haben bezogen auf Wissenseinträge das gleiche Recht wie Wissensteilnehmer und Wissensbearbeiter, plus das Recht "Verantwortlicher". Damit sind Sie unter anderem auch für Fragen zuständig und erhalten entsprechende Benachrichtigungen, wenn Benutzer - aus der Benutzeransicht eines Eintrages heraus - "Fachfragen an Verantwortliche stellen".
"Bearbeiter" können in diesem Fall also wortwörtlich Bearbeiter sein, die z.B. die Rollen "Wissensverantwortlicher" oder "Wissensbearbeiter" oder "Wissensmanager" zugeteilt bekommen und die Einträge dann ebenfalls bearbeiten und verwalten können, auch wenn diese das globale Recht "Wissenseinträge erstellen können" und das globale bzw. lokale Recht "Inhalte des Wissensmanagements verwalten" grundsätzlich nicht haben, aber zum Beispiel mit Ihrem Fachwissen bei manchen Einträgen beitragen können sollen.
In der Spalte "Bearbeiter" können so aber auch Benutzer zugewiesen werden, die reine Ansichtsrechte haben.
Wissen kann darüber hinaus aber auch durch eine Kategorie - und die der Kategorie zugewiesenen Gruppen - "verteilt" werden. Lesen Sie dazu auch die Anleitung: So verwalten Sie Kategorien.
In der Spalte "Zugewiesen am" (f) sehen Sie dann, wann der Wissenseintrag welchen Benutzern zugewiesen wurde und über das Mülleimersymbol (g) können Sie eine Zuweisung auch wieder löschen.
Was Sie in den anderen beiden Reitern "Qualitätsmanagement" und "Automatische Freigaben" machen können, erfahren Sie in den Anleitungen: "So stellen Sie automatische Prüftermine (Qualitätsmanagement) ein." und "So stellen Sie eine automatische Freigabe eines Wissenseintrags ein."
Über "Löschen" (6.18) können Sie einen Wissenseintrag natürlich jederzeit wieder löschen. Auch hier benötigen Sie natürlich das entsprechende Recht dazu.
Freigabe von Wissenseinträgen
Über "Version XY bearbeiten" und "Version XY auf geprüft setzten" (6.17) können Sie den Wissenseintrag weiter bearbeiten und gelangen zurück in die Bearbeitungsmaske mit den Tabs "Info" und "Inhalte" oder den Status eines Wissenseintrags ändern. In diesem Beispiel könnten Sie den Status also von "In Bearbeitung" auf "Geprüft" setzen. Nach den Status "Geprüft" würde dann der "Freigabe Status" folgen. Sehen Sie folgende Infobox:
Hat ein Wissenseintrag den Status "Geprüft" können Sie diesen dann entweder wieder "In Bearbeitung setzen" oder "Freigeben". 
Hat ein Wissenseintrag den Status "Freigegeben" können Sie dann entweder eine "neue Version erstellen" oder den Eintrag "archivieren". 
Hat ein Wissenseintrag den Status "Archiviert" können Sie dann entweder eine "neue Version erstellen" oder "alle Versionen des Wissenseintrags löschen".
WICHTIG: Beim Archivieren wird der freigegebene Wissenseintrag komplett entfernt und ist nicht mehr auffindbar für die zugewiesenen Benutzer. Wenn dieser Wissenseintrag auf andere Inhalte verlinkt, werden diese in den Wissenseintrag kopiert und die Verlinkung entfernt.
Um Wissenseinträge archivieren oder alle Versionen einen Eintrags final löschen zu können benötigen Sie das globale oder lokale Recht "Inhalte des Wissensmanagements archivieren/ löschen können".
Unter "Verwaltenmenü - Einstellungen - Wissens Einstellungen - Wissenseinträge" können Sie im Bereich "Allgemeines" zudem die Option "Freigabe nach dem 4-Augen-Prinzip" aktivieren. So können Benutzer, die einen Eintrag erstellt bzw. zuletzt bearbeitet/geprüft haben diesen nicht auch alleine freigeben, sondern benötigen einen zweiten Administrator/ Autor, der die Freigabe übernimmt.
Diese kann dann nur ein Benutzer freigeben, der das globale oder lokale Recht "Wissenseinträge freigeben können" auf diesen Wissenseintrag hat.