So finden Sie für Sie relevantes Wissen und stellen Fachfragen an Verantwortliche

Wissenseinträge dienen der Dokumentation von feststehenden Prozessen oder qualitätsgesicherten Inhalten generell. Zur lückenlosen Dokumentation wird im Falle von Änderungen stets eine neue Version erzeugt. Diese neue Version kann bei Bedarf qualitätsgesichert und durch ein Vier-Augen-Prinzip freigegeben werden.

Solche Wissenseinträge werden Ihnen direkt oder über Ihre Gruppenzugehörigkeiten von den Wissensverantwortlichen zugewiesen. Wie Sie nun auf dieses verfügbare Wissen zugreifen können, wird in dieser Anleitung beschrieben. 

Lesen Sie ggf. auch folgende Anleitung, zu der Suchfunktion im System. Über die Suche können Sie auch gezielt im Echtzeitbedarfsfall nach für Sie verfügbarem Wissen suchen:

So verwenden Sie die Suchfunktion im System.

Neben den Wissenseinträgen gibt es auch das Wissenselement "Diskussion". Die Diskussionen dienen dazu, Wissen kollaborativ zu erarbeiten z.B. zu Themen, zu denen es noch keine qualitätsgesicherten Wissenseinträge gibt. Auch dieses Element können Sie über die Suchfunktion finden.

Was sich genau dahinter verbirgt und wie Sie an solchen Diskussionen teilnehmen können, entnehmen Sie folgender Anleitung:

So nehmen Sie an einer Diskussion teil und bewerten diese.

Um Wissenseinträge einsehen zu können, benötigen Sie das Recht "Wissenseinträge anzeigen". Dieses Recht sollte Ihnen standardmäßig durch einen verantwortlichen Administrator im System zugeteilt worden sein. Sollten Sie keine Wissenseinträge sehen können, wenden Sie sich an den zuständigen Systemadministrator.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1.      Sie finden Wissenseinträge zum einen über das Wissenswidget auf dem ihrem Dashboard. Dazu sollte dieses aktiviert sein. Das kann schon von einem Administrator für Sie voreingestellt worden sein. Ansonsten sollten Sie sich das Wissenswidget selber auf das Dashboard hinzufügen können.

Wie Sie Ihr Dashboard einstellen und konfigurieren können, entnehmen Sie der Anleitung:
So konfigurieren Sie Ihr persönliches Dashboard.

Auf Ihrem Dashboard (1.1) sehen Sie dann das Wissenswidget (1.2) und erkennen unter anderem anhand von den jeweiligen "Element tag" (1.3) ob es sich um einen Wissenseintrag oder eine Diskussion handelt.



Wenn Sie auf das Zahnrad des Widgets und auf "Bearbeiten" klicken, können Sie die dessen Einstellungen auch noch anpassen.

Name des Widgets
Welcher Element-Typ soll angezeigt werden (Wissenseinträge oder Diskussionen)
Welche Kategorien sollen eventuell gefiltert werden
Wie viele Einträge sollen in der ersten Ansicht im Widgets verfügbar sein
Kriterien, nach denen die Einträge im Widget sortiert werden sollen 
In welcher Reihenfolge sollen die sortierten Einträge angezeigt werden


Sie könnten sich beispielsweise das Wissenswidget auch mehrfach auf das Dashboard hinzufügen und dann jeweils nach anderen Parametern filtern. So könnten Sie sich zum Beispiel mit drei Wissenswidgets immer die neuesten Einträge aus drei verschiedenen Wissenskategorien anzeigen lassen.

2.     Ein weiterer Weg, die für Sie verfügbaren Wissensinhalte zu finden, ist über den Bereich "Wissen" in Ihrem Sidebarmenü. 
Wechseln Sie dazu über "Wissen" (2.1) in die Übersicht der verfügbaren Wissensinhalte und lassen Sie sich ggf. über "Nur Wissenseinträge" (2.2) dann nur die Einträge anzeigen.



Über "Sortieren" (2.3) können Sie sich die Einträge in der Übersicht noch nach Bedarf sortieren.
Zudem sehen Sie rechts dann noch welche "Kategorien" (2.4) Ihnen zugeteilt sind/ für Sie verfügbar sind. Mit einem Klick auf eine der Wissenskategorien gelangen Sie in die Übersicht der Wissensinhalte, die der jeweiligen Kategorie zugeteilt sind und können damit quasi nach "Kategorien" filtern.
Seit Version 3.2 können Sie die Kategorien an dieser Stelle auch alphabetisch sortieren. Dasselbe gilt auch für das Kategorien-Widget auf dem Dashboard. 



Es werden Ihnen darunter "Top-Schlagworte" (2.5) angezeigt und Sie können mit einem Klick auf eines der Schlagworte auch nach diesen filtern und bekommen alle relevanten Wissensinhalte zu den ausgewählten Schlagworten angezeigt.

3.     Egal aus welcher der beiden Ansichten heraus, klicken Sie dann auf den Wissenseintrag, den Sie gerne lesen möchten und gelangen in die Wissenseintragsübersicht

Hier bekommen Sie dann zunächst einmal alle wichtigen Informationen zum Eintrag anzeigt und eine erste "Zusammenfassung" des Inhalts und sehen die Inhaltsstruktur auf der rechten Seite. 

Darüber hinaus haben Sie noch einige andere Möglichkeiten:




Über das "Herzsymbol" (3.1) vor dem Titel des Wissenseintrags können Sie diesen favorisieren und finden ihn dann in Ihrem Favoriten-Verzeichnis in der Kopfzeile jederzeit schnell wieder.



Über die Symbole "Daumen hoch" und "Daumen runter(3.2) können Sie den Wissenseintrag positiv oder negativ bewerten. Im Beispiel des Screenshots sehen Sie, dass der Eintrag bisher von einem Benutzer positiv bewertet wurde, weil eine kleine "1" neben dem "Daumen hoch" Symbol zu sehen ist. Klicken Sie den Daumen nach oben, sofern der Inhalt Ihnen geholfen hat oder auf den Daumen nach unten, wenn die Qualität nicht Ihren Ansprüchen genügt. Je mehr "Daumen nach oben" ein Inhalt erhält, desto besser wird er in der Suche gelistet. Sie können Ihre Bewertung natürlich zu jeder Zeit ändern.
Im Feld "Filtern(3.3) können Sie nach Begriffen/Worten suchen und bekommen in der Inhaltsliste dann nur entsprechende Inhalte angezeigt. Im Folgenden Screenshot wurde beispielsweise nach dem Wort "Vier" gesucht und in der Liste wurde dann der Video-Inhalt des Eintrags angezeigt, der dem Suchbegriff entspricht: ein Video zum Vier-Ohren-Modell.



Über den Button "Alles zuklappen(3.4) können Sie das Inhaltsverzeichnis zuklappen, sodass nur noch die Kapitelnamen angezeigt werden.
Über das "
Herzsymbol" vor dem Elementsymbol und Titel jedes Inhaltes des Wissenseintrags (3.5), können Sie auch diese einzelnen Inhalte jeweils favorisieren und Ihrer Favoriten-Liste hinzufügen.
Mit einem Kick auf den Link eines Inhaltes (3.6) gelangen Sie dann in den Eintrag hinein und können sich alle Inhalte anschauen/ durchlesen. Am Elementsymbol (neben dem Herzsymbol zum Favorisieren des Inhalts) sehen Sie immer schon um welchen Inhaltstypen es sich handelt. Das können folgende Dateiformate sein:

Ein Text-Element

Ein Dokument
Ein hochgeladenes Video oder ein Video aus Youtube/ Vimeo
Eine Datei eines anderen Formates, welche Sie sich an der Stelle dann herunterladen können.

Ganz unten in der Übersicht, unter den schon bekannten Informationen wie "Wissenskategorien" des Eintrags und den zugeilten Schlagworten, wird Ihnen ggf. "Verwandtes Wissen" angezeigt (3.7). Das System erkennt mit der Zeit kausale Zusammenhänge zwischen den im System vorhandenen und für Sie verfügbaren Wissensinhalten und zeigt Ihnen dann ggf. an, zu welchen ähnlichen verwandten Themen Sie sich eventuell gleich weiter informierten können.

4.     Auch innerhalb des Eintrags können Sie aus dieser Ansicht heraus verschiedene Filter- und Anzeigeoptionen nutzen:



Im Feld "Filtern(4.1) können Sie nach Begriffen/Worten suchen und bekommen in der Inhaltsliste dann nur entsprechende Inhalte angezeigt.
Über den Button "
Alles zuklappen(4.2) können Sie das Inhaltsverzeichnis zuklappen, sodass nur noch die Kapitelnamen angezeigt werden.
Der blaue Balken (4.3) zeigt Ihnen in der Inhaltsstruktur immer an, welcher Inhalt Ihnen rechts angezeigt wird. 
Beim Lesen der Inhalte können Sie über das "Herzsymbol" vor dem Elementsymbol und Titel jedes Inhaltes des Wissenseintrags (4.4) diesen Inhalt jeweils favorisieren und damit Ihrer Favoriten-Liste hinzufügen.
Über den "Weiter-Pfeil" (4.5) ganz rechts können Sie zum nächsten Inhalt weiter navigieren ohne die linke Inhaltsstruktur nutzen zu müssen.

5.     Über das Zahnrad oben rechts können Sie eine "Fachfrage an Verantwortliche stellen" (5.1) und damit z.B. Unklarheiten klären, Vorschläge machen oder sich weitergehend zum Thema informieren. 

6.     Es öffnet sich der "Fachfrage an Verantwortliche stellen" Dialog:

Hier wählen Sie per Dropdown-Feld "Empfänger" (a) den Empfänger der Frage aus. Eventuell gibt es hier nur einen Verantwortlichen und Sie haben keine "Auswahl".
Unterhalb von der Überschrift "Wissen" steht noch einmal der Name des Wissenseintrags (b), zu dem Sie gerade die Fachfrage stellen, damit auch der "Verantwortlich" in der Nachricht sofort erkennt, um welchen Eintrag es geht.
Im Feld "Betreff" (c) geben Sie einen aussagekräftigen Titel zu Ihrer Frage/ Nachricht ein.
Über das Dropdown-Feld "Priorität" (d) können Sie eine Dringlichkeitsstufe" Ihrer Frage/ Nachricht angeben: "Niedrig", "Normal" oder "Hoch". 
Im Feld "Nachricht" (e) geben Sie dann Ihren Fragetext oder Ihre Nachricht ein.
Mit "Senden" übernehmen Sie alle Angaben und senden die Nachricht an den Verantwortlichen ab. 

Der Verantwortlich erhält dann Ihre Nachricht und Sie werden über eine Antwort per Email/ Systemmail informiert und können dann per Link in der Email oder über den Nachrichtenbereich oben in der Kopfzeile (Glockesymbol) auf die eingegangene Antwort zugreifen und ggf. erneut antworten.

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