Um Aufgaben für Wissenseinträge erstellen zu können, benötigen Sie das globale oder lokale Rechte "Inhalte des Wissensmanagements verwalten".
Um Aufgaben für Wissenseinträge an andere Benutzer zu vergeben, benötigen Sie das globale Recht "Aufgaben verwalten"
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Wechseln Sie in der Verwaltung über
"Wissensmanagement - Wissenseinträge" (1.1) in
die Übersicht aller Wissenseinträge.
- Über das "drei-Punkte-Symbol" am
Ende einer Zeile jedes Wissenseintrags wechseln Sie über "Neue
Aufgabe" (2.1) in den "Neue Aufgabe
erstellen" Dialog.
3.
Im geöffneten Dialog
haben Sie dann folgende Möglichkeiten:
Über das Dropdown-Feld "Zugewiesener Benutzer" (3.1)
wählen Sie einen Benutzer aus, dem Sie die Aufgabe zum ausgewählten
Wissenseintrag zuweisen möchten.
Über das Dropdown-Feld "Priorität" (3.2)
wählen Sie eine der folgenden Prioritäten aus, die der Benutzer im Hinblick auf
das Erledigen der Aufgabe wissen sollte: Trivial, Gering, Schwer,
Kritisch
Im Feld "Aufgabe" (3.3) geben Sie
dann einen aussagekräftigen Titel für die Aufgabe ein.
Im Feld "Beschreibung" (3.4) können
Sie dann weitere Informationen und Hinweise zur Aufgabe für den Benutzer, der
die Aufgabe erledigen soll, hinterlassen.
Im Kalender-Feld "Fälligkeitsdatum" (3.5)
können Sie dann noch eine Deadline für die Aufgabe eintragen.
Mit "Speichern" übernehmen Sie alle Angaben und
senden die Aufgabe ab.
"Zugewiesener Benutzer" wird nur eingeblendet, wenn Sie das globale Recht "Aufgaben verwalten" haben. Haben Sie dieses Recht nicht, können Sie eine Aufgabe nur für sich selbst erstellen.
Der zugewiesene Benutzer der Aufgabe wird per E-Mail/Systemmail über diese informiert und er kann anschließend die Aufgabe über das Aufgaben-Widget oder über "Mein Bereich – Reiter Aufgaben" aufrufen und ggf. abschließen. Zudem wird die Aufgabe auch in dessen Kalender-Widget hinterlegt.
Wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist (und die Aufgabe noch nicht erledigt) dann bekommen der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist und der Autor (Ersteller) der Aufgabe die "Überfällige Aufgabe" E-Mail/Systemmail.
Haben Sie das Recht globale Recht "Aufgaben Verwalten" können Sie den Stand der Erledigung aller Aufgaben jederzeit über "Verwaltenmenü - Tools - Aufgaben" einsehen und nach Aufgaben filtern und/oder diese weitergehend verwalten.