So stellen Sie automatische Wiederholungen ein

Wählen Sie die Zeiteinstellung "Automatische Wiederholungen" für E-Learnings, die in bestimmten Abständen immer wieder ausgeführt werden müssen. Sie können den Wiederholungszeitraum, die Verfügbarkeit und mögliche Erinnerungen für die Teilnehmer einstellen. Im Folgenden beschreiben wir die Vorgehensweise dazu Schritt für Schritt.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1.      Wechseln Sie zunächst über "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - E-Learnings" (1.1) in die E-Learning-Übersicht und wählen beim gewünschten E-Learning "drei-Punkte-Symbol - Bearbeiten" (1.2).

2.      Anschließend wechseln Sie zum Reiter "Zeiteinstellungen" (2.1).
Hier haben Sie nun die Möglichkeit zwischen drei "Zeiteinstellungen" zu wählen. Unterhalb der jeweiligen Einstellung und in der blauen Hilfebox finden Sie zusätzliche Erklärungen und Informationen zu den verschiedenen Einstellungsoptionen.

3.      Nachdem Sie "Automatische Wiederholungen" (3.1) ausgewählt haben werden die Einstellungen für "Automatische Wiederholungen" aufgeklappt. Im Feld "Wiederholungen alle *" (3.2)  geben Sie die Anzahl der im Dropdown-Feld (3.3) eingestellten Zeiten an. Hier können Sie zwischen "Tage", "Wochen", "Monate" und "Jahre" wählen. So können Sie also einstellen in welchem Zeitabstand dieses E-Learning wiederholt werden soll.
Im Feld "Vorherige Verfügbarkeit vor dem Wiederholungsdatum*" (3.4) geben Sie die Anzahl der im Dropdown Feld (3.5) eingestellte Zeiten an. Hier können Sie zwischen "Tage", "Wochen", "Monate" und "Jahre" wählen. So können Sie also einstellen, in welchem Zeitfenster vor der nächsten Wiederholung das E-Learning für den Benutzer verfügbar sein soll.
Im Feld "Verlängerung ab dem*" (3.6) haben Sie im Dropdownfeld folgende Auswahlmöglichkeiten:

Erstprüfungsdatum: Das Zeitintervall aller Wiederholungen wird auf Basis des ersten Prüfungstermins des Benutzers errechnet.
Monatsende vom Erstprüfungsdatum: Das Zeitintervall aller Wiederholungen wird auf Basis des ersten Prüfungstermins des Benutzers errechnet und dann am letzten Tag des Monats.
Letztes Prüfungsdatum: Das Zeitintervall der nächsten Wiederholung wird auf Basis des Termins der zuletzt ausgeführten Prüfung errechnet.
Monatsende vom letzten Prüfungsdatum: Das Zeitintervall der nächsten Wiederholung wird auf Basis des Termins der zuletzt ausgeführten Prüfung errechnet und dann am letzten Termin des Monats.

Im Feld "max. Anzahl an Wiederholungen" (3.7) geben Sie die maximale Anzahl der Wiederholungen des E-Learnings in der Zukunft an. Lassen Sie das Feld leer für unbegrenzte Wiederholungen.

4.      Möchten Sie die Teilnehmer daran erinnern, den aktuellen E-Learning-(Wiederholungs-)Zyklus abzuschließen, können Sie wie folgt Erinnerungen erstellen:
Im Feld "Sende Erinnerung vor Ende des E-Learnings" (4.1) geben Sie die Anzahl der im Dropdown-Feld (4.2) eingestellten Zeiten an. Hier können Sie zwischen "Tage", "Wochen", "Monate" und "Jahre" wählen. 
Über "E-Mail auswählen" (4.3) können Sie zwischen 5 vordefinierten E-Mail Vorlagen ("Benutzer vor automatischer Wiederholung benachrichtigen 1/2/3/4/5") wählen, die dann zum eingestellten Zeitpunkt an die Teilnehmer gesendet werden.

Über die Option "Verantwortlichen zusätzlich informieren" (4.4) haben Sie die Möglichkeit Benutzer mit dem Recht "Verantwortlicher" zusätzlich per E-Mail zu informieren.

Fügen Sie so viele Erinnerungen hinzu wie Sie möchten. Sie können damit verschiedene Eskalationsstufen abbilden und dabei jeweils entscheiden ob ein Verantwortlicher informiert werden soll oder nicht.
Eine eingestellte Erinnerung können Sie auch über den "Mülleimer" (4.5) wieder entfernen 
Alle Einstellungen übernehmen Sie mit "Speichern".



So könnte eine komplett ausgefüllte Zeiteinstellung "Automatische Wiederholungen" inklusive Erinnerungen mit Eskalationsstufen aussehen:

5.      Wenn die Teilnehmer das E-Learning das erste Mal abgeschlossen haben, erhalten diese eine E-Mail, die auf eine erneute Zuweisung des E-Learnings hinweist, sobald der entsprechende eingestellte Zeitraum, ab dem das E-Learning erneut verfügbar sein soll, erreicht ist (automatische Wiederholung). ( Email-Text: "Benutzer über automatische Wiederholung eines E-Learning benachrichtigen").

6.      Einen Tag NACH dem Ende des aktuell eingestellten E-Learning-Zyklus erhalten alle Teilnehmer, die das E-Learning noch "Nicht gestartet" oder "In Bearbeitung" haben, eine entsprechende "Mahn-E-Mail" (Email-Vorlage: "Benutzer über abgelaufene Wiederholung eines E-Learnings benachrichtigen").

Darstellung für den Teilnehmer

1. In der E-Learning Übersicht erkennt ein Teilnehmer ein E-Learning mit automatischer Wiederholung an einem Hinweis oberhalb der Auflistung der E-Learning-Inhalte.
   
   
   
   Sobald der Teilnehmer das E-Learning das erste mal abgeschlossen hat, ergänzt sich der Hinweis um das "Abschlussdatum" und um den Zeitraum, ab wann das E-Learning erneut zugewiesen wird, entsprechend der Einstellungen für die "automatische Wiederholung".