Lerninhalte erstellen oder einkaufen: Wann sich Make-or-Buy wirklich lohnt

Ein Unternehmen braucht eine Schulung für 800 Beschäftigte. Der Einkauf findet einen fertigen Onlinekurs. Die Personalentwicklung könnte selbst einen erstellen. Der Fachbereich hält das Thema für so speziell, dass nur eine interne Lösung infrage kommt.

In dieser Situation landen häufig zwei Zahlen auf dem Tisch: der Preis des Kursanbieters und die geschätzten Produktionsstunden. Damit ist die Entscheidung zwar schnell gerechnet, aber noch nicht vernünftig getroffen.

Denn ein Kurs verursacht nicht nur bei seiner Erstellung Kosten. Er muss zu den tatsächlichen Aufgaben passen, technisch funktionieren, fachlich aktuell bleiben und schließlich etwas bewirken. Wer Lerninhalte beschafft, kauft also nicht einfach Videominuten oder Klickstrecken. Er entscheidet darüber, wer die Verantwortung für einen Teil der betrieblichen Qualifizierung übernimmt.

Die erste Entscheidung lautet: Brauchen wir überhaupt einen Kurs?

Angenommen, Beschäftigte erfassen Kundendaten regelmäßig falsch. Vielleicht kennen sie die Regeln nicht. Vielleicht enthält aber die Eingabemaske irreführende Bezeichnungen. Oder die gültige Arbeitsanweisung ist so schwer zu finden, dass jeder nach Erinnerung arbeitet.

Nur im ersten Fall ist eine klassische Schulung unmittelbar plausibel. Im zweiten braucht es wahrscheinlich eine Produktverbesserung, im dritten eher verlässliche Information am Arbeitsplatz. Das britische Fachinstitut CIPD stellt die Analyse von Leistungs- und Kompetenzlücken deshalb vor die Auswahl einer Lernmaßnahme. Sie soll auch klären, ob eine formale Trainingsintervention überhaupt erforderlich ist.

Das ist für Make-or-Buy entscheidend: Wer ein Prozessproblem als Contentbedarf missversteht, kann zwischen zwei hervorragend produzierten Kursen wählen und trotzdem die falsche Investition tätigen.

Standardwissen einkaufen, betriebliches Wissen selbst verantworten

Ein verbreiteter Ausgangspunkt ist die Unterscheidung zwischen allgemeinem und unternehmensspezifischem Wissen. Sie ist nützlich, aber noch keine Entscheidung.

Allgemeine Grundlagen zu Tabellenkalkulation, Gesprächsführung oder Projektmethoden sind oft bereits in professionellen Kursbibliotheken vorhanden. Ein Unternehmen müsste für eine eigene Version Autorenschaft, Didaktik, Medienproduktion und Qualitätssicherung finanzieren. Diese Arbeit lohnt sich nur, wenn die fertige Lösung eine relevante Lücke lässt.

Anders bei einem internen Freigabeprozess. Ein externer Kurs kann erklären, wie Freigaben grundsätzlich funktionieren. Er weiß aber nicht, welche Rolle im eigenen Unternehmen einen Auftrag prüft, wo eine Ausnahme dokumentiert wird und welche Systemmaske dafür zu verwenden ist. Genau diese Schritte muss die Organisation selbst fachlich liefern und freigeben.

Dazwischen liegt eine große Grauzone. Die Association for Talent Development beschreibt Make-or-Buy ausdrücklich als Spektrum: Unternehmen können die gesamte Entwicklung auslagern, einzelne Leistungen einkaufen oder intern mit externen Experten zusammenarbeiten. Auch die ATD-Praxisdiskussion nennt neben Entwicklungszeit und Kosten die Kontextkenntnis, Pflegefähigkeit und Zusammenarbeit als Auswahlkriterien.

Deshalb ist ein gekaufter Grundlagenkurs mit einem kurzen eigenen Prozessmodul oft sinnvoller als beide Extremvarianten. Entscheidend bleibt, ob die beiden Teile ein stimmiges Lernangebot bilden.

Der Preisvergleich unterschlägt häufig die wichtigsten Aufwände

Ein fertiger Kurs hat einen klaren Angebotspreis. Ein selbst entwickelter Kurs nicht: Die Stunden von Fachabteilung, Personalentwicklung, IT und Freigabeverantwortlichen verteilen sich auf unterschiedliche Kostenstellen. Werden sie nicht berücksichtigt, sieht Eigenentwicklung künstlich günstig aus.

Beim Einkauf entsteht dagegen zusätzliche Arbeit, die ebenfalls selten auf dem Lizenzangebot steht: Kurse sichten, Inhalte fachlich prüfen, Sprachen und Barrierefreiheit klären, Schnittstellen testen, Verträge und Nutzungsrechte abstimmen.

Hinzu kommt der Betrieb. Eine Regel ändert sich, ein Prozess wird umgestellt, ein Screenshot stimmt nicht mehr. Jemand muss die Änderung erkennen, bewerten, den Inhalt aktualisieren und anschließend die neue Version freigeben. ATD nennt die Fähigkeit zur laufenden Contentpflege ausdrücklich als einen Grund, externe Partner einzusetzen. Das gilt aber nur, wenn der vertragliche Pflegeumfang tatsächlich die eigenen Anforderungen abdeckt.

Ein verantwortbarer Vergleich betrachtet deshalb einen gemeinsamen Zeitraum und trennt externe Zahlungen von internem Arbeitsaufwand. Wo die Unsicherheit groß ist, helfen Spannen mehr als eine scheinbar exakte Gesamtsumme.

Vier Fragen sortieren die meisten Entscheidungen

Eine lange Punkteliste kann jede Beschaffung verkomplizieren. Für eine erste belastbare Auswahl reichen vier Prüfungen, die sich unmittelbar aus dem Lernbedarf ableiten.

Die vier Fragen sind keine mathematische Bewertungsmethode. Sie machen lediglich sichtbar, welche Annahmen bei einem reinen Lizenzpreisvergleich fehlen. Bei einem kritischen Prozess kann fachliche Aktualität wichtiger sein als der Anschaffungspreis. Bei einem selten genutzten Grundlagenkurs wäre dieselbe aufwendige Eigenproduktion kaum zu rechtfertigen.

Die Kursbibliothek löst kein Passungsproblem

Ein großer Katalog vermittelt zunächst Auswahl. Er garantiert aber nicht, dass die passende Qualifizierung dabei ist. Ein Kurs kann fachlich korrekt und ansprechend gestaltet sein, aber die falsche Rolle adressieren oder zu weit vom tatsächlichen Arbeitsablauf entfernt bleiben.

Das lässt sich vor Vertragsabschluss testen. Statt nur Inhaltslisten zu vergleichen, sollte ein L&D-Team einen repräsentativen Kurs mit seinen späteren Nutzern prüfen: Verstehen sie die Beispiele? Können sie die geforderte Aufgabe danach besser erledigen? Welche unternehmensspezifischen Informationen fehlen?

Solche Tests sparen nicht jede spätere Anpassung. Sie verlagern die Passungsprüfung aber auf einen Zeitpunkt, an dem ein anderer Kurs oder ein anderes Modell noch gewählt werden kann.

Eigenproduktion schafft Kontrolle und bindet Kapazität

Selbst entwickelte Kurse lassen sich enger mit dem eigenen Arbeitskontext verbinden. Änderungen an Produkten, Prozessen oder Rollen können direkt berücksichtigt werden. Das ist besonders wertvoll, wenn Wissen betriebsintern entsteht und extern nicht verlässlich verfügbar ist.

Diese Freiheit braucht allerdings Kompetenzen. Fachlich richtige Informationen ergeben nicht automatisch ein gutes Lernangebot. Ein Instructional Designer muss entscheiden, welche Übungen sinnvoll sind, welche Beispiele tragen und wie die Lernenden den Stoff anwenden sollen. Fachbereiche müssen Zeit für Review und Freigabe bereitstellen.

Das Gegenargument ist wirtschaftlich ernst zu nehmen: Beschäftigte, die eigene Inhalte erstellen, stehen währenddessen nicht für andere Aufgaben zur Verfügung. ATD diskutiert bei Build-or-Buy ausdrücklich solche Personal- und Opportunitätskosten. Ein interner Stundensatz darf nicht als Null angesetzt werden, nur weil keine externe Rechnung kommt.

Die hybride Lösung ist kein kostenloser Kompromiss

Bei einer allgemeinen Security-Awareness-Schulung könnte der Grundlagenkurs eingekauft werden. Interne Meldewege, konkrete Ansprechpartner und die Besonderheiten der eingesetzten Systeme werden als separates Modul ergänzt. Allgemeiner Inhalt und betriebliche Handlungsanweisung haben damit unterschiedliche fachliche Eigentümer.

Das spart möglicherweise doppelte Entwicklungsarbeit. Es erzeugt aber auch Schnittstellen: Stimmen Begriffe und Beispiele überein? Aktualisiert der externe Anbieter seine Aussagen, ohne dass die interne Ergänzung angepasst wird? Was passiert, wenn der Kursanbieter wechselt?

Hybride Lösungen funktionieren deshalb besonders dort, wo die Grenze zwischen Standardwissen und betrieblicher Anwendung klar gezogen werden kann. Wo zwei Teile dasselbe Thema widersprüchlich behandeln, ist der vermeintlich elegante Mix schlechter als ein sauber verantworteter Gesamtinhalt.

Auch die Rechte am Kurs gehören in den Vergleich

Beim Kauf ist zu prüfen, für welche Nutzungsdauer, Zielgruppen, Sprachen und Systeme der Inhalt lizenziert wird. Bei extern beauftragter Individualentwicklung ist zu klären, ob die Organisation die Bearbeitungsdateien erhält und welche Anpassungen oder Weiterverwendungen erlaubt sind. Der konkrete Umfang ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag.

Auch technisch sollten Kurse nicht zu einer überraschenden Abhängigkeit werden. Lässt sich der Inhalt in die vorhandene Lernumgebung integrieren? Welche Exportformate werden geliefert? Kann eine aktualisierte Version bereitgestellt werden, ohne Abschlusshistorien und bestehende Zuweisungen unkontrolliert zu verändern?

Wer Inhalte im Rahmen einer größeren Plattformentscheidung einkauft, sollte diese Fragen zusammen mit den übrigen Lebenszykluskosten betrachten. Der gesonderte Praxiswissen-Beitrag zu LMS-Gesamtkosten behandelt diese übergreifende Beschaffungsperspektive.

KI macht Eigenentwicklung schneller – nicht automatisch besser

Generative KI kann Recherchematerial ordnen, Gliederungen vorbereiten, Textvarianten erzeugen und Vorschläge für Übungen liefern. Damit sinkt bei manchen Produktionsschritten der manuelle Aufwand. Ob daraus eine gute Qualifizierung entsteht, ist weiterhin eine eigene Frage.

Ein generierter Text kann plausibel formuliert und fachlich falsch sein. Eine Quizfrage kann leicht beantwortbar sein und trotzdem keine relevante Kompetenz prüfen. Gerade bei internen Arbeitsanweisungen muss deshalb feststehen, welche Quellen verbindlich sind und wer die Ausgabe freigibt.

Unser Beitrag zur Qualität KI-generierter Lerninhalte vertieft diese Frage. Für Make-or-Buy bedeutet KI zunächst nur, dass bestimmte Kosten- und Zeitannahmen neu geprüft werden müssen. Die Verantwortung für Lernziel, Passung und Aktualität bleibt bestehen.

Die Gegenposition: Nicht jeder Kurs braucht eine aufwendige Rechnung

Es wäre ebenso falsch, aus der Make-or-Buy-Frage einen Beschaffungsapparat zu machen. Für einen kleinen, unkritischen Grundlagenbedarf kann ein vorhandener Kurs nach kurzer Prüfung die pragmatisch beste Lösung sein. Eine vollständige Mehrjahresrechnung würde hier mehr Arbeit erzeugen als Erkenntnis.

Bei dauerhaften, großflächigen oder betriebskritischen Qualifizierungen ist der Aufwand anders zu bewerten. Dann verändern falsch gewählte Inhalte nicht nur das Budget, sondern möglicherweise Arbeitsqualität, Prozesssicherheit oder die Akzeptanz des gesamten Lernangebots.

Der US-amerikanische Rechnungshof GAO beschreibt Trainingsentwicklung in seinem 2026 aktualisierten Leitfaden als zusammenhängenden Prozess aus Planung, Entwicklung, Umsetzung und Evaluation. Der Leitfaden richtet sich an US-Bundesbehörden, bietet aber eine nützliche organisatorische Perspektive: Gute Trainingsentscheidungen werden an Zielbeitrag und Wirksamkeit beurteilt, nicht allein an der Produktion.

Für Unternehmen heißt das nicht, dass jeder Kurs einen kausalen Wirkungsnachweis liefern muss. Wohl aber, dass die gewünschte Verbesserung bereits vor dem Einkauf oder der Eigenproduktion konkret benannt werden sollte.

Die sinnvollste Contentstrategie ist selten eine einzige Beschaffungsregel

Eine Organisation sollte allgemeines Fachwissen nicht allein deshalb selbst produzieren, weil sie ein Autorentool besitzt. Ebenso wenig sollte sie kritische interne Abläufe einem Standardkurs überlassen, nur weil dieser bereits lizenziert ist.

Ein guter Kursbestand kombiniert verschiedene Beschaffungswege nach dem tatsächlichen Bedarf. Standardinhalte werden dort genutzt, wo sie passen. Unternehmensspezifisches Wissen erhält eigene fachliche Eigentümer. Externe Spezialisten werden gezielt hinzugezogen, wenn ihre didaktische oder technische Kompetenz internen Aufwand sinnvoll ersetzt.

Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Varianten dieselbe Zielgruppe, dasselbe Lernziel und einen nachvollziehbaren Nutzungszeitraum abdecken. Erst dann lassen sich Kosten und Risiken fair gegenüberstellen.

Die entscheidende Frage ist nicht, wer den Kurs billiger produziert. Sondern mit welchem Modell die benötigte Fähigkeit zuverlässig entsteht und über die Nutzungsdauer erhalten bleibt.