Wissenseinträge
dienen der Dokumentation von feststehenden Prozessen oder qualitätsgesicherten
Inhalten generell. Zur lückenlosen Dokumentation wird im Falle von Änderungen
stets eine neue Version erzeugt. Diese neue Version kann bei Bedarf
qualitätsgesichert und durch ein Vier-Augen-Prinzip freigegeben werden.
Solche Wissenseinträge werden Ihnen direkt oder über Ihre Gruppenzugehörigkeiten von den Wissensverantwortlichen zugewiesen. Wie Sie nun auf dieses verfügbare Wissen zugreifen können, wird in dieser Anleitung beschrieben.
Lesen Sie ggf. auch folgende Anleitung, zu der Suchfunktion im System. Über die Suche können Sie auch gezielt im Echtzeitbedarfsfall nach für Sie verfügbarem Wissen suchen:
So verwenden Sie die Suchfunktion im System.
Neben den Wissenseinträgen gibt es auch das Wissenselement "Diskussion". Die Diskussionen dienen dazu, Wissen kollaborativ zu erarbeiten z.B. zu Themen, zu denen es noch keine qualitätsgesicherten Wissenseinträge gibt. Auch dieses Element können Sie über die Suchfunktion finden.
Was sich genau dahinter verbirgt und wie Sie an solchen Diskussionen teilnehmen können, entnehmen Sie folgender Anleitung:
So nehmen Sie an einer Diskussion teil und bewerten diese.
Um Wissenseinträge einsehen zu können, benötigen Sie das Recht "Wissenseinträge anzeigen". Dieses Recht sollte Ihnen standardmäßig durch einen verantwortlichen Administrator im System zugeteilt worden sein. Sollten Sie keine Wissenseinträge sehen können, wenden Sie sich an den zuständigen Systemadministrator.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1.
Sie finden Wissenseinträge zum einen über
das Wissenswidget auf dem ihrem Dashboard. Dazu
sollte dieses aktiviert sein. Das kann schon von einem Administrator für Sie
voreingestellt worden sein. Ansonsten sollten Sie sich das Wissenswidget selber
auf das Dashboard hinzufügen können.
Wie Sie Ihr Dashboard einstellen und konfigurieren können, entnehmen Sie der Anleitung:
So konfigurieren Sie Ihr persönliches Dashboard.
Auf Ihrem Dashboard (1.1) sehen Sie dann das Wissenswidget (1.2) und erkennen unter anderem anhand von den jeweiligen "Element tag" (1.3) ob es sich um einen Wissenseintrag oder eine Diskussion handelt.
Wenn Sie auf das Zahnrad des Widgets und auf "Bearbeiten" klicken, können Sie die dessen Einstellungen auch noch anpassen.
Name des Widgets
Welcher Element-Typ soll angezeigt werden (Wissenseinträge oder Diskussionen)
Welche Kategorien sollen eventuell gefiltert werden
Wie viele Einträge sollen in der ersten Ansicht im Widgets verfügbar sein
Kriterien, nach denen die Einträge im Widget sortiert werden sollen
In welcher Reihenfolge sollen die sortierten Einträge angezeigt werden
Sie könnten sich beispielsweise das Wissenswidget auch mehrfach auf das Dashboard hinzufügen und dann jeweils nach anderen Parametern filtern. So könnten Sie sich zum Beispiel mit drei Wissenswidgets immer die neuesten Einträge aus drei verschiedenen Wissenskategorien anzeigen lassen.
2.
Ein weiterer Weg, die für Sie verfügbaren
Wissensinhalte zu finden, ist über den Bereich "Wissen" in Ihrem
Sidebarmenü.
Wechseln Sie dazu über "Wissen" (2.1)
in die Übersicht der verfügbaren Wissensinhalte und lassen Sie sich ggf. über
"Nur Wissenseinträge" (2.2) dann
nur die Einträge anzeigen.
Über "Sortieren" (2.3) können Sie
sich die Einträge in der Übersicht noch nach Bedarf sortieren.
Zudem sehen Sie rechts dann noch welche "Kategorien"
(2.4) Ihnen zugeteilt sind/ für Sie verfügbar sind. Mit einem
Klick auf eine der Wissenskategorien gelangen Sie in die Übersicht der
Wissensinhalte, die der jeweiligen Kategorie zugeteilt sind und können damit
quasi nach "Kategorien" filtern.
Seit Version 3.2 können Sie die Kategorien an dieser Stelle auch alphabetisch sortieren. Dasselbe gilt auch für das Kategorien-Widget auf dem Dashboard. 
Es werden Ihnen darunter "Top-Schlagworte" (2.5)
angezeigt und Sie können mit einem Klick auf eines der Schlagworte auch nach
diesen filtern und bekommen alle relevanten Wissensinhalte zu den ausgewählten
Schlagworten angezeigt.
3.
Egal aus welcher der beiden Ansichten heraus,
klicken Sie dann auf den Wissenseintrag, den Sie gerne lesen möchten und
gelangen in die Wissenseintragsübersicht.
Hier bekommen Sie dann zunächst einmal alle wichtigen Informationen zum Eintrag
anzeigt und eine erste "Zusammenfassung" des Inhalts und sehen die
Inhaltsstruktur auf der rechten Seite.
Darüber hinaus haben Sie noch einige andere Möglichkeiten:
Über das "Herzsymbol" (3.1) vor dem Titel des Wissenseintrags können Sie diesen
favorisieren und finden ihn dann in Ihrem Favoriten-Verzeichnis in der
Kopfzeile jederzeit schnell wieder.
Über die Symbole "Daumen hoch" und "Daumen runter" (3.2) können Sie den Wissenseintrag positiv oder negativ
bewerten. Im Beispiel des Screenshots sehen Sie, dass der Eintrag bisher von
einem Benutzer positiv bewertet wurde, weil eine kleine "1"
neben dem "Daumen hoch" Symbol zu sehen ist. Klicken Sie den
Daumen nach oben, sofern der Inhalt Ihnen geholfen hat oder auf den Daumen nach
unten, wenn die Qualität nicht Ihren Ansprüchen genügt. Je mehr "Daumen
nach oben" ein Inhalt erhält, desto besser wird er in der Suche gelistet.
Sie können Ihre Bewertung natürlich zu jeder Zeit ändern.
Im Feld "Filtern" (3.3) können
Sie nach Begriffen/Worten suchen und bekommen in der Inhaltsliste dann nur
entsprechende Inhalte angezeigt. Im Folgenden Screenshot wurde beispielsweise
nach dem Wort "Vier" gesucht und in der Liste wurde dann der
Video-Inhalt des Eintrags angezeigt, der dem Suchbegriff entspricht: ein Video
zum Vier-Ohren-Modell.
Über den Button "Alles
zuklappen" (3.4) können Sie das Inhaltsverzeichnis zuklappen, sodass
nur noch die Kapitelnamen angezeigt werden.
Über das "Herzsymbol"
vor dem Elementsymbol und Titel jedes Inhaltes des Wissenseintrags (3.5), können Sie auch diese einzelnen Inhalte jeweils
favorisieren und Ihrer Favoriten-Liste hinzufügen.
Mit einem Kick auf den Link
eines Inhaltes (3.6) gelangen
Sie dann in den Eintrag hinein und können sich alle Inhalte anschauen/
durchlesen. Am Elementsymbol (neben dem Herzsymbol zum Favorisieren des
Inhalts) sehen Sie immer schon um welchen Inhaltstypen es sich handelt. Das
können folgende Dateiformate sein:
Ein Text-Element
Ein Dokument
Ein hochgeladenes Video oder ein Video aus Youtube/ Vimeo
Eine Datei eines anderen Formates, welche Sie sich an der Stelle dann
herunterladen können.
Ganz unten in der Übersicht, unter den schon bekannten Informationen wie
"Wissenskategorien" des Eintrags und den zugeilten Schlagworten, wird
Ihnen ggf. "Verwandtes Wissen" angezeigt (3.7).
Das System erkennt mit der Zeit kausale Zusammenhänge zwischen den im
System vorhandenen und für Sie verfügbaren Wissensinhalten und zeigt Ihnen dann
ggf. an, zu welchen ähnlichen verwandten Themen Sie sich eventuell gleich
weiter informierten können.
4.
Auch innerhalb des Eintrags können Sie aus
dieser Ansicht heraus verschiedene Filter- und Anzeigeoptionen nutzen:
Im Feld "Filtern" (4.1) können
Sie nach Begriffen/Worten suchen und bekommen in der Inhaltsliste dann nur
entsprechende Inhalte angezeigt.
Über den Button "Alles zuklappen" (4.2) können Sie das Inhaltsverzeichnis zuklappen, sodass
nur noch die Kapitelnamen angezeigt werden.
Der blaue Balken (4.3) zeigt Ihnen in der
Inhaltsstruktur immer an, welcher Inhalt Ihnen rechts angezeigt wird.
Beim Lesen der Inhalte können Sie über das "Herzsymbol" vor dem Elementsymbol und Titel jedes Inhaltes des
Wissenseintrags (4.4) diesen
Inhalt jeweils favorisieren und damit Ihrer Favoriten-Liste hinzufügen.
Über den "Weiter-Pfeil" (4.5) ganz
rechts können Sie zum nächsten Inhalt weiter navigieren ohne die linke
Inhaltsstruktur nutzen zu müssen.
5. Über das Zahnrad oben rechts können Sie eine "Fachfrage
an Verantwortliche stellen" (5.1) und damit z.B.
Unklarheiten klären, Vorschläge machen oder sich weitergehend zum Thema
informieren.
6. Es
öffnet sich der "Fachfrage an Verantwortliche stellen" Dialog:
Hier wählen Sie per Dropdown-Feld "Empfänger" (a)
den Empfänger der Frage aus. Eventuell gibt es hier nur einen Verantwortlichen
und Sie haben keine "Auswahl".
Unterhalb von der Überschrift "Wissen" steht noch einmal der Name des
Wissenseintrags (b), zu dem Sie gerade die Fachfrage stellen,
damit auch der "Verantwortlich" in der Nachricht sofort erkennt, um
welchen Eintrag es geht.
Im Feld "Betreff" (c) geben Sie
einen aussagekräftigen Titel zu Ihrer Frage/ Nachricht ein.
Über das Dropdown-Feld "Priorität" (d)
können Sie eine Dringlichkeitsstufe" Ihrer Frage/ Nachricht angeben:
"Niedrig", "Normal" oder "Hoch".
Im Feld "Nachricht" (e) geben Sie
dann Ihren Fragetext oder Ihre Nachricht ein.
Mit "Senden" übernehmen Sie alle Angaben und senden
die Nachricht an den Verantwortlichen ab.
Der Verantwortlich erhält dann Ihre Nachricht und Sie werden über eine Antwort per Email/ Systemmail informiert und können dann per Link in der Email oder über den Nachrichtenbereich oben in der Kopfzeile (Glockesymbol) auf die eingegangene Antwort zugreifen und ggf. erneut antworten.