Unter Präsenzveranstaltung werden gewöhnlich alle Schulungen oder Seminare zusammengefasst, die nicht online stattfinden. Dazu zählen unternehmensinterne Schulungen wie auch externe Schulungen. Der Teilnehmer muss also "präsent" am Schulungsort sein. Darüber hinaus können Präsenzveranstaltungen aber auch für "Online-Seminare", wie z.B. Webinare, verwendet werden.
Diese Präsenzveranstaltungen bestehen nun wiederum aus einem oder mehreren Terminen und Folgeterminen, die an unterschiedlichen Orten durchgeführt werden können.
Ein Beispiel:
Die Veranstaltung "Staplerführerschein, Theorie und Praxis" (Präsenzveranstaltung) wird in einem Unternehmen an mehreren Standorten (Präsenzveranstaltungstermine) angeboten und erstreckt sich über mehrere Tage (Folgetermine).
Hier wird das Anlegen einer Präsenzveranstaltung beschrieben.
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Schritt-für-Schritt Anleitung
Wählen Sie in der Kopfzeile das "+" und dort "Neue Präsenzveranstaltung" (1.1) aus.
Nur Benutzer mit dem globalen Recht "Präsenzveranstaltungen erstellen" können über das "+" Symbol neue Präsenzveranstaltungen erstellen.
Hat ein Benutzer das globale Recht "Alle Schulungen verwalten" (u.a. Administratoren), kann er zusätzlich unter "Verwalten - Lernmanagement - Schulungen - Präsenzveranstaltungen" (1.2) und über "Neu" (1.3) eine neue Präsenzveranstaltung erstellen.
- Geben Sie anschließend der Präsenzveranstaltung einen "Namen" (2.1) und stellen Sie die verwendete "Sprache der Präsenzveranstaltung" (2.2) ein.
Über "Speichern" erstellen Sie dann die Präsenzveranstaltung.
- Nachdem die Präsenzveranstaltung erstellt wurde können Sie diese direkt weiter bearbeiten. Im Reiter "Informationen" geben Sie allgemeine Informationen zur Präsenzveranstaltung an.
Über den "Sichtbarkeitsstatus" (3.1) stellen Sie ein, ob die Präsenzveranstaltung über die Suche gefunden werden kann und ob sie im internen bzw. externen/internen Schulungskatalog erscheint. Sie können folgendes einstellen:
a) Privat: Die Präsenzveranstaltung ist für einen Benutzer nur sichtbar, wenn er dieser zugewiesen wurde. Die Präsenzveranstaltung ist nicht über die Suche auffindbar.
b) Intern sichtbar: Die Präsenzveranstaltung ist für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche auffindbar.
c) Extern/intern sichtbar: Die Präsenzveranstaltung ist sowohl für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche als auch für nicht angemeldete Benutzer im externen Schulungskatalog sichtbar.
Anschließend können Sie die Präsenzveranstaltung noch mit "Schlagworten" (3.2) versehen. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen. Mit Hilfe der Schlagworte hat ein Benutzer die Möglichkeit einen relevanten Kurs in der "erweiterten Suche" oder im "Schulungskatalog" schneller zu finden.
In der "Beschreibung" (3.3) können Sie eine kurze Beschreibung der Präsenzveranstaltung eingeben, die auf der Durchführen- und Vorschauseite angezeigt wird.
Die "Bearbeitungsnotiz" (3.4) wird nur bei der Bearbeitung der Präsenzveranstaltung angezeigt und kann für z.B. eine Änderungshistorie verwendet werden. Die Benutzer sehen diesen Text nicht.
- Des weiteren können Sie, falls Sie unter "Verwalten - Lern Einstellungen - Präsenzveranstaltungen" eine "Credits Bezeichnung" (in diesem Fall "Lernpunkte") angegeben haben, unter (4.1) angeben, wie viele Punkte bzw. Credits ein Benutzer für die Teilnahme an dieser Präsenzveranstaltung erhält.
Zusätzlich können die "Zielgruppe" (4.2), "Voraussetzungen" (4.3) und die "Lernziele" (4.4) angeben werden.
Ggf. können Sie die verwendete "Sprache der Präsenzveranstaltung" (4.5) ändern.
Alle Angaben übernehmen Sie mit "Speichern".
Nachdem die grundlegenden allgemeinen Informationen angegeben wurden, können Sie im Reiter "Vorschaubild" ein zur Präsenzveranstaltung passendes Vorschaubild hinzufügen.
Dieses können Sie entweder per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (5.1) hinzufügen. Das Bild wird direkt gespeichert.
Über "Vorschaubild zurücksetzen" (5.3) können Sie das Vorschaubild wieder entfernen.Bitte beachten Sie die Vorgaben bezüglich Dateiformat, Bildgröße und Dateigröße (5.2).
Falls Sie das "Talentmanagement" Modul nutzen erscheint der Reiter "Skills".
Hier können Sie angeben welche Fähigkeiten ein Benutzer durch die Teilnahme am Seminar erlangen kann.Falls noch keine Skills im System definiert wurden erscheint der folgende Hinweis.
Über den angezeigten Link (6.1) können Sie direkt zur Skills Übersichtsseite wechseln und Skills anlegen und bearbeiten.
Um einen Skill zur Präsenzveranstaltung hinzuzufügen wählen Sie "+ Skill hinzufügen" (6.2).
Nun können Sie in der "Skill Auswahl" (6.3) einen Skill auswählen und beim "Erfüllungsgrad" (6.4) angeben, wieviel Prozent dieses Skills mit diesem Seminar erreicht werden können.
Über den "Mülleimer" (6.5) können Sie die Angaben wieder entfernen.
Übernehmen Sie zum Schluss die Änderungen mit "Speichern".
Die erwerbbaren Skills für dieses Seminar könnten dann beispielsweise wie folgt aussehen:
Im Reiter "Anhänge" haben Sie die Möglichkeit Benutzern zusätzliche Dokumente zum Seminar zur Verfügung zu stellen.
Wählen Sie hierzu zunächst den Button "Anhang hinzufügen" (7.1).
Im erscheinenden Dialog "Neuer Schulungsanhang" geben Sie dem Anhang einen "Namen" (7.2).
Soll der Anhang nicht für Seminarteilnehmer, sondern nur beim Bearbeiten, sichtbar sein, wählen Sie zusätzlich die Option "Nur intern sichtbar" (7.3).
Schließen Sie den Dialog mit "Speichern".
Anschließend können Sie eine Datei entweder aus dem "Medienpool", per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (7.4) hinzufügen. Der Anhang wird direkt gespeichert.
Nachdem eine Datei hochgeladen wurde können Sie diese über das "Download-Symbol" (7.5) auch wieder herunterladen.
Sollten Sie bei mehreren Anhängen die Reihenfolge ändern wollen können Sie dies über das "Pfeilkreuz" (7.6) machen.
Über den "Mülleimer" (7.7) können Sie einen Anhang löschen.
Änderungen am Namen und der Sichtbarkeit übernehmen Sie mit "Speichern".
Damit Teilnehmer nach Abschluss der Präsenzveranstaltung ein Zertifikat erhalten, können Sie im Reiter "Zertifikat" eine Zertifikatsvorlage auswählen.
Das Zertifikat wird automatisch an die Teilnehmer der Präsenzveranstaltung versendet, wenn diese vom "Verwalter" manuell "abgeschlossen" wird.
Wie Sie eine Zertifikatsvorlage erstellen entnehmen Sie bitte folgender Anleitung:
So erstellen Sie eine Zertifikatsvorlage.Wählen Sie unter "Zertifikatsvorlage verwenden" (8.1) eine aktive Vorlage aus und übernehmen diese mit "Speichern".
Nachdem Sie die Vorlage über "Speichern" gespeichert haben können Sie sich über den Button "Vorschau" (8.2) eine Vorschau des Zertifikats im PDF-Format erstellen.
- Nachdem
Sie die Konfiguration der Präsenzveranstaltung abgeschlossen haben
wechseln Sie wieder zur Übersicht der Präsenzveranstaltungen und sehen
dort die eben erstellte Präsenzveranstaltung (9.1).
Mit einem Klick in die Zeile klappt die Präsenzveranstaltung auf und Sie können entweder den bereits vorhandenen leeren Präsenzveranstaltungstermin (10.1) über das "Zahnrad" bearbeiten oder über "Neu" (10.2) einen neuen Termin anlegen.
Beim Anlegen einer Präsenzveranstaltung wird automatisch ein leerer laufender Präsenzveranstaltungstermin angelegt.
Dadurch bleibt auch eine neu erstellte Präsenzveranstaltung in der Übersicht sichtbar, da der Filter auf "Laufende Veranstaltungen" (10.3) voreingestellt ist.Wie Sie einen Präsenzveranstaltungstermin erstellen entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung:
So erstellen Sie neue Präsenzveranstaltungstermine.
Nachdem Sie nun mindestens einen Präsenzveranstaltungstermin angelegt haben, können Sie die Präsenzveranstaltung über "Zahnrad - Freigeben" (11.1).
Nur "freigegebene" Präsenzveranstaltungen können im "Lernen" Dashboard eines zugewiesenen Benutzers angezeigt und aufgerufen werden.
Zusätzlich können nur "freigegebene" Präsenzveranstaltungen entsprechend des eingestellten "Sicherbarkeitsstatus" von Benutzern über die Suche gefunden werden und werden entsprechend im internen und/oder externen Schulungskatalog angezeigt.