So weisen Sie eine Veranstaltung zu und verwalten diese

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie Veranstaltungen Benutzern/Gruppen "manuell" bzw. "einzeln" zuweisen und welche Verwalten-Optionen Sie darüber hinaus haben.


Ein Benutzer darf nur dann Schulungen Benutzern zuweisen, wenn er das globale Recht "Alle Schulungen Benutzern zuweisen" oder das lokale Recht (Gruppenrecht) "Schulungen Benutzer zuweisen" hat.


Folgenden Anleitungen entnehmen Sie, wie Sie einen Veranstaltungsrahmen und Veranstaltungen inkl. Terminen erstellen:

So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen. 

So erstellen Sie neue Veranstaltungen inkl. Termine.  

Folgende Anleitungen beschreiben ebenfalls Wege, wie Sie Veranstaltungen Benutzern zuweisen können.

Folgender Anleitungen entnehmen Sie, wie Sie Benutzer bei der Registrierung (wenn erlaubt) automatisch Schulungen zuweisen:

So weisen Sie Benutzern bei der Registrierung automatisch Schulungen zu. 

Folgenden Anleitungen entnehmen Sie zudem, wie Sie (1) Gruppen zu Schulungen hinzufügen und (2) Schulungen zu Gruppen hinzufügen:

So fügen Sie Gruppen zu Schulungen hinzu. 

So fügen Sie Schulungen zu Gruppen hinzu. 

Schritt-für-Schritt Anleitung - Benutzer/Gruppen einzeln Veranstaltungen zuweisen und Veranstaltungen verwalten

  1. Wechseln Sie im Verwaltungsmenü auf "Lernmanagement - Schulungen - Veranstaltungen(1.1) in die Veranstaltungsübersicht.

  2. Öffnen Sie die erweiterte Ansicht des gewünschten Veranstaltungsrahmens mit einem Klick auf den kleinen Pfeil am Zeilenanfang des entsprechenden Veranstaltungsrahmens (2.1). Klicken Sie dann bei der gewünschten Veranstaltung auf das "drei-Punkte-Symbol" und anschließend auf "Zuweisungen" (2.2).

3.      Im sich öffnenden Zuweisungsdialog haben Sie folgende Möglichkeiten:



Im Feld "Benutzer/Gruppen suchen(3.1) geben Sie ein Wort oder ein Teil eines Wortes, das im Namen des gesuchten Benutzers/der gesuchten Gruppe vorkommt, ein

Im folgenden Beispiel wurde das Wort "aus" (a) eingegeben und eine Liste der Benutzer und Gruppen, die dieses Wort enthalten, wird angezeigt (b).



Mit einem Klick auf den gewünschten Benutzer/ die gewünschte Gruppe wird dieser/ diese ausgewählt und der Liste der zuzuweisenden Benutzern/Gruppen (c) hinzugefügt.



Über den Dropdown-Filter "Alle Anzeigen"(3.2) können Sie in der bestehenden Zuweisungsliste nach jeweils nur "Benutzern" oder nur "Gruppen" filtern.
Über das Feld "Filtern"(3.3) können Sie dort nach Begriffen/ Worten suchen und so entsprechende Benutzer oder Gruppen aus der bestehenden Zuweisungsliste angezeigt bekommen.
In der bestehenden Zuweisungsliste werden Ihnen also bereits zugewiesene Benutzer/Gruppen (3.4) mit dem jeweiligen Zuweisungsdatum (3.5) angezeigt.
Über den Mülleimer (3.6) können Zuweisungen jederzeit wieder entfernt werden.
Ihnen wird unterhalb der aktuellen Zuweisungsliste angezeigt, wie viele Teilnehmer bereits bei wie vielen verfügbaren Plätzen zur Veranstaltung angemeldet sind (3.7).
Optional können Sie die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" (3.8) aktivieren, wodurch alle neue angemeldeten Teilnehmer direkt den Status "Teilnehmer" erhalten und direkt angemeldet sind.
Ignorieren Sie diese Checkbox, so kann der Nutzer eigenständig die Veranstaltung zu- oder absagen. Der Teilnehmerstatus wird so lange auf "Auf Rückinformation wartend" gesetzt.

Die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" hat nur bei neu zugewiesenen Benutzern eine Bedeutung und wird bei bereits zugewiesenen Benutzern ignoriert.

Wenn Sie alle Benutzer/ Gruppen ausgewählt haben, übernehmen Sie diese mit "Speichern". Die Benutzer und Gruppen sind nun der Veranstaltung zugewiesen und erhalten eine entsprechende Email/ Systemmail (Email Text: "Benutzer über Schulungszuweisung benachrichtigen").

Wenn die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" nicht gesetzt war, können die Benutzer dann jeweils entscheiden, ob Sie eine Teilnahme an der Veranstaltung zusagen und dann "angemeldet sind" oder absagen und dann mit dem Status "abgesagt" notiert werden. Sie erhalten dann nach dem Zu- oder Absagen die Systemmails "Benutzer über Zusagen benachrichtigen" bzw. "Benutzer über Absage benachrichtigen" und die Veranstaltungstermine werden im Kalender-Widget der Teilnehmer hinterlegt. Sagt ein Benutzer ab, wird zusätzlich eine Systemmail an alle Benutzer gesendet, die das lokale oder globale Recht "Schulungen Benutzern/ Gruppen zuweisen" haben: "Manager über Absage benachrichtigen".


4.      Sie werden zurück auf die Übersicht der einzelnen Veranstaltungen des ausgewählten Veranstaltungsrahmens geleitet und können über das "drei-Punkte-Symbol" jederzeit über "Teilnehmer verwalten" (4.1) in eine weitere Ansicht wechseln, in welcher Sie den aktuellen Teilnahmestatus aller Benutzer einsehen und auch jederzeit manuell zuordnen können (z.B. nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat um Teilnehmer vom Status "Teilgenommen" auf "Nicht teilgenommen" zu setzen.)

5.      In den Bereichen "Angemeldet/ Teilgenommen" (5.1), "Warteliste" (5.2), "Auf Rückinformation warten" (5.3) und "Abgesagt/ Nicht teilgenommen" (5.4) werden dann die Benutzer entsprechend Ihrer Rückmeldung auf die Einladung (Zuweisung) zur Veranstaltung aufgelistet.
In der Zwischenzeit stehen sie unter "Auf Rückinformation warten", bis sie zu- oder abgesagt haben.
Ist eine Warteliste aktiviert und die maximale Anzahl der Teilnehmer bereits erreicht, werden Benutzer, die auch gerne an der Veranstaltung teilgenommen hätten und sich z.B. über den Schulungskatalog angemeldet haben (intern sichtbare Veranstaltungen) unter dem Bereich "Warteliste" notiert und rücken dann automatisch nach, sobald einer der angemeldeten Teilnehmer doch noch absagt vor der Veranstaltung. Hier greifen dann die Systemmails: "Benutzer auf Warteliste/Teilnahmeliste gesetzt" bzw. "Nachrücker auf Warteliste/Teilnahmeliste gesetzt". 

Sehen Sie hierzu ggf. auch die Anleitung:
So aktivieren Sie den internen Schulungskatalog und machen Schulungen in ihm sichtbar. 

Wenn die Checkbox "Neu-Zuweisung mit automatischer Anmeldung" gesetzt war, sind entsprechende Benutzer dann sofort als "angemeldet" eingetragen.

In jedem der vier Bereiche können Sie über das "drei-Punkte-Symbol" oben rechts die "Teilnehmerliste als PDF anzeigen" (5.5) oder einen "CSV Export" (5.6) machen.



Über das Feld "Filtern" (5.7) kann in jedem Bereich nach Begriffen/ Worten gesucht werden und somit nach Teilnehmern gesucht bzw. gefiltert werden.
Über das Filtersymbol (5.8) kann in jedem Bereich über das Dropdown-Feld "Gruppen" (5.9) nach Gruppen gefiltert werden, sodass nur Teilnehmer bestimmter Gruppen angezeigt werden.
Über das Dropdown-Feld "Unternehmen" (5.10) kann nach Unternehmen gefiltert werden, sodass nur Teilnehmer aus einem bestimmten Unternehmen (z.B. Standort, Tochtergesellschaft usw.) angezeigt werden.

Die zur Verfügung stehenden Unternehmen im Dropdown-Feld "Unternehmen" können von Administratoren über das Verwaltenmenü unter "Einstellungen - System Einstellungen - Unternehmen" mit dem globalen Recht "Technische Verwaltung" konfiguriert werden.

Über das "drei-Punkte-Symbol" in der Zeile jedes Teilnehmers in jedem Bereich kann der Teilnahmestatus der Teilnehmer nochmal angepasst werden. 
Zum Beispiel können Teilnehmer, die im Bereich "Auf Rückinformation warten" notiert sind  über "+ Auf angemeldet/ teilgenommen setzen" (5.11) angemeldet oder über "x Auf abgesagt/nicht teilgenommen setzen" (5.12) abgemeldet werden. 
Im Bereich "Abgesagt/nicht teilgenommen" könne Teilnehmer wiederum auf "angemeldet/teilgenommen" gesetzt werden und im Bereich "Angemeldet/teilgenommen" genau umgekehrt.

Das dient vor allem dazu, dass die Trainer nach einer Veranstaltung die Teilnehmerliste nochmal anpassen können, wenn z.B. Teilnehmer kurzfristig doch erschienen sind und zuvor abgesagt hatten oder Teilnehmer nicht erschienen sind, die zuvor zugesagt hatten. 



6.      In der Veranstaltungsübersicht haben Sie darüber hinaus noch einige weitere Verwaltungsmöglichkeiten:



Über "Neu" (6.1) in der "ersten Ebene" können Sie neue Veranstaltungsrahmen erstellen wie in den ganz oben genannten Anleitungen beschrieben.
Über "Mehrfachänderungen(6.2 )können Sie bei einer Veranstaltung oder mehreren Veranstaltungen gleichzeitig verschiedene Einstellungen vornehmen:

Sie wählen "Alle Veranstaltungen" oder "aktuelle Seite" der Veranstaltungen aus und klicken auf weiter.
Hier stehen Ihnen dann folgende Aktionen a - i zur Verfügung, die Sie jeweils gleichzeitig für eine oder mehrere Veranstaltungen ändern können:



Sie wählen die entsprechende Aktion aus und klicken auf weiter. Dann folgen Sie den nächsten Schritten und wählen jeweils die gewünschten Gruppen/ Benutzer oder anderen erwünschten Einstellungen aus und bestätigen am Ende die angestrebten Mehrfachänderungen.

Über das Feld "Filtern"(6.3) in der "ersten Ebene" können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden entsprechende Veranstaltungsrahmen aus der Übersicht angezeigt.
Über das Filtersymbol (6.4 )stehen Ihnen noch weitere Filtermöglichkeit zur Verfügung:

Über das Dropdownfeld "Sichtbarkeitsstatus"(6.5), welches standardmäßig auf "alle anzeigen" steht, können Sie auch speziell nach "privaten" oder "intern sichtbaren" Veranstaltungen filtern.
Über das Dropdownfeld "Freigegeben"(6.6), welches standardmäßig auf "alle anzeigen" steht, könne Sie nach "ja" oder "nein" filtern.
Über das Dropdownfeld "Gruppen"(6.7) können Sie nach Gruppen filtern und bekommen alle Veranstaltungen der gewählten Gruppen angezeigt.
Über das Dropdownfeld "Status" (6.8) welches standardmäßig auf "Laufende Veranstaltungen " steht, können Sie zusätzlich auch nach "alle anzeigen", "Stattgefundene Veranstaltungen", "Abgeschlossene Veranstaltungen" oder "Abgesagte Veranstaltungen" filtern.
Über das Dropdownfeld "Schlagworte"(6.9) können Sie gezielt nach Schlagworten filtern und bekommen alle Veranstaltungen zu den gewählten Schlagworten angezeigt.

Über das Feld "Neu" (6.10) in der "zweiten Ebene" können Sie neue Veranstaltungen (inkl. Termine) erstellen wie in den ganz oben genannten Anleitungen beschrieben.
Über das Feld "Filtern" (6.11) in der "zweiten Ebene" können Sie können Sie nach Begriffen/ Worten suchen und Ihnen werden entsprechende Veranstaltungen aus der Übersicht angezeigt.

Über das "drei-Punkte-Symbol" rechts in der Zeile der Veranstaltungsrahmen können Sie diesen jederzeit wieder "Bearbeiten" (6.12) und gelangen in die Bearbeitungsmaske, wie in der Anleitung: "So erstellen Sie einen Veranstaltungsrahmen " beschrieben. 
Über "Duplizieren" (6.13) können Sie eine Kopie des Veranstaltungsrahmens anlegen und diesen dann als Vorlage nutzen um eine neue Version des Veranstaltungsrahmens oder einen ähnlichen Veranstaltungsrahmen anzulegen. Die Kopie des Veranstaltungsrahmens erscheint dann ganz oben in der Veranstaltungsübersicht und vor dem Namen des Veranstaltungsrahmens steht "Kopie". Die Kopie wird im selben "Sichtbarkeitsstatus" erstellt und es werden natürlich keine Veranstaltungen (Termine) des Original-Veranstaltungsrahmens übernommen.
ACHTUNG: Seit Version 3.1 ist das Duplizieren von Veranstaltungsrahmen nur noch mit dem „Erstellen“ Recht möglich: "Veranstaltungen erstellen".

Folgende Informationen und Einstellungen des Original-Veranstaltungsrahmens werden übernommen:

Informationen aus dem Info-Tab (inkl.. Vorschaubild)
Anhänge
Hinterlegte Zertifikatsvorlage
Eingetragene Skills

Folgende Informationen und Einstellungen aus dem Original-Veranstaltungsrahmen werden nicht übernommen:

Hinterlegte Bearbeiter



Über "Löschen"(6.14) können Sie einen Veranstaltungsrahmen jederzeit wieder löschen. 

ACHTUNG: Sie löschen damit ggf. auch alle dazugehörigen erstellten Veranstaltungen (inkl. Termine). Sind den dazugehörigen Veranstaltungen Benutzer/Gruppen zugewiesen wird auch der "Fortschritt" gelöscht und kann für Benutzer dann nicht mehr eingesehen oder exportiert werden. Lediglich im Aktivitätenstrom finden Administratoren noch Hinweise zu den Aktivitäten, die rund um die Schulung gelaufen sind.



Über das "drei-Punkte-Symbol" rechts in der jeweiligen Zeile einer Veranstaltung (auf der Ebene der Veranstaltungen unterhalb des Veranstaltungsrahmens) haben Sie dann neben "Zuweisungen" und "Teilnehmer verwalten" - wie oben bereits in den Punkten 3-4 beschrieben - noch folgende Verwaltungsoptionen:

Über "Vorschau" (6.15) können Sie sich die Vorschau der Veranstaltungsübersicht anschauen und nachempfinden, wie eine Veranstaltung für die Benutzer aussieht, wenn diese eine Veranstaltungsseite aufrufen (z.B. aus dem Schulungskatalog oder aus der Zuweisungs-Email heraus).
Über "Bearbeiten/ Verwalten" (6.16) gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht der jeweiligen Veranstaltung und können, wie in der Anleitung "So erstellen Sie neue Veranstaltungen (inkl. Termine) " beschrieben, die Veranstaltung jederzeit nochmal bearbeiten und weitergehend verwalten.
In den letzten beiden Reitern "Zuweisungen" und "Teilnehmer verwalten" dieser Ansicht öffnen sich die selben Dialoge/ Seiten wie unter Punkt 3-4 in dieser Anleitung beschrieben.

Über "Freigabe entfernen" (6.17) können Sie die Freigabe einer Veranstaltung jederzeit wieder entziehen.

ACHTUNG: Wenn Sie die Freigabe entziehen, ist die (intern sichtbare) Veranstaltung nicht mehr im Schulungskatalog oder über die Suche auffindbar und die (private oder intern sichtbare) Veranstaltung auch nicht mehr für die zugewiesenen Benutzer verfügbar.

Über "Duplizieren" (6.18) auf "dieser Ebene" können Sie eine Kopie der Veranstaltung anlegen und diese dann als Vorlage nutzen um eine neue Version der Veranstaltung oder eine ähnliche Veranstaltung anzulegen. Die Kopie der Veranstaltung erscheint dann ganz unten in der Veranstaltungsübersicht mit dem selben Namen der Original-Veranstaltung und ist natürlich zunächst "nicht freigegeben". Sie können diese "Vorlage" dann weiter bearbeiten.
ACHTUNG: Seit Version 3.1 ist das Duplizieren von Veranstaltungen nur noch mit dem „Erstellen“ Recht möglich: "Veranstaltungen erstellen".

Folgende Informationen und Einstellungen der Original-Veranstaltung werden übernommen:

Alle Informationen und Einstellungen aus dem Info-Tab 
Eingetragene Trainer
Hinterlegter Kommentarbereich

Folgende Informationen und Einstellungen der Original-Veranstaltung werden nicht übernommen:

Termine
Verknüpfte Umfragen
Zuweisungen (und damit natürlich auch alle Angaben in der Teilnehmerverwaltung)

Über "Teilnehmer kontaktieren" (6.19) können Sie die Teilnehmer der Veranstaltung (zugewiesene Benutzer) jederzeit kontaktieren.

Es öffnet sich der "Sende Nachricht an die Teilnehmer der Veranstaltung XY" Dialog:



Im Dropdown Feld "Teilnahmestatus" (a) können Sie filtern, ob Sie die Nachricht an alle Teilnehmer senden wollen, oder "nur" an Teilnehmer mit einem bestimmten Teilnahmestatus: "Angemeldet/ Teilgenommen", "Warteliste", "Auf Rückinformation warten" oder "Abgesagt/ Nicht Teilgenommen". 
Im Feld "Betreff(b) geben Sie einen aussagekräftigen Titel der Nachricht an.
Im Editor-Feld "Nachricht(c) können Sie dann die angedachte Nachricht an die jeweiligen Teilnehmer verfassen.

Über "Speichern" übernehmen Sie alle Angaben und senden die Nachricht an die Teilnehmer ab.
Diese werden dann per Email/ Systemmail über die Nachricht informiert (Email-Text: "Benutzer über neue Nachricht informieren"). Benutzer finden diese Nachricht dann über das Glocke-Symbol in der Kopfzeile.

Über "Veranstaltung abschließen" (6.20) können Sie eine Veranstaltung dann final abschließen, sodass die eventuell verknüpften Zertifikate und/ oder Umfragen dann an die Teilnehmer rausgeschickt werden. 
Sehen Sie dazu ggf. auch die Anleitungen:
So schließen Sie eine Veranstaltung ab. 
So versenden Sie automatisch Umfragen nach Abschluss einer Veranstaltung. 
Punkt 7 zum Thema "Zertifikate" in der Anleitung "So erstellen Sie einen neuen Veranstaltungsrahmen ".

ACHTUNG: Bitte nehmen Sie vor Abschluss der Veranstaltung ggf. noch notwendige Statusänderungen unter "Teilnehmer verwalten" vor, wie in Punkt 4 dieser Anleitung beschrieben. Ist eine Veranstaltung erst einmal abgeschlossen können Sie die Teilnehmer z.B. nicht mehr von "Teilgenommen" auf "Nicht teilgenommen" schieben und so würden auch Benutzer, die gar nicht teilgenommen haben Ihr Zertifikat erhalten.

 Über "Absagen" (6.21) können Sie eine Veranstaltung absagen, wenn z.B. ein Trainer erkrankt ist oder nicht genug Teilnehmer zusammengekommen sind. Alle zugewiesenen Teilnehmer aus den Bereichen der Ansicht "Teilnehmer verwalten" erhalten dann eine entsprechende Email/ Systemmail (Email-Text: Veranstaltung "abgesagt/ gelöscht".)

Über "Löschen" (6.22) können Sie eine Veranstaltung jederzeit wieder löschen. Alle zugewiesenen Teilnehmer aus den Bereichen der Ansicht "Teilnehmer verwalten" erhalten dann eine entsprechende Email/ Systemmail (Email-Text: Veranstaltung "abgesagt/ gelöscht".)

ACHTUNG: sind der Veranstaltung Benutzer/ Gruppen zugewiesen wird auch der "Fortschritt" gelöscht und kann für Benutzer dann nicht mehr eingesehen oder exportiert werden. Lediglich im Aktivitätenstrom finden Administratoren noch Hinweise zu den Aktivitäten, die rund um die Schulung gelaufen sind.

Zusatz-Tipp:

Wenn Sie in der Veranstaltungs-Übersicht auf den Link eines Namens einer der der Veranstaltungsrahmen oder einer der einzelnen Veranstaltungen klicken, dann gelangen Sie ein eine separate Übersicht für diesen Veranstaltungsrahmen/ diese Veranstaltung.



Hier finden Sie in verschiedenen Reitern hilfreiche Informationen zu diesem Veranstaltungsrahmen/ diesen Veranstaltungen.

Veranstaltungsrahmen:

Im ersten Reiter "Übersicht" finden Sie alle generellen Informationen über den Veranstaltungsrahmen, die bei der Erstellung im Info-Tab eingegeben wurden.
Seit Version 3.1 wird hier auch ein Diagramm angezeigt, für die Nutzung des Veranstaltungsrahmens, mit Teilnehmerstatistiken für die letzten sechs abgeschlossenen Veranstaltungen dieses Rahmens. 





Im zweiten Reiter "Zugewiesene Schulungskataloge" werden eben diese aufgelistet. 
Sehen Sie hierzu folgende Anleitung: Schulungskataloge verwalten und zuweisen.

Im letzten Reiter "Protokoll" sehen Sie sämtliche Aktivitäten, die im System bezogen auf den Veranstaltungsrahmen gelaufen sind.
Sie können dabei nach Benutzern und Aktivitäten Filtern und dementsprechend nach bestimmten Ereignissen suchen. 



Veranstaltungen

Im ersten Reiter "Übersicht" finden Sie alle generellen Informationen über die Veranstaltung, die bei der Erstellung des Veranstaltungsrahmens sowie der Veranstaltung selber im Info-Tab eingegeben wurden.
Seit Version 3.1 wird hier auch ein Diagramm angezeigt, für die Nutzung der Veranstaltung, mit einer Teilnehmerstatistik bezüglich der Anmeldung.