So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen

Diese Veranstaltungen bestehen aus dem Veranstaltungsrahmen (Grundinformationen) und nun wiederum aus der eigentlichen Veranstaltung mit einem oder mehreren Terminen und/oder Folgeterminen, die an unterschiedlichen Orten und/ oder online durchgeführt werden können.

Ein Beispiel:
Die Veranstaltung "Staplerführerschein, Theorie und Praxis" (Veranstaltungsrahmen) wird in einem Unternehmen an mehreren Standorten (Veranstaltungen) angeboten und erstreckt sich über einen Tag oder mehrere Tage (Termine und/oder Folgetermine).

Hier wird das Anlegen eines Veranstaltungsrahmens beschrieben.

Folgende Anleitungen könnten Sie auch interessieren:

• So erstellen Sie neue Veranstaltungen (inkl. Termine). 
• So erstellen Sie eine Zertifikatsvorlage. 

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Wechseln Sie in der Verwaltung über "Lernmanagement - Schulungen - Veranstaltungen" (1.1) in die Veranstaltungsübersicht und wählen dort dann "Neu" (1.2)
   
   
   
   

Geben Sie anschließend dem Veranstaltungsrahmen einen "Namen" (2.1) und stellen Sie die verwendete "Sprache des Veranstaltungsrahmens" (2.2) ein.
Über "Speichern" erstellen Sie dann den Veranstaltungsrahmen.

3. Nachdem der Veranstaltungsrahmen nun erstellt wurde können Sie diesen direkt weiter bearbeiten. Im Reiter "Info" geben Sie allgemeine Informationen zum Veranstaltungsrahmen an.
   Über den "Sichtbarkeitsstatus" (3.1) stellen Sie ein, ob die Veranstaltungen über die Suche gefunden werden kann und ob sie im internen Schulungskatalog erscheint. Sie können folgendes einstellen:
   
   Privat: Die Veranstaltungen sind für einen Benutzer nur sichtbar, wenn er dieser zugewiesen wurde. Die Veranstaltungen sind nicht über die Suche auffindbar.
   Intern sichtbar: Die Veranstaltungen sind für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche auffindbar.
      
   Anschließend können Sie den Veranstaltungsrahmen noch mit "Schlagworten" (3.2) versehen. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen. Mit Hilfe der Schlagworte hat ein Benutzer die Möglichkeit einen relevanten Kurs in der "erweiterten Suche" oder im "Schulungskatalog" schneller zu finden.
   In der "Beschreibung" (3.3) können Sie eine kurze Beschreibung des Veranstaltungsrahmens eingeben, die auf der Durchführen- und Vorschauseite angezeigt wird.
   
   Seit Version 3.1 kann man im Beschreibungsfeld und in der Bearbeitungsnotiz mit Mentions arbeiten und hier nun E-Learnings, Lernpfade, Wissenseinträge und Wissensdiskussionen verlinken. Wie genau das funktioniert entnehmen Sie einer gesonderten Anleitung.
   
   Zudem können über das "Medium einfügen" Symbol nun neben dem Datei-Typ "Video" auch Dokumente eingefügt werden, die dann sofort im PDF-Reader angezeigt werden. Erlaubte Formate sind dabei: doc .docx .odp .ods .odt .pdf .pps .ppsx .ppt .pptx. 
   
   
   
   
   Die "Bearbeitungsnotiz" (3.4) wird nur bei der Bearbeitung des Veranstaltungsrahmens angezeigt und kann für z.B. eine Änderungshistorie verwendet werden. Die Benutzer sehen diesen Text nicht
   
   
   
   ACHTUNG: Seit Version 3.2 kann/ können im Info-Tab an dieser Stelle auch der entsprechende Schulungskatalog/ die entsprechenden Schulungskataloge ausgewählt werden, in welchen die Schulung jeweils zugewiesen werden soll. 
   Mehr dazu entnehmen Sie den Anleitungen: 
   Schulungskataloge verwalten und zuweisen.
   ​So aktivieren Sie den internen Schulungskatalog und machen Schulungen in ihm sichtbar. ​  
   
   
   
   ACHTUNG:
   TUTORize stellt seit Version 3.4 einen IONOS KI-Chatbot bereit, den Kunden aktivieren können. Dieser kann für jede einzelne Schulung (E-Learning und Veranstaltungsrahmen) arbeiten und die Lerner bei ihrer Lernreise unterstützen.
   
   Wenn diese Chatbot Funktion eingeschaltet wird, dann kann ein KI-Chatbot in einem E-Learning und einer Veranstaltung in Bezug auf bereitgestellte KI-Dokumente genutzt werden, um Fragen zu beantworten. Die Datenbank des Chatbots wird ergänzt, indem KI-Dokumente in E-Learning-Elementen bzw. im Veranstaltungsrahmen hochgeladen werden. Sobald ein KI-Dokument vorhanden ist, ist der Chatbot verwendbar. Chatverläufe werden nur für den aktuellen Tag gespeichert.
   ACHTUNG: Wenn diese Einstellung im Nachhinein deaktiviert wird, dann werden alle hochgeladenen KI-Dokumente gelöscht.
   
   Ist diese Funktion in den Einstellungen aktiviert, so findet man im Info-Tab jedes E-Learnings und jedes Veranstaltungsrahmens die Option, den Chatbot jeweils für die gewünschten Schulungen zu aktivieren.
   
   Bei Veranstaltungen findet man die Aktivierung des KI-Chatbots sowie die Option ein KI-Dokument hochzuladen beides im Info-Tab:  
   
   
   
   Für Veranstaltungsrahmen gilt: 
   
   Wenn die Chatbot Sichtbarkeit aktiviert ist und ein KI-Dokument hochgeladen wurde, erscheint ein Chat-Widget in der Veranstaltungsübersicht. Ein KI-Dokument für Veranstaltungen dieses Veranstaltungsrahmens kann hier hochgeladen werden. Wenn die Chatbot Sichtbarkeit deaktiviert wird, dann wird das KI-Dokument dieses Veranstaltungsrahmens gelöscht.
   
   Alle weiteren Infos finden Sie in der Anleitung: So aktivieren und nutzen Sie den KI Chatbot.
4. Des weiteren können Sie, falls Sie unter "Verwalten - Einstellungen - Lern Einstellungen - Veranstaltungen" eine "Credits Bezeichnung" (in diesem Fall "Lernpunkte") angegeben haben, unter (4.1) angeben, wie viele Punkte bzw. Credits ein Benutzer für die Teilnahme an einer Veranstaltung dieses Rahmens erhält.
   Zusätzlich können die "Zielgruppe" (4.2), "Voraussetzungen" (4.3) und die "Lernziele" (4.4) angeben werden.
   Ggf. können Sie die verwendete "Sprache des Veranstaltungsrahmens" (4.5) ändern. Sie können zudem noch die Option "Veranstaltungen mit Preisen" (4.6) mit einem entsprechenden Haken aktivieren. Wenn aktiviert können Sie in den zugehörigen Veranstaltungen eine Trainergebühr und eine Teilnahmegebühr hinterlegen.
   Alle Angaben übernehmen Sie mit "Speichern".
   
   
   

Nachdem die grundlegenden allgemeinen Informationen angegeben wurden, können Sie im Info-Reiter oben rechts bei "Vorschaubild" noch ein zum Veranstaltungsrahmen passendes Vorschaubild hinzufügen.
Dieses können Sie entweder per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (5.1) hinzufügen. Das Bild wird direkt gespeichert.
Über "Vorschaubild zurücksetzen" (5.3) können Sie das Vorschaubild wieder entfernen.

ACHTUNG:
Seit Version 3.4 kann man im TUTORize System mit KI-Funktionen arbeiten. 

Wenn diese in den Einstellungen mit einem Key aktiviert werden, so eröffnen sich an verschiedenen Stellen im System neue Features, unter anderem bei der Erstellung von Veranstaltungsrahmen. Mehr dazu in der Anleitung: So aktivieren Sie OPEN AI Features und nutzen diese.

Sind die OPEN AI Features in Ihrem System aktiviert so eröffnet sich unterhalb des oben beschriebenen Vorschaubild-Bereiches folgende Option:

Im Info-Tab der jeweiligen Schulungsart kann man bisher Vorschaubilder hochladen.
Mit der Aktivierung des OpenAI Keys gibt es mit Version 3.4 neu die zusätzliche Option, sich das Vorschaubild anhand von den eigenen Vorstellungen, die man eingibt, erzeugen zu lassen.
Im Textfeld geben Sie ein, wie Sie sich das Vorschaubild vorstellen und die KI erzeugt dann entsprechende Vorschläge sobald Sie auf “Erzeugen” klicken. Das erzeugte Bild ersetzt bisher eingestellte Vorschaubilder. Für die Bildbeschreibung sind 600 Wörter möglich (in etwa eine DINA4-Seite).

6. Im nächsten Reiter "Anhänge" haben Sie die Möglichkeit Benutzern zusätzliche Dokumente zum Seminar zur Verfügung zu stellen.
   Wählen Sie hierzu zunächst den Button "+Anhang hinzufügen" (6.1).
   
   
   Im erscheinenden Dialog "Neuer Anhang" geben Sie dem Anhang einen "Namen" (6.2).
   Soll der Anhang nicht für Veranstaltungsteilnehmer, sondern nur beim Bearbeiten, sichtbar sein, wählen Sie zusätzlich die Option "Nur intern sichtbar" (6.3). 
   Schließen Sie den Dialog mit "Speichern".
   
   per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (6.4) hinzufügen. Der Anhang wird direkt gespeichert.
   Nachdem eine Datei hochgeladen wurde können Sie diese über das "Download-Symbol" (6.5) auch wieder herunterladen. 
   Sollten Sie bei mehreren Anhängen die Reihenfolge ändern wollen können Sie dies über das "Pfeilkreuz" (6.6) machen.
   Über den "Mülleimer" (6.7) können Sie einen Anhang löschen.
   Änderungen am Namen und der Sichtbarkeit übernehmen Sie mit "Speichern".
   
   
   

Damit Teilnehmer nach Abschluss einer Veranstaltung ein Zertifikat erhalten, können Sie im Reiter "Zertifikat" eine Zertifikatsvorlage auswählen.

Wählen Sie unter "Zertifikatsvorlage verwenden" (7.1) eine aktive Vorlage aus und übernehmen diese mit "Speichern".

Nachdem Sie die Vorlage über "Speichern" gespeichert haben können Sie sich über den Button "Vorschau"(7.2) eine Vorschau des Zertifikats im PDF-Format erstellen.

Falls Sie das "Talentmanagement" Modul nutzen erscheint der Reiter "Skills".
Hier können Sie angeben welche Fähigkeiten ein Benutzer durch die Teilnahme an einer Veranstaltung erlangen kann. 

Um einen Skill zur Veranstaltung hinzuzufügen wählen  Sie "+Hinzufügen" (8.2).

Nun können Sie in der "Skill Auswahl" (8.3) einen Skill auswählen und beim "Erfüllungsgrad" (8.4) angeben, wieviel Prozent dieses Skills mit der Veranstaltung erreicht werden können.
Über den "Mülleimer" (8.5) können Sie die Angaben wieder entfernen.
Übernehmen Sie zum Schluss die Änderungen mit "Speichern".


Die erwerbbaren Skills für die Veranstaltungen könnten dann beispielsweise wie folgt aussehen:

Im letzten Reiter können Sie nun noch Bearbeiter zum Veranstaltungsrahmen hinzufügen. Um dort die entsprechenden Benutzer als Bearbeiter zuzuweisen, geben Sie im Feld "Benutzer suchen" (9.1) ein Wort oder ein Teil eines Wortes, das im Namen der gesuchten Benutzer vorkommt, ein.


Im folgenden Beispiel wurde das Wort "ja" (9.2) eingegeben und eine Liste der "Benutzer" (9.3), die dieses Wort enthalten, wird angezeigt.

Mit einem Klick auf den gewünschten Benutzer werden diese ausgewählt und der Liste der zuzuweisenden "Bearbeiter" (9.4) hinzugefügt.

Wiederholen Sie die Schritte um weitere Benutzer der Liste hinzuzufügen.

Über den "Mülleimer" (9.5) können Sie Benutzer auch wieder aus der Liste entfernen.
Wenn Sie alle Benutzer ausgewählt haben, übernehmen Sie diese mit "Speichern".

Nachdem Sie die Konfiguration des Veranstaltungsrahmens abgeschlossen haben wechseln Sie wieder zur Übersicht der Veranstaltungsrahmen und sehen dort den soeben erstellten Veranstaltungsrahmen (10.1).

Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil am Zeilenanfang klappt der Veranstaltungsrahmen auf und Sie können entweder die bereits vorhandene leere Veranstaltung (11.1) über das "drei-Punkte-Symbol" bearbeiten oder über "Neu"(11.2) eine neue Veranstaltung anlegen.

Nachdem Sie nun mindestens eine Veranstaltung (inkl. Termin(e)) angelegt haben, können Sie diese Veranstaltungen (inkl. Termin(e)) dann jeweils über das "drei-Punkte-Symbol - Freigeben" (12.1).