So genehmigen Sie einen Schulungsantrag
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie als Genehmiger einen Schulungsantrag genehmigen/ ablehnen können.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie als Genehmiger einen Schulungsantrag genehmigen/ ablehnen können.

Wie der Genehmigungsworkflow für Schulungen eingestellt wird und wie Genehmiger dafür hinterlegt werden entnehmen Sie der Anleitung:

So aktivieren Sie Schulungsanträge/ einen Genehmigungsworkflow und hinterlegen bestimmte Benutzer als Genehmiger. 

Wie Teilnahmeanträge genehmigt werden entnehmen Sie der folgenden Anleitung: 

So genehmigen Sie einen Teilnahmeantrag. 

Schritt-für-Schritt Anleitung: So genehmigen Sie einen Schulungsantrag

1.    Wenn Sie als Genehmiger bei einem Schulungsantrag von einem Benutzer (Antragsteller) ausgewählt wurden oder in den Genehmigungseinstellungen als festhinterlegter Genehmiger hinterlegt sind, erhalten Sie nach der Antragstellung eine E-Mail mit Informationen zum Antragsteller und zur beantragten Schulung (nicht im System vorhanden). Über den Link in der E-Mail können Sie die "Übersicht aller Genehmigungsanträge" direkt aufrufen oder Sie können diese über "Verwaltenmenü - Lernmanagement - Schulungen - Genehmigungen"(1.1) erreichen.

Zugriff auf die Übersicht der Genehmigungen haben nur Benutzer mit dem globalen bzw. lokalen Recht (Gruppenrecht)  "Genehmigungen verwalten" oder Benutzer, die als Genehmiger bei der Antragsstellung ausgewählt werden bzw. fest im System dafür hinterlegt sind


2.      In der Übersicht der Genehmigungsanträge haben Sie dann folgende Möglichkeiten:

Über den Button "CSV Export(2.1) können Sie sich ein Reporting (CSV-Datei) über die Anträge herunterladen.
Über das Filtersymbol (2.2) haben Sie verschiedene Filteroptionen, die Sie in der Übersicht der Anträge hier nutzen können:
Im Feld "Filtern(2.3) können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und damit bestimmte Anträge finden.
Im Dropdown-Feld "Antrag zu(2.4) können Sie Antragstypen auswählen und danach filtern: Schulungsanträge, E-Learnings, Veranstaltungen, Lernpfade. Wählen Sie in diesem Fall dann "Schulungsanträge" aus.
Im Dropdown-Feld "Status(2.5) können Sie nach einem Bearbeitungsstatus der Anträge filtern: in Bearbeitung, Genehmigt, Nicht genehmigt
Im Dropdown-Feld "Gruppen(2.6) kann nach Gruppen gefiltert werden, sodass nur die Anträge bestimmter Gruppen angezeigt werden.
Im Dropdown-Feld "Unternehmen(2.7) kann nach Unternehmen gefiltert werden, sodass nur Anträge von bestimmten Unternehmen angezeigt werden (z.B. mehrere Standorte/ Tochtergesellschaften usw.)
Um eine Entscheidung über eine Genehmigung besser abwägen zu können, können Sie sich über einen Klick auf den Link des Schulungsnamens/ Antragsnamens in der Spalte "Antrag zu" (2.8) weitere Details zum Antrag einsehen.

Hier ein Beispiel der aufgerufenen Übersichtsseite eines Schulungsantrags, auf der der Genehmiger nochmal alle Informationen nachlesen und einsehen kann:


 

Über das "drei-Punkte-Symbol" können Sie die jeweiligen Anträge nun "Genehmigen/ Nicht Genehmigen(2.9).

3.      Wenn Sie auf "Genehmigen/ Nicht Genehmigen" klicken öffnet sich die "Genehmigungsanfrage bearbeiten" Seite. 

Über den Link "Mehr anzeigen(3.1) können Sie sich - wie in Punkt 2.8 auch beschrieben - weitere Details zum Antrag/ zur angefragten Schulung anzeigen lassen, um die Genehmigungsentscheidung ggf. besser treffen zu können.
Über die Checkbox "Zusätzliche Nachricht senden(3.2) aktivieren Sie die Felder "Betreff(3.3) und "Nachricht" (3.4) und können dem anfragenden Benutzer (Antragssteller) noch weitere Fragen stellen oder eine Ablehnung des Antrags ggf. begründen. 
Über den grünen Button "Genehmigen(3.5) genehmigen Sie den Antrag und über den roten Button "Nicht genehmigen(3.6) lehnen Sie den Antrag ab.



Der Status von "genehmigten" und "nicht genehmigten" Schulungsanträgen kann nicht mehr geändert werden.

Was passiert bei "genehmigt" oder "nicht genehmigt"?

Genehmigt: Wurde ein Schulungsantrag genehmigt, wird der Antragsteller per E-Mail informiert.

Falls unter "Verwaltenmenü - Einstellungen - Lern Einstellungen - Genehmigungen" unter "Benachrichtigen über Genehmigungen" ein Benutzer ausgewählt ist, wird dieser Benutzer zusätzlich per E-Mail über einen genehmigten Schulungsantrag informiert.

Nicht genehmigt: Der Antragsteller wird über die Statusänderung per E-Mail informiert

4.      In der Übersicht aller Anträge wird nun der Genehmigungsstatus angepasst (4.1). Zudem wird das entsprechende Datum unter "Genehmigt am" eingetragen.



Bei einem genehmigten Schulungsantrag stehen Ihnen anschließend weitere Funktionen zur Verfügung. Diese sind wie folgt:

"drei-Punkte-Symbol - Bestellt Status setzen" (4.2): Verwenden Sie diesen Punkt, wenn Sie eine Schulung bei einem Schulungsanbieter bestellt haben. Bestellte Schulungsanträge werden in der Spalte "Informationen" mit "Bestellt" markiert. Zusätzlich wird der Antragsteller über die Statusänderung per E-Mail informiert.

"drei-Punkte-Symbol - Neue Veranstaltung erstellen" (4.3): Mit Hilfe dieser Funktion wird auf Basis des Schulungsantrages eine neue Veranstaltung erstellt und die "Bearbeiten" Seite der Veranstaltung (Veranstaltungsrahmen) aufgerufen. Vervollständigen Sie die Veranstaltung und "Speichern" diese dann.

Wie Sie Veranstaltungen erstellen können Sie in folgenden Anleitungen nachlesen:
So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen. 
So erstellen Sie eine neue Veranstaltung (inkl. Termine). 

Diese Funktion steht nur Benutzern mit dem globalen Recht "Veranstaltungen erstellen" zur Verfügung.

"drei-Punkte-Symbol - Veranstaltung verknüpfen" (4.4): Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine bereits im System vorhandene Veranstaltung an den Antrag verknüpfen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie per Dropdown-Feld eine Veranstaltung auswählen können. Mit "Speichern" verknüpfen Sie diese dann mit dem Antrag. 



Es erscheint eine kleiner grüner Hinweis, dass die Veranstaltung erfolgreich verknüpft wurde. Danach können Sie über das "drei-Punkte-Symbol" die Verknüpfung auch wieder aufheben.



Nachdem eine Veranstaltung angelegt oder verknüpft wurde, wird auf der Übersichtsseite des Schulungsantrags ein Link zur zugehörigen Veranstaltung hinzugefügt.

Der Verweis auf die Veranstaltung ist nur dann als Link verfügbar, wenn der Benutzer das globale Recht „Alle Schulungen verwalten“ und/oder „Alle Benutzer Schulungen zuweisen“ hat.

Über diese drei Funktionen "Bestellstatus setzen", "Neue Veranstaltung anlegen" und "Veranstaltung verknüpfen" sehen die Administratoren mit Genehmigungsrechten immer ein, wie viele Anträge für bestimmte externe Schulungen reinkommen (Schulungsanträge), ob diese schon im bestellt und im System angelegt sind bzw. bekommen ein Gefühl dafür ob sich das generell lohnt. Zudem wissen sie dann, dass interessierte Benutzer nun den angelegten und hier verknüpften Veranstaltungen ggf. schon zugewiesen werden können.