Im eigenen Bereich können Benutzer Dokumente hochladen und für Ihre Personalabteilung/ Vorgesetzten somit sichtbar machen.
Siehe dazu Anleitung: So fügen Sie Dateien zu Ihrem persönlichen Bereich hinzu und verwalten diese.
Die Dokumententypen aus der Dropdownliste, aus der man dabei auswählen kann, können von dem entsprechenden Administratoren des Systems zunächst konfiguriert und jederzeit verwaltet werden.
Um Einstellungen zu den Dokumententypen vorzunehmen, benötigen Sie das globale Recht “Technische Verwaltung”.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Um Einstellungen rund um die Dokumententypen vorzunehmen wechseln Sie zunächst über Verwaltenmenu - Einstellungen - System Einstellungen - Dokumententypen (1.1) in die Einstellungsübersicht.
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Auf der Übersichtsseite gibt es folgende Einstellungsoptionen:
Über den “Neu”-Button (2.1) können Sie neue Dokumententypen erstellen (Siehe Abschnitt 3.)
Im Filter-Feld (2.2) können Sie nach Namen von Dokumententypen suchen.
Unter der Spalte “Name” (2.3) werden alle bereits konfigurierten Dokumententypen mit ihren Namen aufgelistet. Standardmäßig gibt es hier “Zeugnis”, “Zertifikat”, “Bescheinigung” und “Sonstiges”. Diese Typen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden und stellen die Basis für die weitere Konfiguration anderer Dokumententypen dar.
Mit einem Klick auf den Namen des Dokumententypen gelangt man zu einer separaten Übersichtsseite des jeweiligen Typen.
In der Spalte “Typ” (2.4) wird der jeweilige Dokumententyp aufgelistet und das sind die unter 2.3 oben aufgelisteten vier Standardtypen (Zeugnis, Zertifikat, Bescheinigung und Sonstiges).
In der Spalte “Gültigkeitsdauer (Tage)” (2.5) wird die Gültigkeitsdauer der jeweiligen erstellten Dokumententypen in Tagen aufgelistet, wenn eine Dauer hinterlegt wurde.
In der Spalte “Erstellt am” (2.6) wird das Erstelldatum des jeweiligen Dokumententypen aufgelistet.
Über das Drei-Punkte-Symbol am Ende einer Zeile eines Dokumententypen öffnet sich ein kleines Menu. Über “Bearbeiten” (2.7) gelangt man in die Bearbeitungsmaske eines Typen und kann diesen entsprechend bearbeiten.
Über das Mülleimersymbol (2.8) kann man einen Dokumententypen entsprechend löschen. -
Über den “Neu”-Button gelangen Sie in die Erstellmaske eines neuen Dokumententypen.
Hier gibt es folgende Schritte:
Im Feld “Namen” (3.1) tragen Sie ein, wie der neue Dokumententyp benannt werden soll.
Über das Dropdownfeld “Typ” (3.2) wählen Sie einen der vier Standardtypen “Zeugnis”, “Zertifikat”, “Bescheinigung” oder “Sonstiges” aus.
Im Feld “Gültigkeitsdauer” (3.3) tragen Sie eine entsprechende Dauer in Tagen ein.
In der blauen Box (2.4) finden Sie zusätzliche Information zu den unter 2.5 folgenden Erinnerungseinstellungen.
Wenn Sie auf “Hinzufügen” klicken eröffnet sich die Möglichkeit eine Erinnerung vor dem Dokumentenablauf (Ablauf der Gültigkeitsdauer) einzustellen.
Dazu Tragen Sie im Feld (2.5) eine Dauer ein und wählen im Dropdownfeld eine der Einheiten aus: Tage, Wochen, Monate, Jahre. So können Sie einstellen, ob und wann der Benutzer eine Erinnerung für ablaufende Dokumente bekommt.
Zusammen mit der ersten Erinnerung wird ebenfalls eine Aufgabe für den Benutzer erstellt.
ACHTUNG: Bitte geben Sie nur Werte ein, die kleiner als die Gültigkeitsdauer des Dokumententyps sind. Ansonsten werden die Erinnerungen nicht verschickt. Über “Hinzufügen” können Sie beliebig viele Erinnerungsstufen erstellen.
Über das Mülleimersymbol (2.6) können die Erinnerungseinstellungen auch jederzeit wieder gelöscht werden.