Ein Benutzer darf nur dann Schulungen Benutzern zuweisen, wenn er das globale Recht "Alle Schulungen Benutzern zuweisen" oder das lokale Recht (Gruppenrecht) "Schulungen Benutzer zuweisen" hat.
Folgenden Anleitungen entnehmen Sie, wie Sie einen Veranstaltungsrahmen und Veranstaltungen inkl. Terminen erstellen:
So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen.
So erstellen Sie neue Veranstaltungen inkl. Termine.
Folgende Anleitungen beschreiben ebenfalls Wege, wie Sie Veranstaltungen Benutzern zuweisen können.
Folgender Anleitungen entnehmen Sie, wie Sie Benutzer bei der Registrierung (wenn erlaubt) automatisch Schulungen zuweisen:
So weisen Sie Benutzern bei der Registrierung automatisch Schulungen zu.
Folgenden Anleitungen entnehmen Sie zudem, wie Sie (1) Gruppen zu Schulungen
hinzufügen und (2) Schulungen zu Gruppen hinzufügen:
So fügen Sie Gruppen zu Schulungen hinzu.
So fügen Sie Schulungen zu Gruppen hinzu.
Schritt-für-Schritt Anleitung - Benutzer/Gruppen einzeln Veranstaltungen zuweisen und Veranstaltungen verwalten
- Wechseln Sie im Verwaltungsmenü auf "Lernmanagement
- Schulungen - Veranstaltungen" (1.1) in
die Veranstaltungsübersicht.
- Öffnen Sie die erweiterte Ansicht des gewünschten Veranstaltungsrahmens mit einem Klick auf den kleinen Pfeil am Zeilenanfang des entsprechenden Veranstaltungsrahmens (2.1). Klicken Sie dann bei der gewünschten Veranstaltung auf das "drei-Punkte-Symbol" und anschließend auf "Zuweisungen" (2.2).
3.
Im sich öffnenden
Zuweisungsdialog haben Sie folgende Möglichkeiten:
Im Feld "Benutzer/Gruppen
suchen" (3.1) geben Sie ein
Wort oder ein Teil eines Wortes, das im Namen des gesuchten Benutzers/der
gesuchten Gruppe vorkommt, ein
Im folgenden Beispiel wurde das Wort
"aus" (a) eingegeben
und eine Liste der Benutzer und Gruppen, die dieses Wort enthalten, wird
angezeigt (b).
Mit einem Klick auf den gewünschten Benutzer/ die gewünschte Gruppe wird
dieser/ diese ausgewählt und der Liste der zuzuweisenden
Benutzern/Gruppen (c) hinzugefügt.
Über den Dropdown-Filter "Alle Anzeigen"(3.2) können
Sie in der bestehenden Zuweisungsliste nach jeweils nur "Benutzern"
oder nur "Gruppen" filtern.
Über das Feld "Filtern"(3.3) können
Sie dort nach Begriffen/ Worten suchen und so entsprechende Benutzer oder
Gruppen aus der bestehenden Zuweisungsliste angezeigt bekommen.
In der bestehenden Zuweisungsliste werden Ihnen also bereits
zugewiesene Benutzer/Gruppen (3.4) mit dem jeweiligen Zuweisungsdatum
(3.5) angezeigt.
Über den Mülleimer (3.6) können Zuweisungen
jederzeit wieder entfernt werden.
Ihnen wird unterhalb der aktuellen Zuweisungsliste angezeigt, wie viele
Teilnehmer bereits bei wie vielen verfügbaren Plätzen zur Veranstaltung
angemeldet sind (3.7).
Optional können Sie die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer
Anmeldung" (3.8) aktivieren, wodurch alle neue
angemeldeten Teilnehmer direkt den Status "Teilnehmer" erhalten und
direkt angemeldet sind.
Ignorieren Sie diese Checkbox, so kann der Nutzer eigenständig die
Veranstaltung zu- oder absagen. Der Teilnehmerstatus wird so lange
auf "Auf Rückinformation wartend" gesetzt.
Die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" hat nur bei neu zugewiesenen Benutzern eine Bedeutung und wird bei bereits zugewiesenen Benutzern ignoriert.
Wenn Sie alle Benutzer/ Gruppen ausgewählt haben, übernehmen Sie diese mit "Speichern". Die Benutzer und Gruppen sind nun der Veranstaltung zugewiesen und erhalten eine entsprechende Email/ Systemmail (Email Text: "Benutzer über Schulungszuweisung benachrichtigen").
Wenn die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" nicht gesetzt war, können die Benutzer dann jeweils entscheiden, ob Sie eine Teilnahme an der Veranstaltung zusagen und dann "angemeldet sind" oder absagen und dann mit dem Status "abgesagt" notiert werden. Sie erhalten dann nach dem Zu- oder Absagen die Systemmails "Benutzer über Zusagen benachrichtigen" bzw. "Benutzer über Absage benachrichtigen" und die Veranstaltungstermine werden im Kalender-Widget der Teilnehmer hinterlegt. Sagt ein Benutzer ab, wird zusätzlich eine Systemmail an alle Benutzer gesendet, die das lokale oder globale Recht "Schulungen Benutzern/ Gruppen zuweisen" haben: "Manager über Absage benachrichtigen".
4.
Sie werden zurück auf die Übersicht der
einzelnen Veranstaltungen des ausgewählten Veranstaltungsrahmens geleitet und
können über das "drei-Punkte-Symbol" jederzeit über "Teilnehmer
verwalten" (4.1) in eine weitere Ansicht wechseln, in welcher Sie den aktuellen Teilnahmestatus aller Benutzer einsehen und auch jederzeit manuell zuordnen können (z.B. nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat um Teilnehmer vom Status "Teilgenommen" auf "Nicht teilgenommen" zu setzen.)
5. In
den Bereichen "Angemeldet/ Teilgenommen" (5.1),
"Warteliste" (5.2), "Auf
Rückinformation warten" (5.3) und "Abgesagt/
Nicht teilgenommen" (5.4) werden dann die
Benutzer entsprechend Ihrer Rückmeldung auf die Einladung (Zuweisung) zur
Veranstaltung aufgelistet.
In der Zwischenzeit stehen sie unter "Auf Rückinformation warten",
bis sie zu- oder abgesagt haben.
Ist eine Warteliste aktiviert und die maximale Anzahl der Teilnehmer bereits
erreicht, werden Benutzer, die auch gerne an der Veranstaltung teilgenommen
hätten und sich z.B. über den Schulungskatalog angemeldet haben (intern
sichtbare Veranstaltungen) unter dem Bereich "Warteliste" notiert und
rücken dann automatisch nach, sobald einer der angemeldeten Teilnehmer doch
noch absagt vor der Veranstaltung. Hier greifen dann die Systemmails:
"Benutzer auf Warteliste/Teilnahmeliste gesetzt" bzw.
"Nachrücker auf Warteliste/Teilnahmeliste gesetzt".
Sehen Sie hierzu ggf. auch die Anleitung:
So aktivieren Sie den internen Schulungskatalog und machen Schulungen in ihm sichtbar.
Wenn die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" gesetzt war, sind entsprechende Benutzer dann sofort als "angemeldet" eingetragen.
In jedem der vier Bereiche können Sie über das "drei-Punkte-Symbol" oben rechts die "Teilnehmerliste als PDF anzeigen"
(5.5) oder einen "CSV Export" (5.6)
machen.
Über das Feld "Filtern" (5.7) kann
in jedem Bereich nach Begriffen/ Worten gesucht werden und somit nach
Teilnehmern gesucht bzw. gefiltert werden.
Über das Filtersymbol (5.8) kann in jedem Bereich über das
Dropdown-Feld "Gruppen" (5.9) nach
Gruppen gefiltert werden, sodass nur Teilnehmer bestimmter Gruppen angezeigt
werden.
Über das Dropdown-Feld "Unternehmen" (5.10)
kann nach Unternehmen gefiltert werden, sodass nur Teilnehmer aus einem
bestimmten Unternehmen (z.B. Standort, Tochtergesellschaft usw.) angezeigt
werden.
Die zur Verfügung stehenden Unternehmen im Dropdown-Feld "Unternehmen" können von Administratoren über das Verwaltenmenü unter "Einstellungen - System Einstellungen - Unternehmen" mit dem globalen Recht "Technische Verwaltung" konfiguriert werden.
Über das
"drei-Punkte-Symbol" in der Zeile jedes Teilnehmers in jedem Bereich
kann der Teilnahmestatus der Teilnehmer nochmal angepasst werden.
Zum Beispiel können Teilnehmer, die im Bereich "Auf Rückinformation
warten" notiert sind über "+ Auf angemeldet/
teilgenommen setzen" (5.11) angemeldet oder über
"x Auf abgesagt/nicht teilgenommen setzen" (5.12)
abgemeldet werden.
Im Bereich "Abgesagt/nicht teilgenommen" könne Teilnehmer wiederum
auf "angemeldet/teilgenommen" gesetzt werden und im Bereich
"Angemeldet/teilgenommen" genau umgekehrt.
Das dient vor allem dazu, dass die Trainer nach einer Veranstaltung die
Teilnehmerliste nochmal anpassen können, wenn z.B. Teilnehmer kurzfristig doch
erschienen sind und zuvor abgesagt hatten oder Teilnehmer nicht erschienen
sind, die zuvor zugesagt hatten.
6.
In der
Veranstaltungsübersicht haben Sie darüber hinaus noch einige weitere Verwaltungsmöglichkeiten:
Über "Neu" (6.1) in der "ersten
Ebene" können Sie neue Veranstaltungsrahmen erstellen wie in den ganz
oben genannten Anleitungen beschrieben.
Über "Mehrfachänderungen" (6.2 )können
Sie bei einer Veranstaltung oder mehreren Veranstaltungen gleichzeitig
verschiedene Einstellungen vornehmen:
Sie wählen "Alle Veranstaltungen" oder "aktuelle Seite" der
Veranstaltungen aus und klicken auf weiter.
Hier stehen Ihnen dann folgende Aktionen a - i zur
Verfügung, die Sie jeweils gleichzeitig für eine oder mehrere Veranstaltungen
ändern können:
Sie wählen die entsprechende Aktion aus und klicken
auf weiter. Dann folgen Sie den nächsten Schritten und wählen jeweils die
gewünschten Gruppen/ Benutzer oder anderen erwünschten Einstellungen aus und
bestätigen am Ende die angestrebten Mehrfachänderungen.
Über das Feld "Filtern"(6.3) in der "ersten Ebene" können Sie
nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden entsprechende
Veranstaltungsrahmen aus der Übersicht angezeigt.
Über das Filtersymbol (6.4 )stehen Ihnen noch weitere Filtermöglichkeit zur Verfügung:
Über das Dropdownfeld "Sichtbarkeitsstatus"(6.5), welches standardmäßig auf "alle anzeigen"
steht, können Sie auch speziell nach "privaten" oder "intern
sichtbaren" Veranstaltungen filtern.
Über das Dropdownfeld "Freigegeben"(6.6), welches standardmäßig auf "alle anzeigen"
steht, könne Sie nach "ja" oder "nein" filtern.
Über das Dropdownfeld "Gruppen"(6.7) können Sie nach Gruppen filtern und bekommen alle
Veranstaltungen der gewählten Gruppen angezeigt.
Über das Dropdownfeld "Status" (6.8) welches standardmäßig auf "Laufende Veranstaltungen
" steht, können Sie zusätzlich auch nach "alle anzeigen",
"Stattgefundene Veranstaltungen", "Abgeschlossene
Veranstaltungen" oder "Abgesagte Veranstaltungen" filtern.
Über das Dropdownfeld "Schlagworte"(6.9) können Sie gezielt nach Schlagworten filtern und bekommen
alle Veranstaltungen zu den gewählten Schlagworten angezeigt.
Über das Feld "Neu" (6.10)
in der "zweiten Ebene" können Sie
neue Veranstaltungen (inkl. Termine) erstellen wie in den ganz oben genannten Anleitungen
beschrieben.
Über das Feld "Filtern" (6.11)
in der "zweiten Ebene" können Sie können
Sie nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden entsprechende
Veranstaltungen aus der Übersicht angezeigt.
Über das "drei-Punkte-Symbol" rechts in der Zeile der
Veranstaltungsrahmen können Sie diesen jederzeit wieder "Bearbeiten"
(6.12) und gelangen in die Bearbeitungsmaske, wie in der
Anleitung: "So erstellen Sie einen Veranstaltungsrahmen " beschrieben.
Über "Duplizieren" (6.13) können
Sie eine Kopie des Veranstaltungsrahmens
anlegen und diesen dann als Vorlage nutzen um eine neue Version des
Veranstaltungsrahmens oder einen ähnlichen Veranstaltungsrahmen anzulegen. Die Kopie
des Veranstaltungsrahmens erscheint dann ganz oben in der
Veranstaltungsübersicht und vor dem Namen des Veranstaltungsrahmens steht
"Kopie". Die Kopie wird im selben "Sichtbarkeitsstatus"
erstellt und es werden natürlich keine Veranstaltungen (Termine) des
Original-Veranstaltungsrahmens übernommen.
Folgende Informationen und Einstellungen des
Original-Veranstaltungsrahmens werden übernommen:
Informationen aus dem Info-Tab (inkl.. Vorschaubild)
Anhänge
Hinterlegte Zertifikatsvorlage
Eingetragene Skills
Folgende Informationen und Einstellungen aus dem
Original-Veranstaltungsrahmen werden nicht übernommen:
Hinterlegte Bearbeiter
Über "Löschen"(6.14) können Sie einen Veranstaltungsrahmen jederzeit wieder
löschen.
ACHTUNG: Sie löschen damit ggf. auch alle dazugehörigen erstellten Veranstaltungen (inkl. Termine). Sind den dazugehörigen Veranstaltungen Benutzer/Gruppen zugewiesen wird auch der "Fortschritt" gelöscht und kann für Benutzer dann nicht mehr eingesehen oder exportiert werden. Lediglich im Aktivitätenstrom finden Administratoren noch Hinweise zu den Aktivitäten, die rund um die Schulung gelaufen sind.
Über das "drei-Punkte-Symbol" rechts in der jeweiligen Zeile einer
Veranstaltung (auf der Ebene der Veranstaltungen unterhalb des
Veranstaltungsrahmens) haben Sie dann neben "Zuweisungen" und
"Teilnehmer verwalten" - wie oben bereits in den Punkten 3-4
beschrieben - noch folgende Verwaltungsoptionen:
Über "Vorschau" (6.15) können Sie sich die Vorschau der Veranstaltungsübersicht
anschauen und nachempfinden, wie eine Veranstaltung für die Benutzer aussieht,
wenn diese eine Veranstaltungsseite aufrufen (z.B. aus dem Schulungskatalog
oder aus der Zuweisungs-Email heraus).
Über "Bearbeiten/ Verwalten" (6.16) gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht der jeweiligen
Veranstaltung und können, wie in der Anleitung "So erstellen Sie neue Veranstaltungen (inkl. Termine) " beschrieben, die
Veranstaltung jederzeit nochmal bearbeiten und weitergehend verwalten.
In den letzten beiden Reitern "Zuweisungen" und "Teilnehmer
verwalten" dieser Ansicht öffnen sich die selben Dialoge/ Seiten wie unter
Punkt 3-4 in dieser Anleitung beschrieben.
Über "Freigabe entfernen" (6.17)
können Sie die Freigabe einer Veranstaltung jederzeit wieder entziehen.
ACHTUNG: Wenn Sie die Freigabe entziehen, ist die (intern sichtbare) Veranstaltung nicht mehr im Schulungskatalog oder über die Suche auffindbar und die (private oder intern sichtbare) Veranstaltung auch nicht mehr für die zugewiesenen Benutzer verfügbar.
Über "Duplizieren"
(6.18) auf "dieser Ebene" können Sie eine Kopie der Veranstaltung anlegen und diese dann als
Vorlage nutzen um eine neue Version der Veranstaltung oder eine ähnliche
Veranstaltung anzulegen. Die Kopie der Veranstaltung erscheint dann ganz unten
in der Veranstaltungsübersicht mit dem selben Namen der Original-Veranstaltung
und ist natürlich zunächst "nicht freigegeben". Sie können diese
"Vorlage" dann weiter bearbeiten.
Folgende Informationen und Einstellungen der Original-Veranstaltung
werden übernommen:
Alle Informationen und Einstellungen aus dem Info-Tab
Eingetragene Trainer
Hinterlegter Kommentarbereich
Folgende Informationen und Einstellungen der Original-Veranstaltung
werden nicht übernommen:
Termine
Verknüpfte Umfragen
Zuweisungen (und damit natürlich auch alle Angaben in der Teilnehmerverwaltung)
Über "Teilnehmer kontaktieren" (6.19) können
Sie die Teilnehmer der Veranstaltung (zugewiesene Benutzer) jederzeit
kontaktieren.
Es öffnet sich der "Sende Nachricht an die Teilnehmer der Veranstaltung
XY" Dialog:
Im Dropdown Feld "Teilnahmestatus" (a) können
Sie filtern, ob Sie die Nachricht an alle Teilnehmer senden wollen, oder
"nur" an Teilnehmer mit einem bestimmten Teilnahmestatus:
"Angemeldet/ Teilgenommen", "Warteliste", "Auf
Rückinformation warten" oder "Abgesagt/ Nicht
Teilgenommen".
Im Feld "Betreff" (b) geben
Sie einen aussagekräftigen Titel der Nachricht an.
Im Editor-Feld "Nachricht" (c) können
Sie dann die angedachte Nachricht an die jeweiligen Teilnehmer verfassen.
Über "Speichern" übernehmen Sie alle Angaben und
senden die Nachricht an die Teilnehmer ab.
Diese werden dann per Email/ Systemmail über die Nachricht informiert
(Email-Text: "Benutzer über neue Nachricht informieren"). Benutzer
finden diese Nachricht dann über das Glocke-Symbol in der Kopfzeile.
Über "Veranstaltung abschließen" (6.20) können
Sie eine Veranstaltung dann final abschließen, sodass die eventuell verknüpften
Zertifikate und/ oder Umfragen dann an die Teilnehmer rausgeschickt
werden.
Sehen Sie dazu ggf. auch die Anleitungen:
So schließen Sie eine Veranstaltung ab.
So versenden Sie automatisch Umfragen nach Abschluss einer Veranstaltung.
Punkt 7 zum Thema "Zertifikate" in der Anleitung "So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen ".
ACHTUNG: Bitte nehmen Sie vor Abschluss der Veranstaltung ggf. noch notwendige Statusänderungen unter "Teilnehmer verwalten" vor, wie in Punkt 4 dieser Anleitung beschrieben. Ist eine Veranstaltung erst einmal abgeschlossen können Sie die Teilnehmer z.B. nicht mehr von "Teilgenommen" auf "Nicht teilgenommen" schieben und so würden auch Benutzer, die gar nicht teilgenommen haben Ihr Zertifikat erhalten.
Über "Absagen"
(6.21) können Sie eine Veranstaltung absagen, wenn z.B. ein
Trainer erkrankt ist oder nicht genug Teilnehmer zusammengekommen sind. Alle
zugewiesenen Teilnehmer aus den Bereichen der Ansicht "Teilnehmer
verwalten" erhalten dann eine entsprechende Email/ Systemmail (Email-Text:
Veranstaltung "abgesagt/ gelöscht".)
Über "Löschen" (6.22) können Sie eine Veranstaltung jederzeit wieder
löschen. Alle zugewiesenen Teilnehmer aus den Bereichen der Ansicht
"Teilnehmer verwalten" erhalten dann eine entsprechende Email/
Systemmail (Email-Text: Veranstaltung "abgesagt/ gelöscht".)
ACHTUNG: sind der Veranstaltung Benutzer/ Gruppen zugewiesen wird auch der "Fortschritt" gelöscht und kann für Benutzer dann nicht mehr eingesehen oder exportiert werden. Lediglich im Aktivitätenstrom finden Administratoren noch Hinweise zu den Aktivitäten, die rund um die Schulung gelaufen sind.