So können Sie Benachrichtigungen im System versenden

Im TUTORize-System können Sie die Benachrichtigungsfunktion nutzen und damit alle Benutzer systemweit, bestimmte Benutzergruppen und/ oder einzelne Benutzer kontaktieren.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Um Benachrichtigungen zu verfassen wechseln Sie vom Dashboard aus auf das Glockensymbol (1.1) in der Kopfzeile. Sind neue Nachrichten eingetroffen, erkennt man das auf einen Blick an dem roten kleinen Punkt an der Glocke.
   
   
2. In der Benachrichtigungsübersicht haben Sie dann folgende Optionen:
   
   
   
   Über den Button “Neue Nachricht” (2.1) gelangen Sie in den Nachrichtendialog und können dort (wie unter 3. beschrieben) eine neue Nachricht verfasse. Dabei können Sie individuell Benutzer als Empfänger auswählen.
   
   Über den Button “Neue Systemnachricht” (2.2) gelangen Sie in den entsprechenden Nachrichtendialog und können dort (wie unter 3. beschrieben) eine neue systemweite Nachricht verfassen. Dabei können Sie keine Benutzer als Empfänger auswählen, denn diese Nachricht wird systemweit an alle Benutzer im System verschickt.
   
   Über das Filterfeld (2.3) können Sie die Benachrichtigungen nach Begriffen durchsuchen. Über das Trichtersymbol oben rechts öffnen Sie die Filteroptionen.
   
   Mit dem Dropdownfeld “Priorität” (2.4) können Sie die angezeigten Nachrichten nach den Prioritäten filtern: keine, niedrig, normal und hoch.
   
   Über das Dropdownfeld “Teilnehmer” (2.5) können Sie die angezeigten Nachrichten nach den Nachrichten-Teilnehmern (Benutzern) filtern.
   
   In der linken Spalte (2.6) sehen Sie alle Benachrichtigungen im Überblick. In der ersten Zeile “Systembenachrichtigungen” landen immer alle automatisch und manuell generierten Systembenachrichtigungen wie z.B. die Nachrichten die Systemaktivitäten betreffen wie z.B. “Ihnen wurde eine Schulung zugewiesen”, “Sie haben die Schulung XY abgeschlossen” uvm. und auch alle von Administratoren selbst formulierten Systemnachrichten. Die neueste Systemnachricht wird dabei immer ganz unten im Verlauf angezeigt.
   
   In der rechten Spalte (2.7) werden dann jeweils die Nachrichten angezeigt, die Sie in der linken Spalte auswählen.
   
   Ist in der linken Spalte keine Systemnachricht sondern eine “individuelle” Nachricht ausgewählt, dann können Sie in der rechten Spalte auf diese antworten und/ oder Teilnehmer zur Unterhaltung hinzufügen:
   
   
   
   Über das Dropdown-Feld “Teilnehmer” (2.8) können Sie jederzeit einsehen, wer alles an der Unterhaltung teilnimmt.
   
   Über “+Teilnehmer hinzufügen” (2.9) können Sie weitere Teilnehmer zur Unterhaltung hinzufügen.
   
   Über “Konversation verlassen” (2.10) können Sie aus der Unterhaltung austreten und diese aus dem “Postfach” in der linken Spalte entfernen.
   
   Im Feld “Nachricht eingeben” (2.11) können Sie eine Nachricht/ Antwort verfassen und über das Brief-Symbol (2.12) absenden.
   
   Über “Datei auswählen” (2.13) können Anhänge zur Nachricht hinzugefügt werden. Dabei gelten folgende erlaubte Dateiformate:
   
   
   
   
3. Wenn Sie auf den Button “Neue Nachricht” (2.1) klicken, öffnet sich der Nachrichten-Dialog und dort können Sie folgendermaßen eine Nachricht schreiben: 
   
   
   
   Über das Dropdown-Feld “Empfänger” (3.1) können Sie den/ die Empfänger der Nachricht auswählen.
   
   Im Feld “Betreff” (3.2) geben Sie den Betreff der Nachricht ein.
   
   Im Feld “Nachricht” (3.3) können Sie die Nachricht verfassen.
   
   Über “Datei auswählen” (3.4) können Sie einen Anhang in einem der darunter aufgelisteten Dateiformate zur Nachricht hinzufügen. Über “Senden” schicken Sie die Nachricht ab.
   
   Wenn Sie auf den Button “Neue Systemnachricht” (2.2) klicken, öffnet sich der entsprechende Nachrichten-Dialog und dort können Sie folgendermaßen eine Nachricht schreiben:
   
   
   
   Im Feld “Betreff” (3.5) geben Sie den Betreff der Systemnachricht ein.
   
   Im Feld “Nachricht” (3.6) können Sie die Systemnachricht verfassen.
   In der blauen Box wird noch einmal darauf hingewiesen, dass die Systemnachricht an alle Benutzer im System verschickt wird.
   Über “Senden” schicken Sie die Systemnachricht ab.
4. Möchten Sie ganz einfach verschiedene Nutzergruppen kontaktieren, haben Sie dazu im System darüber hinaus auch noch folgende Möglichkeiten:
   
   Gruppen kontaktieren
   
   
   
   In der Gruppenverwaltung klicken Sie dazu am Ende der gewünschten Gruppenzeile auf das Drei-Punkte-Symbol und dann auf “Benutzer kontaktieren”. Damit öffnet sich der Nachrichten-Dialog und Sie können an die gewünschte Gruppe eine Nachricht schreiben oder auch an einzelne Mitglieder der Gruppe. 
   
   
   
   Teilnehmer einer Schulung kontaktieren
   
   Hier am Beispiel eines E-Learnings. Die gleiche Funktion gibt es auch bei Veranstaltungen und Lernpfaden.
   
   
   
   In der Schulungsverwaltung (hier E-Learning-Verwaltung) klicken Sie dazu am Ende der gewünschten Schulung auf das Drei-Punkte-Symbol und dann auf “Teilnehmer kontaktieren”. Damit öffnet sich der Nachrichten-Dialog und Sie können an die gewünschten Teilnehmer der Schulung eine Nachricht schreiben oder auch an einzelne Teilnehmer mit einem bestimmten Bearbeitungsstatus der Schulung: abgeschlossen, nicht bestanden, in Bearbeitung, nicht gestartet oder überfällig.