So importieren Sie mehrere Benutzer gleichzeitig in Ihr System

Um Ihnen die Arbeit beim Erstellen von Benutzern zu erleichtern gibt es die Möglichkeit viele Benutzer mit Hilfe einer CSV/XLS-Datei gleichzeitig in einem Arbeitsschritt zu importieren.

Diesen Massenimport können Sie verwenden um z.B. neue Benutzer in einem "leeren" System anzulegen oder um Benutzer im System mit Ihrem tatsächlichen Datenbestand aktuell zu halten. 

Wie Sie aus Ihrer Personalverwaltungssoftware Benutzerdaten in eine CSV-Datei exportieren, entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Handbuch oder setzen Sie sich mit dem Hersteller in Verbindung.
Den Aufbau der CSV-Datei entnehmen Sie bitte der CSV-/XLS-Importseite. Auf dieser Seite stehen Ihnen zusätzlich leere Beispiel-Dateien in den Formaten "CSV", "XLS" und "XLSX" zum Download zur Verfügung.


Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Wechseln Sie über die Verwaltung auf "Benutzer" (1.1) in die Benutzerübersicht.



  2. Wählen Sie dort bei "Neu" (2.1) über den Dropdown "Benutzer per CSV/XLS importieren" (2.2)


3.      Auf der "Benutzer importieren" Seite finden Sie eine detaillierte Beschreibung über den Aufbau der CSV/XLS Datei (3.1).

Leere Beispiel-Dateien in den Formaten "CSV", "XLS" und "XLSX" können Sie ebenfalls von der Seite herunterladen (3.2).

Die Beispiel CSV-Datei enthält als Trennzeichen das "Semikolon".




ACHTUNG: Seit Version 3.2 wurde die Import-Datei bzw. wurden die Importfelder erweitert um "custom_a, custom_b und custom_c". Diese entsprechen den frei benennbaren Custom-Feldern bezüglich der Benutzerinformations-Felder und können unter: Einstellungen - System Einstellungen - Benutzer" verwaltet werden.

4.      Eine XLS-Datei mit allen Bezeichnern und mit Benutzerdaten sieht dann beispielsweise wie folgt aus. Bitte beachten Sie hierbei:

Entweder die (primäre) E-Mail Adresse oder ein Benutzername mit einer sekundären E-Mail Adresse (z.B. für Nutzer ohne eigene Firmen E-Mail Adresse) müssen angegeben werden (Pflichtangaben)


a)      Gruppen (group): Sollen Benutzer beim Import einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden, müssen diese bereits im System angelegt sein. Mehrere Gruppen werden durch "|" getrennt angegeben. (4.A) Die Benutzer werden den Gruppen dann mit der eingestellten Gruppenrolle bzw. Standardgruppenrolle zugewiesen. Siehe hierzu (5.5).

b)      Unternehmen (company_name): Ist das in der Datei angegebene Unternehmen bereits im System angelegt, wird der Benutzer diesem Unternehmen zugewiesen. Ist das Unternehmen noch nicht im System vorhanden, wird es neu angelegt. Mehrere Unternehmen werden durch "|" getrennt angegeben. (4.B)

c)      Abteilungen (department_name): Sind die in der Datei angegebenen Abteilungen bereits im System angelegt, wird der Benutzer diesen Abteilungen zugewiesen. Sind die Abteilungen noch nicht im System vorhanden, werden sie neu angelegt. Mehrere Abteilungen werden durch "|" getrennt angegeben. (4.C)

d)      Standorte (location_name): Sind die in der Datei angegebenen Standorte bereits im System angelegt, wird der Benutzer diesen Standorten zugewiesen. Sind die Standorte noch nicht im System vorhanden, werden sie neu angelegt. Mehrere Standorte werden durch "|" getrennt angegeben. (4.D)

e)      Stellen (job_name): Sind die in der Datei angegebenen Stellen bereits im System angelegt, wird der Benutzer diesen Stellen zugewiesen. Sind die Stellen noch nicht im System vorhanden, werden sie neu angelegt. Mehrere Stellen werden durch "|" getrennt angegeben. (4.E) (Hinweis: Nur bei aktivierten Talentmanagement.)



ACHTUNG: Seit Version 3.2 gibt es in der Vorlage der Import-Datei dann auch die 3 Spalten, die den neuen Custom-Feldern entsprechen 

  1. Unter "Datei" und über den Button "Datei auswählen" (5.1) wählen Sie die Importdatei mit den Benutzerdaten aus. Nehmen Sie anschließend ggf. weiter Einstellungen vor:

a)      Wenn Sie möchten, das bestehende Benutzer automatisch aktualisiert werden, so setzen Sie die Option "Benutzer automatisch aktualisieren?" (5.2). 

Beim Import werden Benutzer neu angelegt. Zuvor wird jedoch überprüft, ob E-Mail Adressen, Personalnummern oder Benutzernamen nur ein mal verwendet werden. Wenn diese nicht eindeutig sind, wird der Import abgebrochen und keine Benutzer importiert.



Mit der Option "Benutzer automatisch aktualisieren?" (5.2) werden noch nicht vorhandene Benutzer neu angelegt und bereits existierende Benutzer anhand der E-Mail Adresse, Personalnummer oder des Benutzernamens identifiziert und aktualisiert.

b)      Bei einer CSV-Importdatei setzen Sie das verwendete "Trennzeichen" (5.3) der Felder, also "Semikolon" oder "Komma".

c)      Stellen Sie unter "Kodierung" (5.4) die Kodierung der CSV-Importdatei ein. Die herunterladbare Beispiel CSV-Datei hat die Kodierung "ISO-8859-1". 

d)      Letztendlich können Sie unter "Gruppenrolle" (5.5) eine Gruppenrolle des Systems auswählen. Diese wird dem Benutzer zugewiesen, wenn in der CSV-Datei eine Gruppe definiert ist. 

Ist die Gruppe aus der CSV-Datei gleich der unter "Verwaltenmenü - Einstellungen - System Einstellungen - Gruppen" eingestellten Standardgruppe, so hat die hier eingestellte Gruppenrolle Vorrang vor der Standardgruppenrolle!

e)      Mit "CSV/Excel importieren" (5.6) starten Sie den Import. 

Der Import kann je nach Anzahl der Benutzer einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der Import abgeschlossen ist, werden Sie wieder auf die Übersichtsseite der Benutzer geleitet. Sollte die Importdatei fehlerhaft Daten enthalten, werden keine Benutzer importiert.

 

  1. Nachdem die Benutzer erfolgreich importiert wurden, werden diese in der Benutzerübersicht aufgelistet.


So füllen Sie ein E-Learning mit Inhalt
Nachdem Sie ein E-Learning mit den grundlegenden Informationen und Einstellungen (z.B. Anhänge, Zertifikat, etc.) erstellt haben können Sie ihn mit (Lern-)Inhalten füllen.