Weitere Möglichkeiten sind der Massenimport per CSV/XLS-Datei oder die Registrierung durch den Benutzer selbst. Diese Möglichkeiten werden in gesonderten Anleitungen beschrieben:
· So importieren Sie mehrere Benutzer gleichzeitig in Ihr System.
· So erlauben Sie Benutzern sich selbst zu registrieren.
Um einen Benutzer manuell anlegen zu können benötigen Sie das globale Recht "Alle Benutzer verwalten".
Schritt-für-Schritt Anleitung manuelles Anlegen eines Benutzers
- Wechseln Sie in der Verwaltung über "Benutzer" (1.1) in
die Benutzerübersicht und wählen dort "Neu"
(1.2).
2. Sie landen auf der "Neuen Benutzer erstellen" Seite und können nun einen neuen Benutzer anlegen.
Um einen Benutzer anzulegen sind mindestens folgende Angaben zwingend notwendig:
a. Eine eindeutige E-Mail Adresse (2.A) (D.h., die E-Mail Adresse darf im System nur ein mal verwendet werden.)
oder
b. Ein Benutzername (2.B) mit einer sekundären E-Mail Adresse (2.I) (falls keine E-Mail Adresse (A) angegeben wurde). Die sekundäre E-Mail Adresse wird meist dann verwendet, wenn der Benutzer keine eigene E-Mail Adresse hat. In dem Fall wird dann häufig die E-Mail Adresse des Vorgesetzten oder ein Sammelpostfach verwendet.
Zusätzlich
zu den notwendigen Angaben können Sie weitere Konto-Angaben machen.
Geben Sie den "Vornamen"(2.C), den "Nachnamen"(2.D), die "Benutzersprache"(2.G) und die "Zeitzone"(2.H) in der sich der Benutzer befindet an. Für die "Benutzersprache"(2.G) stehen Ihnen zur Zeit "Deutsch" und
"Englisch" zur Auswahl. Die "Zeitzone"(2.H) ist auf die Zeitzone des Servers vor eingestellt und
sollte für die meisten Benutzer passen.
Sollte eine "Personalnummer"(2.E) angegeben werden, muss
diese eindeutig sein.
(D.h., die Personalnummer darf im System nur ein mal verwendet werden.)
Unter "Globale Rolle"(2.F) können Sie dem Benutzer eine vordefinierte globale Rolle
wie z.B. "Administrator" oder "Technischer Administrator"
oder eine selbst erstellte globale Rolle zuweisen.
Die globale Rolle "Account Administrator" kann einem Benutzer nur durch einen Account Administrator zugewiesen werden!
Im
Bereich "Persönliche Daten" können Sie weiter Angaben wie z.B. "Geburtsdatum" (2.J), "Geschlecht" (2.K), "Funktion" (2.Q), "Telefonnummer" (2.R) oder "Über den Benutzer" (2.S) machen.
Bei "Austrittsdatum" (2.P) können Sie ein vergangenes Austrittsdatum oder das
zukünftig geplante Austrittsdatum des Benutzers aus dem Unternehmen
angeben.
Wird das Austrittsdatum erreicht, so wird der Benutzer um 3 Uhr am morgen des folgenden Tages automatisch auf "inaktiv" gesetzt. Der Benutzer kann sich nun nicht mehr im System anmelden.
Weiter Angaben sind in Abhängigkeit der folgenden Einstellungen möglich:
- "Unternehmen" (2.L): Hier können ein oder mehrere unter "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen - Unternehmen" eingetragene Unternehmen ausgewählt werden.
- "Standorte" (2.M): Hier können ein oder mehrere unter "Verwalten -Einstellungen - System Einstellungen - Standorte" eingetragene Standorte ausgewählt werden.
- "Abteilungen" (2.N): Hier können ein oder mehrere unter "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen - Abteilungen" eingetragene Abteilungen ausgewählt werden.
- "Stellen" (2.O): Hier können ein oder mehrere unter "Verwalten - Talentmanagement - Stellen" eingetragene Stellen ausgewählt werden.
- "Kostenstellen" (2.T):
Sind Kostenstellen aktiviert ("Verwalten - Einstellungen -
System Einstellungen - Kostenstellen") und unter
"Verwalten - Lernmanagement - Sonstiges - Kostenstellen"
eingetragen, können beim Anlegen eines Benutzers eine oder mehrere
Kostenstellen ausgewählt werden.
Seit Version 3.2 können unter "Einstellungen - System Einstellungen - Benutzer" noch bis zu 3 Custom-Felder selbst benannt werden, welche dann auch hier in der Bearbeitung des Benutzerprofils ausfüllbar sind.
Lesen Sie dazu folgende Anleitung:
So nehmen Sie System-Einstellungen zu Benutzern vor und verwalten die Felder des Benutzerprofils.
3. Nachdem Sie alle Daten des Benutzers angegeben haben
übernehmen Sie diese mit "Speichern".
Der Benutzer wird angelegt (3.1) und erhält eine
E-Mail mit seinen Zugangsdaten.
Ist unter "Verwalten - Einstellungen - System Einstellungen - Gruppen" eine Standardgruppe mit Standardgruppenrolle eingestellt, so wird der Benutzer beim Anlegen dieser Gruppe mit der entsprechenden Gruppenrolle automatisch zugewiesen.
Ein neu angelegter Benutzer ohne globale Rolle und ohne Gruppenzuweisung könnte dann beispielsweise so aussehen:
Über das "drei-Punkte-Symbol"
gelangen Sie jederzeit wieder in die Übersichtsseite des gewünschten Benutzers
und können dann unter anderem Änderungen am "Benutzerprofil"
vornehmen.