So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen
Unter Veranstaltung werden hier sowohl Offline Schulungen (z.B. unternehmensinterne oder externe Seminare/Workshops) verstanden, bei dem der Teilnehmer "präsent" am Schulungsort sein muss, als auch alle Online Schulungen ( z.B. Webinare).

Diese Veranstaltungen bestehen aus dem Veranstaltungsrahmen (Grundinformationen) und nun wiederum aus der eigentlichen Veranstaltung mit einem oder mehreren Terminen und/oder Folgeterminen, die an unterschiedlichen Orten und/ oder online durchgeführt werden können.

Ein Beispiel:
Die Veranstaltung "Staplerführerschein, Theorie und Praxis" (Veranstaltungsrahmen) wird in einem Unternehmen an mehreren Standorten (Veranstaltungen) angeboten und erstreckt sich über einen Tag oder mehrere Tage (Termine und/oder Folgetermine).

Hier wird das Anlegen eines Veranstaltungsrahmens beschrieben.

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Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Wechseln Sie in der Verwaltung über "Lernmanagement - Schulungen - Veranstaltungen(1.1) in die Veranstaltungsübersicht und wählen dort dann "Neu(1.2)



Benutzer mit dem globalen Recht "Veranstaltungen erstellen" können hier dann neue Veranstaltungen erstellen.

Hat ein Benutzer das globale Recht "Alle Schulungen verwalten" (u.a. Administratoren), kann er alle Veranstaltungen sehen, bearbeiten und löschen.



2.     Geben Sie anschließend dem Veranstaltungsrahmen einen "Namen(2.1) und stellen Sie die verwendete "Sprache des Veranstaltungsrahmens(2.2) ein.
Über "Speichern" erstellen Sie dann den Veranstaltungsrahmen.

Sie erstellen zunächst einen Veranstaltungsrahmen, der aus einer oder mehreren Veranstaltungen bestehen kann. Hier definieren Sie also grundlegende Informationen, die alle zugehörigen Veranstaltungen gemein haben.



  1. Nachdem der Veranstaltungsrahmen nun erstellt wurde können Sie diesen direkt weiter bearbeiten. Im Reiter "Info" geben Sie allgemeine Informationen zum Veranstaltungsrahmen an.
    Über den "Sichtbarkeitsstatus(3.1) stellen Sie ein, ob die Veranstaltungen über die Suche gefunden werden kann und ob sie im internen Schulungskatalog erscheint. Sie können folgendes einstellen:

    Privat: Die Veranstaltungen sind für einen Benutzer nur sichtbar, wenn er dieser zugewiesen wurde. Die Veranstaltungen sind nicht über die 
    Suche auffindbar.
    Intern sichtbar: Die Veranstaltungen sind für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche auffindbar.
       
    Anschließend können Sie den Veranstaltungsrahmen noch mit "
    Schlagworten(3.2) versehen. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen. Mit Hilfe der Schlagworte hat ein Benutzer die Möglichkeit einen relevanten Kurs in der "erweiterten Suche" oder im "Schulungskatalog" schneller zu finden.
    In der "
    Beschreibung(3.3) können Sie eine kurze Beschreibung des Veranstaltungsrahmens eingeben, die auf der Durchführen- und Vorschauseite angezeigt wird.
    Die "
    Bearbeitungsnotiz(3.4) wird nur bei der Bearbeitung des Veranstaltungsrahmens angezeigt und kann für z.B. eine Änderungshistorie verwendet werden. Die Benutzer sehen diesen Text nicht



  2. Des weiteren können Sie, falls Sie unter "Verwalten - Einstellungen - Lern Einstellungen - Veranstaltungen" eine "Credits Bezeichnung" (in diesem Fall "Lernpunkte") angegeben haben, unter (4.1) angeben, wie viele Punkte bzw. Credits ein Benutzer für die Teilnahme an einer Veranstaltung dieses Rahmens erhält.
    Zusätzlich können die "Zielgruppe(4.2), "Voraussetzungen(4.3) und die "Lernziele(4.4) angeben werden.
    Ggf. können Sie die verwendete "Sprache des Veranstaltungsrahmens(4.5) ändernSie können zudem noch die Option "Veranstaltungen mit Preisen" (4.6) mit einem entsprechenden Haken aktivieren. Wenn aktiviert können Sie in den zugehörigen Veranstaltungen eine Trainergebühr und eine Teilnahmegebühr hinterlegen.
    Alle Angaben übernehmen Sie mit "Speichern".


5.     Nachdem die grundlegenden allgemeinen Informationen angegeben wurden, können Sie im Info-Reiter oben rechts bei "Vorschaubild" noch ein zum Veranstaltungsrahmen passendes Vorschaubild hinzufügen.
Dieses können Sie entweder per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (5.1) hinzufügen. Das Bild wird direkt gespeichert.
Über "Vorschaubild zurücksetzen(5.3) können Sie das Vorschaubild wieder entfernen.

Bitte beachten Sie die Vorgaben bezüglich Dateiformat, Bildgröße und Dateigröße (5.2).



  1. Im nächsten Reiter "Anhänge" haben Sie die Möglichkeit Benutzern zusätzliche Dokumente zum Seminar zur Verfügung zu stellen.
    Wählen Sie hierzu zunächst den Button "+Anhang hinzufügen(6.1).


    Im erscheinenden Dialog "Neuer Anhang" geben Sie dem Anhang einen "Namen(6.2).
    Soll der Anhang nicht für Veranstaltungsteilnehmer, sondern nur beim Bearbeiten, sichtbar sein, wählen Sie zusätzlich die Option "Nur intern sichtbar(6.3)
    Schließen Sie den Dialog mit "Speichern".


    Anschließend können Sie eine Datei entweder aus dem "Medienpool",
    per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (6.4) hinzufügen. Der Anhang wird direkt gespeichert.
    Nachdem eine Datei hochgeladen wurde können Sie diese über das "Download-Symbol(6.5) auch wieder herunterladen. 
    Sollten Sie bei mehreren Anhängen die Reihenfolge ändern wollen können Sie dies über das "Pfeilkreuz(6.6) machen.
    Über den "Mülleimer(6.7) können Sie einen Anhang löschen.
    Änderungen am Namen und der Sichtbarkeit übernehmen Sie mit "Speichern".


7.     Damit Teilnehmer nach Abschluss einer Veranstaltung ein Zertifikat erhalten, können Sie im Reiter "Zertifikat" eine Zertifikatsvorlage auswählen.

Das Zertifikat wird automatisch an die Teilnehmer der Veranstaltung versendet, wenn diese vom "Verwalter" manuell "abgeschlossen" wird.

Wie Sie eine Zertifikatsvorlage erstellen entnehmen Sie bitte folgender Anleitung: So erstellen Sie eine Zertifikatsvorlage.

Wählen Sie unter "Zertifikatsvorlage verwenden(7.1) eine aktive Vorlage aus und übernehmen diese mit "Speichern".


Nachdem Sie die Vorlage über "Speichern" gespeichert haben können Sie sich über den Button "Vorschau"(7.2) eine Vorschau des Zertifikats im PDF-Format erstellen.


8.     Falls Sie das "Talentmanagement" Modul nutzen erscheint der Reiter "Skills".
Hier können Sie angeben welche Fähigkeiten ein Benutzer durch die Teilnahme an einer Veranstaltung erlangen kann. 

Falls noch keine Skills im System definiert wurden erscheint der folgende Hinweis.
Über den angezeigten Link (8.1) können Sie direkt zur Skills Übersichtsseite wechseln und Skills anlegen und bearbeiten.

 

Um einen Skill zur Veranstaltung hinzuzufügen wählen  Sie "+Hinzufügen(8.2).

Nun können Sie in der "Skill Auswahl(8.3) einen Skill auswählen und beim "Erfüllungsgrad(8.4) angeben, wieviel Prozent dieses Skills mit der Veranstaltung erreicht werden können.
Über den "Mülleimer(8.5) können Sie die Angaben wieder entfernen.
Übernehmen Sie zum Schluss die Änderungen mit "Speichern".



Die erwerbbaren Skills für die Veranstaltungen könnten dann beispielsweise wie folgt aussehen:


Die Auswirkungen und das Verhalten dieser hinterlegten prozentualen Skill-Grade entnehmen Sie folgender Anleitung:
So nutzen Sie den Soll-Ist-Vergleich.
Relevant vor allem hier der Abschnitt "Die Auswirkungen und das Verhalten der prozentualen Skill-Anteile, die man über Schulungen erwerben kann (Bewertungsquelle "Beurteilung des Systems" in Schritt 2 der Anleitung.


9.     Im letzten Reiter können Sie nun noch Bearbeiter zum Veranstaltungsrahmen hinzufügen. Um dort die entsprechenden Benutzer als Bearbeiter zuzuweisen, geben Sie im Feld "Benutzer suchen(9.1) ein Wort oder ein Teil eines Wortes, das im Namen der gesuchten Benutzer vorkommt, ein.


Im folgenden Beispiel wurde das Wort "ja" (9.2) eingegeben und eine Liste der "Benutzer(9.3), die dieses Wort enthalten, wird angezeigt.



Mit einem Klick auf den gewünschten Benutzer werden diese ausgewählt und der Liste der zuzuweisenden "Bearbeiter(9.4) hinzugefügt.

Bearbeiter einer Veranstaltung können unabhängig von globalen- bzw. lokalen Rechten diese bearbeiten. In Kombination mit dem lokalen Recht 'Schulungen Benutzern/Gruppen zuweisen' darf der Bearbeiter diese Veranstaltung seinen Gruppen bzw. deren Benutzern zuweisen.
Außerdem bekommen Bearbeiter alle Nachrichten der Benutzer aus 'Verwalter kontaktieren' und werden über Kommentare in den Kommentarbereichen informiert. Sind keine Bearbeiter ausgewählt, wird die Option 'Verwalter kontaktieren' nicht angeboten.


Wiederholen Sie die Schritte um weitere Benutzer der Liste hinzuzufügen.

Über den "
Mülleimer(9.5) können Sie Benutzer auch wieder aus der Liste entfernen.
Wenn Sie alle Benutzer ausgewählt haben, übernehmen Sie diese mit "Speichern".


10.  Nachdem Sie die Konfiguration des Veranstaltungsrahmens abgeschlossen haben wechseln Sie wieder zur Übersicht der Veranstaltungsrahmen und sehen dort den soeben erstellten Veranstaltungsrahmen (10.1).


11.  Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil am Zeilenanfang klappt der Veranstaltungsrahmen auf und Sie können entweder die bereits vorhandene leere Veranstaltung (11.1) über das "drei-Punkte-Symbol" bearbeiten oder über "Neu"(11.2) eine neue Veranstaltung anlegen.

Beim Anlegen eines Veranstaltungsrahmens wird automatisch eine leere laufende Veranstaltung angelegt. Dadurch bleibt auch ein neu erstellter Veranstaltungsrahmen in der Veranstaltungsrahmen-Übersicht sichtbar, da der Filter "Status" auf "Laufende Veranstaltungen"(11.3) voreingestellt ist.

Wie Sie eine Veranstaltung (inkl. Termine) erstellen entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung: So erstellen Sie neue Veranstaltungen (inkl. Termine)


12.  Nachdem Sie nun mindestens eine Veranstaltung (inkl. Termin(e)) angelegt haben, können Sie diese Veranstaltungen (inkl. Termin(e)) dann jeweils über das "drei-Punkte-Symbol - Freigeben(12.1).

Nur "freigegebene" Veranstaltungen können im "Schulungen" Dashboard eines zugewiesenen Benutzers angezeigt und aufgerufen werden.
Zusätzlich können nur "freigegebene" Veranstaltungen entsprechend des eingestellten "Sicherbarkeitsstatus" von Benutzern über die Suche gefunden werden und werden entsprechend im internen Schulungskatalog angezeigt.