So erstellen Sie neue Veranstaltungen (inkl. Termine)
Unter Veranstaltung werden sowohl Offline Schulungen verstanden, bei dem der Teilnehmer "präsent" am Schulungsort sein muss, als auch alle Online Schulungen. Diese Veranstaltungen bestehen aus dem Veranstaltungsrahmen (Grundinformationen) und aus der eigentlichen Veranstaltung mit einem oder mehreren Terminen und/oder Folgeterminen, die an unterschiedlichen Orten und/ oder online durchgeführt werden können.

Unter Veranstaltung werden hier sowohl Offline Schulungen (z.B. unternehmensinterne oder externe Seminare/ Workshops) verstanden, bei dem der Teilnehmer "präsent" am Schulungsort sein muss, als auch alle Online Schulungen (z.B. Webinare)

Diese Veranstaltungen bestehen aus dem Veranstaltungsrahmen (Grundinformationen) und nun wiederum aus der eigentlichen Veranstaltung mit einem oder mehreren Terminen und/oder Folgeterminen, die an unterschiedlichen Orten und/ oder online durchgeführt werden können.

Ein Beispiel:
Die Veranstaltung "Staplerführerschein, Theorie und Praxis" (Veranstaltungsrahmen) wird in einem Unternehmen an mehreren Standorten (Veranstaltungen) angeboten und erstreckt sich über einen Tag oder mehrere Tage (Termine und/oder Folgetermine).

Hier wird das Anlegen einer Veranstaltung inklusive eines oder mehrerer Termine und/ oder Folgetermine beschrieben.

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So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen. 

Schritt-für-Schritt Anleitung

1.      Um eine Veranstaltung inkl. Termine anzulegen, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil am Zeilenanfang des entsprechenden Veranstaltungsrahmens (1.1).


2.      Der Veranstaltungsrahmen klappt nun auf und Sie können entweder die bereits vorhandene leere Veranstaltung (2.1) über das "drei-Punkte-Symbol" bearbeiten oder über "Neu"(2.2) eine neue Veranstaltung inkl. Termin(e) anlegen.

Beim Anlegen eines Veranstaltungsrahmens wird automatisch eine leere laufende Veranstaltung angelegt, die zunächst auch keinen Termin/ keine Termine enthält. Dadurch bleibt auch ein neu erstellter Veranstaltungsrahmen in der Übersicht sichtbar, da der Filter "Status" auf "Laufende Veranstaltungen" voreingestellt ist.

Oben rechts hinter dem Filtersymbol (2.3) finden Sie folgende Filter vor: Sichtbarkeitsstatus (standardmäßig auf "alle anzeigen" eingestellt) (2.4), Freigegeben (standardmäßig auf "alle anzeigen" eingestellt) (2.5), Gruppen (standardmäßig auf "alle anzeigen" eingestellt) (2.6), Status (standardmäßig auf "laufende Veranstaltungen" eingestellt) (2.7) und Schlagworte (standardmäßig auf "alle anzeigen" eingestellt) (2.8).



3.      Im Reiter "Info" geben Sie nun allgemeine Informationen zur Veranstaltung an.

Zunächst können Sie hier einen Veranstaltungsnamen (3.1) hinterlegen.

Dieser Name dient als Ergänzung zum Namen des Veranstaltungsrahmens und kann zur besseren Unterscheidung angegeben werden.

Unter "Mindestteilnehmerzahl"(3.2) können Sie angeben wie viele Teilnehmer sich mindestens angemeldet haben sollten damit die Veranstaltung stattfinden kann.
Um dieses Feature optimal nutzen zu können, haben Sie die Möglichkeit unter "Verwalten - Lern Einstellungen - Veranstaltungen" sich X-Tage vor dem ersten Veranstaltungstermin eine Benachrichtigungs-E-Mail mit der Anzahl der aktuellen Anmeldungen zuschicken zu lassen. Aufgrund der Anmeldungen kann nun entschieden werden, ob die Veranstaltung stattfindet oder aufgrund von zu geringem Interesse abgesagt wird.
Mit der "Maximalen Anzahl an Teilnehmern"(3.3) können Sie die möglichen Anmeldungen für diese Veranstaltung begrenzen, also wenn z.B. der Veranstaltungsraum nicht mehr Plätze bietet oder die Veranstaltung selbst eine gewisse Teilnehmerzahl nicht überschreiten sollte. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, können sich weitere Benutzer nicht mehr anmelden.
Ist zusätzlich die Option "Warteliste aktivieren?"(3.4) aktiviert, können sich Benutzer, auch wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, weiterhin anmelden. Diese werden dann auf eine Warteliste gesetzt. Sollte sich ein angemeldeter Teilnehmer zwischenzeitlich von der Veranstaltung abmelden, rückt der erste Benutzer der Warteliste automatisch nach und wird per E-Mail informiert.
Im Feld "Anbieter"(3.5) tragen Sie den Anbieter der Veranstaltung ein.  

Unter "Trainergebühr"(3.6) tragen Sie die Kosten für den Trainer im Einkauf ein. Diese können Sie dann im Feld "Typ der Trainergebühr" per Dropdown entweder als Kosten "pro Veranstaltung" oder "pro Teilnehmer" angeben und sie sind nur für interne Zwecke und nicht für den Teilnehmer sichtbar.
Die "Teilnahmegebühr"(3.7) stellt die Kosten für den Teilnehmer dar, falls solche Kosten anfallen. Diese sind dann für den Benutzer sichtbar. Siehe "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten. Auch hier können Sie die Kosten dann im Feld "Typ der Teilnahmegebühr" per Dropdown entweder als Kosten "pro Veranstaltung" oder "pro Teilnehmer" angeben.

Die Felder "Trainergebühr" und "Teilnahmegebühr" sind hier nur sichtbar, wenn Sie beim Erstellen des Veranstaltungsrahmens den Haken bei "Veranstaltungen mit Preisen" im Info-Tab gesetzt haben.

In den "Veranstaltungsdetails"(3.8) tragen Sie zusätzliche Informationen zur Veranstaltung wie z.B. eine Agenda ein. Diese ist für den Benutzer sichtbar. Siehe "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten.

Wenn Sie weitere Informationen angeben möchten, haben Sie die Möglichkeit bis zu 3 zusätzliche Textfelder (3.9) zu definieren.
Diese können Sie unter "Verwalten - Einstellungen - Lern Einstellungen - Veranstaltungen" und dort im Bereich "
Frei belegbare Textfelder für Veranstaltungen" frei benennen und definieren, ob diese für den Benutzer sichtbar sein sollen. Diese können Sie dann an dieser Stelle ausfüllen.





4.      Zum Anlegen eines Termins klicken Sie dann im nächsten Reiter "Termine" auf "Neuer Termin(4.1).

In dem sich öffnenden Dialog geben Sie unter "Am(4.a) das Datum des Termins an und unter "Von/Bis(4.b) die Anfangs- und Enduhrzeit an.

Bei "Art des Termins" (4c) wählen Sie dann aus, ob es sich um einen Vor-Ort-Termin (4d) oder Online-Termin (4e) handelt.



Wählen Sie "Vor-Ort" aus, öffnet sich folgendes zusätzliches Feld: Unter "Ort" (4f) wählen Sie dann den gewünschten Raum für die Veranstaltung aus. 


Sollte der Raum für den ausgewählten Zeitraum bereits belegt sein, werden Ihnen der betreffende Zeitraum und die Veranstaltung angezeigt. Sie können diesen Termin dann nicht anlegen und müssen dann entweder einen anderen Raum oder eine andere Uhrzeit auswählen oder die aktuelle Raumbuchung entfernen.


Unter "Lernmanagement - Sonstiges - Raumverwaltung" können Sie vorhandene Räume verwalten und neue anlegen. Hier können Sie unter anderem auch weitere Details zu den Räumen hinterlegen, z.B. hinsichtlich der Ausstattung.



Wählen Sie stattdessen "Online" aus, öffnen sich die folgenden beiden Felder:

Unter "Teilnahme URL" (4g) geben Sie hier die URL für die Teilnehmer Ihres Webinar-Anbieters ein.

Unter "Start URL des Moderators" (4h) können Sie eine mögliche URL für den Moderator Ihres Webinar-Anbieters eingeben. Unter "Weitere Informationen"(4i) können Sie zusätzliche Informationen zu dieser Veranstaltung eintragen. Diese kann der Teilnehmer, sobald er für die Veranstaltung eingebucht ist, auf der Veranstaltungs-Übersichtsseite in der Übersichtstabelle unter "weitere Informationen" sehen. Siehe "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten.
Sollte sich die Veranstaltung über mehrerer Tage erstrecken oder in regelmäßigen Abständen stattfinden, so können Sie über "Folgetermine"(4j) und dort über die Auswahl von "Täglich", "Wöchentlich", "Jeden Monat" oder "Jedes Jahr", den letzten gewünschten Folgetermin einstellen.

5.      Im nächsten Reiter "Trainer" können Sie entweder unter "Trainer(5.1) einen oder mehrere Trainer aus der Dropdown-Box auswählen, oder, falls der Trainer noch nicht vorhanden ist, ihn über den Button "Neu(5.2) neu anlegen. Hierbei müssen dann der Vor-, Nachname und die E-Mail Adresse des Trainers angegeben werden. Die Telefonnummer ist optional. 


So sieht der Trainerdialog aus:


6.      Im nächsten Reiter "Kommentarbereich" können Sie ein oder mehrere Themen vorgeben zu denen Teilnehmer der Veranstaltung Kommentare abgeben können.

Der Reiter "Kommentarbereich" wird nur eingeblendet, wenn unter "Verwalten - Einstellungen - Lern Einstellungen - Veranstaltungen" im Bereich "Generelle Einstellungen" die Option "Kommentarbereiche einschalten" aktiviert ist. Diese Einstellung gilt für alle Veranstaltungen.

Der Kommentarbereich wird für Teilnehmer aber nur dann auf der Übersichtsseite der Veranstaltung angezeigt, wenn mindestens ein Kommentarthema zur Veranstaltung angegeben wurde.

Klicken Sie hierzu zunächst den Button "+ Hinzufügen(6.1).



In dem neuen Feld "Kommentarthema(6.2) geben Sie nun ein Thema an, zu dem die Teilnehmer einen Kommentar abgeben können.
Über den "Mülleimer(6.3) können Sie dieses auch wieder löschen.
Übernehmen Sie die Angaben mit "Speichern".


7.      Über den Reiter "Zeiteinstellungen" haben Sie die Möglichkeit zeitgesteuert Umfragen automatisiert an die Teilnehmer der Veranstaltung zu versenden. Dies kann z.B. dazu verwendet werden um ein Seminarfeedback nach 1 Tag und ein Transferfeedback nach 3 Monaten von den Teilnehmern einzuholen.
Um nun eine zuvor erstellte Umfrage auszuwählen klicken Sie auf "Neu(7.1)

Umfragen erstellen Sie unter "Verwalten - Tools - Umfragen".

 

Im sich öffnenden Dialog können Sie nun unter "Zeitpunkt(7.a)(7.b) die Zeit einstellen, ab wieviel Tagen, Wochen oder Monaten die Umfrage nach Abschluss der Veranstaltung durch den Verwalter, die Umfrage an die Teilnehmer versendet werden soll.
Unter "Umfrage(7.c) wählen Sie aus einer Liste die gewünschte Umfrage aus.
Die Angaben übernehmen Sie mit "Speichern".

Die Umfragen werden erst dann an die Teilnehmer der Veranstaltung versendet, wenn der Verwalter diese über "Veranstaltung abschließen" abgeschlossen hat.
Zusätzlich ist zu beachten, dass sich der Versand der Umfragen auf den letzten Termin der Veranstaltung bezieht.

Beispiel: Bei einer Veranstaltung soll eine Umfrage eine Woche nach dem letzten Termin versendet werden.
Vom Verwalter wird diese Veranstaltung allerdings erst 8 Tage nach dem letzten Termin abgeschlossen.
Die Umfrage wird nun direkt nach Abschluss an die Teilnehmer versendet, da sie sich auf den letzten Termin und nicht auf das Abschlussdatum bezieht.


Nachdem Sie alle Umfragen erstellt haben werden diese in der Tabelle aufgelistet und Sie können diese ggf. über das "drei-Punkte-Symbol" "Bearbeiten(7.2) oder auch "Löschen(7.3).

8.      Die beiden folgenden Reiter "Zuweisungen" und "Teilnehmer verwalten" können Sie erst einmal ignorieren. Diese gehören eher zu den "Verwaltungsoptionen" der Veranstaltung und zum Befüllen dieser Daten sollte die Veranstaltung zuerst freigegeben werden.

Wie Sie Veranstaltungen zuweisen und verwalten, entnehmen Sie einer gesonderten Anleitung.

Während Sie sich in den verschiedenen Reitern der Bearbeitung einer Veranstaltung befinden, gelangen Sie über das Zahnrad oben rechts jederzeit in ein zusätzliches Menü und können darüber folgende Aktionen ausführen:

  • Vorschau aufrufen

  • Teilnehmer kontaktieren

  • Veranstaltungsrahmen bearbeiten

  • Veranstaltung abschließen

  • Absagen

  • Löschen


9.      Nun haben Sie alle relevanten Informationen der Veranstaltung bearbeitet. Bevor Sie die Veranstaltung nun zuweisen können, müssen Sie diese freigeben. Dazu wechseln Sie wieder in die Veranstaltungsübersicht, in der alle Veranstaltungen des jeweiligen Veranstaltungsrahmens aufgelistet sind und wählen bei der gewünschten Veranstaltung das "drei-Punkte-Symbol" und dann "freigeben" (9.1)


Es erscheint ein grünfarbiger "Popup" der das erfolgreiche Freigeben der Veranstaltung bestätigt.

Nun sehen Sie, dass sich das vorherige "freigeben" in "Freigabe entfernen" verändert hat. Dementsprechend können Sie hier jederzeit die Freigabe der Veranstaltung über einen Klick auf "Freigabe entfernen" wieder entziehen.

Es erscheint ein blaufarbiger "Popup" der das erfolgreiche Entziehen der Freigabe der Veranstaltung bestätigt.



Nachdem Sie alle Veranstaltungen (inkl. Termine) erstellt haben werden diese in der Tabelle unter "Veranstaltungen" aufgelistet und können ggf. über das "drei-Punkte-Symbol" verwaltet werden. Folgende Aktionen stehen hier zur Verfügung:

Wie Sie Veranstaltungen zuweisen und verwalten, entnehmen Sie wie gesagt einer gesonderten Anleitung.

Vorschau ansehen
Bearbeiten/ Verwalten
Freigeben/ Freigabe entfernen
Duplizieren
Teilnehmer verwalten
Zuweisungen vornehmen
Teilnehmer kontaktieren
Veranstaltung abschließen
Absagen
Löschen


Bei den freigegeben Veranstaltungen gilt Folgendes:

Haben Sie im Veranstaltungsrahmen den Sichtbarkeitsstatus "intern sichtbar" ausgewählt, so ist die Veranstaltung nun auch über die Suche auffindbar und im Schulungskatalog verfügbar und kann dort von den Benutzern gebucht bzw. angefragt werden (sehen Sie "Darstellung für den Teilnehmer" weiter unten).

Darstellung für den Administrator

Der neu erstellte Veranstaltung mit allen möglichen Angaben sieht dann in der Verwaltung wie folgt aus:


Unter "1. Termin" wird Ihnen der erste Termin der Veranstaltung angezeigt (z.B. bei einer Veranstaltung mit einer Terminfolge sieht man hier also zunächst den ersten Termin der Reihe).

Darstellung für den Teilnehmer und in der Vorschau

Sie als Bearbeiter bzw. Ersteller der Veranstaltung können sich über "drei-Punkte-Symbol - Vorschau" bei der jeweiligen Veranstaltung anschauen wie für einen zugewiesenen Benutzer die Veranstaltungsübersichtsseite dargestellt wird. Dort finden Sie dann auch alle weiteren Folgetermine (wenn relevant) und Informationen, die Sie im Veranstaltungsrahmen und der Veranstaltung selber in den einzelnen Reitern und Feldern eingetragen haben. 


Da Sie als Bearbeiter bzw. Ersteller der Veranstaltung dieser meist nicht zugewiesen sind, unterscheidet sich die Darstellung zu der des Benutzers nur durch den folgenden Hinweis. Dieser wird anstelle der Buttons "Anmelden", "Teilnahme absagen" angezeigt.





Die Darstellung im Schulungskatalog unterscheidet sich gegenüber der für zugewiesene Benutzer ein wenig, die angezeigten Informationen sind jedoch fast die gleichen.  



Klickt man in dieser Ansicht auf "zur Veranstaltung" hat man dann folgende Ansicht:



Aus den beiden Ansichten heraus, also aus der "Vorschau-Ansicht" und der "Schulungskatalog-Ansicht", kann ich als Bearbeiter bzw. als Ersteller oben rechts über das "Zahnrad" folgende Aktionen ausführen:

  • Veranstaltungsrahmen bearbeiten

  • Veranstaltungstermine bearbeiten

  • Veranstaltung vom Dashboard entfernen (damit entfernen Sie die eigene Zuweisung zur Veranstaltung und diese verschwindet aus Ihrem Dashboard aus dem Widget "Schulungen" bzw. aus dem Bereich "Meine Schulungen"). 

Sind Sie der Veranstaltung nicht zugewiesen, dann erscheint der Punkt "Veranstaltung vom Dashboard entfernen" an dieser Stelle natürlich nicht.