1. Gruppen
Gruppen
sind dazu bestimmt Benutzer, die ähnliche Schulungen absolvieren
sollen, wie z.B. Mitarbeiter eines Teams, in (Lern-)Gruppen
zusammenzufassen.
Die jeweiligen Schulungen können dann direkt den
entsprechenden Gruppen zugewiesen werden und stehen so jedem
Gruppenmitglied zur Verfügung. Sie müssen also nicht mühsam jedem
einzelnen Benutzer zugewiesen werden.
Gruppen sind also nicht dazu bestimmt die Unternehmensstruktur nachzubilden, sie dienen vielmehr dazu Benutzer, die ähnliche Schulungen absolvieren sollen, in (Lern-)Gruppen zusammenzufassen und ermöglichen so eine einfachere Verwaltung.
Im folgenden Diagramm wird beispielhaft eine vereinfachte Unternehmensstruktur gezeigt.
Das
Unternehmen hat eine Unternehmensleitung, 4 Abteilungen mit jeweils
einem Teamleiter und 3 Mitarbeitern und jede Abteilung hat einen
Auszubildenden.
Würde die Unternehmensstruktur mit Gruppen nachgebildet, würde dies wie folgt aussehen, wobei die Unternehmensleitung bei allen 4 Abteilungen die "Kontrolle" hat.
Hier ist nun die Unternehmensstruktur abgebildet. Jede Abteilung ist starr in eine Gruppe zusammengefasst worden.
Eine
Schulung für z.B. die "Gruppe PA" kann nun dieser Gruppe zugewiesen
werden und alle Gruppenmitglieder mit dem Recht "Schulungen anzeigen"
können diese Schulung durchführen.
Soll aber z.B. allen
Auszubildenden eine Schulung zugewiesen werden, müsste jedem einzelnen
Auszubildenden diese Schulung direkt zugewiesen werden. Dies ist in
diesem vereinfachten Beispiel noch zu bewältigen, aber bei größeren
Unternehmen mit hundert oder mehr Auszubildenden ist eine solche
Arbeitsweise sehr zeitintensiv bzw. nicht zu bewältigen.
Hier kommt nun die Zusammenfassung von Mitarbeitern in (Lern-)Gruppen ins Spiel.
In unserem Beispiel würden die Mitarbeiter wie folgt in (Lern-)Gruppen zusammengefasst.
Alle Teamleiter werden der "Gruppe Teamleitung" hinzugefügt.
Alle Auszubildenden werden der "Gruppe Azubis" hinzugefügt.
Alle Abteilungsmitarbeiter, auch der Teamleiter und der Auszubildende, werden der jeweiligen Abteilungsgruppe hinzugefügt.
Soll nun eine neue Schulung, wie im vorhergehenden Beispiel, allen Auszubildenden zugewiesen werden, wird diese einfach der "Gruppe Azubis" zugewiesen und alle Auszubildende mit dem Recht "Schulungen anzeigen" können die Schulung durchführen.
2. Rollen und Rechte
Jeder
Benutzer hat bestimmte Aufgaben, wie z.B. zugewiesene Schulungen
durchzuführen oder Benutzer zu verwalten. Damit er diese erfüllen kann
benötigt er die entsprechenden Rechte.
Bei diesen Rechten wird zwischen globalen- und lokalen Rechten unterschieden.
Globale
Rechte gelten systemweit, wobei lokale Rechte auf die Gruppen
beschränkt sind, auf die der Benutzer diese lokalen Rechte hat.
Die Rechte werden wiederum in globalen- bzw. lokalen Rollen zusammengefasst.
Einem Benutzer kann nur EINE globale Rolle zugewiesen werden. Eine globale Rolle ist also optional.
Ein
Benutzer muss mit einer lokalen Rolle einer Gruppe zugewiesen werden.
Wenn ein Benutzer also einer Gruppe zugewiesen wird, muss er eine lokale
Rolle bekommen.
Ist einem Benutzer z.B. eine globale Rolle mit
dem globalen Recht "Alle Benutzer verwalten" zugewiesen, darf er ALLE
Benutzer im System verwalten.
Hat ein Benutzer für eine Gruppe
nur eine lokale Rolle mit dem lokalen Recht "Benutzer verwalten", darf
er NUR die Benutzer dieser Gruppe verwalten.
Häufig verwendete Kombinationen von Rechten sind als vordefinierte, nicht änderbare Rollen verfügbar.
So
gibt es z.B. die lokale Rolle "Schulungsteilnehmer", die nur das lokale
Recht "Schulungen anzeigen" enthält und die Durchführung von Schulungen
ermöglicht.
Die globale Rolle "Administrator", die alle globalen Rechte enthält, ermöglicht die komplette Verwaltung des Systems.
Im folgenden Beispiel ist dem Benutzer eine "Globale Rolle A" direkt zugewiesen. Diese enthält die globalen Reche A, B und C.
Zusätzlich
ist der Benutzer mit der "Lokalen Rolle a" und den darin enthaltenen
lokalen Rechten a, b und c der "Gruppe A" zugewiesen.
Mit der vordefinierten Rolle "Schulungsteilnehmer" (enthält nur "Schulungen anzeigen") ist er der "Gruppe B" zugewiesen.
Der "Gruppe C" ist er mit der "Lokalen Rolle b" und den darin enthaltenen lokalen Rechten d und e zugewiesen.
Die
meisten Mitarbeiter in einem Unternehmen benötigen nur sehr wenige
Rechte und für diese ist oftmals die vordefinierte lokale Rolle
"Schulungsteilnehmer" vollkommen ausreichend.
Damit können sie also ihrer Gruppe zugewiesene Schulungen aufrufen und durchführen.
Nur sehr wenige Mitarbeiter benötigen zusätzliche Rechte, die mit den vordefinierten Rollen nicht abgedeckt werden können oder die für den Mitarbeiter zu viele Rechte bereitstellen würden, die er jedoch nicht haben soll.
Für diese Mitarbeiter müssen dann entsprechend ihrer
speziellen Aufgabe zusätzliche globale- und/oder lokale Rollen erstellt
und zugewiesen werden.
Die Vorgehensweise soll in den folgenden Beispielen verdeutlicht werden.
Beispiel 1:
Der
"Mitarbeiter 2" der Personalabteilung (Gruppe PA) bekommt eine
besondere Aufgabe, er soll aber weiterhin Schulungen seiner Gruppe
durchführen können.
Die besondere Aufgabe ist, die
Schulungsfortschritte aller Mitarbeiter des Unternehmens zu
kontrollieren, mit Ausnahme der Unternehmensleitung.
Hierzu wird zunächst eine neue lokale Rolle "Fortschrittskontrolle" mit dem Recht "Fortschritt anzeigen" erstellt.
Nun wird der "Mitarbeiter 2" allen anderen 5 Gruppen (Teamleitung, Azubis, BA, EA und FA) mit dieser Rolle zugewiesen.
Er
kann jetzt zwar die Schulungsfortschritte der übrigen 5 Gruppen
kontrollieren, allerdings nicht die seiner "eigenen" Gruppe (PA). Hier
hat er zur Zeit nur die lokale Rolle "Schulungsteilnehmer".
Damit er also auch die Fortschritte seiner Gruppenmitglieder kontrollieren kann, wird eine weitere lokale Rolle benötigt.
Diese
wird "Fortschrittskontrolle und Schulungen anzeigen" genannt und
enthält die Rechte "Fortschritt anzeigen" und "Schulungen anzeigen".
Diese "Fortschrittskontrolle und Schulungen anzeigen" Rolle wird ihm nun für die "Gruppe PA" zugewiesen.
Beispiel 2:
"Mitarbeiter
3" der Entwicklungsabteilung (EA) soll für das gesamte Unternehmen neue
Schulungen erstellen und bearbeiten können, er soll aber weiterhin
Schulungen seiner Gruppe durchführen können.
Der Benutzer hat für
seine "Gruppe EA" das lokale Recht "Schulungsteilnehmer", so dass er
alle Schulungen seiner Gruppe durchführen kann.
Um nun Schulungen für
das gesamte Unternehmen erstellen und bearbeiten zu können werden die
globalen Rechte "Alle Schulungen verwalten", "Kurse und Lernpfade
erstellen" und Präsenzveranstaltungen erstellen" benötigt.
Es wird also eine globale Rolle "Schulungen verwalten und erstellen" mit diesen Rechten angelegt und dem Benutzer zugewiesen.
Mit
der lokalen Rolle kann er weiterhin die Schulungen seiner Gruppe
durchführen und mit der globalen Rolle kann er nun Schulungen erstellen
und bearbeiten.
Beispiel 3:
Die
"Teamleitung" der Personalabteilung (Gruppe PA) soll für die Zuweisung
der Schulungen zu Gruppen und Benutzern zuständig sein und sie soll
weiterhin Schulungen ihrer Gruppen durchführen können.
Der Benutzer
hat für die "Gruppe PA" und "Gruppe Teamleitung" jeweils das lokale
Recht "Schulungsteilnehmer", so dass er alle Schulungen dieser beiden
Gruppen durchführen kann.
Um die Schulungen den Mitarbeitern und
Gruppen des gesamten Unternehmens zuweisen zu können, wird das globale
Recht "Alle Schulungen Benutzern/Gruppen zuweisen" benötigt.
Es wird also eine globale Rolle "Schulungen zuweisen" mit diesem Recht erstellt und dem Benutzer zugewiesen.
Mit
den lokalen Rollen kann er weiterhin die Schulungen seiner Gruppen
durchführen und mit der globalen Rolle kann er nun alle Schulungen
Benutzern und Gruppen zuweisen.
