So filtern und exportieren Sie Lernfortschritte aus dem System

Im TUTORize-System können Sie jederzeit die Schulungsfortschritte der Benutzer einsehen, filtern und exportieren. Welche Benutzer, Schulungen und Anzeigen Sie dabei sehen hängt von den jeweiligen Rollen- und Rechteeinstellungen ab. Mit globalen Anzeigerechen sehen Sie alle Benutzer- und Schulungsfortschritte, mit lokalen Rechten immer nur die Benutzer- und Schulungsfortschritte von bestimmen (Benutzer-)gruppen.

Folgende Export-Optionen gibt es dabei:

E-Learning-Report

Veranstaltungsreport

Lernpfadreport

Schritt-für-Schritt Anleitung: E-Learning-Report

1. Um Benutzerfortschritte einzusehen und zu exportieren wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenu - Lernmanagement - Fortschritte - E-Learning-Report” (1.1) in die Anzeigeübersicht.
   
   
2. Auf der Fortschrittsexportseite der E-Learnings haben Sie folgende Möglichkeiten:
   
   
   
   Über den Button “CSV Export” (2.1) können Sie sich die Informationen, die Sie entsprechend der Filter darunter vorher wie gewünscht sortiert haben, herunterladen.
   Über die Kalenderfelder “Aktuelles Zuweisungsdatum” - “von” und “bis” (2.2) können Sie einen gewünschten Zeitraum für Ihren Report einstellen.
   Über das Trichter-Symbol öffnen Sie folgende Filter-Optionen:
   
   Wenn Sie den Haken bei “ohne Zuweisungsdatum” (2.3) setzen, wird im Report nicht auf einen Zeitraum der Zuweisung eingegrenzt. Somit werden auch Fortschritte angezeigt, die zur Zeit nicht mehr zugewiesen sind.
   Über das Dropdownfeld “Gruppen” (2.4) können Sie nach den Gruppen im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   Über das Dropdownfeld “Benutzer” (2.5) können Sie nach den Benutzern im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   Über das Dropdownfeld “E-Learnings” (2.6) können Sie nach den E-Learnings im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   In der Tabelle darunter werden alle Informationen entsprechend der eingestellten Filter angezeigt. Diese Ansicht wirkt unübersichtlich, aber sie dient auch nicht als Live-Anzeige sondern als Datenbank für den Export von Berichten.
   
   In den ersten Spalten “Nachname” (2.7) und “Vorname” (2.8) werden diese aufgelistet.
   In der Spalte “Aktiv” (2.9) wird angezeigt, ob der jeweilige Benutzer den Status “Aktiv” hat. Benutzer können auch auf “Inaktiv” gestellt (z.B. Mutterschutz, Sabbatjahr usw.) oder im System noch nicht “bestätigt” oder “freigeschaltet” worden sein.
   Wenn eingetragen, wird in der Spalte “Personalnummer” (2.10) diese aufgelistet.
   In der Spalte “Email” (2.11) wird diese eingetragen. Hier werden nur die primären Email-Adressen angezeigt.
   In der Spalte “Benutzername” (2.12) wird dieser jeweils angezeigt, wenn vorhanden.
   In der Spalte “Erstellt am” (2.13) wird das Datum eingetragen, an dem der Benutzer im System angelegt wurde.
   In der Spalte “Austrittsdatum” (2.14) wird dieses angezeigt, wenn eines eingetragen ist. Ein gesetztes Austrittsdatum wird den Benutzer zum entsprechenden Zeitpunkt inaktiv setzen, so dass sich dieser nicht mehr im System anmelden kann.
   In der Spalte “Gruppen” (2.15) werden alle den Benutzern zugewiesenen Gruppen angezeigt.
   
   
   
   In den Spalten “Abteilungen” (2.16) und “Unternehmen” (2.17) werden diese aufgelistet, wenn eingetragen. Abteilungen und Unternehmen können in den Systemeinstellungen jeweils konfiguriert und bei der Benutzeranlage dann entsprechend befüllt werden. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Informationen dann hier angezeigt.
   
   In der Spalte “Kostenstelle” (2.18) wird diese für den Benutzer jeweils mit angezeigt. Dieses Feld kann in den Systemeinstellungen aktiviert und bei Benutzeranlage dann mit befüllt werden. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Informationen dann in der Liste mit angezeigt.
   
   Bei den nächsten beiden Spalten, in diesem Fall “Vorgesetzter” (2.19) und “Kaufmännisch” (2.20), handelt es sich um Felder, die man in den Systemeinstellungen für das Benutzerprofil frei benennen und dann entsprechend mit befüllen/ pflegen kann. In den Einstellungen kann man bis zu 3 Feldern benennen und für diese werden dann hier im Fortschrittsexport Spalten angelegt, die die entsprechenden Informationen für alle Benutzer anzeigen.
   
   In der Spalte “E-Learning” (2.21) werden alle E-Learnings entsprechend der vorherigen Filter-Auswahl angezeigt.
   In der Spalte “Freigegeben” (2.22) wird angezeigt, ob das entsprechende E-Learning den Status “freigegeben” hat.
   In der Spalte “Anbieter” (2.23) wird der Anbieter des E-Learnings angezeigt, wenn diese Information entsprechend im Info-Tab des E-Learnings eingetragen wurde.
   Bei der nächsten Spalte “Lernpunkte” (2.24) handelt es sich um ein Feld, das man in den Lern Einstellungen aktivieren und frei benennen kann (Credits Bezeichnung). Ist diese aktiviert, so kann im Info-Tab jeder Schulung eine Anzahl von Credits eingetragen und somit per Benutzer getrackt werden. Ist dieses Feld aktiviert und werden diese Credits bei Schulungen eingetragen, dann werden Sie im den Benutzerprofilen jeweils angezeigt und auch in diesem Fortschrittsexport als Information mitgezogen.
   
   Bei den nächsten Spalten “Kostenstelle” (2.25), “Lernkategorie” (2.26) und “Interne Referenzen” (2.27) handelt es sich um Felder, die in den Lern Einstellungen aktiviert und frei benannt werden können. Diese Felder erscheinen dann im Info-Tab der Schulungen und können dort bei der Schulungserstellung entsprechend befüllt werden. Dabei kann man in den Einstellungen pro Feld entscheiden, ob die Informationen auch auf der Schulungsübersicht für die Benutzer zu sehen sein sollen oder nur intern relevant sind und in diesem Fortschrittsexport entsprechend mit gepflegt werden.
   
   In der Spalte “Zugewiesen am” (2.28) steht, wann das E-Learnings ursprünglich zugewiesen wurde.
   In der Spalte “Aktuelles Zuweisungsdatum” (2.29) wird dieses entsprechend angezeigt. Das aktuelle Zuweisungsdatum kann von der vorherigen Spalte 2.8 abweichen, wenn beispielsweise ein Wiederholungsdatum für das E-Learning hinterlegt ist und die Schulung dann nach automatischer Errechnung des neuen Wiederholungszyklus dann erneut zugewiesen wird.
   
   
   
   In der Spalte “Zeiteinstellung” (2.30) wird angezeigt, wenn das E-Learning über eine bestimmte Zeiteinstellung verfügt: Durchführungsdatum, festes Ablaufdatum, automatische Wiederholungen oder Drip-Feed.
   In der Spalte “E-Learning Fortschritt (2.31) wird der jeweilige Fortschritt der Benutzer für die entsprechende Schulung angezeigt: “Nicht gestartet”, “In Bearbeitung”, “Abgeschlossen”, “Nicht bestanden” und “Überfällig”.
   Wenn in den Lern Einstellungen bei “Fortschritt” aktiviert, werden in den Spalten “Angefangen am” (2.32) und “Abgeschlossen am” (2.33) jeweils die Daten und Uhrzeiten entsprechend notiert. Auch die Angaben in der nächsten Spalte “Bearbeitungsdauer” (2.34) werden hier nur ausgegeben, wenn die Aktivierung der Fortschrittdetails in den Einstellungen vorgenommen wurde. Die Bearbeitungsdauer wird in Tagen, Stunden und Minuten angegeben und hierbei handelt es sich um eine geschätzte durchschnittliche Bearbeitungsdauer, die bei der Erstellung eines E-Learnings angegeben werden kann.
   In den nächsten Spalten “Element 1” (2.35) und folgende (in unserem Fall bis Element 9) wird jeweils der Fortschrittsstauts pro Element (“Nicht gestartet”, “In Bearbeitung”, “Abgeschlossen”, “Nicht bestanden” und “Überfällig”) angegeben und in Klammern dahin steht immer nochmal der Name des Elements. Beim Staus “Abgeschlossen” stehen jeweils auch Datum und Uhrzeit dabei.
   Die Anzahl der Spalten richtet sich nach den erstellten E-Learnings und der maximalen Anzahl der dabei verwendeten Elemente.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Veranstaltungsreport

1. Um Benutzerfortschritte einzusehen und zu exportieren wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenu - Lernmanagement - Fortschritte - Veranstaltungsreport” (1.1) in die Anzeigeübersicht.
   
   
2. Auf der Fortschrittsexportseite der Veranstaltungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
   
   
   
   Über den Button “CSV Export” (2.1) können Sie sich die Informationen, die Sie entsprechend der Filter darunter vorher wie gewünscht sortiert haben, herunterladen.
   Über die Kalenderfelder “Zugewiesen am - “von” und “bis” (2.2) können Sie einen gewünschten Zeitraum für Ihren Report einstellen.
   Über das Trichter-Symbol öffnen Sie folgende Filter-Optionen:
   Über das Dropdownfeld “Gruppen” (2.3) können Sie nach den Gruppen im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   Über das Dropdownfeld “Benutzer” (2.4) können Sie nach den Benutzern im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   Über das Dropdownfeld “Veranstaltungen” (2.5) können Sie nach den Veranstaltungen im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen. In der Tabelle darunter werden alle Informationen entsprechend der eingestellten Filter angezeigt. Diese Ansicht wirkt unübersichtlich, aber sie dient auch nicht als Live-Anzeige sondern als Datenbank für den Export von Berichten.
   Über das Dropdownfeld “Status” (2.6) können Sie nach dem Status der Veranstaltungen filtern: Alle Status, Laufend, Stattgefunden, Abgeschlossen.
   In den ersten Spalten “Nachname” (2.7) und “Vorname” (2.8) werden diese aufgelistet.
   Wenn eingetragen, wird in der Spalte “Personalnummer” (2.9) diese aufgelistet.
   In der Spalte “Email” (2.10) wird diese eingetragen. Hier werden nur die primären Email-Adressen angezeigt. Ist für den jeweiligen Benutzer keine primäre Email-Adresse und anstelle dessen ein Benutzername hinterlegt, so ist die Spalte hier leer.
   In der Spalte “Benutzername” (2.11) wird dieser jeweils angezeigt, wenn vorhanden.
   In der Spalte “Erstellt am” (2.12) wird das Datum eingetragen, an dem der Benutzer im System angelegt wurde.
   In der Spalte “Austrittsdatum” (2.13) wird dieses angezeigt, wenn eines eingetragen ist. Ein gesetztes Austrittsdatum wird den Benutzer zum entsprechenden Zeitpunkt inaktiv setzen, so dass sich dieser nicht mehr im System anmelden kann.
   In der Spalte “Gruppen” (2.14) werden alle den Benutzern zugewiesenen Gruppen angezeigt.
   
   
   
   In den Spalten “Abteilungen” (2.15) und “Unternehmen” (2.16) werden diese aufgelistet, wenn eingetragen. Abteilungen und Unternehmen können in den Systemeinstellungen jeweils konfiguriert und bei der Benutzeranlage dann entsprechend befüllt werden. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Informationen dann hier angezeigt.
   In der Spalte “Kostenstelle” (2.17) wird diese für den Benutzer jeweils mit angezeigt. Dieses Feld kann in den Systemeinstellungen aktiviert und bei Benutzeranlage dann mit befüllt werden. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Informationen dann in der Liste mit angezeigt.
   
   Bei den nächsten beiden Spalten, in diesem Fall “Vorgesetzter” (2.18) und “Kaufmännisch” (2.19), handelt es sich um Felder, die man in den Systemeinstellungen für das Benutzerprofil frei benennen und dann entsprechend mit befüllen/ pflegen kann. In den Einstellungen kann man bis zu 3 Feldern benennen und für diese werden dann hier im Fortschrittsexport Spalten angelegt, die die entsprechenden Informationen für alle Benutzer anzeigen.
   
   In der Spalte “Veranstaltung” (2.20) werden alle Veranstaltungen entsprechend der vorherigen Filter-Auswahl angezeigt.
   In der Spalte “Freigegeben” (2.21) wird angezeigt, ob die entsprechende Veranstaltung den Status “freigegeben” hat.
   In der Spalte “Anbieter” (2.22) wird der Anbieter der Veranstaltung angezeigt, wenn diese Information entsprechend im Info-Tab der Veranstaltung eingetragen wurde.
   
   Bei der nächsten Spalte “Lernpunkte” (2.23) handelt es sich um ein Feld, das man in den Lern Einstellungen aktivieren und frei benennen kann (Credits Bezeichnung). Ist diese aktiviert, so kann im Info-Tab jeder Schulung eine Anzahl von Credits eingetragen und somit per Benutzer getrackt werden. Ist dieses Feld aktiviert und werden diese Credits bei Schulungen eingetragen, dann werden Sie im den Benutzerprofilen jeweils angezeigt und auch in diesem Fortschrittsexport als Information mitgezogen.
   
   Bei den nächsten Spalten “Rechnungsnummer” (2.24) und “Preis für Goldkunden” (2.25) handelt es sich um Felder, die in den Lern Einstellungen für Veranstaltungen aktiviert und frei benannt werden können. Diese - bis zu drei - Felder erscheinen dann im Info-Tab der Schulungen und können dort bei der Schulungserstellung entsprechend befüllt werden. Dabei kann man in den Einstellungen pro Feld entscheiden, ob die Informationen auch auf der Schulungsübersicht für die Benutzer zu sehen sein sollen oder nur intern relevant sind und in diesem Fortschrittsexport entsprechend mit gepflegt werden.
   
   
   
   In der Spalte “Veranstaltungs-Status” (2.26) wird dieser jeweils angezeigt: Laufend, Stattgefunden oder Abgeschlossen. 
   In der Spalte “Teilnahmestatus” (2.27) wird der jeweilige Teilnahmestatus der Benutzer für die entsprechende Schulung angezeigt: “Angemeldet/ Teilgenommen”, “Auf Rückinformation warten” oder “Abgesagt/ Nicht Teilgenommen”. 
   In der Spalte “Zugewiesen am” (2.28) steht, wann die Veranstaltung ursprünglich zugewiesen wurde (Datum und Uhrzeit).
   In der Spalte “Gesamtdauer aller Termine” (2.29) steht diese in Tagen, Stunden und Minuten aufgeteilt.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Lernpfadreport

1. Um Benutzerfortschritte einzusehen und zu exportieren wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenu - Lernmanagement - Fortschritte - Lernpfadreport” (1.1) in die Anzeigeübersicht.
   
   
2. Auf der Fortschrittsexportseite der Lernpfade haben Sie folgende Möglichkeiten:
   
   
   
   Über den Button “CSV Export” (2.1) können Sie sich die Informationen, die Sie entsprechend der Filter darunter vorher wie gewünscht sortiert haben, herunterladen.
   Über das Dropdownfeld “Lernpfad” (2.2) können Sie nach den Lernpfaden im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen. In der Tabelle darunter werden alle Informationen entsprechend der eingestellten Filter angezeigt. Diese Ansicht wirkt unübersichtlich, aber sie dient auch nicht als Live-Anzeige sondern als Datenbank für den Export von Berichten.
   
   Über die Kalenderfelder “Zugewiesen am - “von” und “bis” (2.3) können Sie einen gewünschten Zeitraum für Ihren Report einstellen.
   
   Über das Trichter-Symbol öffnen Sie folgende Filter-Optionen:
   Über das Dropdownfeld “Gruppen” (2.4) können Sie nach den Gruppen im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   Über das Dropdownfeld “Benutzer” (2.5) können Sie nach den Benutzern im System filtern und den Report entsprechend eingrenzen.
   
   In den ersten Spalten “Nachname” (2.6) und “Vorname” (2.7) werden diese aufgelistet.
   Wenn eingetragen, wird in der Spalte “Personalnummer” (2.8) diese aufgelistet.
   In der Spalte “Email” (2.9) wird diese eingetragen. Hier werden nur die primären Email-Adressen angezeigt. Ist für den jeweiligen Benutzer keine primäre Email-Adresse und anstelle dessen ein Benutzername hinterlegt, so ist die Spalte hier leer.
   In der Spalte “Benutzername” (2.10) wird dieser jeweils angezeigt, wenn vorhanden.
   In der Spalte “Erstellt am” (2.11) wird das Datum eingetragen, an dem der Benutzer im System angelegt wurde.In der Spalte “Austrittsdatum” (2.12) wird dieses angezeigt, wenn eines eingetragen ist. Ein gesetztes Austrittsdatum wird den Benutzer zum entsprechenden Zeitpunkt inaktiv setzen, so dass sich dieser nicht mehr im System anmelden kann.
   In der Spalte “Gruppen” (2.13) werden alle den Benutzern zugewiesenen Gruppen angezeigt.
   
   
   
   In den Spalten “Abteilungen” (2.14) und “Unternehmen” (2.15) werden diese aufgelistet, wenn eingetragen. Abteilungen und Unternehmen können in den Systemeinstellungen jeweils konfiguriert und bei der Benutzeranlage dann entsprechend befüllt werden. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Informationen dann hier angezeigt.
   
   In der Spalte “Kostenstelle” (2.16) wird diese für den Benutzer jeweils mit angezeigt. Dieses Feld kann in den Systemeinstellungen aktiviert und bei Benutzeranlage dann mit befüllt werden. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Informationen dann in der Liste mit angezeigt.
   
   Bei den nächsten beiden Spalten, in diesem Fall “Vorgesetzter” (2.17) und “Kaufmännisch” (2.18), handelt es sich um Felder, die man in den Systemeinstellungen für das Benutzerprofil frei benennen und dann entsprechend mit befüllen/ pflegen kann. In den Einstellungen kann man bis zu 3 Feldern benennen und für diese werden dann hier im Fortschrittsexport Spalten angelegt, die die entsprechenden Informationen für alle Benutzer anzeigen.
   
   In der Spalte “Lernpfad” (2.19) werden alle Lernpfade entsprechend der vorherigen Filter-Auswahl angezeigt.
   In der Spalte “Freigegeben” (2.20) wird angezeigt, ob der entsprechende Lernpfad den Status “freigegeben” hat.
   In der Spalte “Anbieter” (2.21) wird der Anbieter des Lernpfades angezeigt, wenn diese Information entsprechend im Info-Tab des Lernpfades eingetragen wurde.
   In der Spalte “Zugewiesen am” (2.22) steht, wann der Lernpfad ursprünglich zugewiesen wurde.
   In der Spalte “Lernpfad Status” (2.23) wird der jeweilige Fortschritt der Benutzer für den entsprechenden Lernpfad angezeigt: “Nicht gestartet”, “In Bearbeitung”, “Abgeschlossen” und “Nicht bestanden”.
   
   In den nächsten Spalten “Schulung 1” (2.24) und folgende (in unserem Fall bis Schulung 5) wird jeweils der Fortschrittsstauts pro Schulung (“Nicht gestartet”, “In Bearbeitung”, “Abgeschlossen” und “Nicht bestanden” bei E-Learnings und “Laufend”, “Stattgefunden”, “Abgeschlossen” und “Abgesagt” bzw. “Angemeldet/ Teilgenommen”, “Auf Rückinformation warten” und “Abgesagt/ Nicht Teilgenomen” bei Veranstaltungen) angegeben und in Klammern dahin steht immer nochmal der Name der Schulung. Beim Staus “Abgeschlossen” stehen jeweils auch Datum und Uhrzeit dabei.
   
   Die Anzahl der Spalten richtet sich nach der Anzahl der im Lernpfad vorhandenen Schulungen.