Wissen effizient dokumentieren und teilen - auch im Homeoffice
Unsere Erfahrungswerte rund ums Wissensmanagement

Die Pandemiezeit und das vermehrte Arbeiten im Homeoffice haben uns noch einmal verdeutlicht wie wichtig es ist Lernen und die Wissensweitergabe zu ermöglichen und digitalisieren und Talente zu erkennen und zielgerichtet zu fördern.

Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiter in Zeiten von Homeoffice ist die Bereitstellung von Erfahrungswerten und Prozesswissen unerlässlich. Langfristig profitieren alle Mitarbeiter:innen von der einheitlichen und gesicherten Dokumentation von Unternehmenswissen aller Kolleg:innen. Das Schwarmwissen aller zu nutzen und das Unternehmenswissen für alle verfügbar zu machen steigert nicht nur den Profit eines Unternehmens sondern auch die Zufriedenheit aller Mitarbeiter:innen, deren Arbeitsalltag damit erheblich unterstützt und die Möglichkeit sich selber einbringen zu können gefördert werden.


Was unseren Kunden dabei weiterhilft, haben wir für hier Sie zusammengefasst:


Wissen dokumentieren und in entsprechenden Wissensräumen verfügbar machen

Aktuell ist die Wissensvermittlung so schwierig wie nie zuvor. Ohne den persönlichen Kontakt zu den Teammitgliedern und Vorgesetzen verläuft der Zugang zum richtigen und nötigen Wissen oft holprig.

Mit gut strukturierten Wissenseinträgen, die immer die aktuellsten Informationen in sämtlichen Dateiformaten enthalten, holen Sie neue Mitarbeiter:innen ab und bieten einen roten Faden mit dem wichtigsten Basiswissen und allen notwendigen Inhalten, die sie zur Einarbeitung besonders brauchen. Sei es eine PDF-Datei mit einer Schaltplanübersicht, ein Video-Tutorial oder Screencast zur richtigen Bedienung eines Programms oder einer App, eine Audiodatei, die aufzeigt, wie man sich richtig am Telefon meldet oder eine Excel-Vorlage für die neue Reisekostenabrechnung. Die Struktur und den Umfang solcher „Wissenshappen“ gestalten Sie selber: es kann ein kleiner Eintrag mit einer PDF-Datei sein oder ein großer „Informationsbaum“ mit vielen Kapitel und verschiedenen Elementen. Mit gesicherten und versionierten Wissenseinträgen, die mit automatisch eingetragenen Prüfterminen regelmäßig auf dem neuesten Stand gehalten werden, bedienen Sie alle vorhandenen Wissens – bzw. Mitarbeitergruppen in Ihrem Unternehmen und sorgen dafür, dass immer nur eine richtige Version von allen Dateien und Informationen für die entsprechenden Mitarbeiter:innen vorhanden ist. Das steigert langfristig nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern verhindert auch das Frustrationsaufkommen bei Mitarbeitenden, die immer wieder nach wichtigen Informationen in Ihrem Arbeitsalltag suchen und nervige interne Schleifen drehen müssen.

Kollaborative Wissensentstehung

Oft finde ich als Mitarbeiter:in nicht die dringend gesuchte Information und kann in der aktuellen Situation auch nicht ins schnell ins Nachbarbüro gehen und einfach nachfragen. Hier hilft es unseren Kunden, dass Wissensdiskussionen eröffnet werden können, um beispielsweise Teammitglieder nach deren Erfahrungen und Meinungen zu fragen beispielsweise innerhalb einer Abteilung. 

Aus den erhaltenen Antworten kann eine führende Fachkraft/ ein Wissensredakteur danach dann wiederum für alle geltendes Wissen in Einträgen verfügbar machen. Das Unternehmen nutzt das Schwarmwissen der einzelnen Mitarbeiter:innen und wächst somit immer mehr zu einer Lernenden Organisation zusammen. Das hat viele Vorteile und fördert eine gesunde Unternehmenskultur. Mitarbeiter:innen, die in Rente gehen, können ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die Nachfolger festhalten, Spezialisten in bestimmten Fachgebieten können ihr Wissen mit allen anderen teilen und alle Mitarbeiter:innen können und dürfen sich einbringen. Auch neue Mitarbeiter:innen finden sich so schneller und besser ein und können sich ebenfalls von vorne herein besser einbringen.

Suchfunktion

Von vorhandenem schon ausgearbeitetem Wissen profitieren und es im Echtzeitbedarf finden – also dann, wenn es im Arbeitsalltag wirklich gebraucht wird. Eine gute Suchfunktion unterstütz das Auffinden von Unternehmenswissen und durch Rollen und Rechte, die im Hintergrund greifen, sind die Suchtreffer der Fachbereichszugehörigkeit zugeordnet. Das Auffinden von Wissen in Echtzeit spart sehr viel Arbeitszeit ein, die Mitarbeiter:innen oft mit der erfolglosen Suche nach wichtigen Informationen verbrauchen und verhindert Frust, der sich dabei langfristig aufbauen kann.


Suchanalysen

Mit passenden Statistiken kann man wichtige Fragen rund um die Effizienz und Nutzung des Firmenwissens beantworten und vorhandene Wissenslücken einfach erkennen und schließen. Wonach suchen die Mitarbeiter:innen jetzt im Homeoffice, wo die Absprachen erschwert und die Einarbeitungsszenarien persönlich nicht immer möglich sind? Welche Informationen werden immer wieder gesucht und erzielen keine Treffer? Welches Wissen muss noch dokumentiert und verfügbar gemacht werden? Sollten neue Lerninhalte bereitgestellt werden? Wenn man solche Fragen beantworten und frühzeitig darauf reagieren kann spart das nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen.

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