In "Mein Medienpool" werden die Dateien gespeichert, die von Ihnen persönlich entweder direkt im Medienpool oder an einer der folgenden Stellen hochgeladen wurden:
- Anhänge, Videos, Audios, Dokumente, SCORM- und xAPI cmi5 Dateien von E-Learnings.
- Anhänge von Veranstaltungen.
- Dateien, die über den ckEditor an den entsprechenden Stellen im System eingefügt wurden (z.B. in Beschreibungsfeldern von E-Learnings, Lernpfaden, Veranstaltungen und Wissenseinträgen)
- Dateien von Inhalten eines Wissenseintrages, also Dokumente, Videos und andere Dateien.
- Anhänge von Diskussionen und deren Antworten.
- Eigene Hintergrundbilder von Zertifikaten.
Die Dateien aus ihrem Medienpool können Sie dann erneut verwenden, so dass Sie, wenn Sie eine Datei mehrmals verwenden möchten, diese nur einmal im System hochladen müssen.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1.
Wenn Sie die
Berechtigung haben das Verwaltenmenü aufzurufen, haben Sie Zugriff auf ihren
"persönlichen" Medienpool. Wechseln Sie in der Verwaltung also
zu "Mein Medienpool" (1.1).
2. Hier werden, wie oben
beschrieben, die von Ihnen an bestimmten Stellen hochgeladen Dateien
gespeichert.
Per "Drag&Drop" (2.1) oder über
die "Datei-Auswahl" (2.3) können
Sie direkt Dateien in den Medienpool hochladen.
Wenn Sie Dateien suchen können Sie nach einem Namen filtern (2.3)
oder nach Dateityp filtern (2.4) und
über die Dropdown-Box vorselektieren.
Über das "drei-Punkte-Symbol" können Sie die Medienpool-Datei:
Bearbeiten (2.5) und dabei den Namen und die Beschreibung der
Datei ändern und Änderungen dann mit "Speichern"
übernehmen.
Sowie Herunterladen (2.6) und
Löschen (2.7).
3. Mit einem Klick auf den Link einer Datei in der Spalte "Name" können Sie die detaillierten Informationen zu einer Datei aufrufen. Hier ist dann, neben den Dateiinformationen, ersichtlich, wo die Datei in Verwendung ist.
Unter der Überschrift "Verwendet in" (3.1) werden alle Stellen aufgelistet, in denen eine Datei theoretisch in Verwendung sein könnte (Diskussionen, Wissenseinträge, E-Learnings, Veranstaltungen und Zertifikate).
In jedem der Teilbereiche können Sie nochmal nach einem Dateinamen suchen und filtern (3.2).
Über den Link "Herunterladen" (3.3) können Sie die Dateien aus dem Medienpool jederzeit wieder herunterladen.
Beispiel: Darstellung für den Administrator bei der E-Learning-Erstellung
Wenn Sie nun z.B. bei einem Anhang eines E-Learnings eine bereits vorhandene
PDF-Datei verwenden möchten, klicken Sie auf "Medienpool".
Im Dialog wählen Sie dann den Typ "Dokumente"
und mit einem Klick auf die gewünschte Datei übernehmen Sie diese in den
Anhang.
Auf diese Weise können Sie Dateien aus dem Medienpool an den folgenden Stellen "wiederverwenden":
- Anhänge, Videos, Audios, Bilder, Dokumente, SCORM- und xAPI cmi5 Dateien von E-Learnings.
- Anhänge von Veranstaltungen.
- Dateien, die über den ckEditor an den entsprechenden Stellen im System eingefügt wurden (z.B. in Beschreibungsfeldern von E-Learnings, Lernpfaden, Veranstaltungen und Wissenseinträgen)
- Dateien von Inhalten eines Wissenseintrages, also Dokumente, Videos und andere Dateien.
- Anhänge von Diskussionen und deren Antworten.
- Eigene Hintergrundbilder von Zertifikaten.
Seit Version 3.1 werden Vorschaubilder für die Typen „Dokument“, „Video“ und „Bilder“ in der Dateiinformation und in der Dateiauswahl angezeigt. 
4.
Folgende Neuerungen greifen mit der Version 3.1:
Es gibt nun die Möglichkeit, auf Medienpool-Dateien von gelöschten Benutzern zuzugreifen ("globale Dateien"), damit diese mit dem Ausscheiden von Benutzern aus dem System nicht ohne weiteren Zugriff verschwinden. Das ist beispielsweise sehr interessant bei ehemaligen Administratoren, die viele Inhalte im System erstellt haben und somit die Nachfolger weiterhin mit den bestehenden Dateien arbeiten können.
Um auf solche globale Dateien Zugriff zu haben benötigen Sie das globale Recht "Globale Dateien verwalten".
Verfügen Sie über dieses Recht, so können Sie nun oben rechts über den Link "Globale Dateien" auf die Seite wechseln, wo diese verwaltet werden und zudem sehen Sie bei dem Drei-Punkte-Symbol hinter jeder Datei in Ihrem Medienpool den Menupunkt "Als globale Datei übernehmen" und können Ihre eigenen Dateien somit zur globalen Dateien machen und anderen Administratoren mit diesem Recht verfügbar machen.
Die Seite, auf der die globalen Dateien verwaltet werden, ist genauso aufgebaut wie die Seite der eigenen Medienpool-Dateien: 
Sie können hier über "Drag& Drop" oder per Datei-Auswahl direkt neue globale Dateien hochladen (4.1).
ACHTUNG:
Seit Version 3.1 werden alle Dokumente mit den folgenden Dateiformaten doc .docx .odp .ods .odt .pdf .pps .ppsx .ppt und .pptx als "Dokument" gruppiert und automatisch zu PDF konvertiert und in den Vorschauen im PDF-Reader angezeigt.
Über das Filtern-Feld (Lupe) (4.2) können Sie mit Begriffen nach globalen Dateien suchen.
Über das Trichter-Symbol (4.3) können Sie noch den Dateityp-Filter (4.4) aufklappen und hier nach allen Dateiformaten suchen.
Mit einem Klick auf den Link einer der globalen Dateien (Dateiname (4.5)) gelangen Sie wie bei der Seite mit den eigenen Dateien auf die Übersicht der Verwendungen, wie oben in Punkt 3 beschrieben.
Sie können in der Übersicht der globalen Dateien nach Ersteller (4.6), Dateityp (4.7) sowie der Größe der Datei (4.8) und dem Erstell-Datum (4.10) sortieren und unter "In Verwendung" (4.9) wird Ihnen angezeigt, wie oft die globale Datei verwendet wurde innerhalb des Systems.
Mit einem Klick auf das Drei-Punkte-Symbol einer globalen Datei können Sie diese bearbeiten (4.11), herunterladen (4.12) oder in den eigenen Medienpool übertragen (4.13). Zudem können Sie die globale Datei löschen (4.13).
5.
Zudem können Sie seit Version 3.1 im Medienpool mit folgenden Mehrfachänderungen arbeiten:
Auf der Seite des eigenen Medienpools ("Mein Medienpool") befindet sich oben links der Button "Mehrfachänderungen" (5.1).
Hier können Sie im ersten Schritt entweder "alle Dateien" (5.2) auswählen oder die Dateien der aktuell angezeigten Seite (5.3). 
Im nächsten Schritt wird dann die Auswahl der Dateien getroffen, die von den gewünschten Änderungen betroffen sind. Mit einem Klick in die Checkbox ganz oben links (5.4) wählen Sie alle Dateien aus, mit einem Klick in die Checkbox vor den jeweiligen Dateien (5.5) wählen Sie diese jeweils einzeln aus. Mit einem Klick auf den Weiter-Button (5.6) gelangen Sie zum nächsten Schritt.
Auf dieser Seite können Sie zwischen den folgenden drei Funktionen auswählen:
Die zuvor ausgewählten Dateien anderem Benutzer übertragen (5.7)
Die zuvor ausgewählten Dateien zum globalen Medienpool hinzufügen (5.8)
Die zuvor ausgewählten Dateien löschen (5.9) 
Wenn Sie "Dateien anderem Benutzer übertragen" ausgewählt haben (5.7) gelangen Sie zur folgenden Seite und können hier im Dropdownfeld (7a) einen entsprechenden anderen Benutzer auswählen. Um fortzufahren klicken Sie auf den Weiter-Button. 
Auf der nächsten Seite wird Ihnen dann noch eine finale Übersicht der ausgewählten Benutzer (7b) und ausgewählten Dateien (7c) angezeigt und mit dem grünen "Bestätigen-Button" übertragen Sie die Dateien dann final an den anderen Benutzer.
Wenn Sie "Dateien zu globalem Medienpool hinzufügen" gewählt haben (5.8) gelangen Sie zur folgenden Seite und sehen hier eine finale Übersicht der ausgewählten Dateien (8a) und mit dem grünen "Bestätigen-Button" übertragen Sie die Dateien dann final in den globalen Medienpool. 
Wenn Sie "Dateien löschen" gewählt haben (5.9) gelangen Sie zu folgenden Seite und sehen hier eine finale Übersicht der ausgewählten Dateien (9a) und mit dem grünen "Bestätigen-Button" löschen Sie die Dateien dann final.
