Im System können Datenschutzhinweise erstellt und freigeschaltet werden. Es kann dabei auch festgelegt werden, dass diese erst von allen Benutzern bestätigt werden müssen, bevor das System weiter genutzt werden kann. Nach der ersten Erstellung können jederzeit Updates der Datenschutzhinweise vorgenommen werden. Auch dabei kann man festlegen, dass diese Neuerungen erst bestätigt werden müssen beim nächsten Login im System.
Um Einstellungen an den Datenschutzhinweisen vorzunehmen, benötigen Sie das globale Recht “Technische Verwaltung”.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Datenschutzhinweise konfigurieren
- Um Einstellungen an den Datenschutzhinweisen vorzunehmen wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenu - Einstellungen - System Einrichtung - Datenschutzhinweise” (1.1) in die Einstellungsübersicht.
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In der Verwaltungsübersicht wählen Sie im Dropdownfeld “Einstellungen” (2.1) erst aus, wie die Datenschutzhinweise eingestellt sein sollen.
Wählt man hier “Externer Link” (2.1) öffnen sich bestimmte Felder.
Im Feld “Externer Link” (2.2) tragen Sie den entsprechenden Link ein, der die Benutzer zu den Datenschutzhinweisen führt.
Ist dieser ausgefüllt findet man den Link “Datenschutzhinweise” in der Fußzeile des Systems wieder.
Es gibt noch die Option den Haken bei “Datenschutzhinweise müssen akzeptiert werden” (2.3) zu setzen. Ist der Haken gesetzt, muss jeder Benutzer die Datenschutzhinweise bestätigen bevor er das System nutzen kann.
Es öffnet sich beim nächsten Login im System für jeden Benutzer ein Fenster über welches diese den Datenschutzhinweis-Link aufrufen und als “gelesen und akzeptiert” bestätigen kann.
Über den Link “Bestätigungsstatus zurücksetzen” (2.4) können Sie den Bestätigungsstatus aller Benutzer zurücksetzen, zum Beispiel, wenn Sie die Datenschutzhinweise geändert haben. Dadurch muss jeder Benutzer die Datenschutzhinweise erneut bestätigen.
Wählen Sie in den Einstellungen (2.1) “Deaktivieren” (2.5) stellen Sie die Datenschutzhinweise komplett aus im System und es findet sich dementsprechend kein Link in der Fußzeile des Systems und mögliche vorherige Datenschutzhinweise-bezogene Angaben verschwinden.
Wählen Sie in den Einstellungen (2.1) “Eigener Text” (2.6) können Sie die Datenschutzhinweise selber im System gestalten und hinterlegen.
Über das Dropdownfeld “Sprache” (2.7) wähle Sie zunächst die Sprache der Datenschutzhinweise aus.
Im Textfeld (2.8) gestalten Sie dann die Datenschutzhinweise frei nach Ihren Vorstellungen und können dabei die Formatierungsoptionen des Textfeldes nutzen.
Unter dem Textfeld haben Sie dann, wie bei der Einstellung “Externer Link” die Optionen, “Datenschutzhinweise müssen akzeptiert werden” (2.3) und “Bestätigungsstatus zurücksetzen” (2.4).
Über den Datenschutzhinweise-Link in der Fußzeile ist dann der gestaltete Text aufrufbar. 
Ist der Haken bei “Datenschutzhinweise müssen akzeptiert werden” (2.3) gesetzt, so öffnet sich ein Fenster mit dem von Ihnen gestalteten Text für jeden Benutzer und muss als “gelesen und akzeptiert” bestätigt werden. 