So erstellen Sie eine Umfrage und versenden Sie an Teilnehmer

Mit Hilfe von Umfragen können Sie gezielt Fragen an Benutzer oder Gruppen des Systems versenden. Sie können so z.B. ein Feedback von Schulungsteilnehmern oder eine Beurteilung der Benutzer zum aktuellen Kursangebot einholen. Hier wird beschrieben wie Sie eine Umfrage erstellen und diese an Benutzer bzw. Gruppen versenden.

Damit Sie Umfragen erstellen und bearbeiten können, benötigen Sie das globale Recht "Umfragen verwalten".


Schritt-für-Schritt Anleitung: So erstellen Sie eine neue Umfrage

  1. Um eine neue Umfrage zu erstellen wechseln Sie in der Verwaltung über "Tools - Umfragen" (1.1) in die Übersicht der Umfragen und wählen dort "Neu" (1.2).




Geben Sie der Umfrage einen "Namen" (2.1) und stellen Sie die verwendete "Sprache" (2.2) ein.
Über die Option "Anonymisierte Umfrage"(2.3) können Sie festgelegen, ob die Umfrageergebnisse anonymisiert sind oder nicht.

Wenn die Option aktiviert ist, die Umfrage also "anonymisiert" ist, können Sie nicht sehen welcher Benutzer welche Antwort gegeben hat. Wenn Sie sehen möchten wie ein Benutzer geantwortet hat, deaktivieren Sie diese Option.

Diese Einstellung kann nachträglich nicht verändert werden.

Über "Speichern" erstellen Sie dann die Umfrage.

Nachdem die Umfrage erstellt wurde können Sie diese direkt weiter bearbeiten. Geben Sie, wenn gewünscht, eine Beschreibung im Feld "Einleitungstext" (3.1) der Umfrage an.
Über "Neue Frage" (3.2) können Sie eine neue Frage erstellen oder über "Frage aus dem Fragenpool" (3.3) eine Frage aus dem Umfragen-Fragenpool einfügen.

Der Test-Fragenpool und der Umfragen-Fragenpool sind voneinander vollkommen unabhängig.




Wenn Sie nun eine neue Frage erstellen, wird per Standard eine "Single Choice" Frage angelegt, die Sie direkt weiter bearbeiten können.
Über die Dropdown-Box (4.1) können Sie den Fragentyp ändern. Es stehen Ihnen folgende Typen zur Verfügung, weitere Informationen und Anwendungsbeispiele zu den verschiedenen Typen werden Ihnen unterhalb des jeweiligen Fragentyps angezeigt (4.2).

Multiple Choice: Bei einer Multiple Choice Frage stehen dem Benutzer mehrere vorformulierte Antworten zur Auswahl, von denen er mehrere auswählen kann.

Single Choice: Bei einer Single Choice Frage stehen dem Benutzer mehrere vorformulierte Antworten zur Auswahl, von denen er aber nur eine auswählen kann.

Freitext: Bei einer Freitext Frage gibt es keine vorformulierten Antwortmöglichkeiten und der Benutzer kann selber einen Text schreiben.

Im "Fragentext" (4.3) geben Sie die eigentliche Frage ein. Dieser wird nach dem Speichern im Kopf der Frage angezeigt.

Seit Version 3.1 kann man im Fragentextfeld mit Mentions arbeiten und hier nun E-Learnings, Lernpfade, Wissenseinträge und Wissensdiskussionen verlinken. Wie genau das funktioniert entnehmen Sie einer gesonderten Anleitung.
Zudem können über das "Medium einfügen" Symbol nun neben dem Datei-Typ "Video" auch Dokumente eingefügt werden, die dann sofort im PDF-Reader angezeigt werden. Erlaubte Formate sind dabei: doc .docx .odp .ods .odt .pdf .pps .ppsx .ppt .pptx. 

 

Wenn Sie eine Frage in anderen Umfragen verwenden möchten, können Sie diese über "In den Fragenpool" (4.7) in diesen übernehmen. In einer anderen Umfrage können Sie dann diese Frage über "Frage aus dem Fragenpool" (3.3) in die Umfrage übernehmen. 

Speziell für "Multiple Choice" und "Single Choice" stehen Ihnen "Antworten" zur Verfügung. Sollten Sie weitere Antworten benötigen können Sie diese über das Plus "+" (4.8) neue Antworten hinzufügen. Geben Sie im Feld "Antwort" (4.4) die Antwort ein. 

Im Gegensatz zu Tests können Sie hier keine "richtigen" Antworten markieren, da es hier kein "richtig" oder "falsch" gibt.

Über das "Pfeilkreuz" (4.5) können Sie die Reihenfolge der Antworten ändern. Über den "Mülleimer" (4.6) können Sie eine Antwort auch wieder löschen.
Übernehmen Sie alle Angaben mit "Frage speichern".


Eine Umfrage könnte beispielsweise wie folgt aussehen. 
Über das "Pfeilkreuz" (5.1) können Sie die Reihenfolge der Fragen ändern.  Wenn Sie eine Frage aufklappen, können sie über den "Mülleimer" (5.2) diese auch wieder löschen.
Diese Änderungen übernehmen Sie mit "Speichern".



Nachdem Sie die Umfrage gespeichert haben, werden Sie wieder auf die Übersicht der Umfragen geleitet. Hier wird Ihnen in der Tabelle die neu erstellte Umfrage (6.1) zuerst angezeigt.


Schritt-für-Schritt Anleitung: So versenden Sie eine Umfrage an Teilnehmer

1.     Um eine Umfrage an Teilnehmer zu versenden wechseln Sie in der Verwaltung über "Tools - Umfragen (1.1) in die Übersicht der Umfragen.
Damit Sie eine Umfrage besser finden, können Sie nach dem "Namen" der Umfrage filtern (1.5) oder über das Filtersymbol (1.2) den "Umfragetypen" (1.4) (anonymisiert oder öffentlich) vorselektieren.
Zusätzlich können Sie festlegen, ob es sich um eine Umfrage mit "Bezug zu einer Veranstaltung" (Bezug zu Schulungen) (1.3) handelt.  
Anschließend wählen Sie bei der gewünschten Umfrage über das "drei-Punkte-Symbol" den Punkt "Teilnehmer einladen" (1.6).
Oben recht gelangen Sie über einen Link "zum Umfragen Fragenpool" (1.7).


Über den Link "zum Umfragen Fragenpool" gelangen Sie in die Umfragen Fragenpoolübersicht und können dort über das Filtersymbol (a) nach dem Namen (b) einer Frage filtern oder über die beiden Dropdownfilter nach dem Fragentypen (c) oder einem Schlagwort (d). Über das "drei-Punkte-Symbol" können Sie die Fragen jederzeit "Bearbeiten" (e) und dabei bspw. Korrekturen vornehmen oder Schlagworte vergeben und die Fragen damit etwas zu strukturieren/ kategorisieren, "Duplizieren" (f) um diese bspw. als Vorlage wiederzuverwenden oder "Löschen" (g).


Im sich öffnenden Dialog haben Sie nun die Möglichkeit über die Auswahl von "Ausgewählte Benutzer" (2.1) und anschließend über die Dropdown-Box "Alle Benutzer" (2.3) einen oder mehrere Benutzer auszuwählen an die Sie die Umfrage senden möchten.

Analog zu Benutzern können Sie über "Ausgewählte Gruppen" (2.2) eine Umfrage auch an eine oder mehrere Gruppen versenden.

Nachdem Sie die Benutzer oder Gruppen ausgewählt haben, versenden Sie die Umfrage über "Umfrage abschicken" an die Teilnehmer.


Jeder Teilnehmer erhält eine "Neue Umfrage"-E-Mail mit einem Link über den der Benutzer die Umfrage direkt in seinem eigenen Bereich "Mein Bereich" im Reiter "Umfragen" ausfüllen kann.


Anschließend wird die Übersicht der Umfragen aktualisiert und bei der entsprechenden Umfrage wird das Versanddatum mit Uhrzeit eingetragen (3.1).


Falls Sie bei einer bereits versendeten Umfrage weitere Teilnehmer einladen möchten, können Sie dies über das "drei-Punkte-Symbol" und "Zusätzliche Teilnehmer einladen" (4.1) machen. Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt wie beim ersten Versand (siehe Schritt 2.). Wenn nach einer gewissen Zeit einige eingeladene Teilnehmer noch nicht an der Umfrage teilgenommen haben, können Sie diesen über das "drei-Punkte-Symbol" und "Eingeladene Teilnehmer erinnern" (4.2) zur Erinnerung erneut eine "Neue Umfrage"-E-Mail zusenden.



 

So erstellen Sie lokale Rollen und weisen sie Benutzern zu
Durch lokale Rollen können Benutzer Rechte in Gruppen erlangen. Im Gegensatz zu globalen Rollen erhält der Benutzer durch lokale Rollen explizit nur Rechte auf Gruppenebene. Durch lokale Rollen können somit Berechtigungen auf Teamebene abgebildet werden. Erhält der Teamleiter bspw. ein lokales Recht, um Fortschritte einzusehen, können nur die Fortschritte der anderen Gruppenmitglieder eingesehen werden. Fortschritte anderer Benutzer können nicht eingesehen werden.