Wie Sie Gesprächsfragen und -typen erstellen und verwalten entnehmen Sie folgenden Anleitungen:
So erstellen Sie Fragen für Mitarbeitergespräche.
So erstellen und verwalten Sie Gesprächstypen.
Um Mitarbeitergespräche erstellen und verwalten zu können, benötigen Sie das globale bzw. lokale Rechte "Mitarbeitergespräche durchführen". Habe Sie "nur" lokale Rechte sehen Sie in der Verwaltung und den entsprechenden Dropdown-Feldern natürlich jeweils nur die Mitarbeiter, auf die Sie Zugriff haben.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Um neue Mitarbeitergespräche zu erstellen, wechseln Sie
zunächst über "Verwaltenmenü - Talentmanagement -
Mitarbeitergespräche - Verwaltung" (1.1) in die
Verwaltungsübersicht aller Mitarbeitergespräche.
2. Hier
finden Sie eine Übersicht über anstehende, geplante und bereits durchgeführte
Mitarbeitergespräche.
In dieser Ansicht können Sie über den Button "Neu"
(2.1) jederzeit neue Mitarbeitergespräche anlegen.
Sie haben zudem weitere Verwaltungsoptionen auf dieser Seite:
Anstehende Mitarbeitergespräche
Im Feld "Filtern" (2.2)
können Sie Begriffe/ Worte eingeben und danach suchen und bekommen dann die
entsprechenden Benutzer angezeigt. Für diese können dann neue Gesprächstermine
zum entsprechenden Gesprächstypen, der unter "Anlasse des Gesprächs"
notiert ist, über das "Kalender-Symbol" (2.3)
geplant werden. Wenn schon ein vorherige Gespräche zu den aufgelisteten
Standardgesprächstypen für die Benutzer stattgefunden haben, werden die Daten
der jeweils letzten Gespräche dieser Art in der Spalte "Letztes
Gespräch" eingetragen.
Die hier aufgelisteten Gespräche erscheinen für alle Standardgesprächstypen, die in den Einstellungen konfiguriert haben.
Einen Standardgesprächstypen können Sie unter "Verwaltenmenü - Einstellungen - Talent Einstellungen - Mitarbeitergespräche" festlegen. In dieser Auswahl werden Ihnen nur Gesprächstypen mit hinterlegtem "Zeitbezug" angezeigt.
Geplante
Mitarbeitergespräche
Im Feld "Filtern" (2.4) können Sie
Begriffe/ Worte eingeben und danach suchen und bekommen dann die entsprechenden
Benutzer angezeigt.
Über das Filtersymbol (2.5)
und die Kalender-Felder "Von" und
"Bis" (2.6) können Sie zudem nach
einen Zeitraum filtern und bekommen nur Gesprächstermine für diesen Zeitraum
angezeigt.
In der Benutzerübersicht in diesem Bereich werden Ihnen für jeden Benutzer und
den entsprechend geplanten Gesprächsterminen in der Spalte "Datum/
Uhrzeit" das Datum angezeigt und in der Spalte "Anlass des
Gesprächs" sehen Sie, um welchen Gesprächstypen es sich bei den Gesprächen
jeweils handelt.
Über das "drei-Punkte-Symbol" am Ende jeder Zeile, können Sie dann:
Das Mitarbeitergespräch "Durchführen" (2.7)
Das Mitarbeitergespräch "Vorbereiten" (2.8)
Wie Sie Mitarbeitergespräche vorbereiten und durchführen entnehmen Sie der Anleitung:
"So führen Sie Mitarbeitergespräche durch."
Das Mitarbeitergespräch "Bearbeiten" (2.9)
Das Mitarbeitergespräch "Löschen" (2.10).
Erledigte Mitarbeitergespräche
Im Feld "Filtern" (2.11) können Sie Begriffe/ Worte eingeben und danach suchen und bekommen dann die entsprechenden Benutzer bzw. die entsprechenden erledigten Gespräche angezeigt.
Über das Filtersymbol (2.12) und die Kalender-Felder "Von" und "Bis" (2.13) können Sie zudem nach einen Zeitraum filtern und bekommen nur erledigte Gespräche für diesen Zeitraum angezeigt.
In der Benutzerübersicht in diesem Bereich werden Ihnen für jeden Benutzer und die entsprechenden erledigten Gespräche in der Spalte "Beendet am" das Durchführungsdatum des jeweiligen Gesprächs angezeigt und in der Spalte "Anlass des Gesprächs" sehen Sie, um welchen Gesprächstypen es sich bei den Gesprächen jeweils handelt. In den Spalten "Zustimmung/ Vorgesetzter" und "Zustimmung/ Benutzer" sehen Sie entweder einen Haken, der bedeutet, dass dem Gespräch zugestimmt wurde oder einen Strich, der bedeutet dass die Zustimmung zum Gespräch abgelehnt wurde (2.16).
Über das "drei-Punkte-Symbol" am Ende jeder Zeile können Sie das Gesprächsprotokoll jedes erledigten Gespräches "Als PDF herunterladen" (2.14).
Über "Zum Mitarbeitergesprächsverlauf" (2.15) gelangen Sie in die Benutzerübersicht des Benutzers im Reiter "Gesprächsverlauf".
Hier können Sie die Entwicklung des Mitarbeiters nachvollziehen und sehen wo ggf. Verschlechterungen oder Verbesserungen aufgetreten sind oder ob der Mitarbeiter bei bestimmten Punkten eventuell stagniert.
Im Bereich "Gesprächsfragen" (a) können
Sie die Entwicklung der erreichten Gesamtpunkte des Benutzers bei den
jeweiligen Gesprächen nachvollziehen.
Im Bereich "Skills" (b) können Sie
sehen, wie sich der prozentuale Erfüllungsgrad eines Skills durch den
Mitarbeiter von Gespräch zu Gespräch entwickelt hat.
In beiden Bereichen können Sie sich über den Button "CSV Export"
(c) diese Informationen herunterladen und dann ggf. weiter
bearbeiten/ filtern für Meetings/ Reportings.
Wie in der Legende (d) beschrieben, sehen Sie
neben Verbesserungen einen kleinen grünen Pfeil, der nach oben zeigt. Für
Verschlechterungen erkennen Sie an einem kleinen roten Pfeil, der nach unten
zeigt. Hat es keine Veränderung gegeben verglichen zum letzten Gespräch, wird
ein schwarzer Pfeil abgebildet der waagerecht nach rechts zeigt.
Unter "Allgemeine Angaben" (e)
finden Sie zusätzlich die Angaben aus den Gesprächsschritten
"Karriereplanung", "Mobilitätsbereitschaft" und
"Potenzialeinschätzung" jeweils aus dem letzten Mitarbeitergespräch,
in dem diese Schritte behandelt wurden.
- Zurück in der Verwaltungsübersicht aller
Mitarbeitergespräche können Sie auch jederzeit auf den Link eines
Benutzernamens klicken und gelangen so ebenfalls in die Benutzerübersicht
mit den Reitern "Profil", "Zugewiesene Schulungen",
"Zugewiesenes Wissen", "Rollen/ Rechte",
"Dokumente", "Skills", "Gesprächsverlauf"
und "Protokoll".
Je nachdem welche Module Sie im System freigeschaltet haben sehen Sie hier mehr oder weniger Reiter.
4. Wenn
Sie dann auf "Neu" (2.1) klicken
und ein neues Mitarbeitergespräch erstellen, öffnet sich die entsprechende
Seite "Neues Mitarbeitergespräch erstellen".
Im Dropdown-Feld "Benutzer" (4.1)
wählen Sie den Mitarbeiter aus, mit dem Sie das Gespräch führen möchten.
Über das Dropdown-Feld "Weiterer Teilnehmer" (4.2)
wählen Sie eventuelle weitere Teilnehmer aus.
Über das Dropdown-Feld "Anlass des Gesprächs" (4.3)
wählen Sie einen Gesprächstypen aus.
Über das Kalender-Feld "Datum/ Uhrzeit" (4.4)
legen Sie Datum und Uhrzeit für das Gespräch fest.
Über "Speichern" übernehmen Sie alle Angaben und
senden die Einladung zum Gespräch raus. Sowohl der Mitarbeiter (Benutzer) als
auch der Vorgesetzte (Sie) erhalten eine Email/ Systemmail und gelangen dann zu
den Seiten, wo das Gespräch vorbereitet und durchgeführt werden kann.
Hier greifen die Email-Texte: "Benachrichtigung des Mitarbeiters über ein Mitarbeitergespräch mit Zustimmung" und "Benachrichtigung des Vorgesetzten über ein Mitarbeitergespräch mit Zustimmung".
Ist ein weiterer Teilnehmer eingetragen, erhält dieser auch die Informationsmail, dass das angelegte Gespräch geplant ist, allerdings kann dieser Benutzer das Gespräch nicht vorbereiten oder durchführen und muss am Ende des Gespräches auch keine Zustimmung erteilen.
In der Regel werden hier Mediatoren, Fachvorgesetzte oder Vertreter der Personalabteilung eingetragen, die bei der Durchführung des Gespräches zusätzlich anwesend sein sollen.