So erstellen Sie ein E-Learning

Schritt-für-Schritt Anleitung

1.     Wechseln Sie in der Verwaltung über "Lernmanagement - Schulungen - E-Learnings" (1.1) in die E-Learning-Übersicht und wählen dort dann "Neu" (1.2)

2.     Geben Sie dem E-Learning einen "Namen"(2.1)und stellen Sie die verwendete "Sprache" des E-Learnings ein (2.2).
Wenn Sie ein mandantenfähiges System gebucht haben, gibt es dann noch die Option einen Haken bei "E-Learning accountübergreifend erstellen" (2.3) zu setzen. Mit Aktivierung dieser Option kann das E-Learning über die Accountverwaltung oder über die folgenden Lernpakete für andere Accounts sichtbar gemacht werden. Diese Funktion ist nur für Account Administratoren im Standard Account möglich.
Haben Sie diese Option ausgewählt, können Sie das accountübergreifende E-learning schon beim Erstellen einem Lernpaket (2.4) zuweisen.
Über "Speichern" erstellen Sie dann das E-Learning.

3.     Nachdem das E-Learning erstellt wurde können Sie ihn direkt weiter bearbeiten. Im Reiter "Info" geben Sie allgemeine Informationen zum E-Learning an.
Über den "Sichtbarkeitsstatus" (3.1) stellen Sie ein, ob das E-Learning über die Suche gefunden werden kann und ob es im internen Schulungskatalog erscheint. Sie können folgendes einstellen:
Privat: Das E-Learning ist für einen Benutzer nur sichtbar, wenn er diesem zugewiesen wurde. Das E-Learning ist nicht über die Suche auffindbar.
Intern sichtbar: Das E-Learning ist für angemeldete Benutzer im internen Schulungskatalog und über die Suche auffindbar.
 
Anschließend können Sie das E-Learning noch mit "Schlagworten" (3.2) versehen. Sie können hierbei neue Schlagworte angeben oder bereits verwendete Schlagworte auswählen. Diese werden Ihnen bei der Eingabe und einer Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Schlagworten vorgeschlagen. Mit Hilfe der Schlagworte hat ein Benutzer die Möglichkeit ein relevantes E-Learning in der "erweiterten Suche" oder im "Schulungskatalog" schneller zu finden.

ACHTUNG: Seit Version 3.2 kann/ können im Info-Tab an dieser Stelle auch der entsprechende Schulungskatalog/ die entsprechenden Schulungskataloge ausgewählt werden, in welchen die Schulung jeweils zugewiesen werden soll. 
Mehr dazu entnehmen Sie den Anleitungen: 
Schulungskataloge verwalten und zuweisen.
So aktivieren Sie den internen Schulungskatalog und machen Schulungen in ihm sichtbar.


 
In der "Beschreibung" (3.3) können Sie eine kurze Beschreibung des E-Learning eingeben, die dann später auch auf der Durchführen- und Vorschauseite angezeigt wird.
Die "Bearbeitungsnotiz" (3.4) wird nur bei der Bearbeitung des E-Learnings angezeigt und kann für z.B. eine Änderungshistorie verwendet werden. Die Benutzer sehen diesen Text nicht.

ACHTUNG: Seit Version 3.1  kann man im Beschreibungsfeld und in der Bearbeitungsnotiz mit Mentions arbeiten und hier nun E-Learnings, Lernpfade, Wissenseinträge und Wissensdiskussionen verlinken. Wie genau das funktioniert entnehmen Sie einer gesonderten Anleitung.

Zudem können über das "Medium einfügen" Symbol nun neben dem Datei-Typ "Video" auch Dokumente eingefügt werden, die dann sofort im PDF-Reader angezeigt werden. Erlaubte Formate sind dabei: doc .docx .odp .ods .odt .pdf .pps .ppsx .ppt .pptx.  

4.     Des Weiteren können Sie einen "Anbieter" (4.1) des E-Learnings angeben.
Damit ein Teilnehmer den zeitlichen Aufwand einer Schulung besser abschätzen kann können Sie eine "Bearbeitungsdauer" (4.2) angeben. 
Falls Sie unter "Verwalten - Einstellungen - Lern Einstellungen - E-Learnings" eine "Credits Bezeichnung" (in diesem Fall "Lernpunkte") angegeben haben, können Sie unter (4.3) angeben, wie viele Punkte bzw. Credits ein Benutzer für die Teilnahme an diesem E-Learning erhält.
Zusätzlich können die "Zielgruppe" (4.4), "Voraussetzungen" (4.5) und die "Lernziele" (4.6) angeben werden.
Ggf. können Sie die verwendete "Sprache" (4.7) ändern.
Wenn Sie weitere Informationen angeben möchten, haben Sie die Möglichkeit bis zu drei zusätzliche Textfelder (4.8) zu definieren. Diese können Sie unter "Verwalten - Einstellungen - Lern Einstellungen - E-Learnings" und dort im Bereich "Frei belegbare Textfelder für E-Learnings" frei benennen und definieren, ob diese für den Benutzer sichtbar sein sollen. Diese können Sie dann an dieser Stelle ausfüllen.
Alle Angaben übernehmen Sie mit "Speichern".

5.     Nachdem die grundlegenden allgemeinen Informationen angegeben wurden, können Sie oben rechts ein zum E-Learning passendes Vorschaubild hinzufügen.
Dieses können Sie entweder per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (5.1) hinzufügen. Das Bild wird direkt gespeichert.
Über "Vorschaubild zurücksetzen" (5.3) können Sie Standardeinstellung wieder herstellen.

6.     Im Reiter "Anhänge" haben Sie die Möglichkeit Benutzern zusätzliche Dokumente zum E-Learning zur Verfügung zu stellen.
Wählen Sie hierzu zunächst den Button "+Anhang hinzufügen" (6.1).

Im erscheinenden Dialog "Neuer Anhang" geben Sie dem Anhang einen "Namen" (6.2).
Soll der Anhang nicht für Kursteilnehmer, sondern nur beim Bearbeiten, sichtbar sein, wählen Sie zusätzlich die Option "Nur intern sichtbar" (6.3). 
Schließen Sie den Dialog mit "Speichern".


Anschließend können Sie eine Datei entweder aus dem "Medienpool", per "Drag&Drop" oder über die "Datei-Auswahl" (6.4) hinzufügen. Der Anhang wird direkt gespeichert.
Nachdem eine Datei hochgeladen wurde können Sie diese über das "Download-Symbol" (6.5) auch wieder herunterladen. 
Sollten Sie bei mehreren Anhängen die Reihenfolge ändern wollen können Sie dies über das "Pfeilkreuz" (6.6) machen.
Über den "Mülleimer" (6.7) können Sie einen Anhang löschen.
Änderungen am Namen und der Sichtbarkeit übernehmen Sie mit "Speichern".

Der Inhalte-Tab wird nun erst einmal übersprungen, wie am Anfang angekündigt. In den oben benannten Anleitungen finden Sie alle Informationen dazu.

7.     Damit Teilnehmer nach Abschluss des E-Learnings ein Zertifikat erhalten, können Sie im Reiter "Zertifikat" eine Zertifikatsvorlage auswählen.

Wählen Sie unter "Zertifikatsvorlage verwenden" (7.1) eine aktive Vorlage aus und übernehmen diese mit "Speichern".
Sollte Ihr Zertifikat die "erreichte Punktzahl" und/oder die "maximal erreichbare Punktzahl" verwenden, so können Sie unter "Punktzahl der folgenden Tests verwenden" (7.2) die Tests des E-Learnings auswählen, die zur Berechnung der Werte verwendet werden sollen.
Nachdem Sie die Vorlage über "Speichern" gespeichert haben können Sie sich über den Button "Vorschau"(7.3) eine Vorschau des Zertifikats im PDF-Format erstellen.



Seit Version 3.1 kann auch eine Gültigkeitsdauer für die verwendeten Zertifikate eingestellt werden (7.4).

8.     Im Reiter "Kommentarbereich" können Sie ein oder mehrere Themen vorgeben zu denen Teilnehmer des E-Learnings Kommentare abgeben können.

Klicken Sie hierzu zunächst den Button "+ Hinzufügen" (8.1).



In dem neuen Feld "Kommentarthema" (8.2) geben Sie nun ein Thema ein, zu dem die Teilnehmer einen Kommentar abgeben können.
Über den "Mülleimer" (8.3) können Sie dieses auch wieder löschen.
Übernehmen Sie die Angaben mit "Speichern".

9.     Falls Sie das "Talentmanagement" Modul nutzen erscheint der Reiter "Skills".
Hier können Sie angeben welche Fähigkeiten ein Benutzer durch die Teilnahme am E-Learning erlangen kann. 

Um einen Skill zum E-Learning hinzuzufügen wählen  Sie "+ Hinzufügen" (9.2).



Nun können Sie in der "Skill Auswahl" (9.3) einen Skill auswählen und beim "Erfüllungsgrad" (9.4) angeben, wieviel Prozent dieses Skills mit diesem E-Learning erreicht werden können.
Über den "Mülleimer" (9.5) können Sie die Angaben wieder entfernen.
Übernehmen Sie zum Schluss die Änderungen mit "Speichern".



Die erwerbbaren Skills für dieses E-Learning könnten dann beispielsweise wie folgt aussehen:

Den Tab "Zeiteinstellungen" überspringen wir an dieser Stelle. Die Zeiteinstellungsoptionen werden in gesonderten Anleitungen behandelt:

So stellen Sie ein festes Ablaufdatum für ein E-Learning ein. 
So stellen Sie Drip-Feed ein. 
So stellen Sie automatische Wiederholungen ein. 

10.  Im Reiter "Erinnerungen" können Sie eine oder mehrere Erinnerungen hinterlegen, die dann die Benutzer und ggfs. Vorgesetze an das Ausstehen der Durchführung des E-Learnings erinnern. 
Klicken Sie hierzu zunächst den Button "+ Hinzufügen" (10.1).



In dem neuen Feld "Sende Erinnerung nach Zuweisungsdatum " (10.2) geben Sie nun ein nach wieviel Tagen/ Wochen/ Monaten/ Jahren der E-Learning-Zuweisung eine Erinnerung an die Benutzer gesendet werden soll.
Über das Feld "Email auswählen" (10.3) können Sie per Dropdown eine der fünf voreingestellten Email-Vorlagen für die "E-Learning Erinnerungsmail" auswählen.

Sie haben an der Stelle auch noch die Option den Haken bei "Verantwortlichen zusätzlich informieren" (10.4) zu setzen. Wenn Sie diese Option aktivieren werden auch die Verantwortlichen für den jeweiligen Benutzer benachrichtigt. Somit können Sie sicher stellen, dass bei einem gewissen Zeitraum des Ausbleibens der Durchführung des E-Learnings die jeweiligen Verantwortlichen der Benutzer darüber informiert werden können.

Über den "Mülleimer"(10.5) können Sie Erinnerungen auch wieder löschen.

Über "+ Hinzufügen" können Sie weitere Erinnerungen ergänzen.

Sie können so viele Erinnerungen einstellen, wie Sie möchten und haben dabei jeweils die Option den Verantwortlichen zu informieren und verschiedene Email-Vorlagen zu nutzen. So können Sie mehrere "Eskalationsstufen" hinterlegen.
Übernehmen Sie die Angaben mit "Speichern".

So könnte eine Erinnerungseinstellung dann beispielsweise aussehen:

11.  Im nächsten Reiter können Sie nun noch Bearbeiter für das E-Learning hinzufügen. Um dort die entsprechenden Benutzer als Bearbeiter zuzuweisen, geben Sie im Feld "Benutzer suchen" (11.1) ein Wort oder ein Teil eines Wortes, das im Namen der gesuchten Benutzer vorkommt, ein.



Im folgenden Beispiel wurde das Wort "ja" (11.2) eingegeben und eine Liste der "Benutzer" (11.3) die dieses Wort enthalten, wird angezeigt.



Mit einem Klick auf den gewünschten Benutzer werden diese ausgewählt und der Liste der zuzuweisenden "Bearbeiter" (11.4) hinzugefügt.

Wiederholen Sie die Schritte um weitere Benutzer der Liste hinzuzufügen.

Über den "Mülleimer" (11.5) können Sie Benutzer auch wieder aus der Liste entfernen.
Wenn Sie alle Benutzerausgewählt haben, übernehmen Sie diese mit "Speichern".



Den folgenden Reiter "Zuweisungen"  können Sie erst einmal ignorieren. Dieser gehört eher zu den "Verwaltungsoptionen" des E-Learnings und zum Befüllen dieser Daten sollte das E-Learning zuerst freigegeben werden.

12.  Nun haben Sie das E-Learning angelegt. Bevor Sie dieses nun zuweisen können, müssen Sie es freigeben. Dazu wechseln Sie wieder in die E-Learning-Übersicht, in der alle E-Learnings aufgelistet sind und wählen bei dem gewünschten E-Learning das "drei-Punkte-Symbol" und dann "freigeben" (12.1).

Bitte beachten Sie, dass ein E-Learning nur dann "freigegeben" werden kann, wenn er mindestens einen Anhang oder einen Lerninhalt (Element) enthält.
Wie Sie dieses E-Learning  mit Lerninhalten befüllen wird in den folgenden Anleitungen beschrieben:

• So füllen Sie ein E-Learning mit Inhalt.
• So erstellen Sie einen Test.

Es erscheint ein grünfarbiger "Popup" unten rechts in der Ecke, der das erfolgreiche Freigeben des E-Learnings bestätigt.

Nun sehen Sie, dass sich das vorherige "freigeben" in "Freigabe entfernen" verändert hat. Dementsprechend können Sie hier jederzeit die Freigabe des E-Learnings über einen Klick auf "Freigabe entfernen" wieder entziehen.

Es erscheint dann ein blaufarbiger "Popup" unten rechts in der Ecke der das erfolgreiche Entziehen der Freigabe des E-Learnings bestätigt.

Darstellung des "leeren" E-Learnings für den Teilnehmer und in der Vorschau

Sie als Bearbeiter bzw. Ersteller des E-Learnings können sich über "drei-Punkte-Symbol - Vorschau" anschauen wie für einen zugewiesenen Benutzer das E-Learning ohne Elemente dargestellt wird.




Die Darstellung im Schulungskatalog unterscheidet sich gegenüber der für zugewiesene Benutzer ein wenig, die angezeigten Informationen sind jedoch fast die gleichen.