So nutzen Sie den Soll-Ist-Vergleich

In dieser Anleitung wird beschrieben wo Sie den Soll-Ist-Vergleich finden und welche Auswertungen Sie mit diesem erzielen können. Der Soll-Ist-Vergleich bietet Ihnen eine gute Übersicht darüber, inwieweit ein Mitarbeiter die Skills/Kompetenzen seiner aktuellen Stelle erfüllt.

In das Kompetenzprofil des Mitarbeiters fließen verschiedene Bewertungsquellen ein: einmal eine Selbstbeurteilung des Mitarbeiters, die er in seinem persönlichen Bereich durchführen kann und während der Mitarbeitergespräche im Gesprächsschritt "Skillbewertung" jeweils angibt, darüber hinaus eine Beurteilung des Vorgesetzten, die ebenfalls in den Mitarbeitergesprächen im Gesprächsschritt "Skillbewertung" abgegeben wird und zuletzt durch eine Beurteilung des Systems, indem Skills and Schulungen geknüpft sein können und ein bestimmter festgelegter Skill-Erfüllungsgrad dann durch das Absolvieren einer Schulung in das Skillprofil eines Mitarbeiters einfließen kann.
Wie genau sich das Skillprofil des Mitarbeiters verhält und wie sich diese Komponenten darin zusammensetzen und angezeigt werden, lesen Sie im Folgenden.

Sie können den Soll-Ist-Vergleich nur einsehen, wenn Sie das globale bzw. lokale Recht "Skill Soll/ Ist Vergleich anzeigen" haben.


Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Um den Skill Soll/Ist Vergleich anzuzeigen, wechseln Sie zunächst über "Verwaltenmenü - Talentmanagement - Skill Soll/Ist Vergleich" (1.1) auf die Skill Soll/Ist Vergleich Seite.


  2. In dieser Übersicht haben Sie dann folgende Möglichkeiten:



    Über das Feld "Filtern" (2.1) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und bekommen dann die entsprechenden Benutzer angezeigt in der Übersicht.
    Über das Filtersymbol (2.2) und das Dropdown-Feld "Gruppen" (2.3) können Sie nach Gruppen filtern und bekommen nach nur Benutzer dieser Gruppe angezeigt. Über das Dropdown-Feld "Unternehmen" (2.4) können Sie zudem nach Unternehmen filtern und bekommen dann nur Benutzer von bestimmten Standorten, Tochtergesellschaft o.ä. angezeigt, je nachdem welche "Unternehmen" in Ihrem System hinterlegt wurden.

Die zur Verfügung stehenden Unternehmen im Dropdown-Feld "Unternehmen" können von Administratoren über das Verwaltenmenü unter "Einstellungen - System Einstellungen - Unternehmen" mit dem globalen Recht "Technische Verwaltung" konfiguriert werden.

Wenn Sie auf den Link eines Benutzernamens klicken (2.5) gelangen Sie jederzeit in die Benutzerübersicht des entsprechenden Benutzers mit den Reitern "Profil", "Zugewiesene Schulungen", "Zugewiesenes Wissen", "Rollen/ Rechte", "Dokumente", "Skills", "Gesprächsverlauf" und "Protokoll". Dort können Sie dann alle entsprechenden Informationen des Benutzers einsehen. Je nachdem welche Module Sie im System freigeschaltet haben sehen Sie hier mehr oder weniger Reiter.

In der Spalte "Skillstatus der Stellen" wird Ihnen in farbigen Balken angezeigt (2.6) , inwieweit der Benutzer mit seinen aktuellen Skills und deren Erfüllungsgraden, die Stelle erfüllt oder ob es eventuell noch "fehlende" oder "nicht erfüllte Skills" gibt. Ganz unten auf der Skill Soll/ Ist Vergleich Seite wird Ihnen die Legende dazu angezeigt:


Über das kleine Briefumschlag-Symbol (2.7) können Sie die Benutzer kontaktieren und Ihnen eine Nachricht im System senden. Es öffnet sich ein der Dialog "Neue Nachricht":


Über das Dropdown-Feld "Empfänger" (a) können Sie neben dem bereits ausgewählten Benutzer auch noch andere Benutzer der Nachricht hinzufügen (bspw. den Vorgesetzten).
Im Feld "Betreff" (b) geben Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihre Nachricht ein.
Im Feld "Nachricht" (c) geben Sie dann Ihren eigentlich Nachrichtentext ein.
Über den Button "Datei auswählen" (d) können Sie der "Unterhaltung" auch Anhänge hinzufügen.

Über "Senden" übernehmen Sie alle Angaben und senden die Nachricht an den Mitarbeiter ab.
Diese werden dann per Email/ Systemmail über die Nachricht informiert (Email-Text: "Benutzer über neue Nachricht informieren"). Benutzer finden diese Nachricht dann über das Glocke-Symbol in der Kopfzeile.

Über das "drei-Punkte-Symbol" können Sie sich einen PDF-Export (2.8) über das ausgewählte Skill-Profil des Benutzers herunterladen.


Über das Feld "Filtern" (2.9) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und bekommen dann die entsprechenden Skills in der Übersicht des Benutzer-Skillprofils angezeigt.
Über das Filtersymbol (2.10) und das dann sichtbare Dropdown-Feld (2.11) können Sie nach folgenden Parametern filtern: "Übereinstimmung filtern" (= "Nichts ausgewählt", also die Standardeinstellung), "Erfüllte Skills", "Nicht erfüllte Skills" und "Fehlende Skills". 
Sie bekommen dann beispielsweise nur die "Fehlenden Skills" angezeigt, die der Benutzer im Hinblick auf das Stellenprofil noch gar nicht erfüllt, wenn Sie diesen Punkt ausgewählt haben.

In der Spalte "von Stelle" wird Ihnen jeweils angezeigt, mit mit welchem "Stellenprofil" die Skills des Benutzers jeweils abgeglichen werden und in blau hinterlegt werden hier auch die zum Stellenprofil eingetragenen Erfüllungsgarde angezeigt (2.14).
In der Spalte "Übereinstimmung" (2.12) werden dann immer die Erfüllungsgrade der angezeigten bzw. gefilterten Skills angezeigt, um zu prüfen inwieweit die Skills bspw. unterhalb des Erfüllungsrahmens der Stelle liegen oder inwieweit sie diese erfüllen. 
Wenn Sie auf die angezeigten Balken in der Spalte "Übereinstimmung" klicken, werden Ihnen neben der Übereinstimmung zur Stelle auch noch die "Quellen der Skillbewertung" angezeigt: Bewertung aus der Selbstbewertung der Benutzer (Selbstbeurteilung),Bewertung aus den Mitarbeitergesprächen mit dem Vorgesetzten (Beurteilung des Vorgesetzten), Bewertung durch Schulungen im System, an die Skills geknüpft wurden (Beurteilung des Systems). Hier erscheinen pro "Quelle der Skillbewertung" wiederum drei Balken mit dem jeweiligen prozentualen Wert, wie dieser Skill für den Benutzer aus der jeweiligen "Quelle" bewertet wurde (2.13).

Fazit: Das heißt in der Skill Soll/Ist Vergleich Anzeige beim jeweiligen Benutzer, wird auf der ersten angezeigten Ebene jedes Skills im Balken immer der höchste Wert angezeigt, sei es dass dieser über eine Schulung erworben wurde, sich Benutzer diesen selber zugeteilt haben (Selbstbeurteilung über "Mein Bereich") oder aus einem Mitarbeitergespräch gemeinsam festgelegt wurde und dann als die Beurteilung vom "Vorgesetzten" angezeigt wird. Wenn man auf den Balken klickt, sieht man dann darüber hinaus wie die Bewertungen genauer aussehen, das heißt ob der höchste erreichte Wert aus der ersten Ebene aktuell z.B. aus Schulungen stammt oder ob dieser aus der Selbst- oder Fremdbewertung stammt und im Vergleich, wie die jeweils anderen Bewertungen aktuell ausfallen. Diese Werte entwickeln sich mit der Zeit ja immer weiter, sodass der höchste Wert beim der nächsten Überprüfung des Skill Soll/ Ist Vergleiches auch aus einer anderen "Quelle" stammen kann, weil z.B. wenn eine Schulung absolviert wurde, durch die der Skill-Erfüllungsgrad nun höher ist als durch die letzte Bewertung durch den Vorgesetzen.

Die Auswirkungen und das Verhalten der prozentualen Skill-Anteile, die man über Schulungen erwerben kann (Bewertungsquelle "Beurteilung des Systems")

Hier ist es so, dass die Prozentzahl (Erfüllungsgrad), die man bei Schulungen hinterlegt (Tab "Skills"), nicht zu dem bisherigen Erfüllungsgrad des Skills eines Benutzers (Prozentwert) dazugerechnet wird, sondern den Skill-Endwert darstellt, sprich, wenn ein Benutzer diese Schulung absolviert erfüllt dieser diesen Skill dann zu der im "Tab Skills" angegebenen Prozentzahl.

Beispiel: Wenn bei Schulungen immer 25% im Tab "Skills" eintragen werden, bleibt der Skill-Erfüllungsgrad bei den Benutzern immer 25%, egal wie viele Schulungen die Benutzer absolvieren zu diesem "Skill-Thema", die diesen Wert für diesen bestimmten Skill hinterlegt haben. Die Prozentzahlen summieren sich nicht auf, sondern Sie müssten dann überlegen was der Endwert des Skills ist, den ein Benutzer mit dieser Schulung erreichen kann/ soll und diesen Wert dann eintragen. Absolviert ein Benutzer eine Schulung mit dem Skill-Wert 25% und dann später irgendwann eine Schulung mit dem Skill-Wert 60%, dann wird der niedrigere Skill-Wert im Skill Soll/ Ist Vergleich bzw. der Mitarbeiter-Übersicht mit dem höheren erreichten Wert überschrieben. Ist aber beispielweise die Bewertung des Skills in der Fremdeinschätzung durch den Vorgesetzten noch höher, dann wird dieser Wert in der ersten Ebene im Balken unter "Übereinstimmung" angezeigt.

Bei den Schulungen staffeln einige unserer Kunden diese nach Leveln und geben beispielsweise bei jedem Level einen anderen Skill-Erfüllungsgrad an, der erreicht werden kann und passen das den jeweiligen Positionen im Unternehmen an:

Anfänger-Schulung: 25% Erfüllungsgrad
Fortgeschrittene-Schulung.: 50% Erfüllungsgrad
Profi-Schulung:75% Erfüllungsgrad
Experten-Schulung: 100% Erfüllungsgrad

Zudem werden die Schulungen dann oft auch in Lernpfade eingebunden, die mit den entsprechenden Leveln der Mitarbeitenden übereinstimmen (z.B. Lernpfad Compliance für Experten - enthält dann alle Experten-Schulungen).

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Das System prüft auf Basis der "fehlenden Skills" eines Benutzers bezogen auf das Stellenprofil, welches er erfüllen soll, ob es Schulungen im System gibt, mit welchen der Benutzer seine "Wissenslücken" bzw. seine "Lernlücke" schließen könnte (2.15). Ist das der Fall, werden Ihnen an dieser Stelle (unterhalb der Legende und der Skillübersicht des Benutzers) alle Schulungen angezeigt, die darauf zutreffen und helfen könnten, die Lücken zu füllen und den Mitarbeiter noch besser auf seine Stelle zu qualifizieren. In der Spalte "Relevante Skills" können Sie dann sehen welche Skills an die Schulung geknüpft sind und mit welchem Erfüllungsgrad.

Über das Feld "Filtern" (2.16) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und bekommen dann entsprechende Schulungen in dieser Übersicht angezeigt.
Über das kleine viereckige Symbol am Ende jeder Schulungszeile (2.17) können Sie die Schulung dem Benutzer jeweils direkt zuweisen.

3.      In diesem Zusammenhang ist folgende Funktion auch interessant: Sie können in der Verwaltenübersicht sehen, zu welchen angelegten Skills es noch keine Schulungen im System gibt.
Dazu klicken Sie zunächst in der Sidebar auf "Verwalten" (3.1).



Sie gelangen in die Verwalten-Übersicht (3.2) und finden dort im Kasten "Schulungsvorschläge zu folgenden Skills" (3.3) dann alle Skills, zu denen es noch keine Schulungen im System gibt.




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