Neuigkeiten in TUTORize Version 3.0
Release Notes

In diesem Eintrag sind die Änderungen der TUTORize Version 3.0 im Detail aufgeführt. Diese Version werden wir noch in diesem Jahr auf Ihren Systemen einspielen. Sollten Sie diese vorab sich live einmal anschauen möchten, dann kontaktieren Sie uns bitte - wir würden dann mit Ihnen einen Demotermin ausmachen und ggf. auch eine Testumgebung zur Verfügung stellen.

Bitte beachten Sie auch folgenden Eintrag für Bestandskunden, in dem noch einmal dokumentiert ist, welche Änderungen Sie als Kunde zu beachten haben und ggf. selbst etwas ändern müssen.

Systemweite Änderungen


Verbessertes Aussehen

Wenn Sie TUTORize in der Version 3.0 das erste mal öffnen, so wird Ihnen auffallen, dass es optisch etwas anders und moderner aussieht. Die offensichtlichste Änderung ist, dass auf der linken Seite für den Benutzer eine Navigationsleiste hinzu gekommen ist, welche es dem Benutzer vereinfacht zu navigieren - auch wenn man auf dem Dashboard das passende Widget nicht im Sichtfeld hat oder dieses nicht angezeigt wird.

Des Weiteren hat sich das Durchführen eines E-Learnings oder Wissenseintrages für Benutzer insofern geändert, dass hier nur noch die wesentlichen Informationen zur Verfügung stehen und alles, was ablenken könnte etwas in den Hintergrund gerückt ist. Somit verschwindet die normale Sidebar bzw. wird durch die Sidebar mit den Kapiteln und Inhalten ersetzt und die Navigationsleiste bietet nur noch Informationen zum Durchführen des eigentlichen Inhaltes.

Für TUTORize Verwalter hat sich hauptsächlich das Navigationsmenü geändert. Hier gibt es mittlerweile aufklappbare Menüs - so dass die Navigation für erfahrene Verwalter noch etwas schneller von der Hand geht. Dazu wurden auch verschiedene Menüpunkte wie z.B. die Einstellungen besser logisch zusammen gruppiert. Außerdem wurde auch hier darauf geachtet, dass wenn nötig, der gesamte Platz der Seite verwendet wird und man wie ein Benutzer beim Bearbeiten nicht mit anderen unnötigen Informationen abgelenkt wird. Das ist vor allem beim Bearbeiten von E-Learnings/Wissenseinträgen und vielen anderen Inhalten der Fall. 

Hier ein paar Impressionen dazu:

Unter Verwalten/Einstellungen/Personalisierung können weiterhin einige optische Anpassungen vorgenommen werden. Hier kann z.B. das Farbschema gewechselt werden. Durch die optischen Anpassungen wird jetzt neben dem normalen Logo noch ein kleineres Logo benötigt, welches hauptsächlich auf den "Lern"-Seiten und auf Geräten mit kleineren Bildschirmen angezeigt wird. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie hier auch eines hochladen.

Des Weiteren wird jetzt in diversen Komponenten zum Anzeigen oder Auswählen von z.B. Benutzern oder E-Learnings das kleine Vorschaubild mit angezeigt. Das fördert den Wiedererkennungswert.


Verbesserte Workflows

Verschiedene Seiten haben sich nicht nur optisch geändert, sondern es wurden auch die Workflows für den Benutzer entsprechend verbessert. Anhand von verschiedenen Usability-Tests haben wir bei TUTORize herausgefunden, welche Aufgaben auf den entsprechenden Seiten durchgeführt werden und z.B. nach welchen Informationen gesucht wird und was damit weiter gemacht werden soll. Als Resultat daraus wurde der Workflow beim Erstellen/Bearbeiten von E-Learnings oder Wissenseinträgen nochmal weiter verbessert. So sind z.B. unter Verwalten von E-Learnings jetzt die Bearbeiter und Zuweisungen auch unter "Bearbeiten" zu finden und nicht mehr getrennt bisher unter einer eigenen "Verwalten"-Option.

Aber auch die News sind jetzt prominent in der Sidebar für alle Benutzer aufrufbar. Klickt man darauf, so kann man auch direkt alle News einsehen oder auch News einzelner Gruppen. Hierzu musste man sich vorher immer ein Widget auf das Dashboard legen oder dieses über ein Pflichtwidget zugewiesen bekommen.

Zwei weitere Aspekte, die vor allem für Bearbeiter von Inhalten in TUTORize interessant werden sollte, ist zum einen das Speichern der Sortierung und Filterung der vielen Tabellen im Verwalten-Menü. Wenn Sie jetzt z.B. einen Benutzer auf Seite 3 der Tabelle bearbeiten und dann auf Speichern klicken, so landen Sie danach auch wieder genau auf der eingestellten Seite 3 und können von dort aus dann weitere Funktionen auf diesen Benutzer ausführen. Sollte des Weiteren versucht werden ein Formular ungespeichert zu verlassen, so wird der Benutzer jetzt darauf hingewiesen, dass es noch ungespeicherte Änderungen gibt. Auch dieser Wunsch wurde schon länger an uns herangetragen und ist jetzt Teil von TUTORize.


Favoriten

Zum Thema Favoriten in TUTORize haben wir auch einige Umfragen gestartet, um heraus zu finden, wie genau diese am besten den Benutzer unterstützen können. Dabei kristallisierte sich heraus, dass diese hauptsächlich für die Benutzer des Wissensmanagements eine große Rolle spielen. In Version 3.0 sind die Favoriten jetzt nicht mehr nur noch oben in der Navigationsleiste zu finden, sondern noch prominenter innerhalb der Schulungen und dem Wissen. So findet man unter Schulungen/Meine Favoriten jetzt direkt alle Favoriten seiner Schulungen und unter Wissen/Meine Favoriten alle Favoriten seiner Wissenseinträge und Diskussionen.

Weitere Verbesserungen an den Favoriten sind die Möglichkeit diese eigens zu benennen, zu sortieren, so dass die ersten 20 Favoriten direkt über die Navigationsleiste auffindbar sind. Außerdem können jetzt auch Inhalte von Wissenseinträgen favorisiert werden.

 


Neuer Editor

Der Editor, der z.B. beim Hinterlegen von Schulungsinformationen, Zertifikaten oder auch Inhalten von Wissenseinträgen verwendet wird, wurde komplett ausgetauscht. Wir verwenden hier jetzt die Version 5 des CK-Editors. Dieser ermöglicht ein noch bessere Integration auf der Webseite und eine einfachere Handhabung für Benutzer. Ein großer Vorteil ist aber auch, dass ab jetzt auch Videos innerhalb des CK-Editors eingebunden werden können, die dann automatisch angezeigt werden.


Neuer Hilfebereich

Unter https://tutorize.com/blog/anleitungen-2 finden Sie einen ganz neu gestalteten Bereich mit Hilfeartikeln rund um TUTORize. Diese Seite wird jetzt auch aus dem TUTORize System verlinkt und bietet die Möglichkeit schnell kleine Anleitungsartikel zu bestimmten Workflows zu finden.

Falls Sie bereits als Handbuch ein PDF-Dokument erstellt haben, so können Sie dieses weiterhin verwenden. Unter Verwalten/Einstellungen/Anleitungen kann der Link zum Anleitungsbereich geändert bzw. auch deaktiviert werden und es können ggf. auch selbst geschriebene Handbücher hochgeladen werden. 




Lernmanagement

Auch im Lernmanagement gibt es zunächst einige Änderungen, die direkt ins Auge fallen. Darunter fallen zunächst die Umbenennung von Kursen in E-Learnings und auch von Präsenzveranstaltungen "nur" noch in Veranstaltungen. Letztere Umbenennung hat hauptsächlich damit zu tun, dass ab jetzt Veranstaltungen auch für Online-Meetings verwendet werden können.


Veranstaltungen auch für Online-Meetings

Beim Erstellen eines Termins einer Veranstaltung kann jetzt ausgewählt werden, ob es sich um einen Vor-Ort Termin oder um einen Online-Termin handelt. Somit können in TUTORize jetzt auch sinnvoll Online-Termine abgebildet und geplant werden. Diese konnten bisher nur als "Webinare" in E-Learnings erstellt werden. Die sind dort nun nicht mehr vorhanden und in die Veranstaltungen überführt worden.

Bei einem Online-Termin können Sie jetzt mit dem Webinar-Tool Ihrer Wahl Termine erstellen und diese einfach in TUTORize hinterlegen. Diese sind dann jetzt inkl. Teilnahme URL für die Teilnehmer sichtbar und stehen auch in den Kalendern der Teilnehmer ihrer Veranstaltung. 


Eine außerdem weitere Änderung an den Veranstaltung bzgl. des Freigabe-Status gibt es: Dieser ist nicht mehr auf der oberen Ebene einer Veranstaltung, dem Veranstaltungsrahmen zu finden, sondern auf der Veranstaltung selbst. Somit können einzelne Veranstaltungen zu einem bestimmten Thema noch besser geplant werden und müssen erst dann freigegeben werden, wenn sie benötigt werden bzw. wenn Teilnehmer eingeladen werden sollen.

Des Weiteren kann die Funktion "Veranstaltung abschließen" jetzt auch über die Mehrfachänderung für mehrere Veranstaltungen genutzt werden.


Änderungen in Schulungen

Für die Schulungen (E-Learnings, Veranstaltungen und Lernpfade) wurde der Zertifikatseditor verbessert. Dieser Editor ist jetzt noch dichter an dem final erzeugten Resultat als PDF, welches die Teilnehmer bekommen. Hier sind die Abstände im Vergleich zum finalen Resultat viel genauer geworden - außerdem wird jetzt auch direkt im Editor das Hintergrundbild mit angezeigt, so dass man das Zertifikat viel schneller, einfacher und genauer designen kann, ohne immer die PDF-Vorschau nutzen zu müssen. Wir empfehlen aber auch jedem Kunden die Zertifikate nochmals in Version 3.0 zu überprüfen, dass hier auch weiterhin gewünschte Resultat für die Teilnehmer erstellt wird. 

Bei Lernpfaden sind außerdem die Felder Zielgruppe, Vorraussetzungen und Lernziele analog zu E-Learnings hinzugekommen und können auch im Zertifikatseditor mit verwendet werden.


Beim Bearbeiten von Schulungen verlässt man jetzt optisch etwas das Verwalten Menü und findet sich in einem eigenen Layout wieder, welches nur zur Bearbeitung eben dieser Schulung verwendet wird - die Sidebar verschwindet und man hat deutlich mehr Platz für die Schulung selbst. Dies hat den großen Vorteil, dass Bearbeiter von Schulungen jetzt alle Funktionalitäten übersichtlicher und einfacher finden können, ohne von weiteren Navigationsmöglichkeiten abgelenkt zu werden.

Dieses Verhalten wurde für die Teilnehmer von Schulungen ebenso umgesetzt. Auch für Teilnehmer verschwindet beim Durchführen einer Schulung die linke Sidebar, so dass hier mehr Platz für die Schulung selbst genutzt werden kann. Teilnehmer können ab jetzt über kleine Pfeile zwischen den Elementen eines E-Learnings hin- und herspringen. Mit dem Button "Erledigt/Verstanden und weiter" gelangen sie jetzt außerdem zum nächsten Element, schließen das aktuelle Element aber direkt ab. Der aus der Version 2.8 bekannte Schieberegler zum Abschließen eines Kurselementes wird dadurch nicht mehr benötigt. Dieser kann aber über Verwalten/Einstellungen/Lern-Einstellungen wieder hinzugefügt werden.


Der Schulungskatalog für angemeldete Benutzer ist ab jetzt auch über die Sidebar unter Schulungen/Schulungskatalog aufrufbar. Der externe Schulungskatalog wurde in diesem Zuge entfernt. Schulungen können ab jetzt anhand des Titels durchsucht werden und nach Sprache und Anbieter gefiltert werden.



Wissensmanagement

Auch im Wissensmanagement fallen zunächst die optischen Änderungen ins Auge. Darunter gehört, analog zum Lernmanagement, die optimierte und vergrößerte Darstellung von Wissenseinträgen und Diskussionen für Teilnehmer. Auch hier wurde mithilfe von Usability-Tests herausgefunden, welche Informationen für einzelne Benutzer relevant sind und welche nicht - letztere müssen somit nicht immer direkt erreichbar oder sichtbar sein. Somit ist z.B. beim Anschauen eines Wissenseintrags-Inhaltes die rechte Sidebar weggefallen, die vorher Informationen über die Kategorie beinhaltet hat. Diese Information findet man dann mit einem Klick auf der Übersichtsseite des Wissenseintrags.

 

Wir empfehlen weiterhin keine zu großen Wissenseinträge zu erzeugen. Bei über 100 Kapiteln und Inhalten zeigen wir jetzt dazu auch einen Warnhinweis für die Bearbeiter an. Kleinere Wissenseinträge sind insgesamt flexibler und für die Benutzer viel einfacher zu überschauen und zu handhaben. Damit ein Benutzer bei bis zu 100 Inhalten aber auch den Überblick behalten kann, so gibt es jetzt die Möglichkeit auf der Übersichtsseite und in der Sidebar zu einem Wissenseintrag nach Titeln von Inhalten und Kapiteln zu filtern und diese auch direkt zu- und aufzuklappen. Außerdem können, wie bereits unter Favoriten beschrieben, Inhalte von Wissenseinträgen als Favorit markiert und auch entsprechend umbenannt werden - so können Sie sich z.B. einen Inhalt mit dem Namen "Einleitung" in einen für Sie sinnvolleren Namen abspeichern.

Das Bearbeiten von Wissenseinträgen ist außerdem weiter verbessert worden. Das Layout lehnt sich weiter an dem der Schulungen an und auch hier wurde auf eine einfachere Bedienbarkeit geachtet. So werden z.B. jetzt auch die Nummerierungen der Inhalte von Wissenseinträgen direkt bei der Bearbeitung mit angezeigt - analog zu dem, was ein Benutzer später sehen kann. Außerdem gibt es eine verbesserte "Vorschau"-Ansicht für Wissenseinträge, welche viel näher an dem am Ende freigegebenen Resultat für die Benutzer ist. 


Sicherheit und Technisches

Der Browser Internet Explorer 11 wurde nun von Microsoft offiziell und endgültig zu Grabe getragen. Wir folgen dieser Entscheidung und werden diesen Browser ab der Version 3.0 aus technischer Sicht nicht mehr zu unterstützen. Das kommt auch der Sicherheit der Anwendung zu Gute, da eine alte Technologie nicht mehr unterstützt werden muss. 

Auch in der Version 2.8 wurde TUTORize mittels mehrerer Penetrationstests auf technische Schwachstellen und auf "Herz- und Nieren" überprüft. Die Resultate konnten somit direkt in Version 3.0 mit einfließen und umgesetzt werden - für eine sichere Softwarelösung und den sicheren Schutz Ihrer Daten und Inhalte. 

Eine Bibliothek, von der wir uns komplett getrennt haben und jetzt herausgenommen haben ist die Javascript Bibliothek jQuery. Hier gibt es des Öfteren einige neu entdeckte Schwachstellen und aus diesem Grunde haben wir uns entschieden diese komplett zu entfernen und nur noch natives Javascript zu verwenden, was die Sicherheit erhöht.

Weiterhin wurde im Frontend die CSS-Bibliothek Bootstrap 3 auf die Version 5.2 geupdated. Aufgrund dieses Updates mussten alle Seiten noch einmal grundsätzlich überarbeitet werden. Sie strahlen jetzt in einem etwas moderner wirkenden Design und können von neuen moderneren Komponenten profitieren. Auch dies führt zu einer erhöhten Sicherheit durch noch aktuellere Patches und Versionen.

Für Benutzer von TUTORize wurde zudem eine neue Sicherheitsmaßnahme eingeführt, so dass neu erstellte Benutzer nach dem ersten Einloggen direkt ihr automatisch generiertes Passwort ändern müssen. Diese Einstellung gilt nur für neue Benutzer und für solche, die von einem anderen Benutzer erstellt wurden und ein automatisch generiertes Passwort zugewiesen bekommen haben. Diese Einstellung kann unter "Verwalten/Einstellungen/Registrierung/Benutzerregistrierung" erlauben geändert werden.  


Weitere Änderungen

Hier finden Sie noch eine Auflistung weiterer systemweiter Änderungen in TUTORize: 

  • Der Editor beim Bearbeiten der E-Mail Texte (Verwalten/Einstellungen/E-Mail Texte) wurde verbessert. Hier wird jetzt direkt eine Live-Vorschau des eingegebenen Textes dargestellt. Außerdem wurden hier verschiedene Hilfetext erweitert.

  • Die E-Mail "Benachrichtigung vor Veranstaltungsbeginn an Verwalter" wurde um die Variablen Lernziele und Anbieter erweitert

  • Die E-Mails bei Umfragen haben nun eine weitere Variable um den Namen der verknüpften Schulung dazustellen. 

  • Das Feld "Eintrittsdatum" wurde im System nicht verwendet und wurde jetzt entfernt. Falls Sie dieses in einem CSV-Import benutzt haben (date_of_entry), so entfernen Sie dieses dort am besten.

  • Benutzer CSV-Import: Es wurde hinzugefügt, dass auch Datensätze von Benutzern geändert werden können, die keine primäre E-Mail Adresse hinterlegt haben. Hierfür wird dann die Personalnummer als Identifikator verwendet.

  • Auch für inaktive Benutzer kann jetzt unter Verwalten das Protokoll angezeigt und aufgerufen werden

  • Die Widgets erhalten die Information darüber, dass diese geteilt sind und wurden über ein kleines Icon im Header des Widgets. Diese Information stand vorher noch im Titel des Widgets.

  • Bei der Registrierung wird das Geschlecht jetzt standardmäßig nicht mehr als Pflichtfeld angesehen. Dieses kann jetzt an- und abgewählt werden.

  • Auf E-Mails von Support Anfragen kann jetzt direkt geantwortet werden. Hier ist die E-Mail des Benutzer direkt als "Reply-To" E-Mail hinterlegt.

  • Die Kostenstellen von Benutzern werden nun auch im Fortschrittsexport mit anzeigt

  • Die Raumverwaltung kann jetzt auch unabhängig des Rechtes "Technische Verwaltung" und mit dem Recht "Raumbuchungen verwalten können" vergeben werden.

  • Die Gruppenauswahl bei Mehrfachänderungen wurde insofern optimiert, dass hier eine Filtermöglichkeit geschaffen wurde und auch eine übersichtlicherer Darstellung der einzelnen Gruppen.

  • Für Akademielösungen: Bei der Erstellung neuer Mandanten werden jetzt wenn gewünscht auch das Favicon, das Logo, das Hintergrundbild und auch alle rechtlichen Dokumente mit aus einem bestehenden Mandanten übernommen.

Und hier weiterer detaillierte Änderungen für das Lernmanagement: 

  • Es gibt ein neues lokales Recht, um alle Benutzer-Fortschritte meiner Benutzer sehen zu können. Hiermit können auch Fortschritte von Schulungen eingesehen werden, die sich nicht in den eigenen Gruppen befinden. Hier haben wir uns an der „Rolle eines Abteilungsleiters“ aus der Praxis orientiert. Dieser konnte vorher im System die Benutzerfortschritte für die Schulungen in seinen Gruppen oder für Schulungen, die seinen Benutzern direkt zugewiesen wurden, sehen. Was ihm bis dato fehlte, waren die Fortschritte der Schulungen, die seinen Benutzern über andere Lerngruppen zugewiesen wurden. Nun hat er eine komplette Übersicht aller Schulungen seiner Mitarbeiter.

  • Ein Bearbeiter einer Schulung (u.A. der Ersteller) kann diese Schulung jetzt seinen Gruppen zuweisen, sollte er das lokale Recht "Schulungen Benutzern/Gruppen zuweisen" besitzen. Somit können auch Ersteller von Schulungen diese bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen, welches vorher nur mit globalen Rechten möglich war.

  • Die Funktionalität "Nicht-Bestehen gilt auch für E-Learning" ist jetzt die Standard-Einstellung bei Tests, SCORMs und XAPI. Damit wird eine Schulung direkt als Nicht-Bestanden markiert, sollte dieses Element nicht bestanden werden. 

  • Individuelle Schulungsanfrage: Verwalter können einen eigenen Text für das Beschreibungsfeld hinterlegen. Somit kann etwas genauer definiert werden, welche Art von Informationen von den Benutzern beim Erstellen einer solchen Anfrage erwartet werden.

  • Im Verwalten-Menü der Schulungen kann jetzt neuerdings auch nach dem Freigabestatus gefiltert werden

  • Der Genehmigungsworkflow für Genehmiger wurde weiter verbessert. Hier werden jetzt direkt beim Genehmigen/Ablehnen alle notwendigen Informationen zur Anfrage angezeigt, ohne dass hier an anderer Stelle geschaut werden muss.

  • Das Durchführungsdatum bei E-Learnings kann jetzt direkt bei der Zuweisung zu einem Benutzer oder einer Gruppe mit gesetzt werden. Dadurch entfernt lästiges Navigieren zwischen verschiedenen Tabs.

  • Die frei hinterlegbaren Felder für E-Learnings und Veranstaltungen zeigen jetzt in ihrer Hilfe mit an, ob diese für Benutzer mit angezeigt werden, oder nur im Verwalten-Menü sichtbar sind.


Fazit

Die Version 3.0 von TUTORize bringt vor allem eine überarbeitet Optik mit sich -  aber auch viele Anpassungen, die das System noch effektiver und einfacher bedienbar machen. Überzeugen Sie sich selbst davon und vereinbaren Sie gerne mit uns einen Demotermin.


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